URAIAN TEORITIS
II.2 KOMUNIKASI ORGANISASI
II.2 KOMUNIKASI ORGANISASI
Di pandang dari sudut perpekstif fungsional, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Sedangkan dari sudut perspektif interpretif, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi dan menekankan peranan orang-orang dan proses dalam menciptakan makna (Purba, 2006:112)
termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam organisasi, ketrampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program.
Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Menurut Katz dan Kahn organisasi adalah sebagai suatu sistem terbuka yang menerima energi dari lingkungannya dan mengubah energi tersebut menjadi produk atau servis dari sistem dan mengeluarkan produk atau servis ini kepada lingkungan.
Zelco dan Dance mengemukakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan dari atasan kepada bawahan dan begitu juga sebaliknya. Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya, seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi, pembuatan iklan, hubungan dengan masyarakat umum. Kemudian bersama Lesikar, mereka menambahkan satu dimensi lagi dari komunikasi organisasi yaitu dimensi komunikasi pribadi di antara sesama anggota organisasi yang berupa pertukaran secara informal mengenai informasi dan perasaan di antara sesama anggota organisasi.
Thayer menggunakan pendekatan sistem secara umum dalam memandang komunikasi organisasi. Dia mengatakan komunikasi organisasi sebagai arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses interkomunikasi dalam berberapa
cara. Dia memperkenalkan tiga sistem dalam komunikasi organisasi yaitu: a. berkenaan dengan kerja oragnisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi; b. berkenaan dengan pengaturan organisasi, seperti perintah-perintah, aturan-aturan, petunjuk-petunjuk; c. berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi. Yang termasuk bagian ini antara lain hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuatan iklan dan latihan.
Greenbaunm mengatakan bahwa bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan masalah menggiatkan aktivitas.
Menurut Goldhaber definisi komunikasi organisasi adalah proses saling menciptakan dan menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang sering berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian (Muhammad, 2009: 65-67).
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tetapi dari semuanya ada beberapa hal umum yang dapat disimpulkan, yaitu:
a. Komunikasi organisasi terjadi dalam satu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal
b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
c. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan ketrampilannya.
Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasi yang dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengarahan mengharuskan manajer berkomunikasi dengan bawahan agar tujuan tercapai. Komunikasi lisan dan tulisan adalah bagian penting dari bentuk pengawasan jadi manajer dapat melakukan fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi melalui pihak lain. Dan mereka melakukan hal itu melalui komunikasi yang diawali oleh pimpinan teras.
Atasan harus berkomunikasi dengan bawahan dan sebaliknya juga antar sesama manajer dan sesama bawahan. Komunikasi yang berlangsung antara komunikator dan komunikan menyangkut beberapa unsur yang terlibat dalam proses penyampaian pesan smapai kepada umpan balik (Purba, 2006: 115).
Gambar Proses Komunikasi Gambar 2.1 UMPAN BALIK Pikiran Pengolahan PENGIRIM Penggunaan saluran untuk menyampaikan informasi Penerimaan Pengelolaan Pemahaman GANGGUAN
(Sumber: Purba, 2006:115)
Pada dasarnya karyawan menginginkan informasi mengenai hal-hal secara mendasar yang ingin mereka ketahui, yaitu:
1. Posisi mereka dalam hubungannya terhadap struktur otoritas formal. Posisi mereka dalam hubungan organisasi informal dengan penghargaan terhadap kekuatan status individu, penerimaan dan lain sebagainya.
2. Peristiwa yang berhubungan dengan keamanan ekonomi mereka pribadi dan perusahaan.
3. Informasi operasional yang akan memampukan mereka untuk mengembangkan rasa bangga terhadap pekerjaan mereka.
Ada beberapa kendala yang menghambat efektivitas komunikasi organisasi di antaranya adalah:
1. Perbedaan kerangka acuan, berdasarkan perbedaan kompleks latar belakang dan pengalaman komunikatif sebelumnya, orang akan mempersepsikan komunikasi yang sama dengan cara yang berbeda.
2. Kredibilitas sumber, mengacu pada bagaimana seorang pembicara dipersepsi oleh
receiver sebagai jujur, dapat dipercaya, meyakinkan dan tidak memanipulasi
pesan.
3. Persepsi selektif, berdasarkan kecenderungan kepentingannya, orang hanya mau menerima dan mempersepsi berbagai rangsangan, informasi, berita, dan lain-lain. 4. Penilaian akhir, terjadi bila orang terlalu cepat mengambil kesimpulan akhir, final
5. Keterbatasan atau tekanan waktu, seorang manajer ditandai terlalu sibuk, kurang waktu, sehingga kesempatan untuk berkomunikasi secara efektif dengan karyawan sangat terbatas.
6. Penyaringan melebihkan arti dan distorsi, merupakan upaya mengubah arti sehingga arti yang dikirim dengan yang diterima sama sekali berbeda makna dan pengertiannya.
7. Masalah semantik, semantik adalah pengkajian makna dan pengertian dalam bentuk bahasa, kata-kata dan simbol-simbol yang maknanya dimengerti bersama. 8. Komunikasi berlebihan, karyawan terlalu sering kali berkomunikasi dalam volume
dan frekuensi dan intensitas atau menerima terlalu banyak menerima pesan dan informasi melebihi dari kebutuhan dan kemampuan untuk mengolahnya.
9. Kurangnya ketrampilan atau mendengar yang efektif. Dari penjelasan De Vito proses komunikasi yang efektif, maka kemampuan menyimak yang adalah proses psikologi atau mental dan intelektual yang membutuhkan energi.
Cara Mengatasi Hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Mengikuti terus (following up), usaha untuk terus menyimak dan mendengarkan dengan seksama.
2. Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback), merupakan pemanfaatan optimal terhadap metode komunikasi dua arah.
3. Empati, usaha untuk kemampuan sumber menempatkan diri secara imajiner pada posisi peran, pandangan dan emosi penerima.
4. Penggunaan bahasa yang sederhana (simplifying language), kemampuan bahasa mempresentasikan realita yang begitu rumit unit sangat terbatas.
5. Meningkatkan umpan balikan verbal dan nonverbal (utilizing verbal and
nonverbal feedback) dalam proses komunikasi tanda-tanda verbal dan nonverbal
ini saling mendukung dan mengisi.
6. Meningkatkan kemampuan menyimak yang efektif (effecting listening skills) baik manajer maupun karyawan, perlu meningkatkan kemampuan dasar ini agar efektivitas komunikais lebih optimal.
7. Memanfaatkan saluran benalu (utilizing grapevine) karena tidak semua informasi penting tersalurkan lewat saluran formal, seperti sentimen, emosi, sikap dan lain-lain yang relevan dan penting bagi organisasi, maka manajer perlu lebih meningkatkan kepekaan.
II.3 HUBUNGAN MASYARAKAT