BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.4 Komunikasi Organisasi Formal
2.4.2 Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal merupakan jaringan komunikasi formal dalam organisasi, komunikasi vertikal meliputi komunikasi vertikal ke bawah dan vertikal ke atas.
2.4.2.1. Komunikasi Vertikal ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi vertikal ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya.
a. Tipe Komunikasi Vertikal ke Bawah
Secara umum komunikasi vertikal ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu:
1) Instruksi Tugas
Instruksi tugas/ pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.
2) Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
3) Ideologi
Pesan mengenai ideologi lebih mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi.
4) Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5) Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila
tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.
b. Faktor yang Memengaruhi Komunikasi Vertikal ke Bawah
Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain sebagai berikut.
1) Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipegangnya.
2) Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle dalam Muhammad (2009), menunjukkan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan.
3) Pesan yang berlebihan
Karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah, dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya
cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4) Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan memengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
5) Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya perbedaan persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor.
c. Penyempurnaan Komunikasi Vertikal ke Bawah
Menurut Davis dalam Pohan (2005), untuk penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan perlu memperhatikan cara-cara sebagai berikut :
1) Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya. 2) Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.
3) Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang dipengaruhi mereka. 4) Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan
penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan.
d. Metode Komunikasi Vertikal ke Bawah
1) Metode Lisan, dapat dilakukan melalui: a) rapat, diskusi, seminar, konferensi, b) intervieuw, c) telepon, d) sistem interkom, e) kontak interpersonal, dan g) ceramah
2) Metode Tulisan, dapat dilakukan melalui: a) surat, b) memo, c) telegram, d) majalah, e) surat kabar, f) deskripsi pekerjaan, g) panduan pekerjaan, h) laporan tertulis, dan i) pedoman kebijaksaan
3) Metode Gambar, dapat dilakukan melalui: a) grafik, b) poster, c) peta, d) film, e) slide, f) display, dan g) foto.
Menurut Pohan (2005), setiap organisasi yang mulai tumbuh dan berkembang, struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang makin pasif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak “kemunduran” yang akan dirasakan karyawannya.
Persoalan kemunduran arus kualitas dan kuantitas pesan dan informasi yang dirasakan karyawan, disebabkan oleh beberapa hal berikut:
a) Pertumbuhan dan perkembangan organisasi membuat isolasi beberapa bagian atau departemen dimana isolasi tersebut tidak disadari manajemen puncak, sehingga tidak segera diadakan perbaikan kondisi.
b) Kehilangan arah dan kejelasan sasaran dan tujuan. Hal ini akibat dari kurangnya kontak personal baik informal maupun formal.
c) Karena manajer mungkin hampir tidak pernah melakukan audit internal terhadap terhadap komunikasi organisasi, untuk mengevaluasi sejauh mana jaringan formal yang ada masih efektif dan relevan, ataukah sudah harus diperbaiki atau diganti segera.
d) Munculnya ketidakjelasan mengenai siapakah yang sebenarnya harus bertanggung jawab di antara para manajer tingkat atas, menengah atau supervisor (lini bawah) terhadap keberadaan jaringan formal komunikasi ke bawah yang efektif, dan
e) Pemisahan antara personal supervisor dengan yang bukan supervisor, kondisi ini didasarkan pada norma tidak tertulis bahwa terdapat pembedaan dan pemisahan antara keduanya: manajemen dan bukan manajemen.
Suatu keharusan bagi manajemen untuk segera memperbaiki kondisi jaringan komunikasi formal arus ke bawah ini agar arus pesan dan informasi yang relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir dengan deras melalui jaringan formal ke seluruh bagian organisasi perusahaan. Beberapa upaya guna memperbaiki kondisi arus pesan dan informasi ke bawah agar lebih efektif dimaksud adalah:
a) Membangun tujuan yang jelas dan realistis. Manajer perlu terus-menerus mengkomunikasikannya sehingga karyawan betul-betul memahami.
b) Perlu mempertimbangkan dan memperhatikan isi pesan yang akan disampaikan. c) Teknik yang sesuai dalam cara bagaimana pesan dan informasi tersebut harus
disampaikan kepada para karyawan sehingga lebih efektif. 2.4.2.2. Komunikasi Vertikal ke Atas (Upward Communication)
Menurut Muhammad (2009), para karyawan sebagai bawahan pada berbagai bidang dan divisi tersebut, tidak diminta maupun apalagi jika diminta, memberikan laporan, pertanyaan untuk hal-hal yang belum dipahami, pendapat, usul, saran, dan keluhan, bahkan juga kritik yang diperlukan bagi aktivitas kinerja organisasi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran, dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan.
a. Fungsi Komunikasi Vertikal ke Atas
1) Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan
2) Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3) Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesemapatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi.
4) Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5) Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. 6) Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya. b. Materi yang Seharusnya Dikomunikasikan ke Atas
1) Menjelaskan materi yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang.
2) Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu.
3) Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan.
4) Menyatakan pikiran dan perasaan mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya, dan organisasi.
Hal-hal yang diharapkan pimpinan untuk disampaikan karyawan kepada atasannya melalui komunikasi vertikal ke atas.
c. Kesulitan Mendapatkan Informasi ke Atas
Beberapa hal yang menyebabkan kesulitan mendapatkan informasi ke atas adalah:
2) Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik kepada masalah yang dihadapi karyawan.
3) Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas.
4) Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan merespons terhadap yang dinyatakan oleh karyawan.
d. Faktor yang Memengaruhi Efektivitas Komunikasi Vertikal ke Atas
1) Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.
2) Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan daripada komunikasi yang bersifat negatif.
3) Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.
4) Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5) Komunikasi ke atas akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima.
e. Prinsip-prinsip Komunikasi Vertikal ke Atas
1) Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan.
2) Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara terus-menerus. 3) Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran yang rutin.
4) Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitivan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah.
5) Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang objektif. 6) Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan
berespons terhadap masalah.
7) Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam-macam media dan metode untuk memajukan arus informasi.
f. Sarana Komunikasi Vertikal ke Atas
Davis dan Newstrom dalam Pohan (2005), mengidentifikasi beberapa sarana yang dinilai dapat mendorong komunikasi vertikal arus ke atas (upward communication) adalah:
1) Rapat dan pertemuan (meetings) karyawan, diadakan secara periodik, membicarakan berbagai hal mengenai kebutuhan dan masalah-masalah yang dihadapi para karyawan.
2) Kebijaksanaan Pintu Terbuka (Open Door Policies), kebijaksanaan yang mendorong karyawan untuk berinisiasi datang kepada pimpinan mereka untuk membicarakan berbagai hal yang penting dan relevan dengan pekerjaan.
3) Menyediakan Kotak Saran (Box Suggestion) dan penerbitan buletin atau inhouse magazine. Karyawan yang tidak memiliki waktu yang cukup ataupun tidak memiliki keberanian yang cukup, maka media ini dapat menolong mengatasi persoalan yang dihadapinya.
4) Partisipasi dalam kelompok-kelompok sosial yang diadakan perusahaan, guna membangun jalinan komunikasi informal, seperti: olah raga, pertemuan arisan karyawan, rekreasi, dan lain-lain.
Kedekatan hubungan tersebut membangun relasi interpersonal karyawan yang semakin intensif, akrab, dan jika terus-menerus kondisi ini dipelihara dengan baik, maka akan menjadi budaya komunikasi organisasi yang kondusif, dan akan menghadirkan iklim komunikasi baik pula yang mendorong semakin sehatnya iklim organisasi. Iklim organisasi yang baik pada gilirannya akan memberi pengaruh konstruktif yang luas bagi tingkah laku setiap karyawan dalam organisasi.