Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan dan memang ada konflik antar individu dalam proyek. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.
Mengelola Konflik Dalam Proyek I 177
Orang-orang dari divisi fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan sumberdaya, karena seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang menginginkan proyek-proyek yang
dikelolanya berhasil. Keberhasilan ini sangat didukung oleh tersedianya
sumberdaya yang memadai. Untuk struktur matrik, manajer fungsional melihat manajer proyek sebagai pihak yang memasuki wilayah kewenangannya dan harus melakukan perencanaan serta pengendalian bersama. Para manajer fungsional kadang-kadang menghalangi dibutuhkannya orang di bawahnya untuk dipekerjakan di proyek. Para pekerja yang harus melapor ke dua manajer akan mengalami kebingungan tentang loyalitas dan prioritas, manajer mana yang harus didahulukan untuk ditaati perintahnya.
12.3 Manfaat Adanya Konflik
Konflik yang dikelola secara benar bisa membawa dampak positif bagi organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak-dampak positif yang bisa muncul antara lain:
1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan
pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan
tentang adanya masalah tersebut
4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan
kreativitas seseorang
6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas
kemampuannya.
Ketidakberadaan suatu konflik dalam organisasi akan bisa menjadi
suatu petunjuk ketidaksehatan organisasi, karena keadaan seperti ini
dapat mengakibatkan suatu kejenuhan yang akhirnya meghasilkan keputusan-keputusan yang kurang bermutu. Sebaliknya konflik yang terjadi akibat adanya perbedaan opini maupun perspektif akan menimbulkan diskusi-diskusi dan meningkatkan pemecahan masalah serta inovasi-inovasi. Suatu konflik yang terjadi antar kelompok yang saling bersaing akan sangat bermanfaat dalam usaha meningkatkan
178 1 Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi
kekompakan, keeratan, semangat dalam suatu kelompok dan intensitas persaingan.
12.4 Konflik Selama Siklus Hidup Proyek
...
Sumber-sumber penyebab konflik yang sering muncul dalm pelaksanaan proyek antara lain:
1. Penjadwalan proyek 2. Prioritas proyek
3. Alokasi tenaga kerja
4. Masalah teknis dan trade off hasil fisik
5. Prosedur administrasi
6. Perbedaan inter personal
7. Biaya
8. Peralatan dan fasilitas
Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik. Ketiganya adalah penjadwalan proyek, prioritas proyek
dan tenaga kerja. Sumber konflik akan berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui. Artinya, ketika proyek masih dalam tahap konsepsi konflik terjadi karena prioritas proyek, prosedur administrasi, jadwal dan tenaga kerja. Bagian fungsional mungkin akan berbeda pendapat dengan orang proyek mengenai pekerjaan mana yang diprioritaskan untuk dikerjakan lebih dahulu, bagaimana rancangan organisasi yang tepat, tingkat pengendalian yang dimiliki manajer proyek, orang yang harus ditugaskan dan penjadwalan proyek di antara pekerjaan yang sekarang ada. Ini akan berbeda dengan saat proyek memasuki tahap perencanaan. Sedangkan ketika proyek memasuki tahap eksekusi, konflik akan berkisar karena masalah jadwal, masalah teknis dan tenaga kerja. Secara ringkas hasil studi bisa ditabelkan seperti tabel 12.1.
Mengelola Konflik Dalam Proyek I 179
Tabel 12.1 Sumber Utama Konflik dan Tahap-tahap proyek
Project Formation/ Project Build Up/ Main Project Effort/ Project Phased
Konsepsi Perencanaan Eksekusi outfAkhir
Prioritas Proyek Prioritas Proyek Jadwal Jadwal
Prosedur Administrasi Jadwal Teknis Interpersonal/ Perorangan
Jadwal Prosedur Tenaga Kerja Tenaga Kerja
Administrasi
Tenaga Kerja Teknis Prioritas Proyek Prioritas
Jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik sehingga akan membuat orang yang terlibat dalam proyek merasa khawatir dan bahkan stress. Sebelum memasuki tahap baru proyek yang lain akan terjadi permasalahan alokasi tenaga kerja.
12.5 Pemecahan Konflik
Hampir semua pelaksanaan proyek, kecil a tau sederhana a tau skala besar, selalu memungkinkan terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa departemen, manusia dan peralatan. Justru suatu yang bisa dipertanyakan bila tidak ada konflik sama sekali. Bergantung pada ciri konflik, ada beberapa metode untuk mengurangi a tau memecahkan konflik, yaitu :
1. Konfontrasi
Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung. Pada tingkat organisasi ini dapat dimulai dengan memberikan kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai tujuan proyek, rencana administrasi, kebutuhan tenaga kerja, dan prioritas-prioritas. Semua diharapkan untuk mengemukakan apa yang menjadi pendapatnya mengenai hal-hal tersebut dan diharapkan pihak-pihak bisa menerima perbedaan. Di sini harus didahulukan cara berpikir analitis (logis) bukan emosional. Lalu
180 I Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementa�i
mereka mau melaksanakan hasil kesepakatan. Jika ini bisa dilakukan maka konfontrasi merupakan cara terbaik menyelesaikan konflik. Pemantauan secara hati-hati terhadap jadwal, realokasi sumberdaya yang segera ke dalam bagian-bagian yang mengalami masalah, kontak yang baik antar kelompok-kelompok dalam proyek, dan menekankan resolusi pada masalah teknis adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengatasi atau mengurangi konflik dalam proyek. Konfrontasi cocok untuk situasi di mana:
• Kedua belah pihak ingin menang • Ingin menurunkan biaya
• Ada cukup waktu • Saling percaya
2. Kompromi
Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu. Kompromi biasanya adalah hasil dari konfrontasi. Dalam hal ini diperlukan kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Pada tingkat ekstrim semua pihak mungkin merasa mendapatkan kerugian yang lebih besar dibandingkan keuntungan yang diperoleh pihaknya, sehingga pemecahan ini tidak harus optimal untuk kepentingan proyek.
Kompromi cocok untuk situasi di mana: • Kedua belah pihak ingin menang • Tidak ada cukup waktu
• Anda ingin menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat konflik
• Anda tidak mendapat apa-apa jika tidak kompromi • Pihak lain sekuat Anda posisinya
• Kita tidak yakin kalau kita benar
3.
Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan
(menganggap tidak ada konflik)/akomodasi
Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya. Cara ini tidak harus menyelesaikan konflik tetapi tetap berusaha meyakinkan
Mengelo/a Konflik Dalam Proyek I 181
dua pihak yang berkonflik untuk tetap berunding karena mungkin akan ada solusi.
Cara ini sesuai untuk situasi di mana: • Tujuan yang dicapai sangat sulit
• Untuk menciptakan kewajiban tawar-menawar di waktu men-datang
• Sembarang solusi sudah cukup • Anda ingin keharmonisan • Menciptakan good will. • Jika kita akan kalah • Taruhannya kecil
4. Menggunakan kekuasaan (Forcing)
Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Cara ini ditempuh jika sua tu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain. Forcing sesuai untuk situasi di mana:
• Situasi "do or die"
• Anda benar • Taruhannya besar
• Prinsip yang penting menjadi taruhan
• Hubungan baik pihak yang terlibat konflik tidak penting • Keputusan harus dibuat cepat
• Anda lebih kuat posisinya
5.
Menghindar (Withdrawing)
Cara ini sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datang lagi dan konflik bisa muncul lagi. Ada yang beranggapan ini sebagai cara yang kurang jantan dan ketidakmauan menghadapi situasi.
Cara ini sesuai untuk situasi di mana: • • • • • •
Anda ingin menjaga reputasi atau netralitas Anda pikir masalahnya akan menghilang sendiri Anda bisa menang dengan menunda
Anda tidak bisa menang Jika taruhannya rendah
182
I
Manajemen Proyek-Konsep dan lmp/ementasiUmurrmya para manajer proyek berpendapat bahwa konfrontasi adalah resolusi konflik yang paling ideal. Jika cara ini mungkin untuk ditempuh maka inilah pilhan pertama. Jika ini tidak bisa dilakukan maka baru dipilih alternatif lain. Kadang juga terjadi bahwa konflik diselesaikan dengan lebih dari satu cara.
12.6 Mengelola Konflik
Kita setuju bahwa konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan sesuatu yang sehat demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah konfrontasi. Tetapi seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi secara emosional dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.