Proses Perkiraan Biaya

Perkiraan biaya untuk pekerjaan proyek sudah tentu lebih sulit dibandingkan perkiraan biaya untuk kegiatan rutin. Kegiatan yang rutin perkiraan biayanya bisa dibuat dengan sekedar menambahkan

x% dari anggaran tahun lalu. Sebaliknya pekerjaan proyek tidak bisa

dengan mudah menambahkan x%, karena belum tentu ada dasarnya.

Estimasi biaya untuk pekerjaan proyek terutama dilakukan terhadap biaya tenaga kerja dan bahan baku. Untuk pekerjaan proyek yang bersifat pengembangan sesuatu yang baru akan lebih sulit dilakukan karena belum pernah ada pekerjaan serupa sebelumnya. Sedangkan untuk pekerjaan yang bersifat adaptasi dari pekerjaan lain yang sudah ada, estimasi biaya lebih mudah dilakukan. Karena estimasi bisa didasarkan pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan. Setidaknya ada tiga pendekatan pokok dalam perkiraan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasi.

Estimasi Biaya dan Penganggaran

I

109

1.

Perkiraan biaya secara Top-Down

Dalam pendekatan ini pertimbangan dan pengelaman diperoleh dari

manajer tingkat atas, manajer menengah dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas yang serupa. Para manajer tersebut akan memperkirakan biaya seluruh proyek. Selanjutnya hasilnya diberikan kepada manajer di bawahnya. Para manajer di tingkat lebih bawah diharapkan akan melakukan estimasi biaya untuk paket kerja lebih k2cil

yang merupakan bagian dari proyek. Hal ini diteruskan sampJi tingkat

paling bawah. Dengan demikian ketika manajer di tingkat tertentu melakukan estimasi biaya untuk beberapa kegiatan dia harus berpikir

bahwa biaya maksimal yang bi?a dia usulkan haruslah lebih kecil atau

sama dengan apa yang sudah diperkirakan oleh manajer di atasnya.

2.

Perkiraan biaya secara Bottom-up

Dengan pendekatan ini hal yang harus dilakukan pertama adalah merinci pekerjaan menjadi paket kerja yang detail. Orang­ orang yang akan terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. Untuk lebih mudahnya, perkiraan awal dimulai dari sumberdaya baik itu material dan jam-pekerja yang diperlukan untuk suatu paket kerja. Kemudian hasilnya bisa dikonversikan ke nilai

rupiah. Pendekatan top-down secara luas banyak digunakan dalam

proses perkiraan biaya ini. Sedangkan pendekatan bottom-up murni

jarang digunakan. Para manajer senior akan merasa sangat riskan jika harus menerapkan pendekatan ini. Karena para manajer cenderung untuk tidak percaya sepenuhnya kepada bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan perkiraan biaya yang diperlukan di bagiannya untuk menjamin keberhasilan di bagiannya serta membangun semacam kerajaan kecil. Disamping itu, karena perkiraan biaya selanjutnya akan digunakan sebagai alat kontrol maka para manajer tersebut enggan untuk memberikan kekuasaan pengendalian ini kepada bawahannya.

3.

Koni.binasi Top-down dan Bottom-up

Banyak digunakan dalam praktik adalah gabungan pendekatan top-down dan bottom-up. Dalam pendekatan ini manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk memberikan usulannya mengenai

110 I

Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi

perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang. Kepala divisi akan menyampaikan permintaan ini melalui departemen, departemen, seksi, subseksi. Kemudian akan mengumpulkan hasil yang diberikan para bawahan ini. Yang perlu ditegaskan di sini adalah bahwa dalam pendekatan ini ada catatan yang dilampirkan oleh manajer tingkat atas dalam permintaan yang dikirim ke bawahatmya itu. Catatan itu bisa berupa informasi mengenai tenaga kerja maksimal yang boleh ditambahkan, tambahan upah yang dijinkan, proyek mana yang menjadi prioritas utama dan sebagainya. Dengan demikian ketika para bawahan mengirimkan usulan batasan-batasan yang diberikan atasan tadi sudah menjadi pertimbangan.

8.3 Pembengkakan Biaya

Jika biaya yang dikeluarkan sebenarnya melebihi jumlah yang diperkirakan maka dikatakan terjadi pembengkakan (escalation). Semakin besar ukuran proyek semakin besar potensi terjadi pembengkakan biaya. Ada beberapa sebab mengapa biaya proyek bisa membengkak.

1.

_{Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti}

Sangat penting untuk kepentingan estimasi adalah informasi harga material maupun tenaga kerja yang berlaku pada saat proyek dilaksanakan. Jika informasi yang tersedia tidak lengkap dan kurang akurat bisa jadi nilai estimasi kita kurang tepat. Selain itu informasi mengenai lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan juga harus jelas. Lingkup pekerjaan akan sangat menentukan biaya yang harus dikeluarkan. Jika memang informasi mengenai lingkup pekerjaan tidak lengkap maka perlu dibuat fase-fase penyelesaian pekerjaan. Estimasi dibuat berdasarkan fase-fase ini selanjutnya di tiap fase dibuat anggarannya. Selain itu, perlu adanya dana kemungkinan (contingency fund) w1tuk memberikan kelonggaran terhadap ketidakpastian biaya yang harus dikeluarkan. Semakin tinggi ketidakpastiannya semakin tinggi pula dami kemungkinan yang harus disediakan.

Estimasi Biaya dan Penganggaran

I

111

2. Perubahan Desain

Bila ternyata ada perubahan desain yang diinginkan oleh user maka akan mengakibatkan perlunya pembuatan desain ulang pekerjaan, sumberdaya maupun material yang dipunyai. Hal ini tentu saja akan meningkatkan biaya.

3.

Faktor Sosial Ekonomi

Faktor sosial ekonomi yang berpengaruh terhadap peningkatan biaya adalah pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo dagang, pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya. Akibat dari faktor-faktor ini adalah tertundanya pekerjaan, meningkatnya biaya administrasi dan overhead. Ada baiknya dalam penyusunan kontrak antisipasi terhadap faktor sosial ekonomi ini bisa dimasukkan. Sehingga hila dalam pelaksanaan ada perubahan-perubahan harga atau adanya kelangkaan sumberdaya masih bisa diatasi oleh pihak kontraktor.

4. J enis Kontrak Proyek

Kontrak dengan harga tetap akan menyebabkan kontraktor lebih berhati-hati dalam mengendalikan biaya proyek. Ini bisa terjadi karena berapapun biaya yang dikeluarkan pihak user akan membayar dengan harga tetap. Sedangkan untuk jenis reimbursement kontraktor akan lebih longgar dalam mengendalikan biaya.

8.4 Penganggaran

Sebuah anggaran sebenarnya adalah suatu rencana pengalokasian sumberdaya. Sehingga penganggaran adalah tindakan bagaimana mengalokasikan sumberdaya yang terbatas untuk berbagai kegiatan dalam suatu organisasi selama jangka waktu tertentu. Seringkali para manajer harus bekerja dengan anggaran yang terbatas. Suatu anggaran tidak hanya merupakan suatu rencana tetapi ia juga berfungsi sebagai alat kontrol. Tepatnya untuk melihat sejauh mana penyimpangan yang akan terjadi pada biaya aktual terhadap yang direncanakan. Pada dasarnya anggaran dan hasil estimasi biaya adalah dua hal yang mirip. Keduanya menyatakan biaya untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Bedanya, anggaran merupakan hasil akhir dari perkiraan biaya yang

112 I

Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi

ITEM Tenaga Kerja Langsung Profesional

Semi profesional As is ten

dibuat untuk jangka waktu tertentu. Perkiraan biaya bisa direvisi beberapa kali. Tetapi begitu suatu perkiraan biaya disetujui maka ia akan menjadi sebuah anggaran.