Organisasi Proyek
3.2 Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional
Sebagai salah sa tu alternati f untuk memberikan tern pat bagi pr oyek, kita bisa memasukkan pr oyek sebagai bagian dari divisi fungsi onal dari suatu perusahaan. Organisasi fungsi onal membagi departemennya berdasarkan fungsi- fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi pers onalia, fungsi pr oduksi, fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya. Gambar 3.1 memperlihatkan c ont oh struktur organisasi fungsi onal. Jika suatu pr oyek merupakan pr oyek pengembangan yang melibatkan penerapan tekn ol ogi baru, maka ia
Organisasi Proyek
I 31
berupa peluncuran pr oduk baru ke pasar maka pr oyek layak dikel ola
dibawah divisi pemasaran. Dalam hal ini pers onel bisa berasal dari un it
fungsi onal di mana pr oyek itu bertempat. Selagi diperlukan, pers onel bisa berasal dari unit fungsi onal lain dalam organ isasi tersebut.
General Manager
Keuangan Produksi Personalia Pemasaran
PPIC Kualitas
Gambat 3.1 Organisasi fungsional
Ada beberapa keuntujlgan dan kelemahan menggunakan struktur
ini. Keuntungan/keleb
�n
dari struktur organisasi pr oyek yang melekatpada unit fungsiOn�mi adalah:
• Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan sta f/karyawan.
•
•
•
Jika sebuah divisi fungsi onal yang tepat telah dipilih sebagai
"tern pat" pr oyek, divisi terse but akan menjadi base administrasi bagi
orang- orang yang mempunyai keahlian tertentu yang terlibat dalam pr oyek. Orang- orang tersebut bisa ditugaskan kembali ke pekerjaan n ormal semula.
Orang- orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak pr oyek yang berbeda. Dengan luasnya dasar teknis yang tersedia di masing-masing unit fungsi onal, pers onel dapat relati f mudah untuk ditukar.
Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikel omp okkan dalam sa tu gr oup untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat berma nfaat bagi pemecahan masalah teknis.
Divisi fungsi onal yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan tekn ol ogi hila para pers onel keluar dari pr oyek atau
32 I
Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi• Divi si fun gsi onal mempun yai jal ur- jal ur ka ri r ba gi me re ka yan g mempun yai kea hlian t ert ent u. P royek bi sa men ja di a jan g unt uk men un jukka n presta si yan g selan jutn ya bi sa mempen ga ruhi perkemban gan ka ri r di orga nisa si in duknya.
Sedan gkan ket erbata san a ta u kekuran gan yan g a da dala m st rukt ur ini a dala h: • • • • •
Kli en t ida k men ja di perhatian uta ma da ri a ktivita s yan g dila kukan oran g-oran g yan g t erli bat proyek. Mereka l ebi h membe ri kan perhatian kepa da unit fun gsi onal da ri mana mereka be ra sal.
Divi si fun gsi onal cen derun g berori enta si pa da a ktivita s-a ktivita s khusus yan g sesuai den gan fun gsin ya. Ja ran g berorienta si pa da ma sala h (problem oriented) di mana proyek ha rus berha sil.
Ka dan g- ka dan g dala m proyek yan g di organi sa si seca ra fun gsi onal ini ti da k a da in divi du yan g di beri tan ggun g jawa"Q pen uh unt uk
men gurus proyek. K ega galan memberi kan tan ggun g
)
awa b ini bi sa bera rti mana je r proyek di beri tan ggun g jaw a b pa da beb� ra pa ba gianI proyek sementa ra ba gia n yan g lain di beri kan pa da oran g lain. Motiva si oran g yan g dit uga skan ke proyek cen derun g)e ma h. P royek bukan merupa kan minat uta ma dan bukan mainstream ba gi an ggota. P en yusunan organi sa si seperti in i ti da k membe ri kan pen dekatan
yan g holi sti k t erha da p proyek. P royek yan g kompl ek se ca ra t ekni s ti da k da pat di kerja kan seca ra bai k tan pa t otalita s.
Ti m proyek yan g han ya t erdi ri da ri sat u unit fun gsi onal bia san ya a kan di pi mpin ol eh project expeditor. la bera sal da ri unit it u sen di ri. K edudukann ya ma si h di bawa h pi mpi nan unit fun gsi onal yan g
bersan gkutan. Li hat ga mba r 3.2.
General Manager
Project Expeditor
Keuangan Engineering Desain
Organisasi Proyek
I 33
Jika dalam pr oyek harus dilihatkan pers onil dari unit fungsi onal lain di luar unit fungsi onal pengel ola pr oyek, maka akan terjadi masalah. Manajer fungsi onal dari unit yang mengel ola pr oyek harus herhuhungan dengan manajer lain jika akan menggunakan orangnya. Mengingat an tar u nit tidak ada ot oritas silang. Sehingga hila pr oyek melihatkan heherapa unit fungsi onal akan ada masalah dengan struktur ini. Manajemen perlu mengatasi hal ini dengan menciptakan k oordinasi antar unit yang hisa mengintegrasikan aliran kerja tanpa meruhah struktur yang ada. Salah satu caranya yaitu dengan menamhahkan jahatan pimpinan pr oyek atau k oordinat or pr oyek. K oordinat or pr oyek akan mengk oordinasikan pekerjaan yang herhuhungan dengan pr oyek. Secara vertikal ia tidak mempunyai ot oritas, tetapi keputusan-keputusan tentang anggaran,
jadwal dan per formansi pr oyek ada ditangannya. Lihat gamhar
3}�
-General Manager Koordinator proyek
Gambar 3.3 Proyek dipimpin koordinator proyek
Perlu ditekankan hahwa hentuk organisasi hukan sesuatu yang haku. la hisa hervariasi walaupun hentuk dasarnya sama. Dalam
literatur lain ada hentuk-hentuk organisasi yang lain. Misalnya task force
adalah kel omp ok orang yang herasal dari herhagai hidang dari herhagai fungsi memhentuk kel omp ok dalam rangka menyelesaikan suatu masalah atau kasus. Kel omp ok ini terhentuk hila ada sese orang atau unit fungsi onal yang herinisiati f untuk mengumpulkan pers onil dari unit lain untuk hersama-sama memecahkan masalah. Setelah masalah
34 I
Manajemen Proyek-Konsep dan lmp/ementasipenghubung ya itu sua tu kel ompok a ta u pe rsonil ya ng menj emba ta ni dua depa rte me n pa da tingka t ya ng l ebih bawa h. Ini dibentuk bila dua depa rteme n tersebut terl iba t proy ek a ta u pek erjaa n be rsa ma.