Manajemen Pembayaran atau Payment Management (PM) merupakan salah satu modul yang berperan sebagai gerbang utama pengeluaran pemerintah dalam rangka menunjang program pembangunan nasional. Manajemen Pembayaran akan memproses tagihan (dalam bentuk Resume Tagihan dan Surat Perintah Membayar) yang diajukan oleh Satuan Kerja (Satuan Kerja) dan melakukan proses pencairan dana dari Rekening Pengeluaran Pemerintah kepada pihak yang berhak melalui proses penerbitan SP2D/SPT.
Secara umum, penyempurnaan proses bisnis dalam manajemen pembayaran diarahkan untuk menciptakan proses penyelesaian dan pembayaran tagihan atas beban APBN yang cepat, aman, dan tetap berpegang kepada kaidah-kaidah pengelolaan keuangan negara yang transparan dan akuntabel sehingga dapat mendukung penciptaan pelaksanaan anggaran yang efektif, efisien, dan optimal. Sebagai prasyarat agar hal tersebut dapat dicapai diperlukan hal-hal sebagai berikut:
Keterkaitan Data Supplier dengan RFC dan Resume Tagihan
Payment Management
47 1. Integrasi data pembayaran dengan data yang dihasilkan oleh modul SPAN lainnya;
2. Penerapan accrual accounting dalam manajemen pembayaran;
3. Otomatisasi sistem dengan pemanfaatan teknologi informasi untuk meminimalkan pemrosesan secara manual;
4. Perluasan penggunaan dokumen elektronik (e-document) sekaligus minimalisasi hardcopy dalam manajemen pembayaran.
Sebagai dampak dari Penerapan dari hal-hal tersebut di atas diperlukan penyempurnaan atas proses bisnis dan koneksitas antara institusi-insitusi yang terkait dengan manajemen pembayaran yakni: Satker, KPPN, dan perbankan.
2. Koneksitas Proses Bisnis Satker dan KPPN
Penyempurnaan proses bisnis manajemen pembayaran pada SPAN berdampak cukup signifikan terhadap perubahan interaksi Satker dan KPPN saat ini. Perubahan interaksi antara antara Satuan Kerja dan KPPN dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Payment Management
InvoicingPayment (Due Date)
PPSPM-Satker FO-Seksi PD MO-Seksi PD Kasi PD Staff Bank Kasi Bank BO
PPK-Satker
Gambar 3.8.Proses Bisnis Manajemen Pembayaran dalam SPAN Sumber: Manajemen Pembayaran
48 Gambar 3.9.Perubahan Interaksi antara Satuan Kerja dan KPPN
Gambar 3.10
Proses Bisnis Manajemen Pembayaran pada saat implementasi SPAN secara penuh Sumber:Modul Manajemen Pembayaran
FUTURE
49 Dalam manajemen pembayaran saat ini, interaksi utama antara Satker dan KPPN terjadi pada waktu penyampaian SPM oleh Satker dan penerbitan SP2D oleh KPPN. Manajemen pembayaran pada saat SPAN diimplementasikan secara penuh membawa perubahan yang mendasar pada proses bisnis penyelesaian tagihan APBN di internal Satker dana sekaligus interaksinya dengan proses pengujian dan pembayaran tagihan di KPPN. Perubahan-perubahan tersebut dijelaskan dalam Gambar 3.10 di atas.
Penjelasan Proses Bisnis Pembayaran pada saat implementasi SPAN secara penuh:
1) Satker mendaftarkan penerima pembayaran ke KPPN. Khusus untuk belanja yang mempergunakan kontrak, data kontrak tersebut wajib daftarkan ke KPPN.
2) Atas pendaftaran penerima pembayaran, KPPN memberikan Nomor Register Suplier (NRS). Untuk kontrak, KPPN memberikan Nomor Register Kontrak (NRK).
3) Data NRS dan NRK yang diperoleh satker tersebut kemudian dipergunakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagi salah satu input (masukan) dalam pembuatan Resume Tagihan (RT). Resume Tagihan adalah data SPP yang dikirimkan ke KPPN untuk dicatatkan dalam SPAN. Proses ini digunakan dalam SPAN sebagai penerapan akuntansi akrual, dimana tagihan yang dikirimkan dicatatkan atau diakui sebagai hutang (liability). RT yang telah dilengkapi dengan data NRS dan atau NRK (khusus untuk kontrak), kemudian disampaikan ke KPPN. Dalam RT tersebut, Satker juga wajib mencantumkan waktu jatuh tempo tagihan (payment term).
4) Berdasarkan Resume Tagihan dari Satker, KPPN melakukan pengujian kebenaran keabsahan tagihan dan memberikan Nomor Tagihan (NT). NT tersebut selanjutnya dipergunakan sebagai input (masukan) dalam pembuatan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh PP-SPM.
5) Satker menyampaikan menyampaikan SPM ke KPPN. Penyampaian SPM Tersebut wajib dilakukan sebelum waktu jatuh tempo tagihan. Jatuh tempo tagihan ditetapkan oleh Satker. Jatuh tempo tagihan merupakan norma waktu yang bersifat spesifik dan terukur yang menyertakan informasi kapan suatu tagihan harus dibayar ke KPPN. Jatuh tempo tagihan tersebut merupakan informasi yang dipergunakan oleh BUN dalam penyusunan perencanaan kas jangka pendek sekaligus berfungsi sebagai norma waktu
50 kapan suatu permintaan pembayaran (SPM) harus disampaikan ke KPPN. Jatuh tempo tagihan juga dilengkapi dengan mekanisme pembatalan otomatis oleh sistem. Jika penyampaian permintaan pembayaran oleh Satker ke KPPN melampaui norma waktu yang ditetapkan maka sistem secara otomatis akan membatalkan tagihan tersebut.
6) KPPN menerima dan melakukan pengujian secara sistem, data SPM dengan data Resume Tagihan dengan mempergunakan NT yang tertera pada SPM.
7) Atas SPM yang lolos pengujian, KPPN menerbitkan Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan (SPPT) pada hari yang sama atau satu hari setelah penyampaian SPM ke KPPN.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) oleh KPPN dilakukan pada saat tagihan jatuh tempo.
Proses bisnis manajemen pembayaran dalam kerangka SPAN tampak lebih kompleks jika dibandingkan dengan yang ada saat ini. Pandangan tersebut relatif sesuai jika proses bisnis tersebut dianalogikan dengan kondisi saat ini dimana penyampaian data-data ke KPPN disampaikan secara langsung oleh Satker ke KPPN. Namun, implementasi SPAN didukung oleh penggunaan teknologi informasi (internet network) serta infrastruktur jaringan yang memadai pandangan tersebut menjadi tidak relevan.
Untuk mendukung penerapan SPAN, modul manajemen pembayaran dilengkapi dengan fitur auto respon. Fitur auto respon tersebut berupa notifikasi dan dokumen elektronik dikirimkan kepada Satker melalui e-mail. Notifikasi dan dokumen elektorinik hanya dapat dikirimkan jika data tagihan yang dikirimkan ke KPPN dilengkapi dengan alamat email.
Notifkasi akan dikirimkan secara otomatis oleh server SPAN kepada email Satker saat:
1) Pembatalan tagihan yang gagal melalui proses pengujian/validasi
2) Pembatalan tagihan otomatis oleh sistem karena melewati jatuh tempo;
Sedangkan dokumen elektronik yang dikirimkan kepada e-mail satker adalah:
1) Daftar resume tagihan yang telah berhasil/gagal melaui proses pengujian;
2) Daftar resume tagihan dibatalkan secara otomatis oleh sistem karena melewati jatuh tempo;
3) Daftar SPM yang telah berhasil melalui proses pengujian;
51 4) Daftar resume tagihan/SPM yang disetujui;
5) Daftar SP2D.
Gambar 3.11. Proses Bisnis Manajemen Pembayaran pada masa Transisi SPAN
Pada masa transisi, dimana Satker masih menggunakan aplikasi legacy dan KPPN menggunakan SPAN, Satuan Kerja mengirimkan ADK SPM secara langsung ke KPPN. ADK SPM tersebut akan dikonversi dengan menggunakan Aplikasi Konversi yang ada di KPPN.
Selanjutnya file hasil konversi akan diproses dalam SPAN. SP2D akan diterbitkan pada hari yang sama saat SPM diterima oleh KPPN.