ii DAFTAR ISI
Halaman Judul Daftar Isi
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pembelajaran
C. Sistematika dan Ruang Lingkup D. Metode Pembelajaran
II. GAMBARAN UMUM
A. Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) B. Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) C. Koneksitas SPAN DAN SAKTI
III. PROSES BISNIS SPAN DAN SAKTI A. Penganggaran
B. Pelaksanaan Anggaran C. Pertanggungjawaban
IV. PERSIAPAN KEMENTERIAN / LEMBAGA DALAM MENYONGSONG IMPLEMENTASI SPAN DAN SAKTI
V. PENUTUP REFERENSI
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Reformasi birokrasi yang sedang dilaksanakan oleh Pemerintah Indonesia sejak bergulirnya paket Undang-Undang Keuangan Negara pada tahun 2003, terjadi pada saat dunia sedang mengalami transformasi menuju era masyarakat informasi. Kemajuan teknologi informasi yang demikian pesat dengan potensi pemanfaatannya yang sangat luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Hal tersebut telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi internasional, terutama dalam transaksi perdagangan. Ketidakmampuan menyesuaikan diri dengan kecenderungan global tersebut akan membawa suatu negara ke dalam jurang digital divide, yaitu keterisolasian dari perkembangan global karena ketidakmampuan dalam memanfaatkan informasi, sehingga reformasi birokrasi yang saat ini tengah kita laksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi.
Pemerintah melalui Instruksi Presiden Republik Indonesia No. 3 Tahun 2003 tanggal 9 Juni 2003, melaksanakan proses transformasi menuju e-government. Untuk mewujudkan terbentuknya e-government di lingkup Kementerian Keuangan dan memungkinkan tercapainya profesionalitas dan kualitas pengelolaan keuangan negara, maka pemerintah melaksanakan sebuah proyek penyempurnaan manajemen keuangan dan administrasi penerimaan pemerintah yang dikenal dengan nama Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP). GFMRAP meliputi 4 bidang besar, yaitu Manajemen Keuangan Publik, Administrasi Pendapatan, Tata kelola dan Akuntabilitas, dan Tata kelola Proyek dan Implementasi.
Dalam bidang Manajemen Keuangan Publik, perubahan yang terbesar adalah dalam hal modernisasi anggaran dan perbendaharaan negara, yang diwujudkan dalam bentuk implementasi SPAN. SPAN, yang merupakan singkatan dari Sistem Perbendaharaan dan
2 Anggaran Negara adalah komponen terbesar GFMRAP dan selanjutnya akan menjadi pondasi untuk reformasi manajemen keuangan negara. SPAN akan diimplementasikan dengan menggunakan Treasury Reference Model (TRM) atau Model Referensi Perbendaharaan sebagai dasar atau acuan, dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan Pemerintah Indonesia. TRM tersebut menggarisbawahi pentingnya integrasi pengelolaan keuangan negara sebagai dasar bagi tata kelola dan akuntabilitas keuangan negara.
Sebagai pondasi manajemen keuangan publik, SPAN akan memfasilitasi arah kebijakan penganggaran, mendukung pertanggungjawaban dari para pengguna anggaran, meningkatkan efisiensi pengelolaan perbendaharaan, memfasilitasi reformasi akuntansi dan pelaporan, mengurangi biaya pinjaman dan memperkuat keamanan dan kredibilitas data keuangan.
Pada dasarnya, SPAN adalah bagian dari Integrated Financial Management Information System (IFMIS) yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Negara yang Terintegrasi, sehingga pengembangan SPAN merupakan langkah awal menuju implementasi IFMIS.
IFMIS merupakan paket pengelolaan keuangan negara yang terintegrasi dan terkomputerisasi yang dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengelolaan keuangan negara. IFMIS terdiri dari beberapa unsur, mulai dari perencanaan, penganggaran, pelaksanaan anggaran, hingga pertanggungjawaban keuangan negara. Dalam implementasi IFMIS tersebut, terdapat perbedaan antara satu negara dengan negara lainnya sehingga diperlukan adaptasi atas prinsip dasar IFMIS, yaitu integrasi pengelolaan keuangan negara, dengan prinsip dasar pengelolaan keuangan yang merupakan ciri yang dimiliki suatu negara.
Di Indonesia, pengelolaan keuangan negara dimulai dengan adanya transaksi keuangan di lingkup Satuan Kerja di Kementerian Negara/Lembaga. Dalam lingkup satuan kerja tersebut, implementasi IFMIS diwujudkan dalam bentuk beberapa penyempurnaan proses bisnis pengelolaan keuangan negara dengan menggunakan aplikasi yang terintegrasi.
Perubahan yang akan dilaksanakan meliputi penyederhanaan aplikasi yang saat ini jumlahnya sangat banyak pada satuan kerja dengan data base yang terpisah-pisah,
3 menjadi satu aplikasi dengan data base yang terintegrasi. Penyederhanaan sistem aplikasi ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya duplikasi pekerjaan dan pengulangan entry data. Duplikasi pekerjaan dan entry data pada prakteknya seringkali menyebabkan terjadinya perbedaan data antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya sehingga informasi yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat. Penggabungan aplikasi dan data base pada tingkat satuan kerja akan diwujudkan dalam suatu sistem aplikasi di lingkup Satuan kerja yang dinamakan Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI).
SAKTI yang akan dikembangkan meliputi penggabungan fungsi-fungsi dalam penyusunan anggaran, pelaksanaan APBN, hingga penyusunan laporan keuangan. Dalam penyusunan anggaran, fungsi yang akan digabung meliputi penyusunan RKAKL, penyusunan DIPA dan revisi DIPA. Dalam pelaksanaan APBN, akan terdapat beberapa proses bisnis yang baru, yaitu manajemen data supplier, manajemen data kontrak, Resume Tagihan dan Surat Perintah Membayar. Dalam penyusunan laporan keuangan, penyempurnaan yang akan dilakukan meliputi aplikasi akuntansi keuangan, akuntansi barang milik negara, rekonsiliasi SAI, penyusunan LPJ bendahara, dan akuntansi persediaan. Untuk memfasilitasi pengiriman data dari aplikasi SAKTI yang ada di lingkup Satuan Kerja ke aplikasi SPAN yang ada pada Kementerian Keuangan, juga dikembangkan aplikasi pendukung yang meliputi Portal SPAN dan SPAN SMS.
SAKTI akan digunakan oleh Satuan Kerja yang tersebar di seluruh Indonesia, yang memiliki karakteristik yang beragam, mulai dari yang memiliki fasilitas infrastruktur yang sangat lengkap sampai dengan fasilitas infrastruktur yang sangat minim. SAKTI merupakan gabungan beberapa aplikasi yang akan digunakan oleh mereka yang memiliki fungsi perbendaharaan di Satuan Kerja, seperti Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, dan Pejabat Penandatangan SPM, serta Bendahara dengan didasarkan pada peran dan tupoksi masing-masing, sehingga akses terhadap aplikasi SAKTI akan diberikan untuk mereka yang menjalankan fungsi Perbendaharaan yang berbeda-beda tersebut.
Dengan adanya aplikasi SAKTI tersebut, SAKTI memfasilitasi kewajiban penyusunan laporan keuangan di tingkat Satuan Kerja sebagai entitas akuntansi, yaitu unit pemerintah
4 Pengguna Anggaran atau Pengguna Barang yang berkewajiban untuk menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan menyusun laporan keuangan untuk digabungkan pada entitas pelaporan.
B. TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Pembelajaran Umum :
Modul SPAN dan SAKTI ini merupakan salah satu bahan ajar dalam program pelatihan yang ditujukan untuk Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga, yaitu Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah. Setelah mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta mampu:
1. Memperoleh pemahaman tentang arah pengembangan dalam reformasi pengelolaan keuangan negara baik ditingkat Bendahara Umum Negara maupun pada tingkat satuan kerja/Kuasa Pengguna Anggaran.
2. Mengimplementasikan pemahaman tersebut dalam melakukan persiapan menyongsong implementasi SPAN pada masing-masing satuan kerja di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Bendahara Umum Negara (BUN).
Selain tujuan umu sebagaimana tersebut di atas, tujuan pembelajaran khusus yang diharapkan dari peserta setelah mengikuti pelatihan ini adalah
1. Memahami visi dan misi dalam SPAN;
2. Memahami latar belakang dan strategi SPAN;
3. Memahami SPAN dan kaitannya dengan siklus pengelolaan keuangan pemerintah;
4. Memahami perkembangan SPAN terkini;
5. Memahami ruang lingkup SAKTI;
6. Memahami karakteristik SAKTI;
7. Memahami desain struktur SPAN dan SAKTI;
8. Memahami koneksitas SPAN dan SAKTI;
9. Memahami proses bisnis SPAN dan SAKTI;
10. Memahami persiapan-persiapan yang diperlukan menyongsong implementasi SPAN dan SAKTI.
5 C. SISTEMATIKA DAN RUANG LINGKUP
Modul ini disusun dengan sistematika dasar menjelaskan definisi SPAN dan SAKTI, bagaimana penyempurnaan yang dilakukan dalam SPAN dan SAKTI, pihak yang terkait dengan implementasi SPAN dan SAKTI, kapan implementasi SPAN dan SAKTI akan dilaksanakan, keunggulan SPAN dan SAKTI kepada penggunanya, proses bisnis penganggaran, pelaksanaan anggaran dan pertanggungjawaban pada SPAN dan SAKTI serta persiapan Satuan Kerja dalam menyongsong implementasi SPAN dan SAKTI.
D. METODE PEMBELAJARAN
Metode pembelajaran dalam pelatihan ini dilakukan dengan cara pemaparan konsep dan teori oleh fasilitator yang diikuti sesi tanya jawab dan diskusi. Keberhasilan proses pembelajaran ini sangat tergantung kepada partisipasi aktif dari seluruh peserta pelatihan dalam diskusi dan tanya jawab.
6 BAB II
GAMBARAN UMUM
A. SISTEM PERBENDAHARAAN DAN ANGGARAN NEGARA (SPAN)
1. Latar Belakang Strategis
Pemerintah Indonesia melalui Kementerian Keuangan melakukan Reformasi Manajemen Keuangan Negara yang dimulai sejak tahun 2003. Sebagai langkah awal dalam perwujudan reformasi tersebut, maka dibentuklah program Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP). Tujuan dari program GFMRAP adalah untuk memperkuat efisiensi dan integritas dalam manajemen keuangan negara dan administrasi pendapatan, terutama melalui penguatan tatakelola, akuntabilitas dan transparansi keuangan negara.
Program reformasi keuangan negara berupa program GFMRAP diwujudkan dalam bentuk modernisasi anggaran dan perbendaharaan negara. Modernisasi anggaran dan perbendaharaan tersebut diimplementasikan dalam bentuk Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). SPAN merupakan suatu sistem pengelolaan keuangan negara yang mengintegrasikan pengelolaan keuangan ke dalam satu sistem terintegrasi, yang meliputi fungsi penganggaran, pelaksanaan anggaran dan pertanggungjawaban keuangan negara. SPAN merupakan program transformasi berskala besar di bidang keuangan negara yang bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan anggaran dan perbendaharaan negara melalui penyempurnaan proses bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi.
Dengan adanya SPAN, maka fungsi-fungsi pengelolaan keuangan yang ada pada beberapa unit yang berbeda seperti perencanaan dan penganggaran di Direktorat Jenderal Anggaran (DJA), manajemen DIPA dan pembayaran serta penyusunan laporan keuangan di Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPB) dan fasilitasi dukungan teknologi informasi di
7 Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) dapat terintegrasi ke dalam suatu sistem yang sama.
Dengan mengacu pada Model Referensi Perbendaharaan yang digunakan di beberapa negara, SPAN memfasilitasi arah kebijakan penganggaran, mendukung pertanggungjawaban dari para pengguna anggaran, meningkatkan efisiensi pengelolaan perbendaharaan, memfasilitasi reformasi akuntansi dan pelaporan, mengurangi biaya pinjaman dan memperkuat keamanan dan kredibilitas data keuangan.
Implementasi SPAN yang merupakan bagian dari Program Reformasi Pengganggaran dan Perbendaharaan dalam lingkup Kementerian Keuangan dilaksanakan melalui 3 (tiga) komponen utama yaitu : reformasi Proses Bisnis, reformasi Sistem Teknologi Informasi, dan Tata Kelola Perubahan. Dengan mendasarkan pada program tersebut, SPAN dibangun dengan menggunakan tiga pilar, yaitu penyempurnaan proses bisnis, dukungan teknologi informasi dan manajemen komunikasi dan perubahan.
Penyempurnaan proses bisnis dikembangkan melalui beberapa modul yang ada pada SPAN yaitu perencanaan anggaran (Budget Preparation), manajemen DIPA (Management of Spending Authority), Manajemen Komitmen (Commitment Management), Manajemen Pembayaran (Payment Management), Manajemen Kas (Cash Management), Manajemen Penerimaan (Governement Receipt), Buku Besar dan Bagan Akun Standar (General Ledger and Chart of Account), dan Pelaporan (Reporting), serta modul SAKTI. SPAN digunakan dalam lingkup Kementerian Keuangan selaku Bendahara Umum Negara, sedangkan SAKTI digunakan oleh Kementerian/Lembaga selaku Pengguna Anggaran.
Penyempurnaan proses bisnis merupakan dasar dari perubahan yang didukung oleh teknologi informasi. Selanjutnya, diperlukan perubahan pola pikir pengguna aplikasi yang didukung oleh adanya pelatihan penggunaan aplikasi kepada para penggunanya. Dengan adanya ketiga pilar tersebut, maka perubahan proses bisnis dapat diterima dan digunakan oleh para penggunanya baik dalam lingkup Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga
8 selaku Pengguna Anggaran ataupun Kementerian Keuangan selaku Bendahara Umum Negara.
Selain itu, tujuan Program Reformasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara, adalah sebagai berikut:
a. Mengendalikan anggaran negara, asset, dan kewajiban Pemerintah Pusat;
b. Menyediakan informasi yang komprehensif, dapat dipercaya, dan tepat waktu tentang keuangan pemerintah;
c. Memudahkan pengambilan keputusan dalam manajemen keuangan pemerintah.
Dengan mendasarkan pada tujuan seperti yang tercantum di atas, maka sasaran yang ingin dicapai dengan adanya implementasi SPAN meliputi :
a. Otomasi proses operasional penganggaran dan pegelolaan kas, asset dan utang pemerintah;
b. Peningkatan keandalan proses penganggaran dan pengelolaan kas, asset dan utang pemerintah;
c. Peningkatan efisiensi layanan kepada kementrian Negara/lembaga, masyarakat dan perbankan;
d. Peningkatan akuntabilitas melalui penyusunan dan penyajian laporan keuangan yang lebih komprehensif, akurat dan tepat waktu;
e. Penyediaan fasilitas rekonsiliasi yang andal, akurat, serta tepat waktu antara pemerintah dan perbankan;
f. Penyediaan jejak audit (audit trail) untuk memfasilitasi proses audit akun pemerintah;
g. Mengintegrasikan data pada berbagai subsistem manajemen keuangan pemerintah.
Dengan adanya sasaran yang jelas, maka manfaat yang ingin dicapai dengan adanya implementasi SPAN adalah :
a. Tersedianya sistem pengendalian alokasi dan pelaksanaan anggaran yang efektif;
b. Tersedianya sistem pengelolaan kas yang terpercaya;
9 c. Tersedianya sistem pelaporan manajerial tentang tentang operasi keuangan pemerintah
yang komprehensif, dapat diandalkan dan realtime;
d. Terwujudnya tahapan transisi penerapan sistem akuntansi dari berbasis kas ke berbasis akrual, dan;
e. Terlaksananya pelayanan kepada public yang lebih efisien.
Dengan adanya kejelasan tujuan, sasaran dan manfaat dari pelaksanaan reformasi pengelolaan keuangan Negara melalui SPAN, program SPAN dapat menghasilkan output berupa sistem pengelolaan keuangan Negara yang dapat mewujudkan pengelolaan keuangan Negara yang professional, transparan, dan akuntabel sebagaimana amanat Undang-Undang Keuangan Negara.
2. Visi dan Misi
Visi SPAN adalah “Terwujudnya pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan Negara yang transparan dan akuntabel, aman dan mudah diterapkan dengan dukungan system informasi manajemen keuangan yang terintegrasi “. Untuk mewujudkan visi tersebut, SPAN mempunyai misi. Misi SPAN adalah sebagai berikut :
a. Mengembangkan proses bisnis secara berkelanjutan dengan mendasarkan pada praktek penyelenggaraan yang sesuai dan terbaik.
b. Menerapkan paket solusi yang terintegrasi untuk mendukung system yang aman, akurat dan handal.
c. Memastikan diterimanya perubahan oleh pemangku kepentingan dan memberikan solusi lengkap terhadap dampak perubahan.
Untuk mendukung visi dan misi SPAN, maka motto yang digunakan adalah “dengan SPAN banyak hal bisa diselesaikan”.
3. Manfaat
Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) merupakan sistem yang mengintegrasikan data dari siklus pengelolaan keuangan Negara, yang dimulai dari penyusunan anggaran sampai dengan pelaporan yang akan membawa perubahan
10 terhadap prosedur kerja, sistem aplikasi yang dipergunakan dan organisasi ke arah yang lebih baik. Dengan mendasarkan pada manfaat tersebut, maka manfaat dari SPAN dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Integrasi data
Data yang ada di SPAN merupakan satu-satunya data yang dipergunakan untuk berbagai kebutuhan. Data hanya dilakukan satu kali entry dan data yang terkumpul secara terpusat.
2. Secara online
Siapa pun yang memiliki akses terhadap data tersebut dapat mengambil data tersebut dari mana pun, dengan terhubung dengan internet.
3. Perubahan prosedur kerja
Adanya penyempurnaan mekanisme kerja yang menyederhanakan proses bisnis yang ada.
4. Perubahan sistem aplikasi
Adanya penyempurnaan sistem aplikasi dengan penggunaan aplikasi yang terintegrasi.
5. Perubahan organisasi
Adanya penyempurnaan proses bisnis dan aplikasi, maka akan berdampak pada penyempurnaan organisasi, baik secara struktur maupun sumber daya manusia (SDM).
Dengan didasarkan pada penyempurnaan proses bisnis, maka proses bisnis pada SPAN dapat dikelompokkan dalam tiga proses yaitu :
a. Penganggaran, yang terdiri atas Penyusunan Anggaran dan Manajemen DIPA b. Pelaksanaan Anggaran, yang terdiri dari :
i. Manajemen Komitmen ii. Manajemen Pembayaran iii. Manajemen Penerimaan iv. Manajemen Kas
c. Pertanggungjawaban, terdiri atas :
11 i. Akuntansi
ii. Pelaporan
4. Pilar Utama
Terdapat 3 (tiga) pilar dalam pengembangan SPAN, yaitu : a. Penyempurnaan dan Perbaikan Proses Bisnis
Penelahaan dan perbaikan Model Referensi Perbendaharaan yang mengacu pada praktek- praktek yang digunakan di negara lain dengan modifikasi kesesuaian pada Kementerian Keuangan. Hal ini bertujuan menyelaraskan antara proses bisnis penganggaran hingga pertanggungjawaban agar menjadi landasan untuk pelaksanaan Commercial Off The Shelf (COTS) solution SPAN
b. Teknologi Informasi
Solusi COTS (Commercial Off The Shelf) menfasilitasi dan mengotomasi implementasi Model Referensi Perbendaharaan. Program aplikasi berbasis COTS adalah program aplikasi yang dibuat secara khusus oleh perusahaan penyedia software berdasarkan ‘best practices of business process’ pada bidang bersangkutan, sehingga program aplikasi tersebut dapat digunakan secara umum oleh semua institusi untuk menangani bidang bersangkutan.
Dalam pengelolaan keuangan, salah satu contoh COTS adalah Oracle E Business Suite, yaitu software berbasis Oracle yang dapat diaplikasikan secara umum oleh banyak institusi untuk menangani pengelolaan keuangan.
c. Manajemen Perubahan dan Komunikasi (CMC)
Merupakan upaya untuk mempersiapkan organisasi dan sumber daya manusia untuk menerima cara berpikir (mindset) dan prosedur kerja baru. Kegiatan manajemen perubahan dan komunikasi SPAN meliputi:
i. Menganalisa dampak terhadap organisasi dan SDM yang diakibatkan perubahan dalam bisnis proses dan IT karena diterapkannya SPAN.
12 ii. Mengidentifikasi tingkat kesiapan dari organisasi (DJPBN, DJA dan Pusintek) serta K/L
yang terpilih sebagai pilot project untuk menghadapi perubahan dalam tiap tahapan SPAN dan memastikan persiapan yang diperlukan dilaksanakan.
iii. Meningkatkan kemampuan para change agent melalui pelatihan.
iv. Mempersiapkan strategi pengelolaan perubahan dan komunikasi serta rencana kerja yang komprehensif.
v. Mengidentifikasi risiko perubahan dan mempersiapkan rencana mitigasi terhadap kemungkinan risiko tersebut.
vi. Mempersiapkan pelatihan dan workshop yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan SPAN.
5. Organisasi dan Ruang Lingkup
Pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan SPAN dalam Kementerian Keuangan adalah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan, Direktorat Jenderal Anggaran dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Cakupan pengguna SPAN ada pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPBN), Direktorat Jenderal Anggaran (DJA), Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) Sekretariat Kementrian Keuangan, Satuan Kerja yang berjumlah lebih dari 25 ribu, Unit Eselon I yang terkait dengan BA 999, Bank Indonesia/
Perbankan, dan pihak-pihak sebagai pengguna database SPAN.
Gambar 1.1. menunjukkan struktur organisasi SPAN dari Menteri Keuangan sampai dengan unit yang bertanggung jawab yang ada di Direktorat Transformasi Perbendaharaan. Unit ini berkoordinasi dengan Project Support and Service Unit (PSSU), sebagai suatu organisasi di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan, yang bertugas memantau perkembangan program dan juga bertugas sebagai penghubung antara pihak Kementerian Keuangan dengan pihak Bank Dunia.
Para pemangku kepentingan/stakeholders dari SPAN adalah unit yang termasuk dalam struktur organisasi SPAN, yaitu Menteri Keuangan, Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan/Pusintek, DJA beserta unit di bawahnya, DJPB beserta unit di bawahnya. Selain
13 stakeholder yang ada di dalam susunan struktur organisasi SPAN, masih ada Satuan Kerja (SatKer), unit eselon I lain yang terkait dengan Bagian Anggaran (BA) 999, Bank Indonesia dan Perbankan serta pihak-pihak sebagai pengguna database SPAN. Unit yang ada di bawah DJA, DJPB dan unit eselon I terkait BA 999 disebut sebagai business owner, artinya mereka yang selama menjalankan proses bisnis sehingga proses bisnis yang sedang dikembangkan oleh SPAN nantinya akan dijalankan oleh masing-masing business owner tersebut.
Gambar 1.1. Struktur Organisasi SPAN
B. SISTEM APLIKASI KEUANGAN TINGKAT INSTANSI (SAKTI) 1. Latar Belakang
Reformasi dalam bidang keuangan terutama dalam hal penyediaan Laporan Keuangan yang akurat selalu menjadi perhatian bagi Kementerian Keuangan khususnya Ditjen Perbendaharaan. Kenyataan bahwa meningkatnya opini BPK untuk Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) menjadi “Wajar Dengan Pengecualian” (WDP) pada 2009 menjadi
Project Ownership
Project Execution
Project Sponsorship
Minister of Finance
Tim RPPN DG Treasury Secretary
General DG Budget
PUSINTEK Budget Systems
Sekretariat/ Treasury PIU Business Process
DG Treasury
Change Mgt DG Treasury
IT DG Treasury
Tim Koordinasi Teknis SPAN
Business Process DG Budget
Change Mgt DG Budget
IT
DG Budget
PSSU
IT
Pusintek Treasury
Transformation
SPAN Contractor IVV Services FM & BPI Consultancy
Change management
& Comms Consultancy Other Advisor(s) &
Consultans
14 cambuk bagi Kementerian Keuangan dan Kementerian/Lembaga untuk meraih opini lebih tinggi yaitu Wajar Tanpa Pengeculian. Reformasi yang terus dilakukan salah satunya adalah dengan melakukan perbaikan baik dari segi proses bisnis maupun teknologi informasi. Dari sisi teknologi informasi, telah dipersiapkan suatu sistem baru di dalam pengelolaan keuangan negara yang akan mengacu pada penyempurnaan proses bisnis yang akan ditetapkan. Sebagai dasar dan arahan dalam reformasi keuangan tersebut, dibentuklah Program Reformasi Penganggaran dan Perbendaharaan Negara.
Program Reformasi Penganggaran dan Perbendaharaan Negara yang diwujudkan melalui implementasi SPAN tidak akan terlepas dari sistem keuangan yang ada pada Satuan kerja (Satker). Satker merupakan unit terkecil dalam lingkup Kementerian Negara/Lembaga yang melakukan pengelolaan dana APBN dalam rangka melaksanakan pembangunan Nasional melalui DIPA. Dengan demikan, penyempurnaan aplikasi keuangan SATKER harus sesuai dengan aplikasi SPAN mengingat kualitas data SPAN sangat bergantung pada kemampuan Sistem Aplikasi Keuangan di Satker yang akan dikembangkan.
Saat ini terdapat dua Eselon I Kementerian Keuangan yang mendistribusikan beberapa aplikasi ke Satker. Pertama, Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang mendistribusikan aplikasi-aplikasi dibagi ke dalam dua kelompok besar yaitu Pelaksanaan (Aplikasi SPM, Gaji, dan Perencanaan Kas) dan Pelaporan (Aplikasi SAK, SIMAK BMN, dan Persediaan). Masing- masing aplikasi tersebut bersifat terpisah (stand alone) dan memiliki database terpisah, namun interakasi data baik input maupun outputnya saling berkaitan satu sama lain.
Kedua, Direktorat Jenderal Anggaran, yang mendistribusikan Aplikasi RKAKL DIPA. Aplikasi ini juga bersifat stand alone dan memiliki database terpisah. Dengan demikian sejalan dengan usaha untuk menyelaraskan aplikasi-aplikasi Satker agar sesuai dengan SPAN, perlu juga dilakukan pengintegrasian aplikasi-aplikasi di atas ke dalam satu aplikasi Satker yang terintegrasi dengan data base yang tersentralisasi. Hal ini dimungkinkan karena kebutuhan penggabungan tersebut akan memudahkan Satker dalam menggunakan dan meningkatkan akurasi data transaksi keuangannya.
15 Dalam lingkup Satuan Kerja, perubahan yang akan dilaksanakan meliputi penyederhanaan aplikasi yang sangat banyak pada satuan kerja dengan database yang terpisah-pisah, menjadi satu aplikasi dengan data base yang terintegrasi. Penyederhanaan sistem aplikasi ini untuk mengurangi terjadinya duplikasi pekerjaan dan pengulangan entry data.
Duplikasi pekerjaan dan entry data seringkali menyebabkan terjadinya perbedaan data antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya sehingga informasi yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat. Penggabungan aplikasi dan database pada tingkat satuan kerja akan diwujudkan dalam suatu Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI).
SAKTI meliputi seluruh proses pengelolaan keuangan negara pada Satker dimulai dari proses penganggaran, pelaksanaan anggaran dan pelaporan keuangan. SAKTI akan digunakan oleh satuan kerja yang tersebar di seluruh Indonesia yang memiliki karakteristik yang beragam, mulai dari yang memiliki fasilitas infrastruktur dan teknologi informasi yang sangat lengkap sampai dengan fasilitas yang sangat minim. SAKTI merupakan gabungan beberapa aplikasi yang keberadaan sebelumnya tersebar pada beberapa kewenangan, seperti bendahara, KPB, PPK, dan PPSPM. Dengan adanya Sakti, maka Satker difasilitasi untuk menyusun laporan keuangan tingkat Satker.
Dalam penyusunan anggaran, fungsi yang akan digabung meliputi penyusunan RKAKL, penyusunan DIPA dan revisi DIPA. Dalam pelaksanaan anggaran, akan dikenal beberapa proses bisnis yang baru, yaitu manajemen data supplier, manajemen data kontrak, Resume Tagihan dan Surat Perintah Membayar. Dalam penyusunan laporan keuangan, penyempurnaan yang akan dilakukan meliputi aplikasi akuntansi keuangan, akuntansi barang milik negara, rekonsiliasi SAI, penyusunan LPJ bendahara, dan akuntansi persediaan, penyusutan dan pelaporan akuntansi berbasis akrual. Selain aplikasi SAKTI, juga akan dikembangkan aplikasi pendukung yang meliputi Portal SPAN dan SPAN SMS.
Portal SPAN merupakan aplikasi berbasis web yang memfasilitasi SATKER dalam mengirim dan menerima Arsip Data Komputer (ADK) dari/atau ke SPAN, sehingga SATKER dapat menghemat waktunya untuk tidak perlu ke KPPN. Sedangkan SPAN-SMS merupakan aplikasi yang dapat dipergunakan SATKER dalam memonitor data keuangannya. SATKER
16 cukup mengirimkan SMS dengan format tertentu ke SPAN-SMS Service, yang dalam waktu tidak terlalu lama mengatahui status data keuangannya. Aplikasi Portal SPAN dan SPAN- SMS tersebut akan ditempatkan pada Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.
Dengan beroperasinya aplikasi Satker dan aplikasi–aplikasi pendukungnya, diharapkan dapat meningkatkan pelayanan Kementerian Keuangan terhadap Satker dan Satker dapat menyajikan laporan keuangannya secara akurat, transparan dan bertanggungjawab.
Pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut akan dilakukan dengan memanfaatkan pihak ketiga yang akan mengembangkannya sesuai dengan kebutuhan pengguna atau dikenal dengan software requirement specification (SRS) yang disusun oleh Direktorat Tranformasi Perbendaharaan sebagai salah satu unit di lingkut Ditjen Perbendaharaan.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pekerjaan pengembangan aplikasi ini mencakup 3 (tiga) pekerjaan utama, yaitu Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi, Aplikasi Portal dan Aplikasi SMS Gateway.
Idealnya, pengembangan aplikasi SPAN diarahkan agar dapat diakses oleh seluruh satuan kerja dari seluruh kementerian dan lembaga. Akan tetapi, pengembangan jaringan sistem informasi dengan melibatkan satuan kerja yang mencapai lebih dari 24 ribu satuan kerja tentu membutuhkan ketersediaan infrastruktur yang sangat besar. Selain itu, penggunaan aplikasi untuk pengguna yang sangat banyak, tentu saja membutuhkan investasi yang sangat besar, terutama dalam hal lisensi penggunaan aplikasi yang akan membutuhkan biaya sangat besar.
Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka dikembangkanlah aplikasi SAKTI yang pada dasarnya merupakan aplikasi SPAN mini. Hal ini disebabkan adanya prinsip mirror berupa kesesuaian antara aplikasi SAKTI dan SPAN yang bertujuan agar aplikasi SAKTI dan SPAN tidak mengalami kesulitan dalam transfer data antar aplikasi.
Aplikasi SAKTI menjadi jawaban terhadap tantangan dalam reformasi pengelolaan keuangan publik, namun dengan tetap memperhatikan kapasitas jaringan infrastruktur
17 pada satuan kerja sehingga aplikasi tersebut tetap efektif namun efisien. Sedangkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan memberi kemudahan kepada satuan kerja, maka dikembangkan pula Aplikasi Portal SPAN dan Aplikasi SMS Gateway. Ketiga aplikasi yang dikembangkan tersebut merupakan satu kesatuan dan menjadi bagian dari reformasi pengelolaan keuangan sektor publik pada tingkat satuan kerja.
Dengan demikian fasilitas pengiriman, konfirmasi, dan pengambilan data dapat dilakukan melalui kurir, ekspedisi, internet dan SMS. Proses pengiriman data kontrak, Supplier, resume tagihan dapat dilakukan tidak hanya dengan dokumen namun juga secara elektronik dan pengurangan penggunaan kertas.
Sejalan dengan fasilitas pengiriman tersebut, aplikasi SAKTI juga memfasilitasi beragam Satker. Menurut jenisnya, Satker terdiri atas 3 kelompok utama, yaitu Satker biasa, Satker Bendahara Umum Negara (BUN) dan Satker Badan Layanan Umum (BLU). Satker BUN tidak masuk dalam cakupan SAKTI mengingat Satker BUN sudah terintegrasi dengan dan akan menggunakan SPAN. Tetapi, khusus untuk Satker BUN Belanja Subsidi dan Belanja Lainnya akan menggunakan SAKTI dengan pertimbangan jumlah Satker yang relatif lebih banyak dari BUN yang lain.
3. Komponen
Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) mencakup seluruh proses pengelolaan keuangan negara pada Satker dimulai dari proses Penganggaran, Pelaksanaan, sampai dengan Pelaporan. Masing-masing proses pengelolaan keuangan diperankan oleh modul- modul aplikasi sebagai berikut:
a. Proses penganggaran diperankan oleh modul Penganggaran.
b. Proses pelaksanaan diperankan oleh beberapa modul, yaitu modul Komitmen, modul Bendahara, dan modul Pembayaran.
c. Proses akuntansi pelaporan diperankan oleh modul Aset Tetap, modul Persediaan, modul GL dan Pelaporan.
d. Pengelolaan referensi yang diperankan oleh modul administrasi
18 Untuk berkomunikasi dengan SPAN, perlu dibuat aplikasi-aplikasi pendukung sebagai media untuk mengirimkan, menerima, dan memonitor data transaksi keuangan, yaitu modul Portal dan SMS Gateway. Secara garis besar, gambar Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi dan model integrasinya serta interkoneksi dengan SPAN dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2. Garis Besar Flow Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi
Terkait dengan hierarki organisasi, beberapa Satker mempunyai fungsi tambahan sebagai koordinator pengumpul data (data pooling centre). Satker tersebut akan mengonsolidasi data tersebut dan mengirimkannya ke level di atasnya (tingkat eselon I atau kementerian/
19 lembaga). Data tersebut meliputi data general ledger (GL) hasil rekonsiliasi Satker-KPPN dan data konsolidasi kertas kerja RKAKL dan data Aset tetap.
C. Koneksitas SPAN dan SAKTI
Satuan Kerja tidak dapat mengakses sistem SPAN secara langsung, melainkan dengan menggunakan interkoneksi antara aplikasi SAKTI dengan aplikasi SPAN. Sebagai sebuah aplikasi SPAN mini, Aplikasi SAKTI pada satuan kerja akan terhubung dengan aplikasi SPAN pada KPPN dengan menggunakan beberapa metode, baik dengan menggunakan ADK seperti yang telah dilaksanakan selama ini, dengan dikirim oleh kurir maupun ekspedisi, atau melalui jaringan internet.
Untuk memperlancar koneksitas Aplikasi Satker, maka perlu dibuat aplikasi-aplikasi pendukung yang bertujuan memudahkan SATKER dalam mengirimkan dan memonitor data transaksi keuangannya. Beberapa aplikasi pendukung yang dibutuhkan antara lain Portal SPAN dan SPAN-SMS Service. Secara umum koneksitas ketiga aplikasi di atas dengan SPAN dapat digambarkan dalam Gambar 2.3.
Dengan demikian fasilitas pengiriman, konfirmasi, dan pengambilan data dapat dilakukan melalui kurir, ekspedisi, internet dan SMS. Kemudahan-kemudahan yang ditawarkan oleh SAKTI dalam berkoneksi dengan SPAN bersifat optional dalam arti satuan kerja yang berada di daerah terpencil dan memiliki hambatan dalam komunikasi internet, tetap diberi kesempatan untuk melakukan interaksi dengan KPPN melalui cara dan sistem lama.
20 Gambar 2.3. Interaksi SAKTI dengan SPAN
21 1. Portal SPAN
Portal SPAN merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi dimana ADK dapat dikirimkan ke portal SPAN melalui media internet.
Penentuan keputusan Subdit TSA, Ditjen Perbendaharaan dalam membuat Portal SPAN ini didasarkan pada karakteristik, lokasi, kondisi sarana dan prasarana SATKER yang beragam.
Pengguna dapat memanfaatkan fasilitas portal ini setelah terlebih dahulu melakukan login dengan memasukkan nama user dan password yang sudah terdaftar.
Membuka Portal dgn Login KPPN
Membuka Aplikasi SPAN dgn Login FO
Internet Network
Membuka Browser Akses dengan Login satker
Arsitektur Komunikasi Data
Antara Aplikasi Satker dan SPAN Melalui Portal
KPPN SPAN
Aplikasi Satuan Kerja
Modem Internet
Operator di SATKER Browser
Portal
Operator di KPPN Firewall
Firewall
Router
VPN
Portal Server
SPAN
Firewall Router
Firewall VPN
SPAN Server
Portal SPAN Application
Portal SPAN Application
Gambar 2.4. Arsitektur Aplikasi Portal SPAN
Beberapa pengguna yang akan memanfaatkan aplikasi ini antara lain:
a. Satker
Satker memanfaatkan aplikasi ini untuk :
- meng-upload data RKAKL satker, data DIPA, data RFC, data resume tagihan, data SPM, dan data rekonsiliasi. Khusus untuk pengumpulan data RKAKL, Portal SPAN akan menyediakan link khusus;
- mengunduh nomor register supplier, CAN, nomor register invoice, nomor SP2D, data supplier, nomor register supplier, dan hasil rekonsiliasi beserta berita acaranyadan data referensi.
22 - Selain itu, Portal SPAN akan menyediakan link ke Service Desk untuk memfasilitasi
satker menyampaikan gangguan atas AplikasiSatker.
b. KPPN
- Meng-upload data hasil rekonsiliasi beserta berita acaranya ;
- mengkonfirmasi penolakan terhadap data RFC, data supplier, dan data resume tagihan.
c. Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan (Admin SPAN)
Untuk keamanan, admin Portal SPAN akan di-handle Kantor Pusat Direktorat Perbendaharaan. Admin Portal juga bertugas :
- Memelihara konten Portal SPAN;
- Memonitor Portal SPAN dari serangan hacker, virus, malware, dan hal lainnya yang akan mengganggu operasional Portal SPAN;
- Meng-upload update data referensi dan memberikan informasi tersebut melalui Portal SPAN;
- Mengumpulkan saran-saran yang disampaikan melalui SPAN-SMS untuk di kaji pihak-pihak yang berkepentingan lebih lanjut.
Secara teknis Portal SPAN harus mempunyai beberapa hal penting yang harus diperhatikan, antara lain:
a. Memiliki tingkat keamanan data yang mamadai, seperti : b. Penggunaan captcha setiap transaksi;
c. Tidak diperkenankan penggunaan multi session ;
d. Adanya end session secara otomatis apabila aplikasi idle dalam jangka waktu 2 menit;
e. Interface aplikasi harus menarik dan user friendly;
f. Adanya koneksitas dengan database SPAN-SMS terkait dengan pengiriman data melalui SMS;
g. Adanya koneksitas dengan Database SPAN terkait dengan data transaksi yang diupload melalui Portal SPAN dan sinkronisasi data OLAP Database SPAN terkait dengan data yang akan diunduh oleh Satker.
23 2. SPAN-SMS Gateway
Selain melalui Portal SPAN, fasilitas lain yang disediakan untuk pengiriman data yaitu melalui SMS. SPAN-SMS merupakan aplikasi yang dapat dipergunakan Satker dalam memonitor data keuangannya. SATKER cukup mengirimkan SMS dengan format tertentu ke SPAN-SMS Service, yang dalam waktu tidak terlalu lama mengatahui status data keuangannya. Aplikasi Portal SPAN dan SPAN-SMS gateway akan ditempatkan pada Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.
Notification Langsung
Kirim dari Komputer
Arsitektur Komunikasi Data
Antara Aplikasi Satker dan SPAN Melalui SMS Gateway
Mobile Network
Operator SPAN
Aplikasi Satuan Kerja
SMS Gateway SPAN
Database SMS Gateway SMS Gateway
SPAN Application
SPAN Server GSM/CDMA
Modem Instaled To Computer
Database Aplikasi Satker SMS
Gateway Satker
Satker Application Menu Kirim Lewat SMS
HP Ketik Manual
Portal SPAN
Database Portal SPAN
Gambar 1.5. Arsitektur Aplikasi SPAN-SMS Service
Permintaan yang diterima melalui SMS, akan direspon secara cepat. Keuntungan penggunaan SMS adalah SMS lebih sederhana, pengiriman SMS lebih cepat, dan sangat populer di masyarakat. Sedangkan kelemahannya adalah mempunyai keterbatasan karakter huruf/ angka, sehingga penggunaan SPAN-SMS lebih diutamakan untuk proses konfirmasi, ketimbang transaksi dimana user harus teregistrasi terlebih dahulu.
Satu-satunya transaksi yang dapat di-cover dengan aplikasi ini adalah data SPM. Kendala yang timbul adalah sampai dengan saat ini SPM lebih menggunakan dokumen sebagai
24 dasar pencairan dana ketimbang data elektronis SPM. Dengan demikian, implementasi pengiriman data SPM melalui SMS belum bisa dilakukan saat ini hingga peraturan yang mendasarinya disetujui. Selanjutnya untuk pengembangan aplikasinya, fasilitas pengiriman data SPM tetap disertakan untuk mengantisipasi kebutuhan ke depan.
Berikut beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui fasilitas SPAN-SMS:
a. Konfirmasi Register Supplier;
b. Konfirmasi nomor Nomor Register Kontrak;
c. Konfirmasi nomor Invoice;
d. Konfirmasi status SPM yang diajukan;
e. Konfirmasi SP2D;
f. Transaksi data SPM;
g. Pengecekan sisa pagu;
h. Pembatalan Invoice;
i. Menyampaikan saran.
Untuk memperlancar koneksitas Aplikasi Satker, maka perlu dibuat aplikasi-aplikasi pendukung yang bertujuan memudahkan Satker dalam mengirimkan dan memonitor data transaksi keuangannya. Beberapa aplikasi pendukung yang dibutuhkan antara lain: Portal SPAN dan SPAN-SMS Service. Portal SPAN merupakan Aplikasi berbasis web yang memfasilitasi SATKER dalam mengirim dan menerima Arsip Data Komputer (ADK) dari atau ke SPAN, sehingga Satker dapat menghemat waktunya untuk tidak perlu ke KPPN.
25 BAB III
PROSES BISNIS SPAN DAN SAKTI
A. PENGANGGARAN
1. Pengertian dan Konsep Dasar
SPAN adalah proyek jangka panjang yang menempatkan Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan Direktorat Jenderal Anggaran sebagai leading institutions, meliputi pembangunan sistem perbendaharaan dan anggaran negara yang sesuai dengan best practices yang diharapkan, dengan didukung oleh sistem informasi yang modern, baik yang terkait dengan software maupun hardware, melibatkan dan menghubungkan sistem informasi perbendaharaan dan anggaran di beberapa Eselon I di Departemen Keuangan, lima kementerian/lembaga negara di pusat, DPR, seluruh KPPN dan institusi pemerintah lainnya yang ditetapkan.
Sistem pelaksanaan anggaran harus memenuhi sasaran dari Manajemen Keuangan Publik yaitu pengawasan pengeluaran secara menyeluruh, alokasi strategis dan efisiensi pelaksanaan. Dalam sistem pelaksanaan anggaran sebelumnya mengacu pada fokus pada kepatuhan dan meyakinkan penerapan disiplin fiskal.
Perubahan dalam proses perencanaan dan pelaksanaan anggaran berpengaruh terhadap proses penyusunan dokumen DIPA yang memuat satuan-satuan terukur yang berfungsi sebagai dasar pelaksanaan kegiatan bagi satker dan jaminan dari BUN atas sejumlah dana yang diperlukan bagi satker tersebut. Proses penyusunan dokumen DIPA dimulai dari penyusunan RKAKL. DIPA adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara (BUN).
DIPA berlaku untuk satu tahun anggaran dan memuat informasi satuan-satuan terukur yang berfungsi sebagai dasar pelaksanaan kegiatandan penggunaan anggaran. Disamping itu, DIPA dapat dimanfaatkan sebagai alat pengendali, pelaksanaan, pelaporan, pengawasan dan sekaligus merupakan perangkat akuntansi pemerintah. Pagu dalam DIPA
26 merupakan batas pengeluaran tertinggi yang tidak boleh dilampaui dan pelaksanaannya harus dapat dipertanggungjawabkan.
DIPA merupakan kesatuan antara rincian rencana kerja dan penggunaan anggaran yang disusun oleh Kementerian Negara/Lembaga dan disahkan oleh BUN. DIPA berlaku mulai tanggal 1 januari sampai dengan 31 Desember tahun anggaran berkenaan. Dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh Menteri/Pimpinan Lembaga dirinci menurut sasaran yang hendak dicapai, fungsi, program dan rincian kegiatan, anggaran yang disediakan untuk mencapai sasaran tersebut, dan rencana penarikan dana tiap-tiap satuan kerja, serta pendapatan yang diperkirakan (UU 1/2004 Pasal 14 ayat 2 dan 3). DIPA diatur lebih rinci yaitu menjadi fungsi/sub fungsi, program, sasaran program, rincian kegiatan/sub kegiatan, jenis belanja, kelompok mata anggaran/akun dan rencana penarikan dana serta perkiraan penerimaan. Konsep DIPA yang telah disusun oleh Menteri/Pimpinan Lembaga kemudian disampaikan ke DJPB untuk ditelaah. Khusus untuk DIPA BLU harus dilampirkan rencana kerja dan anggarannya (UU 1/2004 Pasal 14 ayat 4).
2. Proses Bisnis Penganggaran
Proses bisnis Modul Penganggaran terdiri dari 3 aktivitas utama yaitu penyusunan RKAKL, pengesahan DIPA, dan revisi DIPA. Ketiga proses tersebut di bagi lagi kedalam beberapa alur kerja sesuai dengan cakupan masing-masing. Alur kerja untuk tiap-tiap bisnis proses adalah sebagai berikut :
1. Penyusunan RKAKL 2. Pengesahan DIPA 3. Revisi DIPA
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 32 tahun 2013 mengenai tata cara revisi anggaran tahun anggaran 2013, revisi anggaran terdiri atas:
a. Perubahan rincian anggaran yang disebabkan penambahan atau pengurangan pagu anggaran belanja termasuk pergeseran rincian anggaran belanjanya.
b. Perubahan atau pergeseran rincian anggaran dalam hal pagu anggaran tetap; dan/atau
27 c. Perubahan/ralat karena kesalahan administrasi
KPA/Eselon I
- Surat Usulan Revisi - SPTJM
- ADK RKA K/L DIPA Revisi - Surat Pernyataan Penggunaan HO dan Sisa Anggaran Swakelola
Kanwil DJPBN
- Meneliti Surat Usulan Revisi Anggaran dan Kelengkapan Dokumen Pendukung
- Surat Penolakan Revisi Revisi DIPA Setuju?
Surat pengesahan revisi, dilampiri notifikasi
Notifikasi dari sistem : - pengesahan revisi - Kode digital stamp yang baru - Upload ke Server RKA-K/l-DIPA
KPA
N Y
1
7
6 5
4 4
3 2
Gambar 3.1. MEKANISME PENYELESAIAN REVISI ANGGARAN PADA KANWIL DITJEN PEBENDAHARAAN
Keterangan:
1. KPA/Eselon I menyiapkan usulan revisi anggaran yang menjadi kewenangan Kanwil Ditjen Perbendaharaan dengan dilengkapi dokumen pendukung.
2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan meneliti usulan revisi anggaran dan kelengkapan dokumen pendukung.
3. Dalam hal revisi anggaran ditolak, Kanwil Ditjen Perbendaharaan akan menerbitkan surat penolakan revisi anggaran.
4. Dalam hal revisi anggaran diterima, Kanwil Ditjen Perbendaharaan akan melakukan upload ADK RKA-K/L DIPA ke server.
5. Setelah ADK RKA-K/L DIPA divalidasi oleh sistem, secara otomatis akan diterbitkan notifikasi dank ode digital stamp baru sebagai tanda pengesahan revisi anggaran.
6. Kanwil Ditjen Perbendaharaan menyampaikan surat persetujuan yang dilampiri notifikasi pengesahan revisi anggaran.
7. KPA melaksanakan kegiatan berdasarkan pengesahan revisi anggaran dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan.
28
KPA
Melakukan Revisi Anggaran
Satker BLU KANWIL
DJPBN
Eselon I Pagu Satker Berubah DIPA Petikan
Berubah?
- Update ADK RKA K/L Cetak POK
Menetapkan POK
KPA menyiapkan:
- Surat usulan Revisi - Download ADK RKA-K/L untuk
menyusun matriks Semula- Menjadi
- Update ADK RKA-K/L - Dokumen Pendukung - SPTJM
1
2
5
4 3
3
Y
N N
Y
Y N
Gambar 3.2. MEKANISME PENYELESAIAN REVISI ANGGARAN PADA KUASA PENGGUNA ANGGARAN
Keterangan:
1. KPA melakukan revisi anggaran sesuai dengan kewenangannya.
2. KPA meneliti apakah revisi anggaran yang dilakukan KPA mengubah DIPA Petikan atau tidak.
3. Dalam hal DIPA Petikan tidak berubah, KPA meng-update ADK RKA-K/L DIPA serta mencetak dan menetapkan POK. Dalam hal revisi anggaran mengakibatkan perubahan DIPA Petikan, KPA menyiapkan usulan revisi anggaran beserta dokumen pendukungnya.
4. Dalam hal satker yang direvisi merupakan satker BLU dan pagu satker tidak berubah, Kanwil Ditjen Perbendaharaan akan langsung menyelesaikan revisi RKA-K/L DIPA.
5. Dalam hal yang direvisi bukan merupakan satker BLU dan pagu satker berubah, revisi RKA-K/L DIPA diteruskan ke Eselon I untuk diproses lebih lanjut.
29
1 KPA
Melampirkan - Surat Usulan Revisi - SPTJM
- ADK RKA K/L DIPA-Revisi - TOR dan RAB
- Surat Pernyataan Penggunaan HO dan Sisa Anggaran Swakelola
Eselon I
- Meneliti Surat Usulan Revisi - Mengecek Kewenangan - Memastikan Kelengakapan Dokumen Pendukung
2
Eselon I menyiapkan:
- Surat Usulan Revisi - Update ADK RKA- K/L - SPTJM
- Surat Pernyataan Penggunaan HO dan Sisa Anggaran Swakelola
3
DJA 4
Gambar 3.3. MEKANISME PENYELESAIAN REVISI ANGGARAN PADA UNIT ESELON I KEMENTERIAN/LEMBAGA
Keterangan:
1. KPA menyiapkan usulan revisi anggaran yang menjadi kewenangan Eselon I beserta data pendukung.
2. Eselon I menerima usulan revisi anggaran, meneliti surat usulan, mengecek
kewenangan revisi anggaran, serta memeriksa kelengkapan dokumen pendukung.
3. Eselon I menyiapkan surat usulan revisi anggaran yang dilengkapi dokumen pendukung sebagai dasar bagi DJA untuk mengesahkan dan meng-update sistem database.
4. Berdasarkan usulan revisi anggaran Eselon I, DJA melakukan update database RKA-K/L DIPA dan mengesahkan revisi anggaran.
Dengan mendasarkan pada proses bisnis tersebut, maka pencatatan jurnal anggaran didasarkan pada dokumen sumber berupa DIPA dan dokumen lain yang dipersamakan dengan DIPA. Pada Sakti, jurnal anggaran dicatat pada modul anggaran dengan mendasarkan pada data DIPA yang ada pada masing-masing Satker. Pencatatan jurnal anggaran tersebut dilakukan atas akun pendapatan, belanja, transfer dan pembiayaan sesuai dengan yang tercantum dalam DIPA dengan penyesuaian pada pola Encumbrance accounting yang digunakan pada SPAN dan SAKTI.
30 Secara garis besar, berikut gambaran interaksi proses bisnis antara SPAN dan SAKTI :
Bisnis Proses Penganggaran SPAN – SAKTI 2013
Revisi Anggaran
Eselon I SatkerDJADJPBSatker
Approval Proses Penelahaan
RKAKL DIPA
Induk RUH Kertas
Kerja
Kertas Kerja
Cetak DIPA Induk
Validasi DIPA Induk
Cetak SP DIPA Induk Cetak DIPA
Petikan DIPA Petikan
RUH Revisi Kertas Kerja
Jenis Revisi
Usulan Kertas Kerja
Revisi DJA
Satker
Pagu Anggaran Aktif
Cetak dan Buat ADK RKAKL
Konsolidasi
Kertas Kerja Menandatangani DIPA Induk
RKAKL
Pagu Anggaran Aktif
Usulan DIPA Revisi
Konsolidasi Kertas Kerja Revisi
Cetak dan Buat ADK RKAKL
Revisi
RKAKL
Cetak DIPA Induk
Validasi DIPA Induk
Cetak SP DIPA Induk DIPA
Induk
Approval Proses
Cetak DIPA Petikan Penelahaan
RKAKL
Menandatangani DIPA Induk
Penelahaan RKAKL
Approval Proses Cetak DIPA
Induk DIPA
Revisi DJPB
Penyusunan Anggaran
Gambar 3.4. Penganggaran SPAN-SAKTI
Modul Penganggaran pada SAKTI
Pada Satker, modul penganggaran merupakan semua proses penyusunan rencana kerja dan anggaran termasuk perencanaan realisasi anggaran bulanan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun anggaran. Proses yang terdapat pada modul penganggaran mencakup:
1. Penyusunan Standar Biaya Kegiatan (SBK), 2. Penyusunan RKA-K/L,
3. Penyusunan DIPA, dan
4. Perencanaan Realisasi Anggaran.
Setiap user pada modul penganggaran memiliki Level user dan peran User yang akan mempengaruhi lingkup kerja dan hak aksesnya terhadap fungsi- fungsi teknis yang
31 terdapat pada modul penganggaran. Level user yang terlibat dalam Modul penganggaran adalah :
a. Level Satuan Kerja , sebagai pemberi usulan anggaran b. Level Unit/ Eselon I, sebagai konsolidator
Dimana masing – masing Level user dapat menentukan peran user yang terdiri dari:
a. Operator Penganggaran : pelaksana teknis penganggaran yang melakukan fungsi teknis atas data transaksi terkait penganggaran;
b. Checker/Validator Penganggaran: pelaksana/pejabat penganggaran yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk memvalidasi semua proses teknis yang dilakukan oleh operator ;
c. Approver Penganggaran: pejabat penganggaran yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk menyetujui semua data transaksi penganggaran yang sudah divalidasi .
Dalam penerapannya, peran user sebagai operator nantinya dapat dirangkap oleh validator, sementara validator tidak dapat dirangkap oleh approver.
Proses penyusunan RKA-K/L terdiri dari 2 (dua) tahapan proses yaitu : 1. Tahap penyusunan Kertas Kerja di Level Satker
Pada tahap penyusunan Kertas Kerja di Level Satker, terdapat beberapa proses yang dilalui yaitu Review Baseline, Penyusunan Kertas Kerja dan Penyusunan Rencana Realisasi Anggaran yang dilakukan oleh user sebagai operator/ validator, kemudian dilanjutkan dengan proses memvalidasi data Kertas kerja dan rencana realisasi anggaran. Setelah semua data tervalidasi baru kemudian dilakukan approval oleh peran user sebagai approver.
2. Tahap konsolidasi di Level Unit Eselon I .
Setelah Kertas Kerja dan Rencana Realisasi Anggaran tersebut diapprove di level satker, data kertas Kerja tersebut dikirimkan ke unit Eselon I masing – masing Satker untuk kemudian dilakukan konsolidasi Kertas Kerja menjadi RKA-K/L. Pada Level unit Eselon I , Kertas kerja yang sudah dikonsolidasikan, dapat direview kembali oleh Eselon I yang juga melalui tahapan validasi dan approval level Eselon I. Setelah itu RKA-K/L
32 dikirimkan ke DJA Kementerian Keuangan melalui Portal untuk kemudian diproses dalam SPAN.
Setelah dilakukan penelaahan di DJA, RKA-K/L kemudian dijadikan dasar dalam penyusunan Keputusan Presiden tentang Rincian Anggaran Belanja Pemerintah Pusat.
Selanjutnya penyusunan dan pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dilakukan dengan berdasarkan pada Keppres RABPP yang sudah ditetapkan tersebut.
Adapun DIPA yang dihasilkan oleh DJA adalah DIPA induk dan DIPA petikan. Namun di level satker akan menerima DIPA Petikan yang sudah disahkan. DIPA Petikan yang sudah disahkan tersebutlah yang akan menjadi dasar Pagu Anggaran yang akan digunakan dalam pelaksanaan anggaran pada modul lainnya dalam SAKTI.
Terkait dengan proses revisi anggaran, pada SAKTI menyediakan juga fitur penyimpanan data histori revisi, dan juga pemberlakukan pembatasan pagu anggaran terkait realisasi yang sudah dilaksanakan sebelum anggaran direvi.
Dalam menyusun anggaran juga diperlukan SBK (Standar Biaya Keluaran) dan SBM (Standar Biaya Masukan) sebagai acuan dalam perhitungan kebutuhan anggaran. Standar biaya keluaran diperlukan untuk menghasilkan sebuah keluaran yang standar atas kegiatan yang dilaksanakan oleh Kementerian Negara/Lembaga tertentu dan/atau di wilayah tertentu. Usulan SBK dapat diajukan oleh masing – masing Eselon 1 untuk kemudian dilakukan penelaahan dan penetapan oleh Kemenkeu cq. Direktorat Jenderal Anggaran.
Oleh karena itu, Modul Penganggaran juga mengintegrasikan fungsi penyusunan SBK di level Eselon I. Proses penyusunan SBK juga dilakukan dari tahapan penyusunan oleh Operator/ validator, dilanjutkan dengan proses validasi oleh validator dan approval oleh approver.
Selain itu modul Penganggaran SAKTI juga mengintegrasikan fungsi penyusunan Rencana Realisasi Anggaran di level satker yang terdiri dari Rencana Penarikan Dana, Rencana Penerimaan dan Pergerakan Informasi Perencanaan Kas Bulanan/AFP (Annual Financial
33 Plan). Fungsi penyusunan Rencana Penarikan Dana dimulai dari penyusunan POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) dimana proses penyusunannya beracuan pada Kertas Kerja satker yang dilakukan oleh user operator/ validator. Yang kemudian dilakukan validasi oleh validator dan approval oleh approver. Setelah POK diapprove, maka sistem akan melakukan kalkulasi secara otomatis perhitungan Rencana Penarikan Dana Bulanan yang informasinya digunakan pada Hal III DIPA ,acuan dalam penyusunan Perencanaan Kas Harian dan Mingguan serta acuan dasar Perhitungan Nilai AFP . Setelah mendapatkan data perencanaan penarikan bulanan dari POK tersebut, maka selanjutnya satker melakukan penyusunan rincian perencanaan kas Harian. Setelah itu sistem akan melakukan perhitungan akumulasi otomatis ke dalam perencanaan kas mingguan.
Gambaran umum fitur – fitur Modul Penganggaran pada SAKTI dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Modul Penganggaran SAKTI
Operator ES 1Validator ES 1Operator SatkerValidator SatkerApprover SatkerApproval ES 1
RUH Usulan SBK Terima
Usulan SBK RUH SBK
Kirim Usulan SBK Validasi
SBK Approval
SBK
Kirim Usulan SBK ke
SPAN
Review Baseline
RUH Kertas Kerja Validasi Kertas Kerja Approval Kertas Kerja
Kirim Kertas Kerja Konsolidasi Kertas Kerja Review
Baseline
Validasi RKAKL
Review RKAKL Approval
RKAKL
Kirim Usulan RKAKL ke
SPAN
Terima ADK DIPA dari
SPAN
RUH POK
RUH Renkas Validasi POK
Approval POK
Validasi Renkas
Pagu Anggaran
Aktif
Tayang Hal III DIPA
Tayang AFP RUH
Penerimaan Validasi Penerimaan
Approval Penerimaan
RUH Prencana Penerimaan
Bulanan Validasi Rencana Penerimaan Approval
Renkas
Approval Rencana Penerimaan
Kirim Renkas
Perencanaan Realisasi Anggaran Penyusunan Anggaran
Penyusunan SBK
Gambar 3.5. Gambaran umum fitur – fitur Modul Penganggaran pada SAKTI
34 Fitur – fitur yang terkait dengan proses penganggaran adalah sebagai berikut :
i. Penyusunan Anggaran
Menyediakan fitur – fitur Review Baseline Satker,RUH kertas kerja, RUH Penerimaan/Pendapatan, Konsolidasi Kertas Kerja menjadi RKAKL, Pengiriman ADK RKAKL , Penerimaan ADK DIPA, Penguncian Pagu Anggaran (Fund Blocking), Penentuan Status History Anggaran (RKAKL, DIPA, Revisi, dll), Pencetakan report terkait RKAKL, DIPA, dll ii. Penyusunan SBK
Menyediakan fitur RUH Usulan SBK (Standar Biaya Keluaran) iii. Perencanaan Realisasi Anggaran
Menyediakan fitur – fitur RUH POK, RUH Renkas (Perencanaan Kas), RUH Rencana Penerimaan, Perhitungan otomatis halaman III DIPA, Perhitungan Otomatis AFP (Annual Financial Plan) dan Pencetakan report terkait POK, Hal III DIPA dan Realisasi Penyerapan Anggaran.
B. PELAKSANAAN ANGGARAN
a. Modul Pelaksanaan Anggaran pada SAKTI
Pada Satker, modul Pelaksanaan Anggaran memuat keseluruhan proses yang terkait dengan pelaksanaan anggaran. DIPA yang telah disahkan menjadi dokumen sumber bagi proses pencairan dana APBN. Satker melakukan serangkaian kegiatan yang terkait dengan proses pencairan dana APBN meliputi pertama, penetapan pejabat pengelola keuangan satker (Kuasa pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM), dan Bendahara).
Kedua, penunjukan pihak ketiga sebagai penyedia barang dan jasa melalui pelelangan atau penunjukan. Ketiga, pembuatan komitmen pencairan dana dengan membuat berita acara serah terima barang. Terakhir, mengajukan permintaan pencairan dana (Surat Perintah Membayar (SPM)) ke KPPN terkait dengan tagihan belanja yang diterima oleh Bendahara.
Saat ini semua proses yang dijalankan SATKER tersebut, diotomasi melalui aplikasi SPM dan aplikasi Peran. Khusus untuk pembayaran gaji, proses yang di-cover dalam modul ini hanya meliputi proses pengajuan permintaan dana gaji ke KPPN. Sedangkan pengelolaan
35 data gaji dan pegawai, dilakukan secara terpisah oleh sistem yang ada saat ini, berupa Aplikasi GPP.
Terdapat beberapa tambahan proses terkait dengan implementasi SPAN pada SAKTI.
Pertama, proses mendaftarkan supplier barang dan jasa, baik yang dilakukan pihak ketiga atau pun swakelola, dimana SPAN akan memberikan register supplier sebagai bukti bahwa data supplier tersebut telah tercatat. Kedua, proses menyampaikan data elektronis resume kontrak ke KPPN yang selama ini hanya berupa hardcopy. SPAN akan memberikan Comitment Application Number (CAN) yang menyatakan bahwa data kontrak telah tercatat di SPAN. Ketiga, proses menyampaikan data elektronis resume tagihan ke KPPN, yang selanjutnya SPAN akan mengeluarkan nomor Invoice. Nomor ini menjadi acuan SATKER dalam proses pencairan dana (SPM).
Untuk mengantisipasi agar SATKER tidak terbebani akibat bertambahnya proses tersebut, maka ketiga proses tambahan diatas dapat dilakukan secara virtual, dimana SATKER tidak perlu datang ke KPPN, cukup mengirimkan data elektronis tersebut melalui sarana elektronis, yaitu Portal SPAN. Dari penjelasan tersebut diatas maka Aplikasi Satker harus dapat mencakup semua proses pelaksanaan anggaran dengan mempertimbangkan koneksitas kebutuhan data SPAN.
Gambaran umum mengenai proses pelaksanaan anggaran ada pada Gambar 2.4 sebagai berikut:
36 Gambar 3.6. Koneksitas Modul Pelaksanaan Anggaran Aplikasi Satker -SPAN
Proses bisnis terkait dengan proses pelaksanaan anggaran dijelaskan sebagai berikut : i. Manajemen Supplier
Modul Aplikasi harus dapat menyediakan interface perekaman data supplier, Pembuatan ADK Supplier, dan upload data register supplier.
iii. Manajemen Komitmen
Modul Aplikasi harus dapat menyediakan interface perekaman data kontrak (RFC) untuk specific commitment dan invoice untuk continuing commitment, pembuatan ADK resume kontrak, pengecekan rencana penarikan dana dan upload data CAN
iv. Manajemen Pembayaran
Modul Aplikasi harus dapat menyediakan interface perekaman data resume tagihan, perekaman data potongan SPM, pencetakan resume tagihan, pembuatan ADK resume tagihan, dan upload data invoice.
Kerangka Koneksitas Proses Bisnis Satker dengan DJPBN
Treasury
Long Term Cash Planning
Spending Unit
Contract
RFC
Allotment (DIPA)
Acquisition
Create SP2D Create SPM Create SPP
Liabilities record
Short Term Cash Planning Commitment
Record (CAN)
Formal &
Substantif Test (tes akun) Substantif
Test (ceiling test)
AFP DIPA Page III
ALUR MNJ. KOMITMEN ALUR MNJ PEMBAYARAN ALUR MNJ. KAS ALUR MNJ. DIPA
Verify CAN
