MANAJEMEN PRODUKSI
V.I. 3 Struktur Organisasi Direktorat Produksi di PT. PG
V.3 Manajemen Perencanaan dan Pengendalian .1 Organisasi Candal Produksi dan Proses
Dikarenakan adanya keterkaitan antara pabrik I dengan pabrik II dan III, maka untuk mengatur balance produk-produk setengah jadi dari masing-masing pabrik agar sesuai dengan kebutuhan pabrik yang lain maka diperlukan Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi dari masing-masing pabrik.
Dalam perencanaan dan pengendalian produksi, seluruh bagian candal produksi saling bekerja sama sesuai dengan area pabrik masing-masing. Untuk bagian candal produksi II bertugas merencanakan dan mengendalikan produksi di pabrik II yang mempunyai keterkaitan antar unit yang cukup kompleks. Fungsi utama dari candal produksi adalah merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi pabrik.
V.3.2 Pengendalian Candal Produksi
Perencanaan dan Pengendalian Produksi (Candal Produksi) atau dalam istilah manajemen umum disebut Production Planning and Control merupakan bagian penting dalam kegiatan produksi untuk mencapai tujuan perusahan yang ingin dicapai.
Sedang definisi dari Candal Produksiadalah penentuan ataupun panetapan dari kegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan yang akan dicapai dan pengendalian kegiatan pelaksanaan proses dan hasil produksi sehingga memiliki spesifikasi produk seperti yang diharapkan oleh konsumen. Jadi secara umum Candal Produksi adalah kegiatan pengkoordinasian bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan proses produksi.
Secara umum maksud dan tujuan dari Kegiatan Candal Produksi adalah untuk mengusahakan agar perusahaan dapat :
a. Menggunakan sumber daya manusia ataupun sumber daya alam yang ada seoptimal mungkin,
b. Berproduksi pada tingkat efisiensi maupun efektivitas yang tinggi,
c. Memperluas lapangan kerja sesuai dengan perkembangan dan kemajuan perusahaan,
d. Memperoleh keuntungan yang cukup besar bagi pengembangan dan kemajuan perusahaan,
e. Menguasai pasar yang luas dengan berbagai cara, misalnya :
Berproduksi dengan biaya rendah, sehingga harga jual bisa rendah dan mampu bersaing dengan kompetitor, dan
Menjual produk dalam jumlah yang banyak, sehingga biaya produksi dan perusahaan bisa memperluas pangsa pasar.
Adapun tugas dan kegiatan Candal Produksi yang terdapat di PT.Petrokimia Gresik adalah :
1. Mempersiapkan dan merencanakan jumlah produksi serta kebutuhannya sebagai fungsi waktu (menyusun target RKAP tahuan).
2. Memonitor pelaksanaan rencana produksi dan mengendalikannya bila terjadi penyimpangan (membuat laporan produksi dan performancenya).
3. Memonitor persediaan bahan baku dan bahan penolong untuk kebutuhan operasi serta meminta proses pembeliannya.
4. Merencanakan dan melakukan program evaluasi produksi dengan menggunakan dasar-dasar statistik.
V.3.3 Perencanaan Produksi
Perencanaan Produksi menentukan usaha atau tindakan yang akan atau perlu diambil oleh pemimpin perusahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sedang hal-hal yang harus diperhatika untuk membuat perencanaan yang baik adalah :
a. Masalah intern, yaitu masalah yang berasal dari dalam perusahan (masih di dalam kekuasaan pemimpib perusahaan), contoh : mesin yang digunakan, buruh yang dikaryakan, bahan yang diperlukan, modal yang dibutuhkan serta metode yang dilakukan.
b. Masalah ekstern, yaitu masalah yang berasal dari perusahaan (di luar kekuasan memimpin perusahaan), contoh : inflasi, keadaan politik, dll.
Perencanaan dibedakan menjadi dua, yaitu : perencanaan usaha yang bersifat umum (general business planning) dan perencanaan produksi (production planning). Perencanaan produksi adalah perencanaan dan pengorganisasian sumber daya yang ada baik berupa bahan baku, mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, dll. Sehingga dapat melaksanakan kegiatan produksi pada periode tertentu untuk masa yang akan datang.
Secara umum tujuan dari perencanaan produksi adalah : 1. Untuk mencapai tingkat/level keuntungan tertentu, 2. Untuk mengusai pangsa pasar tertentu.
3. Untuk mengusahakan agar perusahaan dapat beropersi pada tingkat efisiensi tertentu,
4. Untuk mempertahankan dan mengusahakan agar kesempatan kerja yang ada tetap pada tingkatnya dan dapat berkembang, dan
5. Untuk mengoptimalkan penggunaan fasilitas yang ada pada perusahaan.
Berdasarkan cakupan jangka waktunya, perencanaan produksi dibedakan menjadi perencanaan produksi jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang adalah penentuan tingkat kegiatan lebih dari satu tahun, biasanya untuk lima tahun mendatang, dengan tujuan untuk merencanakan pertambahan kapasitas peralatan dan mesin, ekspansi pabrik, serta pengembangan produk. Perencanaan jangka pendek adalah penentuan kegiatan produksi dalam jangka waktu satu tahun atau kurang dengan tujuan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku, tenaga kerja, dan fasilitas yang dimiliki perusahaan.
Dalam pelaksanaannya rencana produksi tahunan dijabarkan dalamkegiatan bulanan yang sangat mungkin dipengaruhi oleh kegiatan ekstern produksi (misalnya: pemasaran kesulitan menjual produk dan pengadaan kesulitan mendatangkan bahan baku ataupun bahan penolong) dan intern (misalnya: pabrik tidak bisa berproduksi). Dengan adanya penyimpangan dari pengaruh-pangaruh di atas, makadiperlukan langkah pengendalian untuk membetulkan dan mereduksinya. Langkah tersebut dilaksanakan dalam kegiatan pengendalian produksi.
V.3.4 Pengendalian Produksi
Seluruh kegiatan dalam perusahaan harus diarahkan untuk menjamin kontinuitas dan koordinasi aktivitas dalam menyelesaikan produk sesuai dengan jumlah, mutu, dan waktu yang diinginkan dalam batas biaya yang direncanakan. Pengarahan ini merupakan tugas dari pengendalian produksi.
Perencanaan produksi yang telah dibuat harus diikuti dengan tindakan pengendalian produksi agar hasilnya seperti yang diharapkan. Jadi pengendalian produksi dijalankan dengan tujuan agar kegiatan produksi yerlaksan asesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Sedang ddefinisi dari pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas pengerjaan atau pengelolaan agar waktu penyelesaian yang telah direncanakan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Secara umum fungsi pengendalian produksi adalah :
1. Membantu tercapainya operasi produksi yang efisien dalam suatu perusahaan agar dicapai pengeluaran yang minimum, efisiensi yang optimum, serta keuntungan perusahaan yang maksimal,
2. Membantu merencanakan prosedur pekerjaan agar tadak terlalu rumit dan menjadi lebih sederhana. Dengan demikian pekerjaan lebih mudah dilaksanakan sehingga pekerja lebih senang untuk bekerja dan menaikkan moral pekerja, dan
3. Menjaga agar tersedia pekerjaan atau kerja yang dibutuhkan pada titik minimum, sehingga bisa dilakukan penghematan dalam penggunan bahan baku ataupun bahan penolong dan tenaga kerja.
Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengendalian produksi yang terdapat dalam PT. Petrokimia Gresik adalah :
1. Menyusun rencana yang dapat digunakan sebagai tolak ukur dalam realisasi, 2. Identifikasi arah atau jenis dan jumlah penyimpangan dengan memonitor
kegiatan produksi,
3. Mengevaluasi hasil kegiatan yang menyimpang dari rencana, dan
4. Menyusun informasi untuk mengendalikan penyimpangan dan alternatif tindakan pada perencanan berikutnya.
Adapun kriteria yang digunakan dalam mengevaluasi penyimpangan adalah : 1. Tercapainya tingkat produksi,
2. Biaya produksi yang relatif rendah,
3. Optimalisasi investasi dalam penyediaanbahan baku/penolong, 4. Mencapai tingkat stabilitas kegiatan produksi yang mantap, 5. Fleksibilitas terhadap perubahan permintaan,dan
V.3.5 Sistem Pelaporan
Kegiatan produksi pada pabrik I, II, III berlangsung secara kontinyu selama 24 jam. Oleh karena itu untuk pendataan dan evaluasi kinerja masing-masing unit pabrik diperlukan badan lain yang melaksanakan fungsi administrasinya yaitu bagian candal produksi I, II, III. Kinerja pada setiap unit pabrik selalu dipantau untuk mengetahui proses pencapaian target yang telah direncanakan dalam RKAP. Pemantauan ini dituangkan dalam format laporan yang telah diseragamkan untuk mendukung laporan manajemen. Secara umum jenis laporan yang dibuat berdasarkan periode waktu, yaitu:
Laporan Harian Laporan Bulanan Laporan Triwulan Laporan Tahunan
Sedangkan isi laporan meliputi :
Produk setengah jadi dan produk jadi,
On stream days, down time, cut rate, beserta penyebabnya, Konsumsi bahan baku dan penolong,
Persediaan bahan baku, setengah jadi, dan bahan jadi, dan
Pengamatan efisiensi on stream factor, production rate, tingkat produksi dan unit konsumsi bahan baku/penolong.
Sistem penyusunan laporan bisa digambarkan dibawah ini :
a. Masing-masing bagian produksi membuat laporan harian untuk produk setengah jadi dan produk jadi beserta distribusinya, hari operasi, duwn time dan cut time beserta penyebabnya, serta pemakaian bahan baku ataupun bahan penolong.
b. Dari laporan harian masing-masing bagian produksi, maka bagian Candal Produksi III mengolahnya sehingga menghasilkan indikasi kinerja operasi termasuk jumlah minimum yang harus dicapai agar target produksi bulanan dan tahunan tercpai.
c. Kinerja bagian produksi disajikan dalam bentuk laporan harian yang didistribusikan kepada unit yang terkait. Distribusinya diberikan dibawah ini: Laporan pengamatan harian, dari kabag Candal Produksi didistribusikan
Pemeliharaan, Karo Proses dan Lab, Ka SPI, Karo Riksa, dan Kadep Sarprod.
Laporan harian produksi, dari Kabag Candal Produksi dikirimkan kepada Kadep Produksi dengan tembusan kepada Karo Akutansi
d. Laporan harian yang terkumpul selama sebulan, direkapitulasi dalam data bulanan sebagai pedoman pembuatan laporan periode bulanan, triwulan, dan tahunan.
e. Laporan dalam periode bulanan disajikan dalam bentuk :
Laporan pengamatan bulanan. Laporan dari Kadep Produksi II didistribusikan kepada : Direktur Produksi, Kakomp Pabrik II, Kadep Produksi, Kadep Pemeliharaan, Karo Pengadaan, Karo Akuntansi, Kar Anggaran,dan Kadep Penjualan Produk Non Pupuk.
Laporan situasi produksi bulanan. Laporan dari Kadep Produksi II yang didistribusikan kepada direktur produksi dan Kakomp pabrik II.
f. Laporan dalam periode triwulan disajikan dalam bentuk :
Laporan hasil kegiatan produksi pabrik I, II, III triwulan dari Kadep Produksi I, II, dan III didistribusikan kepada direktur produksi, Kakomp Pabrik I, II, III, dan Karo Akuntansi.
Laporan APPI dari bagian candal produksi III dikirimkan kepada Kabag Candal Produksi I sebagai kompilatot sebelum kepada APPI.
g. Laporan dalam periode tahunan disajikan dalam bentuk laporan hasil kegiatan produksi pabrik I, II, III tahunan dari Kadep Produksi I, II, dan III kemudian didistribusikan kepada direktur produksi, Kakomp Pabrik I, II, III, Kadep Harian, serta Karo Proses dan Lab.
BAB VI