BAB II PENELAAHAN PUSTAKA
D. Manajemen Persediaan
Istilah manajemen sebenarnya susah didefinisikan secara tepat. Tetapi beberapa pendapat dan definisi dari manajemen banyak dikemukakan oleh beberapa ahli dan praktisi manajemen, diantaranya F.W. Taylor mengemukakan bahwa manajemen merupakan seni untuk mengetahui keinginan dan melihat bahwa hal yang telah dilakukan adalah hal yang terbaik serta menggunakan cara paling mudah untuk mencapainya. George R. Terry mengemukakan bahwa manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan untuk menentukan dan mencapai suatu tujuan dengan memberdayakan orang-orang dan sumber daya yang ada. Sedangkan istilah manajemen menurut American Management Associationadalah suatu proses untuk membimbing manusia dan sumber daya fisik lainnya ke dalam
suatu unit organisasi yang dinamis untuk mencapai kepuasan pelayanan dan derajat moralitas yang tinggi (Murugan, 2007).
Dari beberapa istilah dan definisi manajemen di atas, dapat diketahui bahwa manajemen adalah seni dalam memaksimalkan suatu produksi dengan menggunakan dan mengembangkan potensi dan talenta setiap orang sehingga mereka mampu memperkaya diri dan hal tersebut menjadikan peluang bagi mereka untuk bertumbuh dalam mencapai tujuan. Manajemen memiliki arti penting karena mempu mengalokasikan penggunaan sumber daya untuk menyelesaikan suatu tugas dan mencapai suatu tujuan (Chisholm-Burns, Vaillancourt, and Shepherd, 2011).
Persediaan merupakan salah satu bagian dari tugas manajemen dalam keputusan operasi, sebelum membuat keputusan tentang persediaan. Persediaan merupakan salah satu aset terpenting dalam banyak perusahaan karena nilai persediaan mencapai 40% dari seluruh investasi modal (Zulfikarijah, 2005). Persediaan sangat berkaitan dengan pembelian, dimana pembelian yang optimal tidak dapat dilakukan tanpa adanya pemahaman terhadap ketersediaan persediaan (Chisholm-Burns et al, 2011). Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni, serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material (Subagya, 1990).
Manajemen persediaan (inventory control) atau pengendalian tingkat persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sehingga diharapkan
Organisasi, Pembiayaan, Manajemen Informasi,
SDM
dapat memenuhi kebutuhan operasional dengan menekan investasi persediaan seoptimal mungkin agar ketersediaan kebutuhan operasional menjadi efektif dan efisien (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Bagi farmasis, manajemen persediaan ini digunakan untuk mengontrol tingkat persediaan obat menggunakan metode visual, periodik, dan terus menerus (Chisholm-Burnset al, 2011).
Prinsip manajemen persediaan adalah adanya penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan sehingga dapat selalu memenuhi kebutuhan, tetapi di lain pihak harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin. Prinsip tersebut menandakan bahwa pengelolaan sediaan harus berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif). Efektif berarti dapat menjamin pemenuhan kebutuhan sediaan, sedangkan efisien berarti dapat menekan persediaan sampai ke tingkat minimum (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).
Menurut Quick et al. (1997), secara umum siklus manajemen obat mencakup empat tahap, yaitu selection (seleksi), procurement (pengadaan),
distribution (distribusi), dan use (penggunaan). Siklus manajemen obat terlihat pada gambar.
Gambar 1. Siklus Manajemen Obat (Quicket al., 1997).
Seleksi
Penggunaan
Distribusi
Pengadaan
1. Seleksi
Fungsi seleksi atau pemilihan obat adalah untuk menentukan jenis obat yang benar-benar diperlukan sesuai dengan pola penyakit. Beberapa kriteria yang digunakan sebagai dasar acuan dalam pemilihan obat, yaitu :
a. obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit, b. obat memiliki keamanan dan khasiat yang didukung dengan bukti ilmiah, c. obat mempunyai mutu yang terjamin, baik ditinjau dari segi stabilitas
maupun bioavailabilitas,
d. biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dan biaya yang baik, e. bila pilihan lebih dari satu, maka dipilih yang data ilmiah dan
farmakokinetikanya paling baik dan lengkap, f. mudah diperoleh dan terjangkau,
g. obat sebisa mungkin merupakan sediaan tunggal (Quick, Hume, Rankin, O’Connor, and O’Connor, 1997).
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan : (a) jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan, (b) menghindari kekosongan obat, (c) meningkatkan penggunaan obat secara rasional, (d) meningkatkan efisiensi penggunaan obat. Kegiatan pokok dalam perencanaan obat adalah : (a) seleksi/perkiraan kebutuhan (memilih obat yang akan dibeli) dan (b) penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana (Quicket al., 1997).
Dalam pengelolaan obat yang baik, perencanaan sebaiknya dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari tahap terakhir pengelolaan, yaitu penggunaan obat periode sebelumnya. Gambaran penggunaan obat dapat diperoleh berdasarkan data riil konsumsi obat atau pola penyakit (morbiditas) dan gabungan dari kedua metode tersebut. Metode konsumsi didasarkan pada evaluasi kebutuhan riil periode tahun lalu dan prediksi kebutuhan masa yang akan datang, yaitu dengan memperhitungkan kemungkinan kenaikan kunjungan, stok pengaman, dan lead time. Sedangkan metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan atas beban kesakitan (morbidity load yang harus dilayani). Metode kombinasi adalah metode penggabungan antara metode konsumsi dengan metode morbiditas. Misalnya, metode konsumsi tidak dapat memantau adanya fluktuasi penyakit maka dengan metode morbiditas dapat teratasi, sedangkan untuk menghindari adanya over stockpada metode morbiditas dapat dilakukan pengecekan langsung ke gudang untuk melihat kondisi persediaan (Quicket al., 1997).
Kendala yang sering dialami adalah perencanaan obat yang terlalu banyak dan di lain pihak terjadi kekosongan (stock out) atau pilihan item obat kurang, sehingga terjadi duplikasi atau pemilihan obat yang harganya mahal dan tidak digunakan, padahal ada itemobat lain yang harganya lebih murah (Quicket al., 1997).
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui dengan menyediakan obat yang dibutuhkan di
sarana pelayanan kesehatan. Pengadaan merupakan faktor terbesar penyebab terjadinya pemborosan, sehingga perlu dilakukan efisiensi dan penghematan biaya. Penghematan biaya dilakukan dengan menyusun perencanaan obat dengan menggunakan obat generik, pembelian volume besar untuk obat yang laku, dan meniadakan obat yang equivalent. Agar proses pengadaan dapat berjalan dengan lancar dan teratur, diperlukan struktur komponen berupa personil yang terlatih dan menguasai permasalahan pengadaan, metode dan prosedur yang jelas, sistem informasi yang baik, serta didukung dengan dana dan fasilitas yang memadai (Quicket al., 1997).
Pengadaan obat bertujuan untuk : (a) menjamin ketersediaan obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan, (b) menjamin mutu obat, dan (c) memperoleh obat pada saat dibutuhkan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain : (a) kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan, (b) persyaratan pemasok, (c) penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat, (d) penerimaan dan pemeriksaan obat, (e) pemantauan status pesanan (Quicket al., 1997).
Menurut Quicket al.(1997), ada empat metode proses pengadaan, yaitu : (a) tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sehingga penentuan harga lebih menguntungkan, (b) tender terbatas atau sering disebut lelang tertutup yang hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar sehingga harga masih bisa dikendalikan, (c) pembelian dengan tawar menawar dilakukan bila jenis barang tidak urgent dan banyak, sehingga biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk jenis tertentu,
(d) pengadaan langsung, pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia, sehingga harga relatif lebih mahal (Quicket al., 1997).
Quick et al. (1997) menyebutkan bahwa proses pengadaan obat yang efektif akan menjamin ketersediaan obat yang baik dalam jumlah yang tepat, harga yang wajar dan kualitas sesuai dengan standar yang diakui. Untuk memperoleh obat-obatan dapat melalui pembelian, sumbangan atau melalui pabrik. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
a. meninjau atau memeriksa kembali tentang seleksi obat, b. menyesuaikan atau mencocokkan kebutuhan dan dana, c. memilih metode pengadaan,
d. mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier), e. menentukan syarat-syarat atau isi kontrak,
f. memantau status pesanan, g. menerima dan mengecek obat, h. melakukan pembayaran, i. mendistribusikan obat, dan
j. mengumpulkan informasi mengenai pemakaian (Quicket al., 1997). 3. Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien. Alur distribusi dimulai ketika obat dikirim oleh
produsen dan diakhiri ketika informasi penggunaan obat dilaporkan kembali kepada bagian pengadaan. (Quicket al., 1997).
Industri farmasi memproduksi obat sesuai dengan Good Manufacturing Practice (GMP) agar tercapai kualitas produk obat yang baik. Kualitas produk obat yang baik ini juga harus dipertahankan selama proses distribusi. Maka untuk menjaga kualitas produk obat dan layanan dari distributor, distribusi obat harus sesuai dengan Good Distribution Practice (GDP). Beberapa aspek dalam cara distribusi obat yang baik (CDOB), yaitu : (a) personalia, (b) dokumentasi, (c) pengadaan dan penyaluran, (d) penyimpanan, dan (e) penarikan kembali. Prinsip dari CDOB adalah menjamin keabsahan dan mutu obat agar obat yang sampai ke konsumen adalah obat yang aman, efektif dan dapat digunakan sesuai indikasi (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2003).
Beberapa faktor yang mempengaruhi distribusi, diantaranya : (a) proses administrasi, (b) penyampaian data dan informasi, (c) proses pengeluaran barang, (d) proses pengiriman, (e) proses pembongkaran, dan (f) pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan (Subagya, 1994).
4. Penggunaan
Penggunaan adalah suatu tahap masalah pemakaian obat yang rasional serta dampak penggunaan obat yang tidak rasional. Menurut Report of the Conference of Experts WHO (1987), rasional dalam pengobatan adalah jika pengobatan dilakukan secara tepat (medical appropiate), yaitu tepat diagnosis, tepat indikasi, tepat jenis obat, tepat dosis, cara dan lama pemberian, tepat penilaian terhadap kondisi pasien, tepat penyerahan, tepat informasi, tepat tindak
lanjutnya dan waspada terhadap efek samping. Ketidakrasionalan pemakaian obat sangat beragam, mulai dari peresepan obat tanpa indikasi, dosis, cara, frekuensi dan lama pemberian yang tidak tepat, hingga peresepan obat-obat yang relatif mahal atau peresepan obat-obat yang belum terbukti secara ilmiah memberikan manfaat terapi yang lebih besar dibanding resikonya. Penggunaan merupakan proses penulisan resep oleh dokter, penyaluran oleh apoteker, dan pemakaian oleh pasien yang merupakan pendekatan profesional yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan perilaku apoteker serta bekerja sama dengan pasien dan profesi kesehatan lainnya (Quicket al., 1997).