BAB I PENDAHULUAN
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi penelitian selanjutnya yang ingi menganalisis lebih jauh tentang Sistem Informasi Akuntansi terhadap prosedur Penggajian dan pengupahan.
2. Manfaat Praktis
Hasil Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi perusahaan tersebut dalam sistem prosedur penggajian.
3. Manfaat Kebijakan
Dapat dijadikan tambahan informasi bagi pimpinan perusahaan sehingga dapat memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan pada saat membuat aturan atau kebijakan yang akan dipakai oleh para anggota-anggotanya.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Defenisi Sistem
Menurut James A.Hall (2011:6) “ Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama ”.
Sedangkan menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:3) “ Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pasti tersusun dari sub-sub sistem yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan”.
Menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart (2006:2) “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Tata Sutabri (2004:18) berpendapat bahwa “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Berdasarkan dari beberapa uraian defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain.
7
2. Defenisi informasi
Krismiaji (2005:15) berpendapat bahwa “ informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat “.
Kemudian menurut George H.Bodnar (2003:1) “ informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat “.
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah melalui proses menjadi suatu bentuk yang lebih bernilai dan berguna bagi yang menerima serta dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan baik pada saat ini maupun yang akan datang.
3. Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan komoditas yang sangat penting bagi perusahaan, karena dengan adanya sistem informasi akan membantu dalam operasi dan pengambilan keputusan sehari-hari.
Menurut James A.Hall (2011:9) “ dafenisi Sistem Informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna “.
Sistem Informasi memiliki komponen antara lain input, proses, dan output.
Input dalam sistem informasi adalah data-data yang relevan untuk menghasilkan informasi yang diinginkan . Proses adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengelolah data menjadi informasi. Sedangkan output adalah berupa
informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data (Anastasia Diana dan Lilis Setiawati, 2011:6).
Berdasarkan uraian pengertian sistem informasi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi tidak akan bekerja tanpa adanya kerja sama yang harmonis antara komponen-komponen yang membentuknya dan menghasilkan suatu tujuan untuk mengubah data menjadi suatu informasi yang dapat dibutuhkan oleh pengguna informasi.
4. Tujuan Sistem Informasi
Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan bagian-bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem tersebut (James A.Hall, 2011:7).
Sedangkan menurut Narko (2002:4) bahwa tujuan dari sistem akuntansi yaitu penyediaaan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan.
Termasuk informasi akuntansi adalah laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, neraca, laporan sumber dan penggunaan dana, serta laporan-laporan lain seperti laporan penjualan perjenis produk, laporan gaji per departemen, dan lain-lain.
Tiap perusahaan harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan para penggunanya. Oleh karenanya, tujuan sistem informasi tertentu dapat saja berbeda antara perusahaan. Akan tetapi, terdapat tiga tujuan dasar yang umum
didapati disemua sistem. Menurut James A.Hall (2011:21) tujuan-tujuan tersebut adalah:
1. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.
Administrasi mengacu pada tanggungjawab pihak manajemen untuk mengelolah dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggungjawab pengambilan keputusan tersebut.
3. Mendukung Operasional harian perusahaan.
Sistem informasi menyediakan menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan efektif.
Lingkup Sistem Informasi Akuntansi dapat dijelaskan dari manfaat yang didapat dari informasi akuntansi. Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:5) manfaat atau tujuan Sistem Informasi Akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Mengamankan harta/kekeyaan perusahaan. Harta /kekayaan disini meliputi kas perusahaan, persediaan barang dagangan, termasuk asset tetap perusahaan.
b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan.
Misal, pengelola toko swalayan memerlukan informasi mengenai barang apa yang diminati oleh konsumen. Membeli barang dagangan yang kurang laku berarti kas akan terjebak dalam persediaan (yang sulit laku tersebut) dan berarti kehilangan kesempatan untuk membeli barang dagangan yang laku.
c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal. Setiap pengelola usaha memiliki kewajiban untuk membayar pajak. Besarnya pajak yang dibayar tergantung pada omset penjualan (jika pengelolah memilihmenggunakan norma dalam penghitungan pajaknya) atau tergantung pada laba rugi usaha. Tanpa sistem yang baik, bisa jadi pengelola kesulitan untuk menentukan besarnya omset dan besarnya laba rugi usaha. Selain untuk kepentingan perpajakan, adakalanya pengelola usaha juga terlibat dengan kegiatan utang piutang dengan bank atau koperasi simpan pinjam. Bank membutuhkan informasi omset dan laba rugi usaha untuk memutuskan besarnya utang yang akan diberikan.
d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.
e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan).
Data yang tersimpan dengan baik sangat memudahkan proses audit (pemeriksaan).
f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan. Anggaran merupakan alat yang sering digunakan perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran kas. Anggaran membatasi pengeluaran seperti yang telah disetujui dan menghindari pengeluaran yang seharusnya tidak dikeluarkan dan berapa besarnya.
Anggaran bermanfaat untuk mengalikasikan dana yang terbatas.
Anggaran berperan dalam penerapan skala prioritas pengeluaran sesuai dengan tujuan perusahaan. Sistem informasi dapat dirancang untuk mempermudah pengawasan pengeluaran, apakah sudah melewati batas anggaran yang telah disetujui.
g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Selain berguna untuk membandingkan informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standar dengan kenyataan seperti yang telah dikemukaan sebelumnya, data historis yang diproses oleh sistem informasi dapat digunakan untuk meramal pertumbuhan penjualan dan aliran kas atau untuk mengetahui tren jangka panjang beserta korelasinya.
5. Defenisi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:4) “ Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan “.
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:4) “Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen, baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan pengelolah data serta menyrus menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut “.
Sedangkan menurut Jerry J.Weygandt dan rekannya Donald E.Kieso dan Paul D.Kimmel (2009:395) “ Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan memproses transaksi-transaksi data dan menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak tertentu “.
Menurut James A.Hall (2011:189) “ Sistem Informasi Akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait didalamnya ”.
Menurut George H.Bodnar dan Williams S.Hopwood (2000:1) “ Sistem Informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2005:4) yaitu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoprasikan bisnis.
Dari uraian beberapa defenisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah seperangkat organisasi yang mempunyai tujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik untuk pihak intern maupun ekstern yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data yang digunakan sebagai pengambilan keputusan.
6. Pengembangan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang baik tidak terjadi begitu saja. Sistem yang baik direncanakan, didesain, diinstal, dikelolah, dan diolah ulang secara cemat.
Umumnya, sebuah sistem akuntansi dikembangkan dalam empat tahap, yaitu:
a. Analisis. Titik awal adalah menentukan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna internal dan eksternal. Sistem analis kemudian mengidantifikasikan sumber-sumber dari informasi yang dibutuhkan serta pencatatan dan prosedur mengenai pengumpulan dan pelaporan data. Jika sistem yang telah ada sedang dianalisis, maka keunggulan dan kelemahan harus diidentifikasikan.
b. Desain. Sistem baru harus dibangun dari dasar: formulir dan dokumen didesain (dibuat), metode dan prosedur dipilih, deskripsi pekerjaan disiapkan, kontrol diintegrasikan, laporan diformat, dan peralatan
dipilih. Desain ulang sistem yang telah ada mungkinhanya melibatkan sedikit perubahan atau bahkan pembenahan secara menyeluruh.
c. Implementasi (penerapan). Implementasi sistem baru atau yang telah direvisi memerlukan dokumen-dokumen, prosedur-prosedur, dan peralatan pemprosesan diinstal dan dioperasikan. Juga orang harus dilatih dan diawasi dengan ketat selama priode awal.
d. Menindaklanjuti. Setelah sistem dimunculkan dan berjalan, sistem tersebut diawasi dalam hal kelemahannya. Juga efektifitas harus dibandingkan dengan desain dan tujuan organisasi. Perubahan dalam desain atau implementasi mungkin diperlukan.
Fase-fase ini mempresentasikan siklus hidup sebuah sistem akuntansi.
Ketika pengalaman dan pengetahuan diperoleh dan seiring dengan perubah teknologi dan organisasi, sistem akuntansi dapat juga tumbuh dan berubah (Jerry J.Weygandt, 2009:397).
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi Menurut Mulyadi (2001 : 19) adalah sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang di hasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengetahui mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi
akuntansi dan menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
7. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jerry J.Weygandt bersama rekannya Donald E.Kieso dan Paul D.Kimmel (2009:396) bahwa sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien didasarkan pada beberapa prinsip dasar. Prinsip-prinsip tersebut mencakup:
a. Keefektifan Biaya
Sistem akuntansi harus efektif biaya. Manfaat informasi yang diberikan harus melebihi biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem tersebut.
b. Tingkat Kegunaan
Agar berguna, informasi harus dapat dimengerti, relevan, dapat diandalkan, tepat waktu, dan akurat. Pembuat sistem akuntansi harus mempertimbangkan kebutuhan dan tingkat pengetahuan berbagai macam pengguna.
c. Fleksibilitas.
Sistem akuntansi seharusnya dapat mengakomodasi berbagai macam pengguna dan mengubah informasi yang dibutuhkan. Sistem harus cukup fleksibel dalam memenuhi perubahan permintaan informasi yang dibutuhkan.
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sangat diperlukan dalam suatu perusahaan karena berhubungan langsung dengan karyawan.
Sistem penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
(Mulyadi, 2001 : 373).
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan merupakan sistem, prosedur dan catatan-catatan yang memberi kemungkinan untuk menetapkan secara tepat dan teliti berupa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan. (Adikoesoemo, 2000 : 185).
Berdasarkan kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan suatu sistem, prosedur dan catatan untuk menetapkan berapa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan dimana sistem penggajian ditujukan untuk karyawan tetap sedangkan sistem pengupahan ditujukan untuk karyawan tidak tetap.
Akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan ialah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara cepat dan teliti beberapa gaji atau upah yang harus diterima oleh tiap karyawan, beberapa yang harus dipotong dari gaji atau upah itu untuk pajak pendapatan atau pajak upah dan bahwa sisa gaji atau upahnya benar-benar dibayarkan kepada para karyawan. Untuk keperluan pengendalian gaji dan upah itu harus dikelompokkan
berdasarkan bagian dimana para karyaan bekerja, misalnya gaji bagian pabrik, gaji bagian penjualan, gaji bagian administrasi, dan sebagainya.
1. Penggajian a. Defenisi Gaji
Gaji adalah pembayaran kepada karyawan atas jasanya, yang jumlahnya seragam dari satu periode ke periode lain, dan tidak tergantung pada jumlah jam kerja.
Mulyadi (2001:373) berpendapat bahwa gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jabatan jenjang manajer.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi.
Pemrosesan gaji pada karyawan merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Menurut James A.Hall (2011:390) namun demikian, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan antara lain:
1) Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya prosedur yang berbeda
digunakan untuk karyawan yang dibayar per jam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untukmakun perdagangan tidak memerlukan pemrosesan khusus.
2) Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.
Penipuan penbayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
3) Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.
Umumnya perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan penggajian tidak berkelanjutan.
Pengeluaran kepada karyawan dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, atau sebulan sekali.
b. Pembayaran Gaji
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:182) mengemukakan bahwa dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji antara lain meliputi:
1) Kartu Waktu.
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir dikantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat
dapat terdeteksi dari kartu waktu. Desain kartu waktu karyawan bulanan sama dengan kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2) Daftar gaji.
Daftar gaji memuat gaji seluruh karyawan. Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potonagan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
3) Slip Gaji
Slip gaji memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji.
4) Daftar Transfer
Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke bank untuk mentransfer sejumlah tertentu kesetiap karyawan yang akan menerima gaji.
c. Pengendalian Penggajian 1) Otoritas Transaksi
Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umumnya dilakukan adalah
menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan.
2) Pemisahan Tugas
Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari pungsi personalia.
Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya.
3) Supervisi
Wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4) Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeliaran.
5) Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian:
a) Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratan dan menandatanganinya.
2. Pengupahan a. Defenisi Upah
Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap per bulan.
Menurun Mulyadi (2001:373) upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
b. Pembayaran upah
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:174) berpendapat bahwa dokumen yang dipakai dalam pembayaran upah meliputi:
1) Kartu waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir dikantor dan jam berapa mereka pulang. Jika upah didasarkan pada hari kerja, maka kartu waktu ini berguna untuk menghitung upah yang akan diterima karyawan.
2) Slip Upah
Slip upah memuat rincian komponen upah. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan salah dalam menerima upah.
3) Bukti Penerimaan Upah
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penyererahan upah kepada karyawan yang bersangkutan.
4) Daftar Upah
Daftar upah memuat upah seluruh karyawan. Daftar upah ini berguna untuk mengetahui upah setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal21. Selain itu, daftar upah juga berguna untuk mengetahui toial kas yang harus dikeluarka perusahaan untuk membayar upah karyawan.
5) Dokumen Lain untuk Merekam Kinerja Karyawan
c. Flowcart Pengupahan
Upah total = Hari kerja x upah pehari
Upah total = upah total /minggu + (jam lembur x
upah per jam lembur)
Cetak upah total Cetak upah total
selasai
C. Risiko Dalam Siklus Penggajian dan Pengupahan
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:187) ada beberapa risiko dalam siklus penggajian dan pengupahan, antara lain:
1. Data jam kerja yang tidak benar
Data jam kerja yang tidak benar ini bisa disebabkan oleh kecurangan dalam mengisi kartu waktu, misalnya seorang karyawan yang terlambat satu jam meminta tolong karyawan lain untuk memasukkan kartu waktu karyawan yang terlambat tersebut agar keterlambatan tidak tercatat kedalam kartu waktu. Data jam kerja yang tidak sesuai dengan kenyataan bisa juga disebabkan karena setting jam dalam mesin pencatat kartu waktu yang tidak benar.
2. Data unit produksi yang dihasilkan tidak benar
Tanpa administrasi pabrik yang bagus, bisa saja produk yang dihasilkan setetiap karyawan tidak tercatat dengan baik.
3. Kesalahan petugas penggajian dalam menghitung gaji dan upah.
Kesalahan penghitungan gaji dan upah bisa sangat merepotkan. Pertama, ini akan mengundang protes dari karyawan. Kedua, penghitungan gaji dan upah akan berdampak pada penghitingan pajak penghasilan. Ketiga, ada perusahaan yang menetapkan tunjangan dari presentase gaji pokok. Dalam hal ini, jika petugas salah dalam menentukan gaji pokok, maka tunjangan juga akan salah.
Adapun pendapat Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:188) bahwa pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penggajian untuk meminimalkan risiko diatas, antara lain meliputi:
1. Ada petugas yang menjaga kartu waktu. Dengan demikian, andai ada seorang karyawan yang memasukkan dua kartu kedalam mesin, maka akan ketahuan. Berbeda jika perusahaan menggunakan alat sidik jari, dengan alat sidik jari tidak mungkin karyawan melakukan kecurangan.
2. Perusahaan harus memastikan bahwa setting jam dalam mesin pencatat kartu waktu yang sudah betul.
3. Akuntan perlu merancang dokumen untuk merekam kinerja karyawan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengadministrasi hasil kinerja karyawan.
4. Bagian penggajian harus menyadari bahwa penghitungan gaji dan upah bisa sangat kompleks. Oleh karena itu, penghitungan yang bisa diotomatisasi harus diotomatisasikan. Perusahaan yang belum memiliki aplikasi penggajian dapat memanfaatkan program spreadsheet seperti microsoft exel.
5. Pastikan bahwa terdapat pemisahan tugas antara pihak yang berhak untuk merekrut karyawan baru (bagian personalia), pihak yang bertugas menghitung gaji dan upah (bagian penggajian), serta pihak yang menyerahkan gaji dan upah kepada karyawan (kasir).
a. Informasi yang di Hasilkan dalam Siklus penggajian dan pengupahan
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:189) mengemukakan informasi yang bisa dihasilkan oleh sistem informasi penggajian dan pengupahan, antara lain meliputi:
1) Besarnya potongan dari gaji dan upah karyawan untuk disetor kepihak
1) Besarnya potongan dari gaji dan upah karyawan untuk disetor kepihak
