DAFTAR LAMPIRAN
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5. Mekanisme Kerja Sistem
4.5.1. Mekanisme Kerja Sistem A
Mekanisme kerja Sistem A ini merupakan suatu siklus yang menggambarkan proses yang terjadi dari pencatatan transaksi sampai dihasilkannya laporan keuangan pada akhir periode akuntansi dan dilakukannya penutupan pembukuan pada akhir tahun buku akuntansi. Diagram alir siklus kerja sistem ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Penggunaan sistem ini dimulai dengan pengidentifikasian transaksi bisnis, kemudian transaksi bisnis tersebut dicatat dalam jurnal transaksi. Setelah dilakukan pencatatan dalam jurnal transaksi maka secara otomatis proses posting sampai dengan pembuatan laporan keuangan akan dikerjakan oleh sistem. Kemudian pada akhir tahun pembukuan dilakukan penutupan pembukuan, dan Sistem Informasi Akuntansi siap digunakan untuk mengolah data keuangan pada periode berikutnya.
Gambar 11. Siklus kerja sistem
Secara rinci, proses berjalannya Sistem ini dapat digambarkan dalam beberapa Data Flow Diagram pada Gambar 12.
Gambar 12. Diagram Alir Input-Proses-Output
Input dari sistem ini adalah data transaksi yang telah dilakukan UKM pada periode waktu tertentu. Data transaksi ini kemudian diproses sehingga dapat menghasilkan output berupa laporan keuangan.
1. Pengidentifikasian dan Pengukuran Transaksi Bisnis
2. Pencatatan Dalam Jurnal Transaksi 10. Ayat Jurnal
Pembalik
3. Posting 9.Neraca Saldo Pasca
Penutupan 4. Pembuatan Neraca Saldo 5. Penyesuaian 6. Neraca Saldo Disesuaikan 7. Pembuatan Laporan Keuangan : Laporan Laba Rugi
N 8. Penutupan Data Transaksi Proses Laporan Keuangan
Gambar 13. Diagram Alir Mikro dari input – Data Transaksi
Data transaksi UKM yang menjadi input dari sistem ini meliputi beberapa jenis dokumen, yaitu Bukti Pembelian Barang Dagang, Bukti Penjualan Barang Dagang, Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas keluar. Untuk dapat menjadikan data transaksi tersebut sebagai input pada sistem, maka data transaksi tersebut harus dianalisis dan dimasukkan dalam golongan akun tertentu yang telah tersedia, atau dapat pula menjadi akun baru bila data tersebut merupakan jenis data transaksi yang belum pernah ada.
Gambar 14. Diagram Alir Mikro dari Proses Bukti Pembelian Barang Dagang Bukti Penjualan Barang Dagang Bukti Kas Masuk Bukti Kas Keluar Proses Laporan Keuangan Data Transaksi Laporan Keuangan Memasukkan data Transaksi dalam Jurnal Umum Posting ke Buku Besar
Setelah data transaksi dikelompokkan menurut jenis akunnya, maka data-data tersebut dimasukkan ke dalam Jurnal Transaksi. Cara memasukkan data dalam jurnal transaksi menggunakan prinsip keseimbangan antara debet dan kredit yang ada dalam akuntansi, sehingga ketika sebuah transaksi mendebet sebuah akun pada Jurnal Transaksi maka dikredit pula jenis akun lain yang bersesuaian.
Setelah data dimasukkan dalam Jurnal Transaksi, maka secara otomatis sistem akan melakukan mekanisme posting, atau pemindahbukuan. Proses posting ini adalah mekanisme penjumlahan atau pengurangan jumlah saldo pada masing-masing Buku Besar Akun yang mengalami perubahan karena masuknya Data Transaksi. Setelah proses pemindahbukuan, maka secara otomatis saldo Buku Besar yang ada akan mengisi kolom-kolom saldo akun dalam Neraca dan Laporan Laba Rugi. Dengan distribusi, akun-akun riil yaitu akun dengan nomor 1-xxxx sampai 3-xxxx akan masuk pada Neraca, dan akun-akun nominal yaitu akun dengan nomor 4-xxxx sampai 8-xxxx akan masuk pada Laporan Laba Rugi.
Gambar 15. Diagram Alir Mikro dari Proses-Output 4.5.2. Mekanisme Kerja Sistem B
Mekanisme kerja Sistem Persediaan ini adalah memasukkan data pembelian barang dan penjualan barang, sehingga dapat dihasilkan data tentang persediaan dan keadaan persediaan tersebut. Mekanisme sistem ini dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar 16. Data Transaksi Neraca Laporan Laba Rugi Memasukkan data Transaksi dalam Jurnal Umum Posting ke Buku Besar Akun No. 1-xxxx sampai 3-xxxx Akun No. 4-xxxx sampai 8-xxxx
Gambar 16. Diagram Alir Sistem Data Persediaan 4.5.3. Mekanisme Kerja Sistem C
Mekanisme kerja sistem ini adalah mengolah data Laporan Keuangan yang telah dimasukkan dan menghitung nilai Rasio Likuiditas, Rasio Hutang, Rasio Aktifitas, dan Rasio Profitabilitas. Mekanisme kerja sistem dapat dilihat pada Gambar 17.
Gambar 17. Diagram Alir Mekanisme Kerja Sistem C 4.5.4. Keterkaitan Sistem A, B, dan C
Sistem A dan B saling terkait, karena Sistem B merupakan buku pembantu persediaan bagi sistem A, antara sistem A dan sistem B terdapat arus, saling pertukaran dan penyesuaian informasi persediaan yang selalu berubah karena adanya proses pembelian dan penjualan barang dagang. Laporan keuangan yang menjadi output Bukti Pembelian Barang
Dagangan Memasukkan data pembelian Memasukkan data Penjualan Laporan Stok Barang Bukti Penjualan Barang
Dagangan Neraca Laporan Laba Rugi Proses Penghitungan dan analisis Rasio oleh sistem Rasio Likuiditas dan imterpretasi
Rasio Hutang dan imterpretasi Rasio Aktivitas dan imterpretasi Rasio Provitabilitas dan imterpretasi
Sistem A menjadi input pada Sistem C. Sedangkan antara Sistem B dan Sistem C tidak terdapat hubungan secara langsung. Hubungan antar sistem ini dapat dilihat pada Gambar 18.
Arus Informasi Persediaan
Gambar 18. Hubungan antara Sistem A, Sistem B, dan Sistem C 4.6. Sistem Pengolahan Data
Agar masing-masing bagian dari Sistem Informasi Akuntansi ini dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sistem pengolahan data transaksi yang memuat beberapa dokumen prosedur. Untuk dapat menjelaskan sistem pengolahan data transaksi, digunakan Data Flow Diagram (Diagram Alir Data) yang memuat proses-proses inti transaksi bisnis yang dilakukan oleh UKM. Beberapa Sistem Pengolahan Data yang dibutuhkan yaitu Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan dan Sistem Pengolahan Data Pembelian. Titik persambungan antara Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan/Penjualan dan Sistem Pengolahan Data Pembelian dengan Sistem Informasi Akuntansi yaitu pada Sistem Pengolahan Data Daur Keuangan yang memuat Prosedur Penerimaan Kas dan Prosedur Pengeluaran Kas.
Masing-masing sistem pengolahan data ini dijalankan oleh pihak terkait yang tercantum pada gambar diagram alir. Pada UKM A, Sumber Daya Manusia yang ada belum dapat memenuhi kebutuhan pembagian peran dalam pelaksanaan fungsi yang ada dalam sistem, sehingga untuk dua bagian atau lebih fungsi dapat dikerjakan oleh satu orang.
Keterkaitan antara Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan, Sistem Pengolahan Data Pembelian, dan Sistem Pengolahan Data Daur Keuangan dapat dilihat pada diagram alir pada Gambar 19.
Sistem A
Sistem B
Laporan Keuangan
Gambar 19. Keterkaitan antara Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan, Sistem Pengolahan Data Pembelian, dan Sistem Pengolahan Data Daur Kas