DAFTAR LAMPIRAN
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.3. Sistem Informasi
2.3.1. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Widjajanto (2001), Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan peralatannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara eratyang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Dengan
adanya unsur-unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi. Berbagai kecurangan, penyimpangan, dan kesalahan dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki.
Karena bentuk perusahaan beragam, sasaran Sistem Informasi Akuntansi juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa memandang bentuk perusahaan, Sistem Informasi Akuntansi selalu terbentuk dari :
1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota, cek, dan laporan-laporan yang digunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk prosedur dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.
2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal maupun buku besar.
3. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi laba, dan neraca. 4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data
elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan atau surat pernyataan.
5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentransfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem (Widjajanto, 2001).
Beberapa hal yang perlu dijelaskan mengenai Sistem Informasi Akuntansi ini yaitu :
a. Teknik Bagan Alir
Menurut Widjajanto (2001), dalam menganalisis dan merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada berbagai permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak dan juga pada berbagai alternatif sumber daya yang dapat dipergunakan untuk
memenuhi kebutuhan itu. Apabila kebutuhan manajemen untuk mengembangkan, memperluas, atau menyesuaikan sistem telah ditentukan, analisis sistem dapat melakukan studi sistem. Studi dapat dilakukan dengan mempergunakan teknik-teknik sistem. Teknik sistem adalah piranti yang dipergunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi sistem serta hubungan-hubungan subsistem. Piranti yang banyak digunakan dalam analisis sistem adalah bagan alir (flowchart). Bagan alir adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem (Widjajanto, 2001).
Menurut Widjajanto (2001), dalam teknik bagan alir, terdapat simbol-simbol yang dipergunakan. Simbol dasar terdiri dari simbol dasar bagan alir terdiri dari simbol input/output, simbol proses, simbol garis alir, dan simbol anotasi atau komentar. Simbol input/output menyatakan fungsi input/output, yaitu data yang disediakan yaitu data yang disediakan untuk diproses (input) dan laporan yang dihasilkan dari proses (output). Simbol proses menyatakan suatu fungsi proses, misalnya melaksanakan suatu kegiatan atau kelompok kegiatan yang menghasilkan perubahan nilai, bentuk, atau lokasi informasi. Simbol garis alir digunakan sebagai penghubung simbol-simbol lainnya. Dengan digunakannya garis alir, rangkaian dan tahapan informasi dan operasi menjadi jelas. Simbol anotasi atau komentar merupakn simbol yang digunakan untuk memberi tambahan komentar sebagai tambahan penjelasan terhadap suatu simbol tertentu. Simbol dasar bagan alir dapat dilihat pada Gambar 1.
Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan bagian dari Teknik Bagan Alir. DFD merupakan diagram yang menggambarkan suatu sistem dengan sangat sederhana. Pembuatan DFD bisa dilakukan dengan bertingkat-tingkat mulai dari bertingkat-tingkat makro sampai bertingkat-tingkat mikro,
tergantung pada kebutuhan kerinciannya. DFD sangat diandalkan oleh analis sistem pada saat membuat gambaran kasar mengenai sistem (Widjajanto, 2001).
No Nama simbol Gambar simbol
1. Input/output 2. Proses 3. Garis Alir 4. Garis Alir Bersilang 6. Garis Alir Bersimpang 7. Anotasi/komentar 8. Konektor 9. Dokumen 10. Multi Dokumen 11. Keputusan 12. Magnetic Disk
Gambar 1. Simbol Dasar Bagan Alir Sistem b. Proses Pembuatan Sistem
Menurut Mc Leod (1993) proses pembuatan sistem dapat digambarkan dalam beberapa diagram alir yang terdiri dari :
1. Diagram Alir Pendekatan Sistem
Diagram alir pendekatan sistem merupakan penggambaran proses pengenalan kebutuhan sistem.
2. Diagram Alir Fase Perencanaan Sistem
Diagram Alir Fase Perencanaan Sistem merupakan penggambaran sistem mulai dari perencanaan sistem, peninjauan teknis dan manajemen, sampai pengembangan sistem. Dalam perencanaan sistem, akan ditentukan perangkat lunak yang digunakan dalam sistem, dilakukan pendeskripsian ruang lingkup dalam sistem, dan dilakukan peninjauan secara manajemen apakah Sistem Informasi yang dibuat tersebut telah layak untuk diaplikasikan atau tidak. Jika permodelan sistem telah layak atau dapat diterima, maka dilakukan aplikasi sistem, namun jika setelah peninjauan manajemen, dinilai terdapat kekurangan, maka dilakukan perbaikan. Setelah sistem diaplikasikan, dilakukan peninjauan teknis terhadap rancangan model sistem yang telah dibuat. Jika setelah peninjauan teknis, sistem dinyatakan diterima, maka sistem akan dioperasikan, namun jika setelah peninjauan teknis, dinilai terdapat kekurangan, maka dilakukan perbaikan.
c. Model Sistem Informasi Akuntansi
Model Sistem Informasi Akuntansi menerangkan hubungan antara database sistem, lingkungan sistem, dan sumber data yang akan diolah menjadi informasi (Mc. Leod, Jr., 1998). Model Sistem Informasi Akuntansi dapat dilihat pada Gambar 2.
Keterangan :
= Informasi
= Data
Gambar 2. Model Sistem Informasi Akuntansi d. Sistem Distribusi
Sistem Distribusi merupakan bagian dari Sistem Informasi Akuntansi yang meliputi proses pembelian barang dan proses penjualan barang, dalam hubungannya dengan bagian-bagian perusahaan (Mc. Leod, Jr.,1998). Diagram alir Sistem Distribusi dapat dilihat pada Gambar 3.
Lingkungan Lingkungan Manajemen Software Pengolah Data Database Sumber
Input Fisik Transformasi
Sumber Output Fisik Sistem Informasi
Gambar 3. Diagram Alir Sistem Distribusi
Sistem distribusi dalam Sistem Informasi Akuntansi tersebut dijelaskan dengan Data Flow Diagram level 0. DFD level 0 ini memberikan penjelasan awal mengenai alur sistem distribusi pembelian barang dagangan. Selanjutnya sistem distribusi ini dijelaskan secara lebih rinci pada DFD level 1, DFD level 2, dan DFD level 3. Data Flow Diagram level 0 ini dapat dilihat pada Gambar 4.
Order Penjualan Komitmen untuk Memenuhi Pesanan Order Pesanan Pengapalan Pernyataan Pernyataan Pemasok Pembayaran oleh Konsumen
Pembayaran kepada Pemasok Laporan
Laba Rugi Neraca Laporan Pendapatan Persediaan Laporan Lain Konsumen Sistem Distribusi Pemasok Manajemen Gudang
Gambar 4. Data Flow Diagram Level 0 Sistem distribusi
Proses pemenuhan pesanan konsumen oleh perusahaan meliputi pencatatan pesanan dalam hubungannya dengan persediaan, dan pencatatan keuangan. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Sistem Distribusi (DFD Mikro sistem pemenuhan pesanan konsumen) dapat dilihat pada Gambar 5 (Mc. Leod, Jr., 1998)
Order Penjualan Catatan Penolakan Order Penjualan Faktur Pernyataan
Pembayaran oleh Konsumen Data Piutang
Data Pembelian Data Persediaan Barang Komitmen Diterima
Data Order Pembayaran Pembelian
Laporan Lain Pengapalan
Laporan Faktur
Budget Pernyataan Pemasok Neraca
Pembayaran kepada Laporan Pemasok
Rugi Laba Persediaan Konsumen 1. Pemenuhan Pesanan 3. Pengisisan Jurnal Umum 2. Pesanan Persediaan Manajemen Gudang Pemasok
Gambar 5. Data Flow Diagram Level 1Sistem distribusi (DFD Mikro sistem pemenuhan pesanan konsumen)
Hal yang perlu dijelaskan selanjutnya mengenai bagian dari Sistem distribusi adalah mengenai pengisian kembali persediaan di gudang. Pengisian kembali barang di gudang berkaitan dengan proses pembelian, penerimaan barang, dan akun hutang (Mc. Leod, Jr., 1998). Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Sistem Distribusi (DFD Mikro sistem pengisian kembali barang di gudang) dapat dilihat pada Gambar 6.
Order Penjualan Pembatalan Order Penjualan Pesanan Diterima Faktur Pemenuhan
Pesanan Pengisian Barang
Pembayaran Oleh Konsumen Data Pembelian Pernyataan Data Order Penagihan Buku Besar
Persediaan Penerimaan Data Piutang Barang
Konsumen 1.1. Order Masuk 1.2. Persediaan 1.3. Penagihan 1.4. Akun Piutang 3 3 2 2
Gambar 6. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Sistem Distribusi (DFD Mikro sistem pengisian kembali barang di gudang)
Penjelasan terakhir tentang sistem distribusi adalah mengenai proses masuknya data ke dalam Jurnal Umum. Prosesnya meliputi pengisian Jurnal umum dan persiapan laporan manajemen (Mc. Leod, Jr., 1998). Data Flow Diagram (DFD) Level 3 Sistem Distribusi (DFD Mikro sistem pengisian jurnal umum) dapat dilihat pada Gambar 7.
Komitmen Data Pembelian
Order Pembelian
Pengisian Pemberitahuan Pengapalan Pesanan Pesanan Pembelian Pembelian Penerimaan Barang Persediaan Penerimaan Pembelian Pengeluaran Faktur Obligasi Pernyataan Pemasok Pembayaran Kepada Buku Besar Hutang Pemasok
2.1. Pembelian 2.2. Penerimaan Gudang Pemasok 2.3. Hutang 1 3 1
Gambar 7. Data Flow Diagram (DFD) Level 3 Sistem Distribusi (DFD Mikro sistem pengisian jurnal umum)