Kerja dalam satu tim merupakan solusi yang terbaik untuk mencapai sukses. Kesuksesan kelompok tidak tergantung pada perseorangan, tetapi lebih pada kerja tim yang saling mendukung. Pendekatan kerja tim juga akan mempermudah manajemen dan pendelegasian tugas-tugas. Pengaturan dan pendelegasian tugas serta wewenang diatur sedemikian rupa, sehingga masing-masing sumber daya yang ada dikembangkan dan dibina sesuai dengan pola kerja tim. Tim adalah kumpulan individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, ada aturan main dan mekanisme kerja yang jelas baik bagi perseorangan maupun kelompok. Masing-masing anggota bekerja dengan saling tergantung. Dalam hal ini ada hal yang harus dimengerti dan dipatuhi yaitu tentang tugas dan permasalahannya serta proses dan interaksi antara anggota.92
Demikian pula dengan kinerja Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP) agar dapat dipertanggungjawabkan maka mekanisme kerja haruslah sesuai aturan yang telah ditentukan. Kondisi over kapasitas yang terjadi dewasa ini mengharuskan Tim Pengamat Pemasyarakatan bekerja lebih giat dan lebih cermat guna mengantisipasi terjadinya salah tafsir terhadap hasil kerja. Masing-masing Tim Pengamat
92
Pemasyarakatan (TPP) mempunyai tugas dan wewenang sesuai dengan tingkatannya. Adapun pelaksanaan sidang TPP terdiri dari :
1. Sidang TPP terdiri dari :
a. Sidang Rutin yaitu Sidang TPP yang dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam 1 (satu) bulan;
b. Sidang khusus yaitu Sidang TPP yang dilaksanakan dan berlangsung setiap waktu sesuai kebutuhan pembinaan dan membahas persoalan-persoalan yang menyangkut pelaksanaan teknis Pembinaan dan Pembimbingan WBP yang memerlukan penyelesaian cepat.
2. Sidang Rutin membahas perkembangan pelaksanaan teknis pembinaan dan Pembimbingan WBP sesuai pentahapan proses pemasyarakatan.
3. Sidang khusus dapat diadakan apabila :
a. Diusulkan oleh Direktur Jenderal Pemasyarakatan, Kepala Kantor Wilayah atau Kepala UPT Pemasyarakatan;
b. Diusulkan oleh Ketua TPP; c. Diusulkan oleh anggota TPP.
4. Untuk pendayagunaan peranan TPP, Direktur Jenderal Pemasyarakatan, Kepala Kantor Wilayah atau kepala UPT Pemasyarakatan sewaktu-waktu dapat mengikuti dan mengamati penyelenggaraan sidang TPP.93
Mekanisme Kerja Tim Pengamat Pemasyarakatan telah diatur sedemikian rupa sehingga hal-hal baku dalam persidangan tidak lagi diabaikan antara lain menyangkut pengaturan tentang :
1. Sebelum sidang TPP dimulai, sekertaris berkewajiban menyiapkan segala sesuatu kelengkapan administrasi sidang dan mengesahkan acara sidang.
2. Sidang TPP dibuka oleh Ketua, dilanjutkan dengan pengantar keacara sidang. 3. Untuk sidang TPP Daerah, Wali WBP menyampaikan laporan hal ikhwal
perwaliannya setelah mendapat persetujuan dari Ketua.94
93
Keputusan Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia Nomor : M.02.PR.08.03 Tahun 1999 tentang Pembentukan Balai Pertimbangan Pemasyarakatan dan Tim Pengamat Pemasyarakatan, Pasal 20.
94
Hal pengambilan keputusan diatur sebagai berikut :
1. Pembahasan dalam Sidang TPP Daerah dapat disertai dengan menghadirkan WBP bersangkutan dan atau pihak-pihak lain terkait, setelah mendapat persetujuan dari anggota.
2. Setiap persetujuan/keputusan Sidang TPP didasarkan atas musyawarah dan mufakat.
3. Apabila musyawarah dan mufakat tidak tercapai, maka dilakukan pemilihan dengan suara terbanyak dengan ketentuan bahwa keputusan diambil lebih dari setengah ditambah 1 (satu).95
Demikian pula tentang penutupan sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan dalam mengambil suatu keputusan diatur sebagai berikut :
1. Hasil Keputusan Sidang TPP sebelum ditandatangani oleh anggota yang hadir harus dibacakan kembali dihadapan anggota.
2. Sebelum sidang TPP ditutup oleh Ketua diberikan kesempatan kepada para anggota untuk memberikan saran-saran guna pendayagunaan pelaksanaan tentang hasil keputusan yang telah ditetapkan.96
Adapun pelaksanaan sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP) untuk tingkat daerah/Lembaga Pemasyarakatan dapat diuraikan sebagai berikut :
95
Ibid, Pasal 25. 96
1. Sekretaris Tim Pengamat Pemasyarakatan
a. Menghimpun dan mempelajari nama-nama narapidana/adikpas yang akan disidangkan pada persidangan Tim Pengamat Pemasyarakatan yang sudah dijadwalkan sesuai dengan alasan-alasan dan pertimbangan-pertimbangan yang benar.
b. Melakukan pengecekan dan penyaringan atas nama-nama narapidana/adikpas berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan yang bersangkutan dengan:
1) Masa pengamatan, penelitian dan pengenalan lingkungan (Mapenaling) 2) Pembinaan tahap awal
3) Pembinaan tahap lanjutan 4) Pembinaan tahap akhir
5) Kepentingan lain misalnya pemindahan narapidana ke Lapas lain 6) Hukuman disiplin bagi narapidana/adikpas
c. Menyiapkan semua berkas narapidana/adikpas yang akan disidangkan berupa: 1) File-file narapidana tersebut yang terdiri dari surat perintah penahanan dan
surat perintah perpanjangan penahanan, vonis pengadilan dan berita acara eksekusi, berkas-berkas lain yang berhubungan dengan narapidana/adikpas.
2) Kartu Kesehatanan atau medical record
d. Membuat risalah singkat pembinaan narapidana/adikpas yang akan disidangkan yang meliputi kegiatan pembinaan yang telah dilakukan dan perilaku narapidana/adikpas selama di Lapas.
e. Membuat undangan rapat untuk persidangan TPP kepada semua anggota TPP dan melampirkan risalah singkat.Undangan ditanda tangani oleh Ketua TPP. 2. Pada saat sidang ketua TPP membuka sidang TPP dan mengecek anggota yang
hadir pada daftar hadir yang sudah disiapkan. Bila tercapai qourum (2/3 anggota hadir) ketua TPP menjelaskan dengan singkat tentang materi persidangan yang akan dilakukan.
Narapidana (orang perorangan) diperintahkan memasuki ruang sidang dengan berpakaian rapih, bersih diantar petugas tata tertib. Kepada Narapidana dijelaskan maksud persidangan dan dilanjutkan dengan memperkenalkan anggota- anggota TPP. Selanjutnya ketua TPP mengatur tanya jawab antara anggota TPP dengan narapidana-narapidana tersebut. Pada sidang lanjutan Wali Pemasyarakatan diikutsertakan. Selanjutnya narapidana-narapidana tersebut dipersilahkan meninggalkan ruang sidang.
Rapat TPP melakukan perumusan dan penentuan hasil sidang TPP. Narapidana memasuki ruang sidang kembali. Ketua TPP atau yang ditunjuk menyampaikan keputusan-keputusan sidang kepada narapidana tersebut.
Narapidana-narapidana diperkenankan meninggalkan ruang sidang. Sidang ditutup oleh ketua kecuali ada hal-hal yang masih perlu disidangkan TPP.
3. Sekretaris TPP membuat notulen persidangan dalam buku besar yang khusus dipergunakan untuk sidang-sidang TPP. Buku TPP tersebut harus selalu bersih , tidak boleh ada sobekan, dibuat nomor halaman dan dicantumkan tanggal mulai dipakai dan tanggal terakhir dipakai.
Hasil notulen tersebut diajukan kepada semua anggota TPP dan bila disetujui semua anggota TPP, sekretaris membuat berita acara persidangan yang ditanda tangani seluruh anggota TPP.Dalam waktu 2 x 24 jam sekretaris TPP harus sudah membuat/ menyerahkan rekomendasi serta risalah sidang TPP kepada Kepala Lapas.
4. Kepala Lapas (wajib) mempelajari rekomendasi dan risalah yang diajukan kepadanya. Sikap Kepala Lapas terhadap rekomendasin TPP adalah :
a. Memberi persetujuan atau menolak rekomendasi TPP tetapi harus dengan alasan benar dan dijawab secara tertulis.
b. Bila Kepala Lapas menyetujui rekomendasi TPP Kepala Lapas memerintahkan unit yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, misalnya tahap pengawasan narapidana maksimum security atau minimum
security.
c. Pada sidang TPP selanjutnya sidang lanjutan kedua atau sidang lanjutan ketiga, yang membahas masalah-masalah yang berhubungan dengan program- program pembinaan, asimilasi, cuti mengunjungi keluarga, Pembebasan
bersyarat dan Cuti menjelang bebas yang sifatnya amat penting akan dibahas pada kegiatan berikut.97
Dari hasil penelitian di lapangan pada pelaksanaan sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP) khususnya di Lembaga Pemasyarakatan Kls II B Lubuk Pakam ditemui bahwa mekanisme kerja dan proses pengambilan keputusan telah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang ada. Beberapa hal yang belum sesuai adalah pelaksanaan persidangan dalam menentukan tahap-tahap pembinaan bahwa tidak semua Warga Binaan Pemasyarakatan pernah ikut dalam persidangan dan pelaksanaan sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP) dilaksanakan berdasarkan urgensi(kepentingan yang mendesak). Hal ini disebabkan kondisi over kapasitas dan beban kerja yang ada sehingga tidak memungkinkan bagi Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP) untuk dapat melaksanakan persidangan bagi seluruh Warga Binaan Pemasyarakatan.
Peningkatan Kinerja Tim Pengamatan Pemasyarakatan (TPP) tidak hanya dilaksanakan di tingkat daerah/UPT tetapi juga di tingkat Wilayah dan Pusat. Hal ini dapat dilihat pada Rekomendasi Kepala Divisi Pemasyarakatan se-Indonesia pada acara Temu Konsultasi TPP Pusat dan TPP Kantor Wilayah Tahun 2007 yang antara lain berisi :
1. Rapat temu konsultasi TPP yang dihadiri oleh Kadivpas seluruh Indonesia mendukung dan siap melaksanakan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor : M.01.PK.04.10 Tahun 2007 Tentang Syarat dan Tata Cara
97
Pelaksanaan Asimilasi, PB, CMB, dan CB dan Peraturan Menteri Nomor : M.02.PK.04.10 Tahun 2007 Tentang Wali Pemasyarakatan.
2. Tingkatkan kerjasama dengan instansi terkait (Pemda, Penegak Hukum, BNN/BNP/BNK, dan LSM dan lain-lain)
3. Perlu peningkatan koordinasi juklak dan juklis menjadi Peraturan Teknis. 4. Perlu peningkatan koordinasi antara TPP Pusat dan Wilayah/Daerah.
5. Perlu segera diwujudkan pelaksanaan online system Informasi Manajemen.98