6. Pilar Al-Islam Kemuhammadiyahan
1.2.3 Mekanisme kontrol ketercapaian dan tindakan perbaikan
Mekanisme kontrol ketercapaian dan tindakan perbaikan untuk menjamin pelaksanaan tahap-tahap pencapaian tujuan UM Jember dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi (monev). Pelaksanaan monev dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
(1) Kejelasan tujuan dan hasil yang dicapai dari monev.
(2) Obyektif, efektif, dan efisien.
(3) Dilakukan oleh petugas terlatih dan terampil.
(4) Transparan dan akuntabel.
(5) Partisipatif terhadap pihak internal dan ekstenal.
(6) Komprehensip dan berbasis indikator kinerja.
(8) Dilakukan secara berkala dan berkelanjutan.
Ruang lingkup monev meliputi:
(1) Evaluasi terhadap dasar-dasar dari rencana strategis, yaitu analisis lingkungan eksternal dan analisis lingkungan internal.
(2) Membandingkan sasaran hasil yang diharapkan dengan pencapaian sasaran yang telah dicapai.
(3) Mengambil dan melaksanakan tindakan korektif untuk memastikan bahwa kinerja UM Jember sesuai dengan rencana.
Penanggung jawab monev adalah Rektor, sedangkan pelaksana monev adalah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas. Monev dilakukan setiap tahun, pada akhir pelaksanaan program dan kegiatan tahunan. Monev dapat juga dilakukan atas inisiatif rektor beserta jajaran pimpinan eselon I UM Jember.
Hasil monev dibawa dalam rapat evaluasi program kerja dan anggaran, rapat evaluasi akademik, rapat evaluasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan rapat lainnya minimal 1 (satu) tahun sekali.
Tujuan dari monev adalah:
(1) Mengevaluasi perubahan-perubahan dasar perumusan strategis.
(2) Mengevaluasi relevansi rencana strategis terhadap tuntutan kinerja UM Jember.
(3) Mengevaluasi kinerja UM Jember berdasarkan sasaran yang sudah dicapai.
(4) Melakukan tindakan korektif untuk memastikan kinerja UM Jember sesuai dengan rencana.
Monitoring dan evaluasi pencapaian tonggak-tonggak capaian UM Jember dijelaskan pada sub-subbab 2.4.3.
1.3 Sosialisasi visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaian dan penggunaannya sebagai acuan dalam penyusunan rencana kerja institusi PT.
1.3.1 Uraikan sosialisasi visi, misi, tujuan, dan sasaran PT agar dipahami seluruh pemangku kepentingan (sivitas akademika, tenaga kependidikan, pengguna lulusan, dan masyarakat).
1.3.2
Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran (VMTS) UM Jember disosialisasikan secara sistemik kepada sivitas akademika, karyawan, alumni, dan para pemangku kepentingan melalui berbagai kesempatan dan media. Sosialisasi internal visi dan misi dilakukan melalui workshop, rapat pimpinan, dan forum pembinaan pegawai (Gambar 1. 2). Pernyataan Visi UM Jember yang singkat dan jelas memudahkan unsur pimpinan, sivitas akademika, tenaga kependidikan, dan karyawan lainnya termasuk tenaga satpam maupun tenaga kebersihan untuk mengingatnya, sehingga mampu menyampaikannya kepada semua pihak pada berbagai kesempatan.
Gambar 1. 2. Sosialisasai Visi, Misi, dan Tujuan UM Jember.
Sosialisasi eksternal VMTS dilakukan kepada semua pihak yang potensial bermanfaat bagi perkembangan UM Jember, seperti para alumni, calon mahasiswa, warga Persyarikatan Muhammadiyah, lembaga pemerintahan, perusahaan (swasta, BUMN, dan BUMD), dan masyarakat.
Sosialisasi ini dilakukan melalui kegiatan temu alumni, temu ilmiah, temu warga Persyarikatan Muhammadiyah, dan road show ke sekolah menengah atas, instansi pemerintah, perusahaan, serta para pemangku kepetingan lainya. Sosialisasi ini dilakukan oleh pimpinan dan sivitas akademika UM Jember. Khusus sosialisasi ke sekolah-sekolah dilaksanakan oleh Unit Pelaksana Teknis Penerimaan Mahasiswa Baru (UPT PMB) UM Jember yang bekerja sepanjang tahun. Sosialisasi dilakukan juga melalui penyebaran brosur pendidikan (Gambar 3) dan media elektronik berupa website UM Jember http://unmuhjember.ac.id yang saat ini banyak diakses oleh khalayak sasaran strategis maupun masyarakat. Dengan cara ini seluruh pemangku kepentingan dapat memahami visi, misi, tujuan dan sasaran serta capaian UM Jember.
Gambar 1.3. Sosialisasi Visi UM Jember melalu brosur pendidikan.
Dalam kaitannya dengan implementasi mutu, UM Jember telah menyusun Sasaran Mutu Unversitas dengan mengacu pada Renstra UM Jember. Selanjutnya setiap unit kerja menyusun dokumen sasaran mutu sebagai penjabaran sasaran mutu universitas. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dilaksanakan setiap tahun pada setiap Program Studi dan Audit Mutu Internal pada setiap unit kerja guna mengontrol ketercapaian sasaran dan menentukan program perbaikan. Audit kinerja juga dilakukan setiap tahun untuk mengukur ketercapaian sasaran mutu universitas sekaligus dapat mengukur ketercapaian Renstra UM Jember setiap tahun. Hasil pengukuran capaian sasaran dievaluasi dan digunakan untuk menyusun program perbaikan berkelanjutan pencapain visi yang ditetapkan.
1.3.2 Jelaskan bahwa visi, misi, tujuan, dan sasaran PT serta strategi pencapaiannya untuk dijadikan sebagai acuan semua unit dalam institusi perguruan tinggi dalam menyusun rencana strategis (renstra) dan/atau rencana kerja unit bersangkutan.
Setelah Senat Univesitas menetapkan kalimat Visi, Misi, dan Tujuan (VMT) UM Jember, maka VMT tersebut langsung dikutip menjadi Pasal 11, 12, dan 13 di dalam Statuta UM Jember 2012. Upaya Pencapaian VMT tersebut dituangkan di dalam RJP UM Jember 2012 sampai dengan 2030 yang dilaksanakan secara bertahap melalui tiga tahapan Renstra. Rektor UM
Jember mewajibkan semua unit untuk menjabarkan Renstra tersebut ke dalam Renstra setiap unit. Oleh karena itu, Rektor UM Jember menerbitkan Peraturan Rektor Nomor 2716/II.3.AU/F/2013 tentang Renstra UM Jember 2012 sampai dengan 2018 yang di dalam Pasal 2 berbunyi: Segala penetapan kebijakan operasional, perencanaan program dan kegiatan, serta pengambilan keputusan di semua Unit Kerja Universitas Muhammadiyah Jember harus berpedoman pada Renstra sebagaimana terlampir dan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Selanjutnya semua unit di dalam struktur organisasi UM Jember secara berjenjang menjadikan Renstra UM Jember sebagai acuan pokok dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pengembangan unitnya. Dengan demikian semua konsep perencanaan, pedoman kegiatan, dan program kerja yang dilaksanakan oleh setiap unit dari tingkat universitas, fakultas, dan program studi memberikan kontribusi capaian terhadap tercapainya Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran (VMTS) UM Jember.
Mekanisme kontrol keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan UM Jember adalah sebagai berikut:
(1) Menetapkan misi sebagai penjabaran dari visi UM Jember.
(2) Menentukan tujuan untuk mencapai misi.
(3) Menetapkan strategi untuk mencapai tujuan.
(4) Menetapkan sasaran strategis dan program kerja untuk menjalankan strategi yang ditetapkan.
(5) Sasaran strategis dan program kerja di terjemahkan dalam rencana operasional di tiap satuan kerja di UM Jember.
Instrumen pengukur keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan UM Jember dapat digambarkan seperti pada Gambar 4.
Keberhasilan pencapaian VMTS UM Jember dapat diketahui dengan membandingkan antara program strategis dan kegiatan yang dilakukan.
Evaluasi ketercapaian program kerja tiap satuan kerja melalui seperangkat instrumen sebagai dasar disusunnya laporan program kerja dan anggaran.
Laporan program kerja dan anggaran dilaporkan secara berkala. Hal ini berarti bahwa laporan program kerja sebagai instrumen untuk menilai pencapaian sasaran strategis dari satuan kerja yang selanjutnya akan menggambarkan ketercapaian visi dari UM Jember. Jika Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA) satuan kerja di UM Jember tidak sesuai dengan VMTS universitas, maka tidak mendapat persetujuan dan secara otomatis tidak mendapatkan dukungan dana. Jadi dapat disimpulkan bahwa VMTS universitas pasti dijadikan acuan dalam menyusun renstra satuan kerja.
Gambar 1. 4. Instrumen pengukur keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan dan sasaran UM Jember.
STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN,