STANDAR 6. PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu pengadaan dan pengelolaan
B. Perhitungan unit biaya SPP tetap
2. Presensi Digital
Presensi digital dengan menggunakan finger print. Perangkat ini digunakan untuk membantu presensipegawai di UM Jember. Presensi dengan menggunakan finger print ini menggantikan presensi yang dulunya dilakukan secara manual. Dengan adanya presensi secara elektronik ini akan semakin memudahkan dalam merekap presensi. Data rekap presensi akan tersimpan ke dalam komputer sehingga bisa meminimalisasi kehilangan data.
Gambar 6.25
Presensi Digital UM Jember Data Sistem Informasi yang dikembangkan di UM Jember :
N o
Bidang /Unit Fungsionalisasi URL 1 Akademik
Kemahasiswa an
Sistem Informasi Akademik
(Penerimaan Mahasiswa Baru, Registrasi, Perkuliahan, Presensi
Dosen/Mahasisw a, Ujian, Tugas Akhir/Skripsi, Wisuda)
http://sia.unmuhjember.ac.id http://kkn.unmuhjember.ac.id http://monita.unmuhjember.ac.id http://ssc.unmuhjember.ac.id
2 Penerimaan Mahasiswa Baru
PMB Online http://pmbonline.unmuhjember.ac.i d
3 Kepegawaian Sistem Informasi http://simpeg.unmuhjember.ac.id
Kepegawaian 4 Perpustakaan Sistem Informasi
Perpustakaan,
Penelitian dan Pengabdian
LPM http://lpm.unmuhjember.ac.id http://instrumen.unmuhjember.ac.id 7 Fakultas,
Jurusan, Program Studi dan Unit
Portal media informasi dan komunikasi kegiatan unit unit
http://unmuhjember.ac.id Keuangan Sistem
Keuangan :
Aset Pengelolaan
Aset
http://aset.unmuhjember.ac.id
6.3.3 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware, software).
Pengelolaan sarana dan prasarana di UM Jember dibawah pengelolaan Biro Administrasi Umum (BAU), dengan dibantu oleh UPT Pusat Data & Informasi.
Pengelolaan sarana dan prasarana dilakukan dengan menggunakan sistem informasi manajemen aset yang biasa disebut SIMASET. Pada laman http://aset.unmuhjember.ac.id memuat aplikasi pengelolaan sarana
prasarana. SIMASET digunakan untuk mengelola sarana prasarana yang bernilai aktiva. Dimulai sejak proses pengadaan, inventarisasi, distribusi, penyusutan, perawatan serta proses penghentian aset.
6.3.4 Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan.
Dalam rangka mendukung dan memfasilitasi penyusunan kebijakan dan program kerja pimpinan di UM Jember mulai dari Rektor sampai dengan Ketua Program Studi telah dikembangkan sistem pendukung keputusan.
Melalui program pengembangan sistem informasi terintegrasi, beberapa aplikasi dan sistem informasi yang ada di UM Jember mulai di integrasikan baik dibidang akademik maupun bidang pendukung akademik. Pada bidang akademik telah dikembangkan SIA, pada bidang non akademik dikembangkan sistem informasi manajemen keuangan dan akuntansi, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi manajemen aset. Sistem Informasi akademik menghasilkan berbagai informasi akademik diantaranya monitoring dan pengambilan keputusan bidang akademik, contohnya monitoring presensi perkuliahan, monitoring ketepatan batas penilaian, monitoring penasehat akademik, monitoring tagihan pembayaran mahasiswa, pengambilan keputusan penerimaan mahasiswa, pemberian bantuan biaya pendidikan, pemutusan DO dan penentuan waktu wisuda. Selain itu juga didukung oleh aplikasi monitoring Tugas Akhir dan pendaftaran KKN.
Sistem informasi manajemen keuangan dan akuntansi menyajikan informasi sejak proses penyusunan anggaran, proses pencairan berikut laporan kegiatan sebelumnya hingga laporan akhir tahun. Semua transaksi keuangan dapat tersajikan sesuai dengan otoritas pimpinan mulai ditingkat rektorat hingga ketua program studi.
Sistem informasi manajemen aset dapat menyajikan informormasi inventaris aset UM Jember, berikut perkembangan atas pengadaan sarana prasarana baru, penyusutan dan penghentian aset UM Jember.
Sistem Informasi kepegawaian dapat membantu pimpinan dalam memonitor beban kerja dosen,tenaga kependidikan dan karyawan lainnya serta memantau penilaian angka kredit dosen.
6.3.5 Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi.
UM Jember secara bertahap melayani dirinya sendiri untuk pemenuhan kebutuhan Data Center, hal ini membuat UM Jember mandiri dalam pelayanan fasilitas sistem informasi. UPT Pusat Data dan Informasi (UPT PDI) dibentuk dalam rangka mengembangkan dan menerapkan tehnologi informasi dan komunikasi baik dalam proses pendidikan maupun pengembangan daya saing perguruan tinggi. Dalam rangka mewujudkan tujuan tersebut, maka dilakukan beberapa langkah antara lain : memberikan layanan akademik berbasis tehnologi informasi dan komunikasi kepada civitas akademika , menyediakan layanan tehnologi informasi dan komunikasi untuk mewujudkan suasana akademis yang kondusif dalam proses belajar
mengajar, mengembangkan dan menerapkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka mewujudkan good university governance di setiap unit kerja di lingkungan UM Jember, serta mendukung kegiatan penelitian dalam bentuk akses informasi penelitian dan pengembangan penelitian di bidang TIK. Program lain yang dikembangkan yaitu berupa pelayanan kegiatan belajar mengajar dalam bentuk fasilitas laboratorium komputer yang dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang lainnya.
Untuk fasilitas internet dan jaringan lokal dikembangkan secara terintegrasi di fakultas dan unit yang menggunakan jaringan internet. Sebagai backbone utama yang dipakai adalah jaringan fiber optic, sehingga akses jaringan lokal antar unit dan gedung dalam kampus sudah mencapai kecepatan gigabit per detik.
Tabel pemetaan jaringan backbone antar unit dan gedung dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
No Unit Kecepatan Sambungan
Fakultas Gedung 1 Gbps 100Mbps Wireless
1 Hukum B √
WR 2, WR 3, UPT PMB
12 Lab PAUD D √
13 Lab Dasar C √
14 Lab Pertanian C √
15 Lab Pasar Modal A √
Untuk akses dari laptop juga dikembangkan banyak titik hotspot yang bisa digunakan oleh semua warga kampus. Dengan penetrasi jaringan hotspot diharapkan akan mempermudah dosen dan mahasiswa dalam mengakses layanan sistem informasi, hal ini dibuktikan dengan lancarnya penggunaan sistem informasi yang dipakai untuk layanan baik dalam hal akademik, keuangan dan kepegawaian.
6.3.6 Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa.
UM Jember saat ini telah terkoneksi dengan jaringan komputer beralamat publik, dengan menggunakan ASTINET Telkom sebagai rekanan penyedia jasa layanan bermedia Serat Optik dengan kapasitas langganan koneksi Internet dedicated adalah 8 Mbps. Koneksi Public kedua UM Jember bekerjasama dengan ISP Sampoerna Telekomunikasi dengan langganan koneksi Internet dedicated adalah 10 Mbps.
selain itu UM Jember juga memiliki koneksi backup Upto 1 Mbps sebanyak 3 jalur yang disudah dilakukan loadbancing sehingga mendekati kapasitas Upto 3 Mbps. Berdasarkan kapasitas yang tersedia tersebut rasio bandwidth per mahasiswa adalah : 21.000 Kbps / 7000 Mahasiswa adalah 3 Kbps per mahasiswa. Pada penggunaan secara aktual (concurent) rata-rata terdapat sekitar 200 – 250 mahasiswa mengakses internet dan 200 – 300 mahasiswa mengakses intranet. Pada kondisi tersebut kapasitas bandwith yang tersedia bagi mahasiswa adalah 70 Kbps per mahasiswa.
6.3.7Aksesibiltas Data
Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut.
No. Jenis Data
Sistem Pengelolaan Data
Secara Manual
Dengan Komputer
Tanpa Jaringan
Dengan Komputer
Jaringan Lokal (Intranet)
Dengan Komputer Jaringan Luas
(Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa √
2 Pembayaran SPP √
3 Kartu Rencana Studi
(KRS) √
4 Jadwal mata kuliah √
5 Nilai mata kuliah √
6 Transkrip akademik √
7 Lulusan √
8 Tenaga pendidik √
9 Tenaga kependidikan √
10 Tenaga pendukung lainnya
√
11 Keuangan √
12 Inventaris √
13 Perpustakaan √
Jumlah tanda √ NA=0 NB=0 NC =0 ND =13
6.3.8 Blueprint sistem informasi.
Jelaskan blueprint pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi.
UM Jember telah memiliki Blueprint TIK yang telah tersusun pada tahun 2010 yang terimplementasi melalui aktifitas program hibah kompetisi. Blueprint TIK UM Jember memiliki target yang diharapkan tercapai dalam 5 tahun sejak di tetapkan. Blueprint tersebut memuat mengenai :
Audit Teknologi Informasi
Untuk dapat menyusun blueprint maka diperlukan audit atas tingkat kematangan TIK di UM Jember yang akan digunakan sebagai baseline. Dalam rangka melakukan audit ini menggunakan framework Cobit Quickstart 2nd.
Kajian Proses Bisnis
Kajian proses bisnis berisi tentang arsitektur bisnis yang memuat kesesuaian visi dan misi, value chain, struktur organisasi, relasi UM Jember dengan pihak-pihak terkait.
Ikhtisar Pengkajian Proses Bisnis mulai tersusun saat sudah dapat disimpulkan domain utama yang akan ditetapkan, diantaranya domain layanan akademik, domain penjaminan mutu dan domain administrasi dan keuangan
Arsitektur TI
Arsitektur TI berisi arahan strategis TI berikut arsitektur aplikasi, analisa kebutuhan sistem aplikasi, pemetaan aplikasi dan deskripsi umum software aplikasi, arsitektur infrastruktur sistem, arsitektur infrastruktur platform, arsitektur data dan arsitektur keamanan TIK
Tata Kelola TI
Tata kelola TI bersisi pengelolaan IT leadership, implementasi fungsi komite TI dan pengaturan chief information officer. Penempatan struktur organisasi TI memposisikan TI dalam struktur organisasi universitas berikut dengan struktur internal organisasi TI
Tata kelola Ti juga berisi rencana program pengembangan SDM TI dengan menganalisa kompetensi tenaga TI serta memilih program potensial pengembangan SDM TI. Selain itu dalam Tata kelola TI juga mengadopsi framework dalam rangka menganalisa kebutuhan kebijakan dan SOP
Roadmap
Roadmap berisi evaluasi Gap analisis mengenai arsitektur TI dan tata kelola TI dalam rangka mengidentifikasi prioritisasi inisiatif dengan mengidentifikasi inisiatif yang potensial
Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan merupakan monitoring dalam rangka evaluasi langkah langkah perubagan sistem
STANDAR 7. PENELITIAN, PELAYANAN/PENGABDIAN KEPADA