Analisis kebutuhan diklat merupakan langkah berikutnya yang dilakukan oleh lembaga setelah penetapan kompetensi yang dibutuhkan dan pengukuran kompetensi yang dimiliki. Karena langkah ini dilakukan untuk mengumpulkan berbagai informasi atau bahan-bahan yang berkaitan dengan penetapan kebutuhan diklat yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan diklat yaitu dengan membandingkan kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang dimiliki.
Oleh karena itu perlunya melakukan analisis yang mendalam oleh lembaga dalam menetapkan kebutuhan diklat karena hal ini sangat membantu lembaga dalam penyusunan rancangan diklat. Karena tujuan dilakukannya analisis kebutuhan diklat adalah untuk menghimpun berbagai informasi-informasi atau
hal-hal yang dibutuhkan oleh lembaga dalam menyusun rancangan diklat. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut adalah yang berhubungan dengan kebutuhan peserta diklat dan kebutuhan lembaga. Kebutuhan-kebutuhan diklat tersebut meliputi: tenaga pengajar, sarana dan prasarana dan fasilitas pendukung lainnya, jumlah ruangan dalam mendukung kegiatan diklat, tenaga administrasi yang dapat membantu dan mengelola kegiatan-kegiatan diklat, penyediaan anggaran dalam mendukung kegiatan diklat serta hal-hal lainnya yang diperlukan dalam mengantisipasi jika kegiatan diklat tidak berjalan sesuai rencana yang ditetapkan sebelumnya.
Dengan demikian analisis kebutuhan diklat merupakan salah satu bagian penting yang perlu diperhatikan dengan baik oleh lembaga dalam melaksanakan diklat. Karena langkah ini harus terlebih dahulu dilakukan untuk menetapkan kebutuhan diklat sebelum diklat dilaksanakan. Selain menetapkan kebutuhan diklat yang tepat dapat juga membantu lembaga dalam menentukan solusi-solusi yang dapat dimanfaatkan untuk mengantisipasi hal-hal yang muncul selama penyelenggaraan diklat, seperti materi kurang sesuai dengan kondisi ril dilapangan, kualitas tenaga pengajar, sarana dan prasarana, alokasi waktu yang kurang baik, anggaran yang disediakan kurang mencukupi serta hal-hal lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas penyelenggaraan diklat. Oleh sebab itu penting sekali bagi lembaga maupun pihak-pihak yang terlibat dalam proses diklat untuk lebih serius melakukan analisis kebutuhan diklat untuk menetapkan kebutuhan diklat yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan sehingga dapat menghindari hal-hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan diklat.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan, menurut Direktur Pelatihan Profesional menyatakan bahwa:
masih membutuhkan tenaga staf maupun tenaga pelaksana diklat yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan diklat, sarana dan prasarana, serta dukungan anggaran pemerintah karena berdasarkan kondisi dilapangan bahwa jumlah angka pencari kerja selalu bertambah.
Hasil informasi dari hasil wawancara diatas dapat dianalisis bahwa SEFOPE perlunya memperhatikan langkah analisis kebutuhan diklat ini dengan baik sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi yang akurat dan tepat terutama dalam memutuskan atau menetapkan kebutuhan-kebutuhan diklat yang sesuai dengan topik penyelenggaraan diklat sehingga proses penyelenggaraan diklat itu benar-benar dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh peserta diklat sehingga dapat merespon dengan baik terhadap lapangan pekerjaan yang disediakan dan adanya penyerapan tenaga kerja yang lebih banyak. Namun kenyataan yang ada tidak demikian dikarenakan rendahnya melakukan analisis kebutuhan diklat yang dilakukan menyebabkan poses penyelenggaraan diklat masih tergantung kepada pihak lain selain itu masih minimny penyediaan kebutuhan-kebutuhan diklat yang tepat.
Sedangkan menurut Kepala Bagian Pelatihan Profesional menyatakan bahwa:
Perlunya pengembangan pengetahuan bagi tenaga-tenaga pelaksana internal melalui pelatihan-pelatihan terhadap mereka terutama berkaitan bahasa korea sehingga mereka bisa membangun komunikasi dan kerjasama yang baik dengan pihak lain (korea) sehingga pelaksaaan diklat itu bisa menghasilkan tenaga kerja-tenaga kerja yang lebih berkualitas. Hal ini dapat dianalisis bahwa SEFOPE perlu adanya analisis kebutuhan diklat secara periodik sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi aktual
terhadap kebutuhan-kebutuhan yang perlu dipenuhi sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan diklat. Karena dengan adanya analisis kebutuhan diklat secara terus menerus maka dapat memberikan masukan-masukan yang bermanfaat terhadap SEFOPE dalam menyiapkan tenaga-tenaga penyelenggara yang ada setiap waktu terhadap pengembangan keahlian mereka sehingga apabila ada tuntutan terhadap kualitas pengetahuan dan keahlian mereka bisa dipenuhi dengan baik terutama dalam membangun komunikasi dengan mitra kerja dalam mendukung proses penyelenggaraan diklat. Jika hal ini tidak analisis dengan baik maka dapat berpengaruh negatif terhadap kualitas penyelenggaraan diklat.
Berdasarkan hasil penelitan dilapangan, menurut seorang staf pada unit pelaksana pelatihan profesiona menyatakan bahwa:
Perlunya penambahan staf maupun fasilitas pendukung lainnya pada sekretariat sehingga menfasilitasi tugas dan tanggung jawab dalam mendukung penyelanggaraan diklat kedepannya lebih baik lagi.
Hal ini dapat dianalisis bahwa keberhasilan penyelenggaraan diklat salah satu ditentukan oleh kualitas pelayanan administrasi sebagai unit yang bertanggung jawab dalam mengelola seluruh proses penyelenggaraan diklat apalagi jumlah pencari kerja terus bertambah setiap tahunnya tentunya hal ini dapat mempengaruhi tugas dan tanggung jawab unit pengelola kegiatan administrasi. Sehingga untuk mendukung pelayanan administrasi terhadap proses penyelenggaraan diklat itu berjalan lancar tentunya harus didukung dengan penyediaan SDM yang cukup pula. Oleh karena itu pentingnya menyediakan SDM yang memadai sehingga dapat mendukung proses penyelenggaraan diklat kedepannya.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan, menurut seorang calon dan yang lainnya menyatakan bahwa:
Perlunya diperhatikan penggunaan bahasa pengantar dalam proses belajar bukan berarti kami tidak senang dengan bahasa korea namun harus ada bahasa pengantar yang baik sehingga membantu kami untuk lebih memahami materi diklat maupun dalam mengikuti proses belajar berlansung. Disamping waktu yang disediakan terlalu singkat kalau bisa waktunya ditambah, karena waktu 6 bulan tidak cukup untuk mempelejari materi diklat karena semuanya dengan bahasa korea sulit sekali.
Peserta diklat merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan diklat karena mereka sebagai sasaran utama diadakan sebuah diklat sehingga penyelenggaraan diklat ini dikatakan berhasil jika diklat yang diselenggarakan dapat memberikan kemudahan-kemudahan yang dapat membantu mereka dalam mengiktui proser belajar mengajar diantaranya seperti adanya proses komunikasi yang baik sehingga dapat menfasilitasi mereka untuk berpartisipasi aktif dalam proses penyelenggaraan teori atau materi diklat dikelas.
Kualitas seorang instruktur mempunyai peranan penting terhadap penyelenggaraan diklat karena hal ini sebagai salah satu indikator untuk mengukur kualitas peserta diklat melalui penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan. Terutama bagaimana seorang instruktur membangun komunikasi yang baik dengan peserta diklat dalam menyelenggarakan proses belajar, seorang instruktur yang profesional perlunya menyesuaikan diri dengan kondisi ril peserta diklat yaitudalam menyelenggarakan proses belajar mengajar terlebih dahulu harus mengetahui penggunaan bahasa yang mudah dimengerti oleh peserta diklat sehingga dapat membangun komunikasi yang baik karena keberhasilan penyelenggaraan diklat itu salah satu sangat ditentukan oleh kualitas seorang
instruktur terutama dalam menyelenggarakan proses belajar dituntut untuk menyesuaikan diri dengan kondisi peserta diklat terutama dalam penggunaan bahasa pengantar dalam menyampaikan materi diklat. Karena hal ini akan mempengaruhi kualitas pengetahuan dan keahlian peserta diklat terhadap proses belajar yang diselenggarakan terutama dalam meningkatkan dan mengembangkan kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh peserta diklat terhadap materi diklat yang telah ditetapkan.
Begitupun halnya dengan penyediaan waktu perlu disesuaikan dengan kemampuan peserta diklat karena tidak semua peserta itu memiliki kemampuan yang sama dalam meresapkan apa yang diberikan dalam waktu yang telah ditentukan, untuk itu perlunya melakukan analisis yang baik sebelum menetapkan waktu penyelenggaraan diklat sehingga waktu yang disediakan cukup bagi peserta diklat untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian mereka sehingga dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat terhadap kebijakan yang diambil sehingga mengurangi angka pencari kerja yang ada.
Mencermati pada hasil informasi-informasi yang didapat dilapangan bahwa SEFOPE perlu adannya penambahn sumber daya yang cukup sehingga dapat mendukung pelaksanaan diklat terhadap tenaga kerja yaitu seperti tenaga-tenaga pelaksana diklat yang sesuai dengan kebutuhan diklat tentang korea linguage training. Dengan demikian perlunya adanya manajemen yang baik dan secara terus menerus terhadap sumber daya yang dimiliki sehingga dapat mendukung SEFOPE dalam melaksanakan tugas dan tanggungnya sebagai lembaga penyelenggara diklat terhadap tenaga kerja sehingga bisa menciptakan
dan menyediakan tamatan-tamatan diklat yang berkualitas sehingga penyerapan ke Korea akan lebih banyak lagi.
Berkaitan dengan itu menurut salah satu mantan tenaga kerja dan yang lainnya menyatakan bahwa:
Pelatihan yang dilakukan oleh SEFOPE dengan korea seyogyanya disesuaikan dengan kemampuan calon tenaga kerja yaitu dengan melakukan evaluasi pradiklat sehingga bisa mengerti kemampuan calon tenaga kerja dan mengkategorikan mereka dalan tingkatan-tingkatan tertentu sesuai dengan kemampuan mereka tentu saja hal ini akan berakibat pada rancangan-rancangan diklat sehingga pelaksanaanpun kedalam kategori-kategori yang telah ditetapkan. Kami yakin bahwa dengan cara seperti itu SEFOPE akan memperoleh calon-calon tenaga kerja yang siap dikirim berdasarkan permintaan dari perusahaan-perusahaan yang ada di Korea.
Perlunya melakukan evaluasi pradiklat oleh SEFOPE dalam mengukur kualitas kemampuan yang dimiliki oleh masing-masing peserta diklat sehingga mereka ditempatkan sesuai dengan kualitas kemampuan mereka dalam tingkatan tertentu sehingga rancangan diklatpun disesuai dengan tingkatan-tingkatan yang ada bukan disama ratakan karena tidak semua peserta diklat memiliki kapasitas kemampuan yang sama ada yang cepat mencerna materi diklat namun ada yang lambat. Oleh karena itu pentingnya evaluasi pradiklat terhadap penempatan peserta diklat berdasarkan tingkatan-tingkatan yang baik.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan dan hasil observasi bahwa SEFOPE sendiri belum menyediakan sumber daya yang cukup dalam mendukung program pendidikan dan pelatihan terhadap tenaga kerja sehingga hal yang mempengaruhi kualitas pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja, seperti penyediaan tenaga-tenaga pengajar yang berkualitas serta sarana dan prasarana
dan fasilitas pendukung lainnya seperti penyediaan ruangan-ruangan, transportasi dan internet yang dapat membantu peserta diklat untuk mengakses informasi tambahan tentang materi diklat sehingga bisa menunjang mereka untuk lebih menambah pengetahuan dan keterampilan mereka. Karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kualitas lembaga dalam menyediakan fasilitas-fasilitas pendukung lainnya sehingga pelaksanaan diklat itu lebih berjalan optimal. Karena penyediaan fasilitas yang lengkap atau mencukupi kebutuhan peserta diklat menjadi salah satu alasan bagi peserta diklat untuk lebih menumbuhkan semangat dan kemauan dalam berpartisipasi dalam pelaksanaan diklat yang berhasil salah satu ditentukan oleh bagaimana lembaga menyediakan fasilitas yang lebih memadai sehingga membuat peserta diklat lebih semangat untuk mengikuti proses belajar.
Disamping itu perlunya penambahan sarana dan prasarana seperti penyediaan ruangan-ruangan sebagai fasilitas penyelenggaraan proses belajar mengajar walaupun sudah disediakan namun masih membutuhkan beberapa kebutuhan-kebutuhan pendukung lainnya penyediaan ruangan-ruangan untuk membantu proses belajar dalam penyelenggaraan diklat terhadap peserta diklat seperti perlu adany penambahan ruangan untuk ruangan belajar teori yang masih terbatas jika dibandingkan dengan jumlah angka pencari kerja yang semakin meningkatkan dari tahun ke tahun. Tentu berpengaruh terhadap kualitas lembaga terutama dalam menyediakan fasilitas-fasilitas untuk mendukung proses penyelenggaraan diklat.
Berdasarkan hasil penelitian diatas dan juga hasil observasi peneliti dilapangan dapat di simpulkan SEFOPE sendiri masih membutuhkan penambahan staff untuk Sekretariat dalam menyiapkan keperluan-keperluan diklat. Begitupun dengan transportasi sebenarnya sudah ada namun perlu ada penambahan untuk lebih menfasilitasi peserta diklat untuk menjangkau tempat penyelenggaraan diklat.
Sehingga perlunya bagi SEFOPE untuk melakukan analisis kebutuhan diklat ini, karena ini merupakan salah satu langkah penting yang harus dilakukan secara mendalam karena pada langkah ini akan dapat memberikan informasi yang menjadi bahan pertimbangan bagi lembaga untuk menetapkan bagaimana sebuah program diklat itu diselenggarakan dan kebutuhan-kebuthan apa saja yang dibutuhkan termasuk juga kebutuhan untuk mengantisipasi hal-hal yang dapat menghambat proses penyelenggaraan diklat.