Langkah menyusun rancangan diklat ini erat kaitannya dengan melakukan analisis kebutuhan diklat, karena sebelum penyusunan rancangan diklat terlebih dahulu didahului dengan analisis kebutuhan diklat. Setelah itu lembaga mengambil keputusan untuk menetapkan kebutuhan diklat yang dibutuhkan. Setelah kebutuhan diklat ditetapkan barulah penyusunan rancangan diklat yang memuat tentang kebutuhan-kebutuhan yang telah ditetapkan dan melalui analisis kebutuhan diklat yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta diklat. Oleh karena itu rancangan diklat yang dirancang harus berdasarkan kepada
kebutuhan-kebutuhan diklat yang telah ditetapkan sehingga dapat merespon kebutuhan-kebutuhan peserta diklat dengan tepat.
Adapaun hal-hal yang yang termuat dalam sebuah rancangan diklat adalah sebagai berikut; tujuan diklat, manfaat diklat, program-program diklat, syarat dan kriteria peserta, pengajar, rangkaian kegiatan dan jadwal, serta teknik evaluasi yang digunakan. Dengan adanya rancangan diklat ini tentu dapat mempermudah pelaksanaan diklat terhadap tenaga kerja karena rancangan diklat tersebut tersusun secara jelas dan terarah. Tentu hal ini dapat mewujudkan keberhasilan diklat terhadap tenaga kerja tercapai dengan baik. Karena rancangan tersebut telah memuat poin-poin penting yang dapat menuntun penyelenggara diklat beserta unsur-unsurnya dengan baik. Sebab masing-masing pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan diklat itu sudah mengetahui dengan jelas arah penyelenggaran diklat itu sehingga mempermudah mereka untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Untuk menghasilkan rancangan diklat yang bermutu tentunya sangat tergantung kepada langkah analisis kebutuhan diklat yang dilakukan karena hasil analisis kebutuhan ini mempunyai dampak atau pengaruh kepada rancangan diklat. Sebab langkah melakukan analisis kebutuhan diklat akan menghasilkan informasi-informasi yang dimanfaatkan oleh lembaga sehingga dapat menyusun rancangan diklat yang tepat. Sehingga hasil rancangan diklat tersebut dapat mewujudkan pelaksanaan diklat yang baik terutama dalam mencapai harapan peserta diklat.
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dilapangan menurut Direktur Pelatihan Profesional menyatakan bahwa:
Yang mempersiapkan rancangan diklat korea kemudian dibahas bersama direktur pelatihan profesional, kepala bagian pelatihan serta staf sekretariat dan juga instruktur dari korea. materi untuk semua level baik itu level dasar, sampai kelas percakapan semuanya disusun oleh korea. sebab merekalah yang menjadi struktur dalam penyelenggaraan proses belajar dan didampingin oleh tenaga-tenaga pelaksana diklat dari SEFOPE sambil untuk membekali diri tentang bahasa korea.
Hal ini dapat dianalisis bahwa SEFOPE sendiri sudah membentuk unit-unit khusus yang berfungsi untuk menyiapkan seluruh kebutuhan dalam mendukung proses penyelenggaran diklat termasuk penyusun rancangan diklat sebagai salah satu langkah yang harus dilakukan oleh unit pelatihan profesional dalam mendukung proses penyelenggaraan diklat terhadap tenaga kerja namun berkaitan dengan materi tentang korea linguage training tentu masih tetap diambil alih oleh pihak korea karena mereka sebagai instruktur penyelenggara diklat. Dan hal ini akan lebih baik dan akan menghasilkan rancangan diklat yang berkualitas lagi.
Untuk itu sebaiknya SEFOPE sebagai lembaga penyelenggara diklat yang sepantasnya menyiapkan rancangam diklat dan setelah itu melakukan konsultasi atau pembahasan bersama dengan pihak-pihak yang relevan termasuk dari pihak korea untuk melakukan penyempurnaan atau melengkapi hal-hal yang jika dianggap belum dimasukkan dalam rancangan diklat tersebut. Sehingga akan lebih mempermudah kedua tim untuk saling melengkapi dan mengisi kelemahan-kelamahan di antara mereka sehingga dapat menghasilkan diklat yang benar-benar membahwa perubahan bagi peserta diklat khususnya memenuhi kebutuhan yang
dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Korea. Karena rancangan diklat tersebut merupakan hasil bersama sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab untuk mempertanggung jawabkan rancangan diklat tersebut dalam meningkatkan keahlian pencari kerja tentang bahasa korea. Bukan merupakan hasil sepihak yang akibatnya memberikan kendala bagi pihak lain untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya karena adanya kendala-kendala yang mempengaruhi mereka dalam menjalankan peranannya terutama dalam bahasa.
Oleh karena itu pentingnya SEFOPE untuk mengambil peranan secara langsung dalam proses penyusunan rancangan diklat SEFOPE sebagai lembaga penyelenggara diklat dan pihak korea hanya sebagai pendukung dalam proses penyelenggaraan diklat. Namun perlu adanya peningkatkan kualitas tenaga penyelenggara yang sudah dimiliki sehinggga memberikan peluang kepada mereka untuk mengambil peranan yang aktif dalan proses penyelenggaraan diklat seperti dalam mempersiapkan rancangan diklat karena hal ini dapat membantu SEFOPE untuk penyelenggaraan diklat karena SEFOPE lebih mengetahui dan mengerti kondisi ril peserta diklat sehingga rancangan diklat disusun perlu disesuaikan dengan peserta diklat bukan berdasarkan kehendak dari luar organisasi terutama penggunaan bahasa yang digunakan dalam penyusuan diklat. Karena hal ini dapat mempengaruhi semangat dan motivasi belajar peserta diklat akan materi karena bahasa korea merupakan hal yang awam sekali bagi mereka karena belum ada satupun tempat-tempat khusus yang membuka pelatihan tentang bahasa korea sehingga harus membutuhkan ekstra konsentrasi untuk mempelajari
bahasa korea akibatnya rancangan diklat yang disusun kurang mendukung peserta diklat dalam menggapai harapan mereka karena faktor bahasa.
Walaupun demikian apabila didukung dengan kerjasama tim yang baik tentu hal ini dapat memberikan pengaruh yang baik terhadap peserta diklat seperti adanya pergantian antara instruktur internal dan esktenal dalam proses belajar atau penyelenggaraan teori di kelas sehingga apabila ada peserta diklat yang mengalami kendala untuk melakukan komunikasi dengan instruktur korea tentu bisa dibantu dengan instruktur atau tenaga-tenaga penyelenggara diklat internal bisa membantu menjelaskan bahasa pengantar yang mudah dimengerti sehingga membantu mereka untuk lebih cepat mencerna apa yang diberikan. Namun hal ini tidak pernah terjadi karena instruktur SEFOPE kurang dilibatkan karena pihak korea yang lebih dipercaya oleh SEFOPE. Akibtanya rancangan diklat yang disusun kurang dan bahkan tidak adanya kerjasama yang baik antara SDM internal dan eksternal terutama dalam menyatukan ide-ide terhadap penyusuan rancangan diklat sehingga rancangan diklat tersebut dapat memberikan arah tujuan dan manfaat yang jelas terhadap semua pihak yang terlibat dalam proses penyelenggaraan diklat.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan menurut, Kepala Bagian Pelatihan Profesional, menyatakan bahwa;
Semua proses penyusunan rancangan diklat persiapkan oleh korea termasuk juga materi diklat sehingga kami kurang mendukung karena kurang melibatkan kami dalam proses penyusunan sampai membuat materi diklat. Sehingga kami tidak mengerti materi diklat itu apa dan semua disusun dengan bahasa korea tentu hal ini menjadi kendala bagi kami karena kami juga tidak mengerti bahasa korea dan lembaga juga kurang memperhatikan kami terutama dalam melakukan antisipasi melalui
training-training tentang bahasa korea sehingga bisa mendukung kami untuk terlibat lebih aktif bersama instruktur korea.
Berdasarkan hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa unit-unit penyelenggara yang sudah ada tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh SEFOPE dalam proses penyelenggaraan diklat sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan kompetensinya sebagai penyelenggara diklat dan lebih mengutamakan pihak luar untuk mengambil alih dalam penyelenggaraan diklat. Namun tetap saja tidak membawa suatu perubahan yang berarti bagi peserta diklat dalam mensukseskan kebijakan pemerintah tentang pengiriman tenaga kerja ke luar negeri khususnya ke Korea Selatan karena masih adanya beberapa hal yang belum dianalisis atau diperhatikan dengan baik oleh SEFOPE sendiri sebagai lembaga penyelenggaraan diklat seperti peningkatkan kualitas SDM internal yang merupakan aset SEFOPE dalam mendukung tujuan SEFOPE dalam mewujudkan penyelenggaraan diklat yang berkualitas dalam meningkatkan pengetahuan dan keahlian peserta diklat tentang bahasa korea baik yang sedang diselenggarakan maupun untuk selanjutnya. Bukan berarti tidak membutuhkan pihak luar namun pihak luar dapat dimanfaatkan sebagai konsultan atau pendamping bagi tenaga penyelenggara SEFOPE sambil membekali mereka sehingga mereka bisa menjadi instruktur yang berkualitas yang mampu mandiri dalam penyelenggaraan diklat selanjutnya kepada pencari kerja karena pihak luar hanya bersifat sementara berdasarkan kontrak kerja yang ada jika masa kontraknya habis mereka akan kembali ke Korea dan SEFOPE sudah memiliki instruktur-instruktur yang siap pakai sesuai dengan kebutuhan aktual yang dibutuhkan tanpa harus tergantung kepada pihak luar.
Oleh karena itu dalam menyusun rancangan diklat boleh saja dilakukan oleh siapa saja, baik itu oleh SEFOPE maupun Korea, yang penting rancangan diklat yang dihasilkan itu merupakan hasil diskusi dan keputusan bersama sehingga dapat menciptakan hubungan kerjasama dan koordinasi yang baik antar internal SEFOPE maupun dengan Korea sehingga bisa memiliki gagasan yang sama terhadap rancangan diklat yang disusun sehingga dapat menghasilkan rancangan diklat yang tepat dan benar-benar sesuai denga kebutuhan peserta diklat sehingga dapat memberikan manfaatkan yang berguna untuk menyelesaikan permasalahan yang mereka hadapi yaitu untuk dapat bekerja ke Korea.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan bahwa, menurut Kepala Bagian Pelatihan dan Profesional bahwa:
Rancangan diklat disusun oleh Korea karena mereka lebih mengerti bahasa korea disamping itu karena kurangnya peranan SEFOPE dalam mempersiapkan tenaga-tenaga penyelenggara yang ada tetapi lebih mengandalkan mengontrak instruktur dari luar.
Rancangan diklat yang baik dan bermutu adalah rancangan diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh peserta diklat sehingga dapat dimanfaat oleh mereka guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka . Dan dalam proses penyusunan diklat sebaliknya melibatkan seluruh unsur-unsur yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan diklat sehingga dapat memberikan ide-ide yang dapat mendukung kualitas penyusunan diklat. Terutama berkaitan dengan faktor bahasa karena faktor ini akan mempengaruhi proses belajar mengajar. Sedangkan kualitas peserta diklat itu sangat ditentukan oleh kemampuan dan keterampilan yang dimiliki oleh instruktur diklat dalam menyelanggarakan proses bekajar. Terutama dalam menggunakan bahasa
pengantar yang baik dan mudah dimengerti oleh peserta diklat sehingga dapat menghasilkan hubungan timbal balik yang baik antara instruktur diklat dengan peserta diklat.
Sesuai dengan kondisi riil peserta diklat maupun tenaga-tenaga penyelenggara internal bahwa rata-rata tidak mengerti bahasa korea sedangkan rancangan diklat maupun instruktur diklat semuannya menggunakan bahasa korea, tentu hal ini menjadi hambatan yang besar bagi tenaga-tenaga internal untuk memberikan dukungan terhadap instruktur diklat dari Korea. Begitupun halnya dengan peserta diklat tentu akan menjadi kendala bagi mereka dalam mengikuti proses belajar maupun dalam memahami materi diklat.
Dengan demikian rancangan diklat yang dihasilkan bukannya dapat membantu peserta diklat untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang mereka miliki namun malah menambah masalah baru bagi mereka karena kendala dalam menciptakan komunikasi yang baik dengan instruktur diklat terutama dalam proses belajar dimana hanya terjadi satu arah yaitu hanya dari insturktur diklat ke peserta diklat sebaliknya kurang dan bahkan tidak aktif sehingga menyebabkan peserta diklat hanya sebagai pendengar setia. Tentu hal ini sangat mempengaruhi kualitas peserta dalam mengikuti penyelenggraan diklat.
Disamping itu, untuk menghasilkan rancangan diklat yang baik dan bermutu sangat dibutuhkan kerjasama tim yang baik antara internal dengan eksternal karena hal ini sangat mendukung untuk mencetak rancangan diklat dapat memberikan manfaat sesuai dengan yang diharapkan oleh peserta diklat maupun lembaga. Karena manajemen penyelenggaraan diklat yang baik dan bermutu
mensyaratkan supaya adanya hubungan komunikasi yang baik dengan semua pihak yang memainkan peran serta sekaligus menguntungkan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan diklat. Karena proses pelaksanaan diklat itu bukan hanya satu atau dua hari namun berjalan dalam waktu yang cukup lama sehingga perlunya membina hubungan baik yang saling menguntungkan itu yang sangat diharapkan dan perlu ditingkatkan dan dikembangkan. Sebab dengan membangun hubungan komunikasi yang baik antara semua unit yang ada dalam lembaga maka akan menjamin saling adanya kesepahaman dan kesepakatan untuk menghasilkan rancangan diklat yang baik dan dapat memberikan kepuasan bagi semua pihk yang berkepentingan.
Berdasarkan apa yang telah diuraikan diatas dapat disimpulkan bahwa SEFOPE sendiri kurang memainkan peranan dalam penyusuan rancangan diklat terutama dalam pemanfaatan tenaga-tenaga penyelenggara yang dimiliki dalam mendukung dan melakukan kerjasama yang baik dengan instruktur yang dikontrak dari Korea karena faktor bahasa yang dialami oleh kedua belah pihak. Untuk menghindari hal-hal tersebut perlu adanya manajemen sumber daya manusia yang baik dalam internal SEFOPE dalam mengantisipasi tuntutan-tuntutan kebutuhan lembaga, seperti kebutuhan akan bahasa korea yang merupakan salah satu kebutuhan yang harus dipenuhi SEFOPE terhadap SDM yang dimiliki karena hal ini berkaitan dengan hubungan bilateral yang dibangun oleh kedua negara yaitu Timor Leste dan Korea Selatan. Terutama dalam mendukung pendidikan dan pelatihan terhadap tenaga kerja Timor Leste sehingga dapat bekerja ke Korea Selatan.