Untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan diklat dari waktu ke waktu perlu dilakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan dan hasil diklat. Dari evaluasi tersebut, lembaga dapat mengetahui dengan baik hasil penyelenggaraan diklat sehingga dapat melakukan perbaikan-perbaikan. Karena hasil evaluasi itu dapat digunakan sebagai umpan balik yang merupakan masukan bagi perbaikan diklat agar diklat mencapai tujuannya.
Evaluasi itu sebaiknya dilakukan selama proses penyelenggaraan diklat yang berlangsung maupun pasca penyelenggaraan diklat. Hal ini untuk mengetahui apakah peserta diklat memperoleh manfaat dari diklat yang diselenggarakan atau tidak. Oleh sebab itu pentingnya melakukan kegiatan evaluasi supaya lembaga bisa menilai atau mengukur keberhasilan yang diberikan kepada sasaran penyelenggaraan diklat.
Dalam kontek ini pranata manajemen yang diperlukan adalah pelaksanaan evaluasi diklat yang berkualitas. Dengan demikian berbagai pemangku kepentingan atau stake holder dapat memperoleh gambaran tentang kualitas penyelenggaraan dan hasil diklat yang selanjutnya dapat dijadikan masukan dalam membuat justfifikasi dan penyusunan tindak lanjut termasuk penyempurnaan sistem diklat itu sendiri. Khususnya memperbaiki beberapa kelemahan-kelemahan yang masih dimiliki oleh lembaga diklat seperti kualitas dan kuantitas SDM, sarana dan prasarana, dan dukungan anggaran yang cukup. Karena selain faktor SDM dan sarana dan prasarana, hal lain yang tidak kalah penting dan sangat mempengaruhi kualitas penyelenggaraan diklat adalah ketersediaan atau
dukungan dana yang cukup guna menunjang seluruh proses menyelenggarakan diklat yang kualitas supaya dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para peserta.
Karena tidak bisa dipungkiri bahwa keberhasilan penyelenggaraan diklat akan berjalan dengan baik dan dapat menciptakan tamatan-tamatan diklat yang berkualitas dan berkompetensi sangat tergantung kepada dukungan anggaran yang tersedia. Jika hal ini dipenuhi oleh pemerintah akan memberikan ruang yang besar kepada lembaga diklat untuk melaksanakan tugas dan fungsinya lebih efektif terutama dalam menyediakan kebutuhan-kebutuhan yang dapat mendukung pencapaian tujuan diklat bermutu.
Pada dasarnya manfaat dari melakukan evaluasi adalah untuk melakukan pengukuran terhadap kualitas pencapaian yang dicapai melalui seluruh proses kegiatan yang telah diselenggarakan mulai dari tahap awal sampai tahap terakhir sehingga dapat memberikan rekomendai-rekomendasi yang dapat dimanfaatkan untuk penyelenggaraan diklat kedepannya atau berikutnya.
Evaluasi merupakan komponen penting dalam penyelenggaran diklat, tanpa evaluasi, lembaga tidak mengetahui apakah program diklat yang diselenggarakan oleh lembaga itu berhasil atau tidak. Dengan demikian sangat pentingnya bagi lembaga untuk melakukan evaluasi. Melalui evaluasi yang terstruktur dapat membantu lembaga menentukan letak permasalahan karena evaluasi dapat dijadikan masukan dan bahan pertimbangan dalam pengendalian diklat sekaligus bahan penyempurnaan diwaktu yang akan datang. Maka permasalahan umum yang menjadi kegiatan evaluasi adalah yang berkaitan
dengan instruktur, fasilitas pelatihan, jadwal pelatihan, media pelatihan materi pelatihan.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dilapangan, menurut Direktur Pelatihan Profesional menyatakan bahwa:
Kami selalu melakukan evaluasi, yang pertama kepada peserta diklat yaitu melalui ujian akhir untuk mengukur kemampuan pemahaman peserta diklat terhadap materi yang diberikan. Kedua dari peserta diklat terhadap instruktur diklat, kepada peserta diklat selesai penyelenggaraan diklat dibagi formulir, namun untuk evaluasi hasil diklat belum dilakukan namun kedepannya kami akan bekerja dengan pihak korea untuk mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan dalam melakukan evaluasi hasil. Evaluasi merupakan salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh SEFOPE karena kegiatan ini dapat memberikan informasi yang akurat tentang kualitas keberhasilan yang telah dicapai. Selain itu juga melalui evaluasi ini SEFOPE dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang belum dilakukan dengan baik sehingga mempengaruhi kualitas penyelenggaraan diklat dalam mendukung program pemerintah tentang pengiriman tenaga kerja ke Korea dalam memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Korea melalui kesempatan kerja yang ditawarkan.
Walaupun evaluasi dilakukan namun hanya sebatas melalui penyelenggaraan ujian akhir untuk mengukur kualitas pemahaman peserta diklat tentang materi diklat yang telah diselenggarakan begitupun terhadap instruktur diklat yang dilakukan oleh peserta diklat. Namun untuk hasil diklat belum pernah dilakukan sehingga menyebabkan SEFOPE sendiri tidak mengetahui bagaimana keberhasilan penyelenggaraan diklat yang telah dicapai sehingga bisa menentukan kebutuhan-kebutuhan yang perlu dibenahi dan disempurnakan sehingga dapat
menghasilkan diklat yang berkualitas yang sehingga dapat meningkatkan jumlah angka pengiriman tenaga kerja Timor Leste ke Korea.
Sedangkan menurut Kepala Bagian Pelatihan menyatakan bahwa:
Selesai penyelenggaraan diklat selalu dilakukan evaluasi, baik itu kepada peserta diklat maupun kepada tenaga pengajar, kepada peserta diklat evaluasi dilakukan melalui tes akhir untuk mengetahui penguasaan mereka terhadap materi diklat yang diajarkan dan untuk tenaga pengajar dinilai berdasarkan hasil akhir yang dicapai oleh peserta diklat rata-rata hasil akhir dari mereka memuaskan berarti kualitas instruktur atau tenaga pengajar itu bagus namun nilai hasil peserta diklat kurang dari rata-rata berarti kualitas instruktur itu kurang bagus berarti proses belajarnya kurang berjalan lancar. Untuk evaluasi hasil belum dilaksanakan karena belum ada formulirnya tetapi untuk kedepannya pasti disediakan.
Rendahnya angka pengiriman tenaga kerja ini menunjukkan bahwa penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan belum dapat mendukung peserta diklat dalam memenuhi kebutuhan lapangan pekerjaan yang ditawarkan kepada kualitas pengetahuan dan keahlian yang mereka miliki. Hal ini disebabkan karena hasil evaluasi yang sudah dilakukan belum atau tidak dimanfaatkan sebagai bahan masukan yang sangat penting untuk diperhatikan oleh SEFOPE dalam menyempurnakan unsur-unsur pendukung penyelenggaraan diklat. Tetapi lebih mengutamaka kepada penyelenggaraan diklat saja namun kegiatan evaluasi belum dijadikan sebagai salah satu kegiatan pokok yang harus dilakukan sehingga dapat memberikan informasi-informasi terutama mengenai pencapaian ahkir yang diperoleh dari peserta diklat dalam mendukung kebijakan pemerintah tentang pengiriman tenaga kerja ke Korea.
Begitupun halnya salah seorang staf di bagian sekretariat menyatakan bahwa:
Evaluasi jarang dilakukan masih sebatas penyelenggaraan diklat saja walaupun dilakukan hanya pada peserta diklat yaitu tes akhir kepada peserta. sehingga banyak hal yang belum diperbaiki.
Hal menunjukkan bahwa SEFOPE sendiri belum memberikan perhatian yang serius terhadap kegiatan evaluasi yang mana sebagai salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan sehingga dapat memberikan rekomendasi-rekomendasi yang bermanfaat dalam penyelenggaraan diklat kedepannya.
Sehingga hasil penelitian dilapangan menurut seorang mantan kepala bagian pelatihan profesional menyatakan bahwa:
Evaluasi itu sangat penting dilakukan untuk mengukur pencapai yang telah dicapai sehingga bisa memberikan umpan balik yang dapat dimanfaat untuk melakukan penyempurnaan penyelenggaran diklat diwaktu-waktu yang akan datang.
Pentingnya melakukan evaluasi baik itu pradiklat maupun pasca diklat terhadap semua proses penyelenggaraan diklat termasuk juga hasil diklat, karena kegiatan ini memainkan peranan penting dalam mendukung lembaga untuk mengukur kualitas keberhasilan yang telah dicapai apakah sudah sesuai dengan tujuan penyelenggaraan diklat atau belum, jika belum apa yang menyebabkan sehingga belum mencapai tujuan. Sehingga memberikan masukan-masukan baik sebagai bahan pertimbangan bagi lembaga dalam melengkapi kebutuhan-kebutuhan atau faktor-faktor yang belum terpenuhi dengan baik sehingga dapat menyebabkan penyelenggaraan diklat itu berhasil atau belum mencapai tujuan yang diharapkan oleh semua pihak. Dengan demikian penting sekali untuk melakukan evaluasi tanpa kecuali.
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan dapat disimpulkan bahwa SEFOPE sendiri belum melakukan langkah evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat. namun evaluasi yang dilakukan baru sebatas mengukur keberhasilan dan kegagalan diklat melalui ujian akhir pada peserta diklat. Tentu hal ini belum memberikan suatu ukuran terhadap kualitas pencapaian penyelenggaraan diklat. Oleh karena itu pentingnya melakukan evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat karena langkah ini merupakan komponen pokok yang harus dilakukan oleh SEFOPE setelah menyelenggarakan diklat. Karena melalui kegiatan atau langkah ini akan lebih banyak menghasilkan informasi-informasi baik itu informasi tentang keberhasilan maupun informasi-informasi tentang kegagalan atau permasalahan yang menjadi kendala dalam menyelenggarakan diklat.
Jadi evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat itu sebagai sebuah jawaban atas segala proses penyelengaraan diklat yang diselenggarakan apakah sudah berhasil mencapai tujuan atau belum, jika sudah berhasil mencapai tujuan berarti langkah penyelenggaraan diklat berikutnya adalah ditingkatkan namun jika jawabannya gagal berarti perlu adanya penyempurnaan terhadap unsur-unsur yang belum berfungsi dengan baik sehingga dapat mendukung penyelenggaraan-penyelenggaraan diklat berikutnya.
Sehingga untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan diklat dari waktu ke waktu hanya dilakukan melalui evaluasi penyelengaraan dan hasil diklat karena hasil evaluasi ini dijadikan umpan balik yang merupakan masukan bagi perbaikan dan pasca diklat agar diklat berhasil mencapai tujuan.
Evaluasi adalah hal yang mutlak dilakukan karena begitu suatu hal begitu pentingnya evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat untuk selalu dilakukan setiap waktu selesai penyelenggaraan diklat, karena banyak lembaga penyelenggara diklat yang gagal menyelenggaraan diklat karena kurang mementingkan kegiatan evaluasi diklat namun lebih kepada penyelenggaraan diklat. Secara umum evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat itu diselenggarakan melalui pengisian formulir yang telah disediakan oleh lembaga penyelenggara diklat, formulir tersebut berisi tentang beberapa point penting yang digunakan sebagai tolak ukur dalam mengukur kualitas pencapaian tujuan diklat. Seperti tanggapan tentang instruktur, fasilitas diklat materi diklat, metode diklat, logistik dan lain sebagainya.
Evaluasi penyelenggaraan dan hasil diklat itu dapat dilakukan dalam beberapa tahap satunya bisa melalui empat model level evaluasi yaitu:1) Reaction yaitu ditujukan untuk mengukur tingkat kepuasan peserta terhadap pelaksanaan diklat, caranya menggunakan ceck list (Isi, metode dan logistic), 2) Learning yaitu untuk mengukur tingkat pemahaman peserta atas materi diklat, caranya melalui tes tertulis atau studi kasus, 3) Behavior /application yaitu untuk mengukur implementasi peserta di pekerjaan sehari-hari, caranya melalui tugas yang dikerjakan, dan 4) Result yaitu untuk mengukur dampak diklat terhadap kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan.
Dengan demikian SEFOPE perlunya melakukan evaluasi terhadap langkah-langkah yang diterapkan dalam pelaksanan diklat seperti evaluasi terhadap faktor internal dan eksternal terutama berkaitan dengan penyediaan dan
penyiapan SDM baik kualitas maupun kuantitasnya, kompetensi yang dibutukan, pengukuran terhadap kompetensi yang dimiliki, penetapan kebutuhan diklat, dan penyelenggaraan diklat maupun yang lainnya perlu di lakukan evaluasi oleh SEFOPE bersama pihak-pihak yang terkait dalam penyelenggaraan diklat sehingga dapat memberikan gambaran atau informasi sebagai masukan kepada SEFOPE maupun kepada semua pihak yang berperan serta dalam penyelenggaran diklat untuk dapat menyelenggarakan diklat yang lebih baik dan berkualitas lagi ke depannya.
Minimnya angka pengiriman ini menunjukkan bahwa lembaga belum menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif hal ini disebabkan tidak adanya evaluasi terhadap hasil diklat. Sehingga pentingnya dilakukan evaluasi karena dari hasil hasil evaluasi tersebut bisa digunakan sebagai bahan perbaikan atau penyempurnaan terhadap unsur-unsur yang belum sukses ditetapkan dengan baik sehingga perlu diperhatikan demi penyelenggaran diklat baik lagi, terutama dalam mendukung program pengiriman tenaga kerja tenaga kerja timor leste ke Korea selatan ini lebih efektif.