BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN
6.1.6. Menyusun Inisiatif Strategi/Program Kerja dan
Tahap terakhir dari cascading Balanced Scorecard adalah merumuskan Key Performance Indicator untuk setiap strategi yang telah diusulkan. KPI mempunyai peranan yang sangat penting karena setiap strategi dan peta strategi yang telah disusun perlu untuk dipantau dan diukur tingkat pencapaiannya. Selanjutnya, hal yang perlu dilakukan adalah menentukan program kerja yang merupakan tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai KPI sesuai dengan target yang ditentukan oleh organisasi. Setelah menentukan program kerja, selanjutnya akan ditentukan aktivitas operasional dari setiap program kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap aktivitas juga akan memiliki KPI yang digunakan sebagai alat pengukuran ketercapaian dari aktivitas tersebut. Dalam merumuskan KPI dan inisiatif strategi, diperlukan metode analisa Critical Success Factors untuk mengidentifikasi inisiatif strategi atau aksi dan KPI yang tepat dalam mencapai strategi DPTSI serta membantu menyelaraskan strategi dengan inisiatif strategi atau program kerja yang dipilih dengan KPI, sehingga seluruh faktor-faktor penting pendukung pencapaian suatu strategi dapat saling berkaitan satu sama lain.
Pada tahap ini, perumusan inisiatif strategi dan KPI dilakukan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan inisiatif strategi (program kerja) yang telah dimiliki oleh DPTSI dan dengan menambahkan program kerja atau aktivitas yang diperlukan oleh DPTSI dengan menganalisis kembali kondisi kekinian atau analisa SWOT yang dimiliki oleh DPTSI.
6.1.6.1.Perumusan Inisiatif Strategi berdasarkan Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan inisiatif strategi. Analisis ini didasarkan pada logika yang daapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Berikut ini adalah analisis SWOT DPTSI ITS :
Tabel 6.7 Hasil Analisa SWOT DPTSI ITS
Strength Weaknesses
S1 - Adanya dukungan yang tinggi dari pihak manajemen ITS
S2 - Memiliki tingkat pengamanan infrastruktur jaringan dan ruang server yang baik S3 - Telah
menggunakan aplikasi/software yang legal untuk kegiatan
operasional
W1 - Tidak ada perhitungan analisa biaya pemanfaatan/penggun aan teknologi dengan biaya belanja TI yang dikeluarkan
W2 - Belum memiliki Masterplan TIK yang terdokumentasi dengan baik sebagai strategi
pengembangan ke depannya
W3 - Adanya keterbatasan dana dari ITS sehingga banyak
S4 - Tingkat pengamanan layanan internet ITS yang baik S5 - Telah menerapkan
standarisasi untuk pembangunan database
S6 - Memiliki jaringan WAN dan LAN yang handal S7 - Pengelolaan server yang optimal dibandingkan dengan universitas lainnya
program kerja yang tidak berjalan
W4 - Kemampuan TI pegawai yang tidak merata sehingga menyebabkan
perbedaan banyaknya tugas dan tanggung jawab
W5 - Kurangnya jumlah pegawai tetap yang memiliki kebutuhan yang diperlukan sehingga masih perlu merekrut pegawai magang untuk menyelesaikan tugas W6 - Kurangnya pelatihan TI yang diberikan kepada pegawai DPTSI
W7 - Pola pikir pegawai yang masih berfokus
ke pemenuhan
deadline tugas
W8 - Masih rendahnya tingkat pemahaman pegawai terhadap IT security yang baik W9 - Kurangnya SOP yang
digunakan dalam kegiatan operasional terutama dalam pengembangan SI dan IKTI
W10 -Layanan helpdesk yang masih kurang optimal dilihat dari jumlah keluhan yang
masuk dan terselesaikan W11 -Kurangnya tingkat peremajaan fasilitas TI yang ada W12 -Kurangnya inovasi teknologi sistem informasi karena terlalu berfokus pada pemenuhan
operasional
W13 -Tidak adanya reward untuk SDM yang memiliki beban kerja berat dan keahlian khusus.
W14 -Tidak adanya punishment untuk SDM yang melanggar aturan kerja maupun keamanan. Opportunity Threats O1 -Tuntutan pelanggan TI terhadap peningkatan dan pengembangan layanan DPTSI O2 -Potensi kerjasama pengembangan teknologi sistem T1 - Adanya pengurangan dana subsidi untuk PTN dari pemerintah
T2 - Meningkatnya
penggunaan teknologi informasi sebagai penunjang utama proses bisnis organisasi
informasi yang sangat memungkinkan dengan instansi lain O3 -Potensi
pengembangan mobile application Integra ITS yang resmi untuk mempermudah pengguna O4 -Pesatnya perkembangan teknologi informasi memungkinkan untuk pengembangan SI Integra sebagai sarana untuk memberikan pelayanan yang berkualitas
O5 -Potensi
pengembangan sarana dan prasarana DPTSI
yang sangat memungkinkan O6 -Perlunya sistem otomatis untuk memantau jaringan dan infrastruktur TI T3 - Kemungkinan terjadinya fatal human error yang menimbulkan kerugian T4 - Kemungkinan terjadinya
malware attack pada sistem informasi penting yang dapat menimbulkan kerugian
T5 - Kemungkinan adanya natural disaster yang
dapat merusak
infrasktruktur TI khususnya server
6.1.6.2.Hasil Perumusan Inisiatif Strategi DPTSI berdasarkan TOWS
Berdasarkan kekuatan (Strengths), peluang (Opportunities), kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats) pada DPTSI yang telah diidentifikasi, selanjutnya akan disusun inisiatif strategi atau program kerja yang akan dibuat menggunakan matrix TOWS. Dengan malihat hasil analisis SWOT, diharapkan inisiatif strategi yang dibuat dapat dijalankan oleh
DPTSI karena telah disesuaikan dengan kondisi yang dimiliki DPTSI saat ini. Hasil analisa matriks TOWS terlampir pada Lampiran G.
6.1.6.3.Penyusunan Inisiatif Strategi dan KPI melalui Analisa Critical Success Factor
Tahap terakhir dari cascading Balanced Scorecard adalah merumuskan Key Performance Indicator untuk setiap strategi yang telah diusulkan. KPI mempunyai peranan yang sangat penting karena setiap strategi dan peta strategi yang telah disusun perlu untuk dipantau dan diukur tingkat pencapaiannya. Selanjutnya, hal yang perlu dilakukan adalah menentukan program kerja yang merupakan tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai KPI sesuai dengan target yang ditentukan oleh organisasi. Dalam merumuskan KPI dan inisiatif strategi, diperlukan metode analisis CSF untuk mengidentifikasi inisiatif strategi atau aksi dan KPI yang tepat dalam mencapai strategi DPTSI.
Berikut ini akan dijabarkan analisis Critical Success Factor (CSF) untuk setiap strategi yang telah dirumuskan sebelumnya untuk mendapatkan Key Performance Indicators (KPI) dan aksi (program kerja) dengan pemberian tanda bintang (*) pada program kerja eksisting yang telah dimiliki oleh DPTSI. Hasil analisa CSF untuk setiap strategi DPTSI terlampir pada Lampiran H.
Selanjutnya akan hasil dari Analisa CSF akan diviusalisasikan dalam tabel yang menggambarkan kesimpulan dari analisis CSF yang telah dilakukan untuk setiap strategi DPTSI yang berisi Key Performance Indicator dan Inisiatif Strategi/Program Kerja terlampir pada Lampiran I.
Setelah menentukan Key Performance Indicators (KPI) maka akan berikut ini akan dijelaskan bagaimana cara memperoleh atau menghitung Key Performance Indicators (KPI) tersebut. Penjelasan Key Performance Indicators DPTSI terlampir pada Lampiran J.
6.1.7. Melakukan Validasi IT Balanced Scorecard DPTSI