BAB V HASIL PENELITIAN
5.5. Output
Koordinasi dari unsur – unsur yang terkait pada input dan proses yang terdapat pada manajemen persediaan obat dirumah sakit akan menghasilkan suatu output. Output dari manajemen persediaan obat yaitu ketersediaan obat di gudang farmasi yang ditandai dari pengendalian obat yang baik. Pengendalian obat yang baik jika jumlah dari tiap jenis barang yang ada digudang mencukupi untuk memenuhi kebutuhan permintaan yang ada di rumah sakit.
Ketersediaan jumlah obat dirumah sakit selalu diusahakan dalam keadaan cukup, tidak hanya cukup untuk memenuhi kebutuhan user tapi juga cukup sebagai stok cadangan yang digunakan untuk keperluan diluar perkiraan dari kebutuhan biasanya. Namun, dalam pengendalian obat di gudang farmasi terkadang masih terjadi masalah seperti kekosongan stok obat.
Output dalam pengendalian obat sesuai dengan ketetapan Depkes tahun 2014 bahwa tidak terjadi kekosongan obat, tidak ada obat yang kadaluarsa/rusak, dan stock opname secara berkala. Berikut gambaran hasil pada output manajemen persediaan :
Bagan 5.4
Output Manajemen Persediaan
OUTPUT
Stock out
a.Berdasarkan telaah dokumen kekosongan obat yang terjadi di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35 jenis obat paten yang dilakukan pemesanan cito karena tidak tersedianya obat yang dibutuhkan. Dengan total nilai mencapai Rp. 77.933.107
b.Menurut informan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi yaitu faktor dana dan faktor distributor.
Obat Kadaluarsa
a.Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa terdapat 6 jenis obat yang kadaluarsa pada periode Januari – Maret 2015 di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Kerugian yang diterima RSUD Kota Bekasi akibat obat-obatan yang kadaluarsa tersebut hingga bulan Maret mencapai Rp. 2.578.296.
b.Jumlah ini belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman pengelolaan obat oleh Depkes tahun 2008 bahwa jumlah obat kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama sekali.
Stock Opname
a.Kegiatan stock opname digudang dilakukan sebagai bagian dari kegiatan pengawasan dan pengendalian obat di gudang farmasi. Kegiatan stock opname sudah rutin dilakukan oleh petugas gudang farmasi setiap 1 bulan sekali di minggu ketiga. Hal ini telah sesuai dengan Permenkes no.58 tahun 2014 bahwa cara untuk mengendalikan persediaan yaitu dengan stock opname yang dilakukan secara periodik dan berkala. b. Namun pada pelaksanaannya harusnya
didampingi oleh pengawas dari instalasi/bagian lain yang dapat mengawasi jalannya stock opname tidak hanya dilakukan oleh petugas gudang. Hal ini tidak sesuai dengan Permenkes no.58 tahun 2014 yang menyatakan bahwa kegiatan pengendalian harus dilakukan bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di RS.
5.5.1. Stock Out (Kekosongan Stok)
Berdasarkan telaah dokumen kekosongan obat yang terjadi di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35 jenis obat paten yang dilakukan pemesanan cito karena tidak tersedianya obat yang dibutuhkan.
Tabel 5.3
Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi pada Triwulan I Tahun 2015
No. Bulan Obat Paten
Obat JKN
Obat
Generik Nilai Investasi
1. Januari 12 11 7 Rp. 73.506.107
2. Februari - - - -
3. Maret 4 - 1 Rp. 4.427.000
Total Nilai Rp. 77.933.107
Berdasarkan tabel 5.4 menunjukkan bahwa pada bulan Januari – Maret tahun 2015 terdapat 16 obat paten, 11 obat JKN, dan 8 obat generik yang dilakukan pemesanan cito ke apotik luar dirumah sakit. Sedangkan kekosongan obat yang terjadi pada tahun 2014 dan tahun 2015 mencapai 243 jenis obat dengan nilai investasi mencapai Rp. 327.604.004.
Tabel 5.4
Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi pada Tahun 2014 dan tahun 2015
Tahun Paten -
JKN Paten Generik Total Total Nilai
2014 72 68 68 208 Rp. 249.670.897
2015 11 16 8 35 Rp. 77.933.107
Jumlah 83 84 76 243 Rp. 327.604.004
Sumber : Data Primer Bag.UPBJ RSUD Kota Bekasi tahun 2014 dan 2015 Sumber : Data Primer RSUD Kota Bekasi tahun 2015
Berdasarkan tabel 5.5 menunjukkan bahwa tingginya penggunaan obat paten di RSUD Kota Bekasi. Obat paten dirumah sakit digunakan sebagai pengganti obat generik yang kosong saat dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :
“Obat paten digunakan sebagai pengganti generik, soalnya generik sangat dibutuhkan oleh banyak rumah sakit dalam pelayanan BPJS, makanya diganti dan disubstitusi dengan obat paten” (Inf-1)
“Pasien BPJS yang diutamakan pasti obat generik, kalau pasien umum yang diutamakan permintaan yang bersangkutan, kalau generik tidak ada baru kita memakai obat paten..kalau pasien umum tentu bisa memilih” (Inf-2)
“
kalau obat generik tidak ada, kita menggantinya dengan obat paten, terus obat paten juga untuk pasien umum di RS”(Inf-3)“
kalau produk obat generiknya kosong atau kalau dokternya merekomendasikan untuk obat paten, tapi untuk pemakaian yang diutamakan obat generik dulu..kalau memang obat generiknya tidak ada baru kita pesannya obat paten” (Inf-4)Ketersediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi sudah baik dari segi kualitas tapi belum cukup baik dari segi kuantitasnya. Dilihat dari kuantitasnya, kekurangan maupun kelebihan obat masih terjadi di gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut :
“kalau dari kualitas sudah bagus, tapi kalau dari kuantitas belum karena pasien terus meningkat jadi selalu melebihi perencanaan yang ada..kalau kelebihan pernah, biasanya diawal tahun kalau diakhir tahun sangat dihindari untuk terjadinya kelebihan” (Inf-3)
Masalah kekosongan obat di rumah sakit dapat menurunkan kepuasan pasien dalam pelayanan yang diberikan. Seperti yang dinyatakan informan dalam kutipan wawancara berikut :
“Kekosongan obat itu karena distributor utamanya tidak bisa kirim karena ada kendala suatu lain hal, jadi kita mencari ke sub-dis, intinya
bagaimana caranya pelayanan tetap berjalan..kalau misalnya ada pembengkakan anggaran itu menjadi warning belakangan, karena kalau di rsud yang penting pelayanannya dulu, bagaimana cara memenuhi kebutuhannya..apabila memang obatnya kosong dimana-mana,petugas akan menyarankan pasien untuk membeli obat diluar karena harganya relatif murah tapi kalau memang obatnya mahal saya sarankan untuk menunggu nanti kita berusaha mengadakan, supaya untuk menjaga pola konsumsi obatnya tidak terganggu” (Inf-2)
“
Kekosongan stok itu dapat menurunkan kepuasan pasien, jadi biasanya kita evaluasi konsisten di SP atau DUPADA dalam seminggu pertama di awal bulan obat mana saja yang belum datang..di follow up dan langsung ditanyakan apa bisa datang atau tidak” (Inf-3)Menurut informan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi yaitu faktor dana dan faktor distributor. Pernyataan ini berdasarkan wawancara dengan informan sebagai berikut :
“Dana yang paling berpengaruh, yang kedua distributor yang paling berpengaruh, tapi distributor tidak terlalu saklek,dia tau kondisinya..tapi kalau distributor yang terlalu saklek, itu yang menjadi hal yang menyulitkan, kita punya hutang tapi belum dibayarkan, dari distributornya tidak bisa mengirim, hal itu yang menyulitkan bagi petugas, obatnya tidak datang..distributor besar juga banyak yang tidak mengirim, tapi mereka punya batasan/standarnya sendiri” (Inf-2)
“Faktor
yang pertama yaitu Dana, kemudian distributor, SDM lalu prosedur kalau prosedur kalau lebih lama dan lebih panjang jadi bisa menyebabkan stock out” (Inf-3)Kekosongan persediaan obat dirumah sakit ini dapat mempengaruhi kepuasan pasien terhadap pelayanan dirumah sakit dan menghambat perawatan kepada pasien.
5.5.2. Obat Kadaluarsa
Obat-obatan yang kadaluarsa akan didata pada saat stock opname sedangkan untuk perbekalan farmasi yang akan mendekati waktu kadaluarsa oleh Kepala Gudang akan didata dan ditempel sebagai pengingat bagi petugas. Obat yang kadaluarsa di gudang farmasi dikarenakan obat yang slow moving, pola penyakit berubah, pola penyimpanannya dan obat yang ED (Expired Date) nya kurang dari 2 tahun. Sebagaimana pernyataan informan berikut :
“Ada obat yang kadaluarsa, tapi kita pastikan obat kadaluarsa itu tidak pernah jatuh ke tangan pasien, jadi,obat yang kadaluarsa akan ditarik dari depo farmasi dirumah sakit,lalu diletakkan di gudang sampai dimusnahkan, kenapa sampai expired, hal ini dikarenakan perubahan pola konsumsi dan kebutuhan..karena perubahan pola konsumsi dan pemeriksaan kurang teliti..tapi yang paling sering karena perubahan pola konsumsi”(Inf-2)
“obat ED itu biasanya karena slow moving, karena pola penyakitnya sudah berubah dan pengadaan yang berlebihan”(Inf-3)
“Ada obat yang kadaluarsa, hal itu biasanya dikarenakan pola penyimpanan obatnya,harusnya obatnya duluan diserahkan ini belakangan diserahkan, bisa juga obatnya pola penyerahan obat/pemberian obatnya,bisa juga karena obatnya sudah jarang diresepkan sedangkan kita waktu memesan stoknya banyakkan”(Inf-4)
Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa terdapat 6 jenis obat pada periode Januari – Maret 2015 di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Persentase obat kadaluarsa yang ada digudang farmasi rumah sakit adalah sebesar 0,8%. Dengan persentase sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian yang diterima RSUD Kota Bekasi akibat obat-obatan yang kadaluarsa tersebut hingga bulan ini mencapai Rp. 2.578.296.
Jumlah ini belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman pengelolaan obat oleh Depkes tahun 2008 bahwa jumlah obat kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama sekali. Hal ini dapat mengindikasikan dari adanya permasalahan penyimpanan obat dan kerugian akibat penyimpanan obat yang salah. Seharusnya hal ini dapat dihindari dengan memperbaiki dan mengevaluasi proses pengelolaan obat yang dilakukan, sehingga output yang efisien dapat tercapai.
5.5.3. Stock Opname
Kegiatan stock opname merupakan kegiatan yang dilakukan dalam memeriksa kesesuaian antara jumlah fisik barang di gudang dengan data jumlah barang yang ada dalam sistem komputer. Stock opname yang digudang farmasi RSUD Kota Bekasi dilakukan setiap 1 bulan sekali di akhir bulan.
Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan hasil wawancara sebagai berikut :
“
Stok opname dengan memeriksa kartu stok manual, memeriksa stok dikomputer lalu menyesuaikannya dengan stok fisiknya..penyebabnya biasanya human error, kelalaian petugas..laporannya dibuat dalam bentuk laporan stock opname setiap bulan”(Inf-3)Hal ini sesuai dengan ik-rsud-13-07 tentang stock opname perbekalan farmasi bahwa TA/TT kefarmasian melakukan stok opname perbekalan farmasi di gudang/depo tiap minggu ke-3 tiap bulan, kegiatannya diantaranya :
1. Petugas akan terlebih dahulu mengumpulkan seluruh kartu stok perbekalan farmasi di gudang
2. Setelahnya, petugas akan melakukan penyesuaian data stok komputer dengan data pada kartu stok
3. Setelah sesuai, lalu petugas akan menghitung jumlah fisik sediaan yang ada di rak penyimpanan
4. Setelah itu petugas akan menyesuaikan (adjustment) jumlah fisik sediaan dengan jumlah sediaan dalam kartu stok yang telah disesuaikan dengan data stok komputer
5. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis (√) pada kartu stok dan nama orang yang menulis kartu stok. Apabila jumlahnya tidak sesuai maka petugas gudang akan menganalisis selisihnya.
6. Petugas akan mencari selisih yang terjadi ke depo-depo farmasi dirumah sakit dan mengingat apabila terdapat data yang tertinggal untuk diinput. 7. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan membuat
laporan stock opname tersebut dan menyerahkan kepada Direktur dan Kepala Instalasi farmasi untuk diperiksa dan ditanda tangani.
Kegiatan stock opname digudang dilakukan sebagai bagian dari kegiatan pengawasan dan pengendalian obat di gudang farmasi. Kegiatan stock opname sudah rutin dilakukan oleh petugas gudang farmasi setiap 1 bulan sekali di minggu ketiga. Hal ini telah sesuai dengan Permenkes no.58 tahun 2014 bahwa cara untuk mengendalikan persediaan yaitu dengan stock opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi bahwa dalam kegiatan stock opname yang terlibat hanya petugas gudang dan stafnya saja, yang kemudian laporan stock opname nya diberikan kepada bagian keuangan. Pada pelaksanaannya seharusnya didampingi oleh pengawas dari instalasi/bagian lain yang dapat mengawasi jalannya stock opname tidak hanya dilakukan oleh petugas gudang. Hal ini untuk menghindari adanya kecurangan dan manipulasi data yang ada.