C. SISTEM SERTIFIKASI PRODUK AGROINDUSTRI
2. Panduan Mutu LSPro-TIN
Panduan mutu merupakan dokumen yang menyatakan kebijakan mutu dan menguraikan sistem manajemen suatu organisasi. Panduan mutu LSPro adalah dokumen atau sekumpulan dokumen yang menguraikan metode dan prosedur khusus dari LSPro dalam mencapai tujuan mutu dan menberikan kepercayaan dalam kegiatan operasional. Dengan demikian, panduan mutu merupakan :
• dasar dokumentasi tingkat I yang digunakan untuk perencanaan menyeluruh kegiatan operasional LSPro yang dapat mempengaruhi mutu data hasil kegiatan LSPro; serta
• penjabaran tentang kegiatan operasional LSPro serta pengendaliannya, tanggung jawab, wewenang, dan hubungan timbal balik personel yang mengatur, melaksanakan, memverifikasi, atau mengkaji ulang pekerjaan yang dapat mempengaruhi mutu.
Panduan mutu berisikan hal-hal mengenai :
• kebijakan dan tujuan sistem manajemen mutu LSPro; • struktur organisasi;
• tanggung jawab wewenang personel inti LSPro;
• pernyataan tentang apa yang dilakukan untuk jaminan mutu hasil kegiatan LSPro; serta
• kebijakan dan pernyataan yang jelas tentang bagaimana LSPro menerapkan setiap aspek sistem manajemennnya yang sesuai Pedoman BSN 401-2000.
Penyusunan panduan mutu bertujuan untuk memberikan informasi kepada pelanggan, auditor, dan personel LSPro bahwa kebijakan dan tujuan sistem manajemen mutu telah diterapkan sesuai standar sistem manajemen mutu. Manfaat panduan mutu adalah :
• sebagai dokumen pengendali semua aspek manajemen mutu;
• sebagai dokumen acuan untuk audit internal maupun eksternal sistem manajemen mutu;
• sebagai dokumen acuan untuk pelatihan personel LSPro;
• sebagai sistem komunikasi yang positif dan berencana dalam rangka penerapan sistem manajemen mutu secara efektif di semua tingkatan; • sebagai alat pemasaran; serta
• untuk memenuhi persyaratan akreditasi.
Penyusunan panduan mutu dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu pendekatan sesuai standar sistem manajemen mutu dan pendekatan penyesuaian dengan sistem yang ada di LSPro. Penyusunan panduan mutu berdasarkan pendekatan yang pertama memiliki kelebihan,
yaitu kemudahan penyusunan untuk menyesuaikan panduan mutu dengan persyaratan standar yang ada sehingga pelaksanaan audit dan kaji ulang sistem manajemen dapat disederhanakan. Akan tetapi penyusunan panduan mutu dengan pendekatan ini tidak mudah mengekspresikan sistem yang sudah ada di LSPro untuk diterapkan sesuai dengan elemen-elemen standar sistem manajemen mutu. Terlebih lagi personel LSPro akan sulit menghubungkan standar sistem manajemen mutu dengan tugas sehari-hari. Penyusunan panduan mutu berdasarkan pendekatan yang kedua akan memudahkan penyusunan untuk menciptakan hubungan antara panduan mutu dengan kegiatan operasional LSPro, namun ada kemungkinan pelaksanaan kurang sesuai dengan standar.
Struktur panduan mutu secara garis besar terdiri dari : • halaman judul (cover);
• halaman pengesahan; • daftar distribusi; • daftar isi; • profil LSPro;
• tujuan panduan mutu;
• kebijakan, tujuan, dan komitmen LSPro tentang sistem mutu; • ruang lingkup;
• acuan;
• definisi dan istilah;
• penjabaran organisasi, tanggung jawab dan wewenang serta hubungan timbal balik personel LSPro;
• penjabaran elemen-elemen sistem manajemen mutu yang mengacu pada ISO Guide 65 atau Pedoman KAN 401-2000; serta
Tabel 8. Daftar Isi Panduan Mutu LSPro-TIN
BAGIAN JUDUL
00.0 LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
01.0 LEMBAR PERUBAHAN 02.0 DAFTAR ISI 03.0 ACUAN SILANG 04.0 DEFINISI 05.1 ORGANISASI 05.2 PELAKSANAAN 05.3 SUBKONTRAK 05.4 SISTEM MUTU
05.5 ATURAN DAN PROSEDUR UNTUK PEMBERIAN, PEMELIHARAAN,
PERLUASAN, PENUNDAAN DAN PENCABUTAN
05.6 AUDIT INTERNAL DAN KAJIAN ULANG MANAJEMEN
05.7 DOKUMENTASI 05.8 REKAMAN 05.9 KERAHASIAAN
06.0 KEBIJAKAN MANAJEMEN
07.0 PERSONEL LEMBAGA SERTIFIKASI
08.0 PERUBAHAN PERSYARATAN SERTIFIKASI
09.0 NAIK BANDING, KELUHAN DAN PERSELISIHAN
10.0 PERMOHONAN SERTIFIKASI 11.0 PERSIAPAN EVALUASI 12.0 EVALUASI 13.0 LAPORAN EVALUASI 14.0 KEPUTUSAN SERTIFIKASI 15.0 SURVAILEN
16.0 PENGGUNAAN LISENSI, SERTIFIKAT DAN TANDA KESESUAIAN
17.0 KELUHAN TERHADAP PEMASOK
18.0 TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN
19.0 TINJAUAN MANAJEMEN
20.0 LAMPIRAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI
21.0 LAMPIRAN DAFTAR PROSEDUR
Sumber : Dokumen LSPro-TIN (2007)
Berikut secara garis besar kandungan masing-masing bagian dari panduan mutu tersebut :
Lembar Pengesahan Dan Pengendalian
Lembar pangesahan dan pengendalian menunjukkan bahwa panduan mutu LSPro-TIN yang dipersiapkan oleh tim akreditasi telah disetujui oleh manajer dan disahkan oleh kepala LSPro-TIN. Dengan dibubuhkannya tanda tangan masing-masing pihak.
Lembar Perubahan
Lembar perubahan memberikan keterangan terhadap setiap revisi dari bagian panduan mutu. Termasuk di dalamnya adalah
deskripsi perubahan, nomor serta tanggal dilakukan perubahan, dan paraf personel yang bertanggung jawab atas revisi tersebut.
Daftar Isi
Daftar isi panduan mutu, seperti dinyatakan pada Tabel 4 di atas, memberikan informasi singkat tentang isi panduan mutu.
Acuan Silang
Panduan mutu LSPro-TIN dibuat dengan mengacu pada Pedoman BSN 401-2000. Acuan silang membandingkan antara bagian dari panduan mutu LSPro-TIN dan bagian dari Pedoman BSN 401-2000 yang serupa. Acuan silang juga menjelaskan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan bagian tertentu dari panduan mutu.
Definisi
Selain istilah yang didefinisikan dalam bagian ini, panduan mutu LSPro-TIN juga mengacu pada Pedoman BSN 2-1994 tentang istilah-istilah umum dan definisi-definisi yang terkait dengan standarisasi dan kegiatan terkait serta SNI 19-9000-2001 tentang kosa kata dalam manajemen mutu dan jaminan mutu.
Organisasi
LSPro-TIN menyatakan legalitas dan struktur organisasinya. LSPro-TIN tidak akan melakukan diskriminasi terhadap pelanggan, menjaga obyektivitas dan kenetralannya dalam mengeluarkan keputusan sertifikasi, serta akan menyediakan sumber daya personal dan keuangan yang memadai dalam menjaga kemandiriannya. LSPro-TIN menjelaskan tentang sumberdaya personal dan keuangannya.
Komite dewan pembina terdiri dari seorang ketua dan beberapa anggotanya. Dewan Pembina terdiri dari perwakilan semua pihak yang berkepentingan terhadap aktivitas sertifikasi LSPro-TIN, antara lain kepala Departemen TIN, kepala LSPro-TIN, bidang penelitian dan pengembangan produk agroindustri, bidang akademik, bidang pengusahaan produk agroindustri, dan bidang keahlian khusus sesuai dengan ruang lingkup akreditasi. Dewan Pembina LSPro-TIN bertanggung jawab untuk penerapan sertifikasi produk, merumuskan
Divisi Operasional Kepala Divisi Operasional LSPro Auditor/Tenaga Ahli Administrasi dan Keuangan Koordinator dan Anggota
KOMITE DEWAN PEMBINA
Divisi Jaminan Sistem Kepala Divisi Ketua Dewan Pembina Anggota Dewan Pembina Kepala
Lembaga Sertifikasi Produk
dan mengatur kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan LSPro-TIN, mengawasi kebijakan pendaftaran dan keuangan secara umum, serta membentuk sub komite khusus jika diperlukan.
Kepala LSPro-TIN, dibantu oleh jajaran operasionalnya, akan mempertanggungjawabkan operasional sertifikasinya langsung kepada ketua dewan pembina. Kepala LSPro-TIN mengatur penyelenggaraan, pengendalian, serta pemeliharaan sistem manajemen dan operasi teknis LSPro-TIN.
Kepala divisi operasional mengatur kegiatan administrasi dan perasional. Kepala divisi jaminan sistem bertanggung jawab dalam pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan sistem sertifikasi produk. Keduanya bertanggung jawab langsung kepada kepala LSPro-TIN.
Pelaksanaan
Dalam pelaksanaannya, LSPro-TIN akan menempuh langkah yang diperlukan untuk mengevaluasi suatu produk terkait sesuai persyaratan sistem sertifikasi produk yang spesifik. LSPro-TIN menetapkan standar terkait atau bagian yang relevan dan persyaratan lain seperti pengambilan contoh, pengujian dan inspeksi yang menjadi dasar untuk sistem sertifikasi yang digunakan.
Subkontrak
Pada kondisi tertentu, LSPro-TIN dapat memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan atau sebagian pekerjaan yang berkaitan dengan sertifikasi kepada institusi lain. Tindakan mensubkontrakkan pekerjaan sertifikasi kepada institusi lain dilakukan dengan persetujuan pelanggan. Untuk itu diperlukan perjanjian kontrak tertulis yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan perbedaan kepentingan. Tanggung jawab pekerjaan yang disubkontrakkan tetap dipegang oleh LSPro-TIN.
Sistem Mutu
Manajemen LSPro-TIN bertanggung jawab menerapkan dan mendokumentasikan kebijakan mutu, termasuk sasaran mutu dan komitmennya terhadap mutu. Sistem mutu ini didokumentasikan dalam bentuk panduan mutu dan prosedur-prosedur mutu yang berkaitan. Dokumentasi ini dapat digunakan oleh staf LSPro-TIN. LSPro-TIN menetapkan personel yang mempunyai akses langsung ke tingkat eksekutif tertinggi. Sistem mutu didokumentasikan ini.
Aturan dan Prosedur Untuk Pemberian, Pemeliharaan, Perluasan, Penundaan dan Pencabutan
LSPro-TIN mempunyai prosedur untuk memberikan, memelihara, mencabut dan jika diperlukan, menunda sertifikasi; memperluas atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi; serta melakukan evaluasi ulang bila terjadi ketidaksesuaian. LSPro-TIN menetapkan aturan untuk pemberian, pemeliharaan dan perluasan
sertifikasi, serta aturan tentang penundaan atau pencabutan sertifikasi, sebagian atau keseluruhan.
Audit Internal dan Kajian Ulang Manajemen
LSPro-TIN melaksanakan audit internal berkala yang mencakup semua prosedur dengan cara terencana dan sistematik, untuk membuktikan bahwa sistem mutu diterapkan dan efektif. Kaji ulang sistem mutu dilakukan pada jangka waktu tertentu untuk menjamin kesinambungan kesesuaian dengan efektivitas agar memenuhi persyaratan dan kebijakan mutu serta tujuannya yang telah ditetapkan. Dokumentasi
LSPro-TIN akan menyediakan, memperbaharui, dan memberitahukan informasi tentang kewenangan pengoperasian LSPro-TIN; sistem sertifikasi produk, termasuk aturan dan prosedur pemberian, pemeliharaan, perluasan, penundaan dan pencabutan sertifikasi; prosedur evaluasi dan proses sertifikasi yang menyangkut setiap sistem sertifikasi produk; uraian tentang pembiayaan kegiatan sertifikasi hak dan kewajiban pemohon dan pemasok produk yang disertifikasi; direktori produk yang disertifikasi beserta pemasoknya.
LSPro-TIN akan menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian semua dokumen dan data yang berkaitan dengan fungsi sertifikasinya. Distribusi semua dokumen tersebut dikendalikan untuk menjamin bahwa dokumen yang sesuai selalu tersedia bagi personel lembaga sertifikasi atau pemasok jika diperlukan.
Rekaman
LSPro-TIN mempunyai kebijakan atau prosedur untuk menyimpan rekaman selama periode tertentu sesuai ketentuan legal atau kewajiban lainnya. LSPro-TIN memelihara sistem rekaman yang sesuai dengan kondisinya dan memenuhi peraturan yang berlaku. Rekaman menunjukkan bahwa prosedur sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan surveilen dan dokumen lain yang berkaitan
dengan pemberian, pemeliharaan, perluasan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.
Rekaman diidentifikasi, dipelihara dan dimusnahkan sedemikian rupa sehingga dapat menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi. Rekaman disimpan untuk jangka waktu tertentu sehingga kesinambungan kepercayaan dapat dibuktikan satu periode sertifikasi, atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kerahasiaan
LSPro-TIN mempunyai pengaturan yang memadai, konsisten dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh selama kegiatan sertifikasi pada semua tingkat organisasi, termasuk komite dan lembaga atau personel dari luar yang bertindak atas nama LSPro-TIN.
Informasi yang diperoleh selama kegiatan sertifikasi untuk produk atau pemasok tertentu tidak boleh dipaparkan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis dari pemasok tersebut. Jika perundang-undangan mensyaratkan informasi harus dipaparkan kepada pihak ketiga, maka pemasok akan diberitahu tentang informasi yang diberikan.
Kebijakan Manajemen
Manajemen LSPro-TIN berkomitmen akan memberikan jasa layanan kepada masyarakat dalam rangka turut membangun dan mengembangkan agroindustri dan produk agroindustri di Indonesia. Selain itu, manajemen LSPro-TIN juga menunjukkan komitmennya dalam melaksanakan, mengembangkan dan meningkatkan keberadaannya sebagai lembaga mandiri yang peduli akan kebenaran kenampakan kinerja dan keamanan suatu produk.
Personel Lembaga Sertifikasi
Personel LSPro-TIN memiliki kompetensi sesuai dengan fungsi yang dilaksanakan, termasuk membuat pertimbangan teknis yang diperlukan, menyusun kebijakan dan menerapkannya. Bagian ini juga
mengatur tentang persyaratan personel yang terlibat dalam proses sertifikasi.
Perubahan Persyaratan Sertifikasi
Apabila terjadi perubahan persyaratan sertifikasi, LSPro-TIN akan menginformasikannya kepada pemasok yang telah disertifikasi. Setelah memutuskan dan mempublikasikan perubahan persyaratan yang ditetapkan, LSPro-TIN memverifikasi bahwa setiap pemasok melaksanakan penyesuaian seperlunya dalam waktu tertentu, yang menurut LSPro-TIN sudah memadai.
Naik Banding, Keluhan dan Perselisihan
Tindakan LSPro-TIN terhadap adanya keluhan, perselisihan, dan ajuan naik banding diterangkan dalam dokumen sistem mutu LSPro-TIN. Rekaman naik banding, keluhan dan perselisihan, dan tindakan perbaikan berkaitan dengan sertifikasi akan disimpan, kemudian LSPro-TIN akan melakukan dan mendokumentasikan tindak lanjut yang diperlukan.
Permohonan Sertifikasi
LSPro-TIN menyediakan informasi tentang prosedur sertifikasi. LSPro-TIN menjelaskan tentang prosedur evaluasi dan sertifikasi yang berlaku untuk setiap sistem sertifikasi, dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak pemohon dan kewajiban pemasok yang produknya telah disertifikasi.
LSPro-TIN mensyaratkankan formulir permohonan resmi diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh wakil pemohon yang berwenang. Formulir disertai dengan lampiran ruang lingkup sertifikasi yang dimohon serta pernyataan bahwa pemohonan setuju untuk memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan informasi yang diperlukan tentang perusahaan pemohon dan produk yang akan disertifikasi.
Persiapan Evaluasi
Sebelum melakukan kegiatan evaluasi, LSPro-TIN melaksanakan kaji ulang permohonan sertifikasi. LSPro-TIN
menyiapkan rencana kegiatan evaluasinya untuk pengaturan yang diperlukan. LSPro-TIN menetapkan personel dengan kualifikasi yang sesuai untuk melaksanakan tugas evaluasi tertentu. Untuk menjamin bahwa evaluasi dilakukan dengan lengkap dan benar, personel yang terlibat dilengkapi dengan dokumen kerja yang diperlukan.
Evaluasi
LSPro mengevaluasi produk pemohon sesuai standar yang ditatapkan dalam ruang lingkup yang diuraikan dalam permohonan, berdasarkan semua kriteria sertifikasi yang ditetapkan dalam aturan sistem.
Laporan Evaluasi
LSPro-TIN mengadopsi prosedur pelaporan yang diperlukan. Personel yang ditunjuk untuk mengevaluasi kesesuaian produk memberikan laporan temuan kepada LSPro-TIN mengenai kesesuaian dengan semua persyaratan sertifikasi. Laporan lengkap mengenai hasil evaluasi yang mengidentifikasi ketidaksesuaian segera disampaikan kepada pemohon oleh lembaga sertifikasi. Jika pemohon dapat menunjukkan bahwa telah dilakukan tindakan perbaikan yang memenuhi seluruh persyaratan dan perbaikannya dilaksanakan dalam batas waktu yang ditentukan, LSPro-TIN akan mengulang bagian-bagian yang perlu saja dari prosedur semula.
Keputusan Sertifikasi
LSPro-TIN memutuskan akan memberi sertifikat atau tidak atas produk berdasarkan informasi yang terkumpul selama proses evaluasi dan informasi relevan lainnya. Kewenangan memberikan, memelihara, memperluas, menunda atau mencabut sertifikasi hanya ada di tangan LSPro-TIN.
Untuk memperoleh sertifikat produk, suatu perusahaan harus memenuhi persyaratan antara lain telah menerapkan Sistem Mutu (SNI 19-9000), mutu produk konsisten dan memenuhi SNI (standar yang dipersyaratkan), dan membayar biaya sertifikasi yang telah ditetapkan.
LSPro-TIN akan memberikan dokumen sertifikasi resmi berbentuk surat atau sertifikat yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab untuk tugas tersebut kepada setiap pemasok yang produknya disertifikasi. Apabila ada permohonan untuk merubah ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan, LSPro-TIN akan memutuskan prosedur evaluasi dapat tidaknya perubahan tersebut dilakukan dan akan segera menindaklanjutinya.
Survailen
LSPro-TIN memiliki prosedur untuk memungkinkan dilaksanakannya survailen sesuai dengan yang diterapkan terhadap sistem sertifikasi terkait. Kegiatan surveilen akan didokumentasikan. Bilamana LSPro-TIN memberi wewenang untuk meneruskan penggunaan tanda pada jenis produk yang telah dievaluasi, LSPro-TIN secara berkala akan mengevaluasi produk yang diberi tanda utnuk memastikan bahwa mereka selalu memenuhi standar.
Penggunaan Lisensi, Sertifikat dan Tanda Kesesuaian
LSPro-TIN mengendalikan hak kepemilikan, pemakaian dan peragaan lisensi, sertifikat dan tanda kesesuaian. Petunjuk mengenai penggunaan sertifikat dan tanda yang diizinkan oleh LSPro-TIN dapat dilihat pada Pedoman Standarisasi Nasional (PSN) 306-2006.
LSPro-TIN akan mengambil tindakan sesuai dengan PSN 307-2006 apabila terjadi penyalahgunaan lisensi, sertifikat atau tanda dalam iklan, katalog dan lain-lain maupun pengacuan sistem sertifikasi yang salah.
Keluhan Terhadap Pemasok
LSPro-TIN meminta pemasok produk yang disertifikasi untuk menyimpan rekaman semua keluhan terhadap pemasok mengenai kesesuaian produk dengan persyaratan standar yang terkait. Pemasok mengambil tindakan yang diperlukan sesuai dengan keluhan dan kekurangan yang ditemukan pada produk atau jasa yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan sertifikasi produk serta mendokumentasikannya.
Tindakan Koreksi Dan Pencegahan
LSPro-TIN mempunyai mekanisme tindakan koreksi apabila terjadi ketidaksesuaian pada penerapan system. Selain itu LSPro-TIN juga menyiapkan mekanisme tindakan pencegahan untuk mengantisipasi terjadinya kembali ketidaksesuaian.
Tinjauan Manajemen
LSPro-TIN mempersiapkan aktivitas tinjauan manajemen sebagai jenjang tertinggi dari penilaian efektivitas penerapan sistem manajemennya. Pada tinjauan manajemen diperhatikan hal tentang penyelesaian setiap masalah internal yang masih belum tuntas pada penerapan system, evaluasi keseluruhan sistem manajemen LSPro-TIN oleh ketua Dewan Pembina, rekaman pengaduan dari pihak yang berkepentingan terhadap sertifikat yang dilakukan, hasil penilaian internal maupun eksternal terhadap penerapan sistem manajemen LSPro-TIN, serta penentuan kemungkinan perubahan tolok ukur sistem ataupun teknis untuk mengantisipasi perbaikan berkelanjutan. Lampiran Ruang Lingkup Sertifikasi
Penentuan ruang lingkup awal ini melalui suatu jajak pendapat di kalangan Departemen TIN sendiri. Ditentukan sepuluh produk awal yang menjadi ruang lingkup sertifikasi LSPro-TIN, antara lain minyak goreng, air minum dalam kemasan (AMDK), sabun, minyak atsiri, teh celup, minuman teh dalam kemasan, biji kopi, biji kakao, kosmetika, dan gula kristal putih.
Apabila di masa mendatang LSPro-TIN ingin memperluas ruang lingkup sertifikasi produknya, hal ini dapat diajukan kembali kepada pihak yang berwenang.
Lampiran Daftar Prosedur
Terdapat dua puluh empat prosedur yang akan dibahas lebih rinci dalam pembahasan selanjutnya.
Panduan mutu dapat bermanfaat jika langkah yang telah diuraikan diikuti dengan benar oleh LSPro dari hari ke hari. Panduan mutu penting,
akan tetapi hal yang lebih penting adalah penerapan sistem manajemen mutu yang berhasil.