Prosedur LSPro-TIN

C. SISTEM SERTIFIKASI PRODUK AGROINDUSTRI

3. Prosedur LSPro-TIN

Prosedur pelaksanaan LSPro merupakan suatu rangkaian atau tahap kegiatan dalam suatu kegiatan tertentu yang bertujuan untuk memberi petunjuk bagi personel LSPro bagaimana kebijakan dan tujuan sistem manajemen mutu yang tertuang dalam panduan mutu harus dilaksankan dan dicapai. Sebagai pelengkap panduan mutu, prosedur memberikan penjelasan untuk kegiatan berbeda yang dilaksanakan, sehingga sistem manajemen mutu yang efektif dikembangkan, diterapkan, dan dipelihara oleh masing-masing fungsi manajemen atau bagian yang ada.

Prosedur berisikan seluruh kegiatan operasional LSPro sesuai dengan besarnya organisasi LSPro serta ruang lingkup sertifikasinya. Prosedur pelaksanaan harus menjawab pertanyaan tentang :

• apa yang harus dilaksanakan; • siapa yang melaksanakan;

• dimana kegiatan tersebut dilaksanakan; • mengapa dilaksanakan;

• bagaimana kegiatan yang berbeda harus dilaksanakan; serta • kapan dilaksanakan (jika diperlukan).

Prosedur pelaksanaan juga menjabarkan tanggung jawab, wewenang, dan hubungan kerja antara personel yang mengatur, melaksanakan, dan memverifikasi prosedur tersebut. Termasuk dalam penjabarannya juga adalah dokumentasi yang terkait serta rekaman mutu yang harus dipelihara.

Unsur-unsur utama dalam suatu prosedur pelaksanaan adalah : • Tujuan; memberikan gambaran maupun informasi serta alasan

diadakannya prosedur terkait;

• Ruang lingkup; menyebutkan penerapan, kegunaan, bagian, atau personel mana yang melaksanakan prosedur tersebut;

• Acuan; menyebutkan daftar referensi yang digunakan dalam prosedur bersangkutan;

• Definisi; memberikan pembatasan istilah dan mendefinisikan kata penting dalam prosedur;

• Prosedur; menyebutkan secara detail siapa, apa, kapan, dan dimana segala aspek dalam prosedur yang terkait dalam kegiatan operasional LSPro dengan cara sistematik; serta

• Dokumentasi; menjabarkan sistem dokumentasi yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan, termasuk formulir atau contoh yang diacu.

Tabel 9. Daftar Isi Prosedur LSPro-TIN

NOMOR JUDUL LSPro-TIN-P00 DAFTAR ISI

LSPro-TIN-P01 PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

LSPro-TIN-P02 URAIAN JABATAN

LSPro-TIN-P03 PENGELOLAAN SUMBER DAYA KEUANGAN

LSPro-TIN-P04 PEMBIAYAAN KEGIATAN SERTIFIKASI LSPro-TIN-P05 ADMINISTRASI

LSPro-TIN-P06 SUB KONTRAKTOR

LSPro-TIN-P07 AUDIT INTERNAL DAN KAJI ULANG MANAJEMEN

LSPro-TIN-P08 DOKUMENTASI

LSPro-TIN-P09 PENGENDALIAN REKAMAN

LSPro-TIN-P10 KERAHASIAAN

LSPro-TIN-P11 KUALIFIKASI PROFESI PERSONEL SERTIFIKASI

LSPro-TIN-P12 PUBLIKASI DAN LAPORAN

LSPro-TIN-P13 PENGADUAN, PERSELISIHAN, DAN NAIK BANDING

LSPro-TIN-P14 PERMOHONAN SERTIFIKASI

LSPro-TIN-P15 KAJI ULANG PERMOHONAN SERTIFIKASI

LSPro-TIN-P16 EVALUASI

LSPro-TIN-P17 PELAPORAN HASIL EVALUASI

LSPro-TIN-P18 KEPUTUSAN SERTIFIKASI

LSPro-TIN-P19 SURVAILEN

LSPro-TIN-P20 KETENTUAN BERKAITAN DENGAN SERTIFIKAT DAN LOGO

LSPro-TIN-P21 KELUHAN TERHADAP PEMASOK

LSPro-TIN-P22 TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

LSPro-TIN-P23 TINJAUAN MANAJEMEN

LSPro-TIN-P24 DAFTAR INDUK DOKUMEN

Berikut secara garis besar kandungan masing-masing bagian dari prosedur tersebut :

ƒ Daftar Isi

Daftar isi prosedur, seperti dinyatakan pada Tabel 5 di atas, memberikan informasi singkat tentang prosedur-prosedur yang mengatur hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan sertifikasi LSPro-TIN.

ƒ Pengelolaan Sumber Daya Manusia

LSPro-TIN mengidentifikasi dan menentukan pelatihan yang dibutuhkan personel dalam rangka meningkatkan kompetensi. Penyelenggaraan pelatihan personel diatur oleh manajer II dengan persetujuan dari kapala LSPro-TIN.

Berdasarkan kompetensi setiap personel yang terlibat langsung dalam kegiatan sertifikasi, kebutuhan pelatihan personel LSPro-TIN diidentifikasi. Manajer II mengajukan kebutuhan pelatihan personel kepada kepala LSPro-TIN. Apabila disetujui oleh kepala LSPro-TIN, pelatihan segera diselenggarakan atau personel dikirim ke suatu pelatihan yang dibutuhkan yang diadakan oleh pihak lain apabila dipandang perlu.

ƒ Uraian Jabatan

LSPro-TIN menjelaskan kedudukan personel yang ada dimilikinya. Dewan pembina memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menentukan uraian jabatan dalam LSPro-TIN.

Kepala LSPro-TIN, dibantu oleh jajaran operasionalnya, akan mempertanggungjawabkan operasional sertifikasinya langsung kepada ketua dewan pembina. Kepala LSPro-TIN mengatur penyelenggaraan, pengendalian, serta pemeliharaan sistem manajemen dan operasi teknis LSPro-TIN.

Kepala divisi operasional mengatur kegiatan administrasi dan perasional. Kepala departemen jaminan sistem bertanggung jawab dalam pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan sistem sertifikasi

produk. Keduanya bertanggung jawab langsung kepada kepala LSPro-TIN.

Personal operasional tetap LSPro-TIN terdiri dari personal auditor dan tenaga ahli yang direkrut serta dipekerjakan secara tetap serta bagian dministrasi. Personal operasional tidak tetap terdiri dari personal auditor yang direkrut dan dipekerjakan tidak tetap, tenaga ahli yang direkrut dan dipekerjakan secara tidak tetap, karyawan lain yang dipekerjakan secara tidak tetap (sesuai kebutuhan). Personal pendukung sistem manajemen LSPro-TIN terdiri dari personal yang juga merupakan karyawan Departemen TIN yang diperuntukkan urusan keuangan dan akutansi, urusan kepegawaian, dan personal laboratorium.

ƒ Pengelolaan Sumber Daya Keuangan

LSPro-TIN mengelola sumber daya keuangan yang dimilikinya, termasuk aliran kas masuk dan keluar serta pengelolaannya.

ƒ Pembiayaan Kegiatan Sertifikasi

LSPro-TIN menjelaskan pembiayaan kegiatan sertifikasi, meliputi uraian penentuan biaya untuk kegiatan sertifikasi. Manajemen LSPro-TIN memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menentukan biaya untuk kegiatan sertifikasi.

Biaya diuraikan dalam form penawaran yang disampaikan kepada pelanggan. Apabila ada perubahan biaya, pelanggan akan diberitahu. Biaya tambahan akan diajukan untuk kerja tambahan yang tidak termasuk dalam surat penawaran yang telah disetujui dan untuk keperluan khusus, survailen yang tidak tercantum dalam jadwal, dan untuk ketidaksesuaian yang ditemukan. Besarnya tanggungan sebagai konsekuensi liabilitas adalah sebesar nilai kontrak.

ƒ Administrasi

LSPro-TIN menjelaskan sistem administrasi dan keuangan yang ada, seperti pengiriman informasi harga kepada pelanggan, penerimaan sampel sampai pelaporan hasil. Bagian administrasi dan

keuangan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan administrasi dan keuangan yang ada di LSPro-TIN.

Kegiatan di bagian administrasi dan keuangan antara lain memberikan penawaran harga kepada pelanggan, menyiapkan kontrak kerjasama dengan pelanggan, memberitahukan kepada pelanggan tentang penjadwalan waktu evaluasi, membuat laporan, dan mengirimkan laporan evaluasi kepada pelanggan.

ƒ Sub Kontraktor

Subkontrak dapat dilakukan terhadap seluruh atau sebagian dari pekerjaan dan diusahakan menggunakan laboratorium dan/atau lembaga yang telah terakreditasi. Subkontrak dapat dilakukan apabila beban LSPro-TIN begitu besar, tidak tersedia atau tidak berfungsinya sarana dan sumber daya laboratorium, pengujian itu belum atau tidak pernah dilakukan oleh LSPro-TIN, maupun berdasarkan pekerjaan berkelanjutan. Kegiatan subkontrak dapat berupa pengujian maupun inspeksi.

Manajer I memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk menyusun daftar subkontraktor pengujian. Manajer II memiliki tanggung jawab memilih dan melakukan subkontrak jika ada pekerjaan.

Sebelum melakukan subkontrak, terlebih dahulu dilakukan identifikasi kegiatan yang akan disubkontrakkan. Kegiatan subkontrak harus diketahui dan disetujui oleh pelanggan dalam bentuk tertulis. Pemilihan subkontraktor harus sesuai dengan kriteria, antara lain sudah terakreditasi, tarif jasanya sesuai, dan sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan disubkontrakkan. Setelah ditentukan subkontraktor yang sesuai, dilakukan pengiriman sampel yang akan diujikan. Hal ini berlaku untuk subkontrak pengujian. Laporan yang diperoleh dari subkontraktor akan diberikan juga kepada pelanggan.

ƒ Audit Internal Dan Kaji Ulang Manajemen

LSPro-TIN mengidentifikasi ketidaksesuaian dalam penerapan sistem mutu, sehingga dapat dilakukan tindakan korektif yang seefektif

mungkin dan dapat memulihkan sistem mutu yang telah ditetapkan dan yang diterapkan, sekaligus untuk mencegah terulangnya kembali masalah sistem mutu. Apabila perlu dilakukan perubahan dan peningkatan terhadap sistem mutu, hal tersebut dapat segera ditindaklanjuti.

Pelaksanaan kaji ulang manajemen minimal setahun sekali yaitu bulan Desember atau jika ada resiko bisnis. Manajer I bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengkoordinasikan audit internal sebagaimana disyaratkan oleh manajemen. Kepala LSPro-TIN bertanggung jawab dan memiliki wewenang terhadap pelaksanaan kaji ulang manajemen.

Pelaksanaan audit internal meliputi tahap perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan tindakan korektif. Ruang lingkup, penyelenggaraan, dan penyiapan dokumen dilakukan dalam tahap perencanaan. Dilanjutkan dengan tahap persiapan yang meliputi pemberitahuan pelaksanaan audit, penyiapan perencanaan audit, dan peninjauan ulang auditee sesaat sebelum pelaksanaan audit. Dalam pelaksanaannya, audit dihadiri oleh auditor kepala, auditor, dan auditee terkait. Berdasarkan temuan ketidaksesuaian yang terjadi, dilakukan tindakan korektif dan ditindaklanjuti.

Pelaksanaan kaji ulang manajemen akan disiapkan oleh manajer I. Setelah terkumpul lengkap bahan-bahan yang diperlukan, tingkatan manajemen melakukan pembahasan dalam rangka kaji ulang manajemen. Hasil kaji ulang manajemen berupa perbaikan dokumen sistem mutu dan strategi pengembangan bisnis. Tindak lanjut dilakukan dengan pelaksanaan dokumen sistem mutu dan strategi bisnis yang sudah dikaji.

ƒ Dokumentasi

LSPro-TIN menjamin pengendalian dokumen agar terdistribusi dengan baik serta memudahkan pencarian dan pengendalian dokumen. Semua personel yang terlibat secara langsung dalam proses sertifikasi bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen. Manajer I

bertanggung jawab untuk menjamin pemeliharaan dan pengendalian dokumen dan memiliki wewenang untuk merubah dokumen. Bagian administrasi bertanggung jawab menjaga kerahasiaan password dan melakukan perubahan dokumen.

Prosedur pengendalian dokumen mengharuskan setiap dokumen memiliki identitas khusus. Dokumen-dokumen akan didistribusikan sesuai dengan daftar distribusi dokumen dan tidak boleh disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Dokumen kadaluarsa disimpan sebagai arsip sampai tiba saatnya dimusnahkan.

Proses perubahan dokumen didahului dengan pengajuan usulan perubahan dokumen kepada bagian aministrasi. Setelah dikaji dan disetujui oleh manajer I, dokumen baru dapat dicetak, didistribusikan, dan diimplementasikan.

Kaji ulang dokumen diawali dengan pengajuan usulan kepada manajer I. Setelah disetujui, dokumen yang telah direvisi disimpan dan dicetak. Bagian administrasi dapat melakukan perubahan dokumen hanya atas persetujuan manajer I.

ƒ Pengendalian Rekaman

LSPro-TIN menetapkan prosedur pengendalian rekaman untuk memberi pedoman cara melakukan pengendalian rekaman, sehingga dapat menentukan apakah telah memenuhi sistem manajemen. Prosedur pengendalian rekaman meliputi pengendalian terhadap rekaman mutu dan rekaman teknis, baik berupa media cetak atau elektronik.

Seluruh personel bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengendalian rekaman. Manajer I memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk mengendalikan rekaman yang mencakup laporan audit internal dan kaji ulang manajemen. Manajer II memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk mengendalikan rekaman teknis hasil dari pelaksanaan evaluasi.

Rekaman harus diidentifikasikan secara khusus sehingga memudahkan pencariannya. Akses terhadap rekaman diabatasi untuk

mencegah penyalahgunaan. Rekaman dipelihara dan disimpan dengan baik sampai batas periode pemusnahan.

ƒ Kerahasiaan

LSPro-TIN menjamin kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan sehingga memudahkan dalam perlindungan informasi yang dimiliki pelanggan dari intervensi pihak lain. Prosedur ini berlaku bagi seluruh personel yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses sertifikasi produk agroindustri di LSPro-TIN.

Manajer I bertanggung jawab untuk menjamin adanya perlindungan atas kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan serta menjamin tidak adanya keterlibatan setiap personel dalam setiap kegiatan yang akan mengurangi kepercayaan pada kompetensi. Kepala LSPro-TIN bertanggung jawab untuk menjaga independensi lembaga terhadap intervensi dari pihak manapun.

Setiap personel yang terlibat langsung dengan evaluasi tidak diperkenankan berkomunikasi dengan pihak pelanggan tanpa seijin Manajer I. Informasi yang dihasilkan dari evaluasi yang dilakukan auditor langsung dilaporkan kepada supervisor untuk menjamin tidak adanya informasi yang tercecer dan diketahui oleh pihak lain yang tidak terkait. Supervisor melakukan pengecekan terhadap hasil evaluasi yang dilakukan auditor, kemudian memberikan kepada bagian administrasi untuk dibuatkan laporan hasil evaluasinya. Bagian administrasi menjamin adanya perlindungan terhadap informasi yang telah diberikan supervisor atas evaluasi yang telah dilakukan. Penyampaian informasi kepada pelanggan dilakukan oleh manajer I. ƒ Kualifikasi Profesi Personel Sertifikasi

LSPro-TIN menjelaskan kedudukan personel yang ada di LSPro-TIN, meliputi uraian kualifikasi masing-masing personel. Dewan pembina memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menentukan kualifikasi personel dalam LSPro-TIN.

Kepala LSPro-TIN, dibantu oleh jajaran operasionalnya, akan mempertanggungjawabkan operasional sertifikasinya langsung kepada ketua dewan pembina. Kepala LSPro-TIN mengatur penyelenggaraan, pengendalian, serta pemeliharaan sistem manajemen dan operasi teknis LSPro-TIN.

Kepala departemen operasional mengatur kegiatan administrasi dan perasional. Kepala departemen jaminan sistem bertanggung jawab dalam pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan sistem sertifikasi produk. Keduanya bertanggung jawab langsung kepada kepala LSPro-TIN.

Personal operasional tetap LSPro-TIN terdiri dari personal auditor dan tenaga ahli yang direkrut serta dipekerjakan secara tetap serta bagian dministrasi. Personal operasional tidak tetap terdiri dari personal auditor yang direkrut dan dipekerjakan tidak tetap, tenaga ahli yang direkrut dan dipekerjakan secara tidak tetap, karyawan lain yang dipekerjakan secara tidak tetap (sesuai kebutuhan). Personal pendukung sistem manajemen LSPro-TIN terdiri dari personal yang juga merupakan karyawan Departemen TIN yang diperuntukkan urusan keuangan dan akutansi, urusan kepegawaian, dan personal laboratorium.

ƒ Publikasi Dan Laporan

LSPro-TIN akan menginformasikan setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi kepada pemasok yang telah disertifikasi. Bagian administrasi memiliki tanggung jawab menerima dan mendokumentasikan perubahan persyaratan sertifikasi.

Sebelum diputuskan dalam bentuk yang tetap dan tanggal efektifnya, manajemen LSPro-TIN mempertimbangkan pendapat pihak yang berkepentingan. Setelah memutuskan dan mempublikasikan perubahan persyaratan yang ditetapkan, LSPro-TIN memverifikasi bahwa setiap pemasok melaksanakan penyesuaian seperlunya dalam waktu tertentu, yang menurut LSPro-TIN sudah memadai. Perubahan persyaratan sertifikasi didokumentasikan dengan baik.

ƒ Pengaduan, Perselisihan, Dan Naik Banding

LSPro-TIN menjelaskan proses penerimaan dan penanganan pengaduan dari pelanggan baik secara lisan maupun tulisan secara baik serta upaya perbaikan dan pencegahan agar tidak terulang kembali. Bagian administrasi akan menerima dan mendokumentasikan pengaduan dari pelanggan. Tanggapan terhadap pangaduan akan diberikan leh manajer II.

Bagian administrasi menyampaikan pengaduan pelanggan kepada manajer II. Setelah substansi pengaduan dipelajari dan diidentifikasi penyebabnya, ditentukanlah tindakan perbaikan yang perlu dilakukan dan pencegahan terulangnya masalah serupa. Hasil identifikasi pengaduan dan tindakan yang perlu dilakukan kepada manajer I. Tanggapan keluhan secara tertulis akan disampaikan kepada pelanggan. Verifikasi dilakukan untuk menentukan apakah perlu dilakukan evaluasi ulang atau tidak.

ƒ Permohonan Sertifikasi

LSPro-TIN menjelaskan tata cara pengajuan permohonan sertifikasi. Permohonan sertifikasi dari pelanggan akan ditangani oleh bagian administrasi. Kepala LSPro-TIN memiliki wewenang menentukan pelaksanaan sertifikasi.

LSPro-TIN mensyaratkankan formulir permohonan resmi diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh wakil pemohon yang berwenang, dengan melampirkan ruang lingkup sertifikasi yang dimohon serta pernyataan bahwa pemohonan setuju untuk memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan informasi yang diperlukan untuk evaluasi produk yang akan disertifikasi. Pemohon memberikan informasi jenis perusahaan, nama, alamat, dan status hukum serta definisi produk yang akan disertifikasi, sistem sertifikasi, dan standar yang digunakan untuk produk yang akan disertifikasi jika diketahui pemohon.

ƒ Kaji Ulang Permohonan Sertifikasi

LSPro-TIN melaksanakan kaji ulang permohonan sertifikasi, tender atau kontrak dan menjelaskan bagaimana cara melakukannya sehingga dapat memberikan jaminan kepada pelanggan. Kaji ulang terhadap permohonan sertifikasi, tender dan kontrak dilakukan pada saat ada permintaan pengujian atau kontrak pengujian dari pelanggan. Manajer II memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kaji ulang permohonan sertifikasi, tender dan kontrak.

Sarana fisik dan kompetensi personel yang diperlukan untuk kegiatan sertifikasi diidentifikasi. Apabila LSPro-TIN tidak dapat melakukan sertifikasi yang diminta, maka LSPro-TIN akan menginformasikannya kepada pelanggan atau apabila memungkinkan akan mensubkontrakkan inspeksi atau pengujian tertentu kepada subkontraktor yang telah ditunjuk. Manajer II memastikan persetujuan pelanggan terhadap metode dan sumber daya yang dimiliki LSPro-TIN. Kepala LSPro-TIN melakukan kontrak dengan pelanggan apabila telah terjadi kesepakatan terhadap persyaratan yang diajukan kedua belah pihak. Setiap perubahan dan atau amandemen terhadap kontrak yang telah dilakukan dikaji ulang dan diinformasikan kepada pihak yang terkait.

ƒ Evaluasi

LSPro-TIN melaksanakan evaluasi dalam rangka sertifikasi produk. Sebuah tim audit yang akan melakukan kegiatan evaluasi akan ditunjuk dalam rangka sertifikasi produk.

Untuk mengetahui kesiapan dokumen-dokumen perusahaan pelanggan, maka diperlukan kunjungan pra evaluasi. Jika setelah diperiksa ditemukan kekurangan kritis, maka evaluasi ditunda dan dilakukan pengujian ulang untuk dokumentasi ulang. Jika dapat diterima, dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan sebelum masuk proses evaluasi formal.

Tim audit akan memeriksa perbaikan ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pra evaluasi. Ketidaksesuaian dikategorikan

dalam kategori kritis, mayor, minor, dan observasi. Jika ditemukan ketidaksesuaian, maka proses ditunda. Jika dapat diterima, dilakukan pengujian. Jika hasil pengujian baik dan bukti-bukti pendukung yang relevan cukup, maka proses selanjutnya dibawa ke rapat keputusan sertifikasi. Apabila tidak dapat diterima, maka dilakukan perbaikan ulang.

ƒ Pelaporan Hasil Evaluasi

LSPro-TIN melaporkan hasil evaluasi dalam rangka sertifikasi produk. Sebuah tim audit yang akan melakukan kegiatan evaluasi akan ditunjuk dalam rangka sertifikasi produk.

Hasil pelaksanaan evaluasi berupa temuan ketidaksesuaian didokumentasikan dengan baik. Apabila dapat diterima, maka selanjutnya akan dibawa ke dalam rapat keputusan sertifikasi di mana akan diputuskan diberikan atau tidaknya sertifikat kesesuaian.

ƒ Keputusan Sertifikasi

LSPro-TIN menjelaskan pelaksanaan pengambilan keputusan rangka sertifikasi produk. Manajer I memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk menyelenggarakan rapat keputusan sertifikasi.

Jika dalam rapat keputusan sertifikasi semua laporan dapat diterima, maka sertifikat akan diterbitkan. Jika tidak, sertifikasi akan dihantikan dan dilakukan aplikasi ulang.

Selain memiliki mutu produk yang konsisten dengan standar (SNI), untuk mendapatkan sertifikat produk, perusahaan pelanggan harus telah menerapkan sistem manajemen mutu sesuai dengan SNI 19-9000 dan telah membayar biaya sertifikasi yang telah ditentukan. ƒ Survailen

LSPro-TIN melaksanakan survailen dalam rangka sertifikasi produk. Surveilan merupakan kegiatan penilaian kesesuaian yang dilakukan secara sistematik dan berulang sebagai dasar untuk memelihara validitas pernyataan kesesuaian. Sebuah tim audit yang akan melakukan kegiatan survailen akan ditunjuk dalam rangka sertifikasi produk.

Keputusan Sertifikasi Hasil Pengkajian Hasil Asesmen /

verifikasi, inspeksi ^{Hasil Uji} Lab Uji PEMOHON Pengkajian oleh Tim Evaluasi Penyerahan Sertifikat LSPro-TIN - Informasi - Pemohonan - Informasi - Formulir Ya Tidak Asesmen Verifikasi Ispeksi Pengambilan Contoh Ya Tidak

Setelah penerimaan sertifikat, akan dilakukan kunjungan survailen dalam waktu sejurang-kurangnya enam bulan selama tiga tahun. Jika dalam kunjungan survailen ditemukan ketidaksesuaian yang dikategorikan dalam kategori kritis, mayor, minor, dan observasi, maka ketidaksesuaian tersebut harus diperbaiki dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

ƒ Ketentuan Berkaitan Dengan Sertifikat Dan Logo

LSPro-TIN menjelaskan ketentuan yang berkaitan dengan sertifikat dan logo, meliputi penangguhan, pencabutan, dan pembatalan sertifikat kesesuaian yang sekiranya diberikan kepada pelanggan. Manajemen LSPro-TIN memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menentukan hal yang berkaitan dengan penangguhan, pencabutan, dan pembatalan sertifikat kesesuaian.

Sertifikat mungkin ditangguhkan untuk waktu tertentu apabila laporan ketidaksesuaian tidak diselesaikan dalam batas waktu yang telah ditentukan, terdapat kontroversi dengan pelanggan lain terhadap aturan pelaksanaan LSPro-TIN, maupun terdapat keluhan pelanggan atau pihak terkait yang tidak diselesaikan sebagi mana mestinya.

LSPro-TIN akan mengkonfirmasikan penangguhan sertifikat secara tertulis kepada pelanggan yang bersangkutan dan menerangkan kondisi dimana penangguhan dapat dibatalkan. Pada masa akhir penagguhan, dilakukan sebuah pemeriksaan untuk menentukan apakah kondisi yang ditunjukkan dalam perbaikan untuk memberlakukan kembali sertifikat sudah terpenuhi. Apabila kondisi terpenuhi, maka pelanggan akan dikonfirmasikan tentang pemberlakuan kembali sertifikatnya. Apabila kondisi tidak terpenuhi, maka sertifikat akan dicabut. Biaya yang dikeluarkan oleh LSPro-TIN dalam penangguhan dan pemberlakuan kembali sertifikat akan dikenakan kepada pelanggan.

Sebuah sertifikat akan dapat dicabut apabila pelanggan tidak memenuhi tindakan yang harus diambil dalam kasus penangguhan atau pelanggan gagal memenuhi kewajiban pembyaran kepada LSPro-TIN. LSPro-TIN memiliki wewenang untuk mncabut sertifikat dengan jalan memberitahukan secara tertulis kepada pelanggan. Pelanggan dapat mengajukan sanggahan keluhan secara tertulis. Tidak ada pengembalian pembayaran biaya penilaian. Pencabutan sertifikat akn dipublikasikan oleh LSPro-TIN.

Sertifikat dapat dibatalkan apabila pelanggan tidak bersedia untuk memperbaharui sertifikat atau perusahaan tidak beroperasi lagi. Tidak ada pengembalian biaya penilaian. Pencabutan sertifikat akan dipublikasikan oleh LSPro-TIN.

ƒ Keluhan Terhadap Pemasok

LSPro-TIN mengajukan pengaduan terhadap pemasok mengenai kesesuaian produk dengan persyaratan standar yang terkait apabila terjadi temuan penyimpangan yang mempengaruhi kesesuaian parsyaratan sertifikasi. Pemasok merupakan pihak yang bertanggung jawab untuk menjamin bahwa produk memenuhi dan jika dapat diterapkan, tetap memenuhi persyaratan yang dipakai sebagai dasar sertifikasi.

Manajer I membuat surat keluhan terhadap pemasok atas temuan penyimpangan. Bagian administrasi menyampaikan surat keluhan tersebut kepada pemasok. Rekaman tindakan yang diambil diarsipkan dengan baik

ƒ Tindakan Koreksi Dan Pencegahan

LSPro-TIN melakukan tindakan koreksi bila teridentifikasi adanya pekerjaan yang tidak sesuai atau menyimpang dari kebijakan dan prosedur di dalam sistem mutu. Prosedur tindakan pencegahan ditetapkan dan diperlukan bertujuan untuk memberikan pedoman peyelenggaraan tindakan pencegahan ketidaksesuaian pada sistem manajemen mutu.

Tindakan koreksi dimulai dengan suatu penyelidikan untuk menentukan akar permasalahan, meniadakan masalah dan mencegah terjadinya kembali. Manajer II mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan tindakan koreksi. Manajer I mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan tindakan pencegahan berupa tindakan yang diperlukan untuk mencegah ketidaksesuaian