15%
HO
CBG
AP AP AP APSumber: olahan peneliti
Penyusunan anggaran ditentukan dari Head Office, kemudian akan dipatok cost
ratio 15% dari omzet penjualan periode sebelumnya. Kantor Cabang tidak dengan
leluasanya dapat menggunakan anggaran yang telah dialokasikan ke Cabang. Bila Cabang ingin mempergunakan Budget tersebut maka Cabang akan membuat Action
Program agar budget cair. Action Program berisi tentang
4.2.2. Partisipasi Lower Manajer dalam proses Penganggaran
Pada subpokok pembahasan kali ini akan menjawab rumusan masalah kedua, yakni tentang sejauh mana partisipasi lower manajer dalam penganggaran. Partisipasi anggaran dalam perusahaan diperlukan agar sistem anggaran efektif dalam memotivasi
para pelaksananya. Partisipasi dalam penyusunan anggaran di Perusahaan ini berupa pengajuan-pengajuan promo guna meningkatkan omzet penjualan ke Top Manajemen. Partisipasi budgeting dalam bentuk seperti ini cenderung mendorong lower
manajer untuk lebih aktif di dalam memahami anggaran, sehingga lower manajer akan dapat menerima dan melaksanakan secara penuh tanggung jawab atas anggaran yang telah ditujukan kepada dirinya, dan pada akhirnya akan mempengaruhi prestasi kerjanya. Dengan adanya sounding dari Lower manajer ini tentang budget yang akan diberikan mengenai aktivitas-aktivitas di Kantor Cabang yang mendukung pencapaian target penjualan dan segala kebutuhan Kantor Cabang apa saja, hal ini tentunya akan sangat diperhitungkan bagi seorang lower manajer, yang kinerjanya dievaluasi dan memperoleh penghargaan berdasarkan pencapaian target anggaran/penjualan. Sebagaimana hasil interview berikut ini dengan Bapak I:
“Posisi kita adalah di divisi Marketing jadi parameter yang digunakan Perusahaan adalah tercapainya sasaran/target penjualan yang dibebankan. Jadi kalau bicara sistem penilaian kinerja berarti yang menilai performance kita adalah Atasan dengan berbagai pertimbangan tentunya”.
Kontribusi lower manajer dalam pengajuan budget ini merupakan suatu komunikasi yang baik antara Bawahan dengan Atasan, karena memungkinkan manajemen puncak untuk memahami masalah yang dihadapi oleh Bawahan (lower manajer), dan lower manajer juga lebih dapat memahami kesulitan yang dihadapi oleh manajemen puncak, dalam artian penjualan merupakan siklus hidup Perusahaan, dan juga dengan kontribusi budget dari lower manajer ini lebih memungkinkan lower
manajer untuk melakukan negoisasi dengan top manajemen mengenai target anggaran yang menurut mereka dapat dicapai.
Lower manajer seringkali menyatakan permintaan pendapat atau usulan tentang anggaran ke Atasan walau tanpa diminta. Seperti pernyataan Bapak I berikut ini:
“Penyusunan anggaran di Perusahaan kami adalah Top-Down yang sudah dipatok dengan cost ratio tertentu maka ketika kondisi pasar tidak memungkinkan kita memakai budget yang ditentukan, maka kita seringkali
sounding ke Atasan untuk meminta kelonggaran budget yang diberikan”.
Hal ini juga seperti apa yang dikatakan oleh Regional Sales Manajer (RSM) (Bapak B):
“Budget yang ditentukan dari Pusat untuk Cabang pasti berubah, tidak sesuai yang dianggarkan karena kondisi pasar yang berubah”.
Budget yang telah ditentukan oleh top manajemen pasti akan berubah melihat kondisi pasar yang sangat dinamis. Perubahan budget tentunya sesuai dengan plafon yang telah disepakati. Agar over dalam budget tidak terlalu membengkak top
manajemen membuat kancing terhadap perubahan budget yang cenderung flexible ini.
Tiap tiga bulan dilakukan batasan terhadap budget yang over, dan dilakukan evaluasi budget, sehingga bila terjadi high cost tidak akan lebih dari 3 bulan, biasanya dilakukan meeting ke HO sekaligus pertanggungjawaban lower manajer tentang aktivitas cabang selama periode tersebut.
Pengaruh lower manajer dalam memberikan kontribusi suara dalam budget sangat mempengaruhi target penjualan yang dibebankan. Melihat pencapaian target penjualan merupakan parameter utama dalam penilaian kinerja, maka kontribusi lower
manajer dalam budget yang akan dibebankan ke Cabang akan mendorong timbulnya kreativitas dalam diri lower manajer. Budget yang dibebankan haruslah bersifat realistis, flexible, dan kontinyu. Flexibilitasnya adalah masukan dari lower manajer tentang penyesuaian budget. Kalaupun lower manajer tidak diberikan wewenang untuk memberikan usulan atau usulan seringkali tidak dihiraukan oleh Atasan maka yang terjadi adalah water budget, yaitu budget akan mengalir begitu saja tanpa adanya evaluasi, monitor, dan analisa dari lower manajer.
Lower manajer mempunyai peranan yang besar dalam penyusunan anggaran, karena sebagai executor di lapangan yang sangat mengetahui kondisi pasar yang ditanganinya. Kontribusi lower manajer dalam menentukan budget tiap periodenya cukup besar, karena yang paling tahu kondisi pasar adalah personil Cabang bukanlah
Head Office, jadi ketika suatu permasalahan itu muncul atau peluang emas terbuka
dapat “ditangkap” maka lower manajer akan sounding ke top manajemen secara terus-menerus agar mendapatkan follow up dengan tujuan budget yang diinginkan dapat di
acc dan biasanya dengan kondisi seperti itu kemungkinan besar yang diinginkan
Cabang dapat tercapai. Berikut cuplikan wawancara dengan Bapak I :
“Kontribusi lower manajer dalam menentukan budget dalam tiap periodenya ya cukup besar, kan yang paling mengetahui kondisi pasar pada setiap daerah adalah personil cabang bukan HO. Jadi ketika ada suatu permasalahan ataupun peluang yang dapat kita tangkap maka kita akan sounding ke Atasan secara terus menerus agar hal tersebut dapat di follow up dengan tujuan budget yang diinginkan dapat di acc dan biasanya disini kalau seperti itu kemungkinan besar apa yang diinginkan Cabang pasti bisa tercapai”.
Partisipasi lower manajer terhadap terhadap budget yang akan dibebankan ke Kantor Cabang cukup besar, dengan seringnya pengajuan-pengajuan lower manajer ke top manajemen mengenai aktivitas Cabang. Walaupun terkadang Budget Cabang mengalami high cost, namun dengan segala pertimbangan dari Top Manajemen dengan Alasan dari Cabang yang bisa meyakinkan Head Office (HO) akan budget yang dipakainya, maka Perusahaan bisa menerimanya, adapun bila ada sanksi yang diberikan adalah defisit pemakaian budget pada bulan tersebut akan mengurangi budget cabang di bulan berikutnya. Bila pengajuan lower manajer tidak mendapatkan acc, maka lower manajer tetap memutar cara bagaimana tetap mendapatkan omzet penjualan yang tinggi.