Sebagai acuan dalam pelaksanaan GCG, Perseroan memastikan adanya Pedoman GCG yang lengkap. Sejumlah buku pedoman GCG telah dievaluasi kembali guna disesuaikan dengan parameter yang sedang berlaku, dan diterbitkan secara komprehensif. Buku-buku pedoman GCG tersebut mengatur keputusan dan tindakan bisnis perseroan serta perilaku individu karyawan.
Tujuan dari pedoman GCG ini adalah untuk mencapai tingkat kepatuhan yang semakin baik, terbentuknya struktur pengendalian manajemen, serta menigkatnya kesadaran GCG yang berdampak pada membaiknya kinerja. Prinsip-prinsip pedoman telah disosialisasikan kepada karyawan yang diharapkan untuk menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari dan menjadi sumber nilai budaya perusahaan.
Buku-buku Pedoman GCG tersebut terdiri dari:
I. Pedoman Umum GCG
Buku pedoman ini memuat berbagai kebijakan tentang praktek Tata Kelola Perusahaan yang baik. Pedoman Umum GCG merupakan kristalisasi dari semua aturan yang memandu pelaksanaan praktek terbaik GCG, nilai-nilai budaya, visi dan misi. Pedoman Umum GCG memuat prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang diuraikan lebih lanjut dalam berbagai kebijakan dan aturan pelaksanaan teknis.
As a reference for GCG implementation, the company determines to have a comprehensive GCG manuals. A number of GCG manuals are re- evaluated to bring current parameter into line, and they are published comprehensively. The GCG manuals govern the company’s business decisions and actions as well as the behavior of individual employees.
The objective of the GCG manuals is to attain higher compliance level, formation of management control structure, and enhanced GCG awareness that will result in improvement of performance. The principles of the guidelines have been socialized to the employees who are expected to implement them in their daily jobs and to be source of corporate culture value.
The GCG Manuals consist of:
I. GCG General Guideline
This handbook contains various policies regarding Good Corporate Governance practices. GCG General Guideline is the crystallization of all rules that guide the implementation of GCG best practices, cultural values, vision and mission. GCG General Guideline contains corporate governance principles which are further elaborated in various policies and technical implementation rules.
II. Buku Pedoman Direksi dan Komisaris
Buku Pedoman Direksi dan Komisaris adalah serangkaian struktur dan proses formil yang mengatur ciri dan kegiatan penting dari Direksi dan Komisaris, seperti besarnya, komposisi, peranan dan tanggung jawabnya. Pada intinya, buku pedoman ini adalah sebuah peta bagi Direksi, yang berisi informasi penting mengenai perusahaan, strategi, dan struktur/proses tata kelola. Dengan terciptanya struktur dan proses formil ini, Dewan Komisaris dan Direksi bisa mendapatkan manfaat dari dokumentasi, resensi, dan pembaruan secara formil. Kami percaya buku Pedoman Direksi dan Komisaris ini merupakan sarana yang ideal untuk informasi ini.
III. Piagam-piagam Komite
Seringkali dokumen peraturan yang paling terabaikan bagi setiap organisasi yang memiliki dewan pengelola adalah piagam-piagam komite. Oleh sebab itu, sepanjang tahun ini kami merasa perlu mengambil waktu sesaat untuk melihat dan meninjau kembali susunan komite, piagam-piagam dan kinerja komite untuk menentukan apakah komite-komite sudah siap dan diperlengkapi dengan wewenang dan otoritas yang diperlukan untuk menghadapi tantangan di tahun yang baru. Perseroan ingin memastikan bahwa piagam komite dibuat tertulis, ditinjau kembali dan dibahas secara berkala oleh Dewan Komisaris.
IV. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen di Arwana adalah suatu metode yang dipakai perseroan untuk mengumpulkan informasi yang nantinya dapat menuntun dan mengarahkan perilaku staf dan manajer perseroan, terutama yang berkenaan dengan akuntansi dan keuangan, dimana akan dibandingkan biaya yang dikeluarkan oleh perseroan dengan yang dikeluarkan oleh divisi atau manajer secara individu. Tujuan dari system pengendalian manajemen kami adalah untuk menetapkan suatu standar yang seragam yang mudah diidentifikasi dan mudah diikuti agar dapat menjamin hasil yang sama di seluruh perusahaan.
V. Perjanjian Kerja Bersama
Untuk mendorong penyebaran praktis prinsip-prinsip bisnis, satu set buku pegangan peraturan Perusahaan “Perjanjian Kerja Bersama” (PKB) telah dipublikasikan. Buku ini memuat informasi mengenai topik-topik berikut: prosedur penilaian kinerja karyawan, kompensasi dan tunjangan, kebijakan cuti, dan prosedur berkenaan dengan tata tertib. Buku ini dirancang untuk memastikan bahwa karyawan mendapat perlakuan yang adil, dan digunakan untuk menginformasikan karyawan tentang undang-undang, peraturan, dan kebijakan.
Karyawan dapat mengacu pada buku pegangan ini untuk menjawab pertanyaan dasar selama masa jabatan mereka dengan Perusahaan. Selain itu, manajer di Perseroan dapat menggunakan buku pegangan untuk membantu mereka membuat keputusan seragam dan konsisten tentang karyawan. Seringkali buku pedoman karyawan ini digunakan sebagai referensi selama sesi orientasi Perusahaan.
II. Board Manual
Board Manual is a set of formal structures and processes that govern key board attributes and activities such as size, composition, roles and responsibilities. At its core, it is a roadmap for directors, which contains key information on the organization, its strategy, and its governance structures/processes. In addition to the creation of these formal structures and processes, the boards can greatly benefit from formally documenting, reviewing and updating them. We believe the board manual is the ideal venue for this information.
III. Commitee Charters
Often, the most ignored governing documents for any organization with a governing board are the committee charters. Therefore, during the year, we feel necessary to take a step back, take a look and assess our committee structure, committee charters and performance to determine whether the committees are prepared and equipped with the requisite power and authority for the challenge of the new year. The company wants to ensure that the committee charters are in writing, periodically reviewed and discussed by the Commissioners.
IV. Management Control System
Arwana’s management control systems are methods that the company use to collect information that will later guide and direct the behavior of corporate officers and managers, particularly in regards to accounting and finance, in which corporate expenses are being compared to expenses from each division as well as individual managers. The goal of our management control system is to set a uniform standard that is easy to identify and easy to follow in order to ensure common results across the company.
V. Collective Labor Agreement
To drive the practical deployment of the business principles, a set of “Collective Labor Agreement” handbook has been published. The handbook includes information on the following topics: performance appraisal procedures, employee compensation and beneits, leave policies, and disciplinary procedures. The handbook is designed to ensure that employees receive fair treatment, and is used to inform employees of rules, regulations, and policies.
Employees can refer to this handbook to answer basic questions throughout their tenure with the company. Additionally, managers in the company can use the handbook to help them make uniform and consistent decisions regarding employees. Often the employee handbook is used as a reference during a company’s orientation sessions.
VI. Pedoman Etika
Pedoman Etika merupakan sebuah buku panduan yang mengatur kode etik hubungan antara pihak internal (karyawan) dan pihak eksternal seperti pemegang saham, investor, pelanggan, pemasok, pemerintah, masyarakat dan lingkungan. Kode etik ini tidak mencakup setiap masalah yang mungkin timbul, tapi memuat prinsip-prinsip dasar dimana semua anggota Perseroan harus melakukannya sebagaimana mestinya. Arahan panduan perilaku ini disesuaikan seperlunya untuk mencerminkan perkembangan yang sedang berlangsung di dalam legislasi kode etik dan integritas bisnis.
Pokok-pokok panduan kode etik adalah sebagai berikut: 1. Kepatuhan
Mematuhi hukum, undang-undang dan peraturan, baik yang tersurat maupun yang tersirat, merupakan landasan dimana standar etika Perusahaan dibangun.
2. Benturan kepentingan
Anggota Perusahan harus menyadari bahwa kedudukan mereka di Perusahaan harus merupakan pekerjaan utama bagi mereka. Mereka harus menghindari setiap koneksi bisnis - baik langsung maupun tidak - dengan konsumen, pemasok atau kompetitor Perusahaan, kecuali atas nama dan untuk kepentingan Perusahaan.
3. Insider Trading dan Penggunaan Peluang Korporasi
Anggota Perusahaan yang memiliki akses ke informasi rahasia tidak diperkenankan menggunakan atau memberikan informasi untuk tujuan perdagangan saham atau untuk tujuan lainnya kecuali untuk melakukan usaha Perusahaan. Anggota Perusahaan tidak boleh menggunakan hak milik Perusahaan, informasi, atau kedudukan untuk keuntungan pribadi yang tidak patut, dan anggota Perusahaan tidak boleh bersaing dengan Perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
4. Persaingan dan Hubungan Kerja yang Adil
Perusahaan berusaha untuk unggul dalam persaingan secara adil dan jujur. Untuk mempertahankan reputasi Perusahaan yang sangat berharga, kepatuhan terhadap proses mutu Perusahaan, syarat- syarat untuk keamanan, dan undang-undang tentang lingkungan hidup adalah sangat penting.
5. Diskriminasi dan Pelecehan
Perusahaan memegang teguh komitmen tentang penyediaan kesempatan kerja yang sama dalam semua aspek pekerjaan dan tidak akan mentolerir setiap diskriminasi atau pelecehan yang melanggar hukum dalam bentuk apapun juga.
6. Kesehatan dan Keamanan
Setiap Anggota Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menjaga keamanan dan kesehatan tempat kerja dengan mengikuti peraturan dan praktek kesehatan serta melaporkan kecelakaan, luka serta peralatan, praktek dan kondisi yang tidak aman. Penggunaan obat-obatan terlarang atau minuman keras tidak diperbolehkan di tempat kerja.
VI. Code of Conduct
Code of Conduct is a handbook to arrange the code of conducts for relation between internal parties (employees) and external parties like shareholders, investors, customers, suppliers, government, society and the environment. The Code does not cover every issue that may arise, but it sets out basic principles whereby all company’s members must conduct them accordingly. The Code of Conduct directives are adapted as needed to reflect ongoing developments in codes of conduct and business integrity legislation.
The main items of the Code are as follows: 1. Compliance
Obeying the laws, rules and regulations, both in letter and in spirit, is the foundation on which these Company’s ethical standards are built.
2. Conlict of Interest
Company’s members must realize that their position with the company must be their primary employment. They must avoid any direct or indirect business connection with the company’s customers, suppliers or competitors, except on the company’s behalf.
3. Insider Trading and Use of Corporate Opportunities
The company’s members who have access to confidential information are not permitted to use or share that information for stock trading purposes or for any other purpose except the conduct of the company’s business. No company’s members may use corporate property, information, or position for improper personal gain, and no company’s members may compete with the company directly or indirectly.
4. Competition and Fair Dealing
The Company seeks to outperform its competition fairly and honestly. To maintain the company’s valuable reputation, compliance with the company’s quality processes, safety requirements, and environmental regulations are essential.
5. Discrimination and Harassment
The company is firmly committed to providing equal opportunity in all aspects of employment and will not tolerate any illegal discrimination or harassment of any kind.
6. Health and Safety
Each company’s members has responsibility for maintaining a safe and healthy workplace by following health and safety rules and practices and reporting accidents, injuries and unsafe equipment, practices or conditions. The use of illegal drugs or alcohol in the workplace is strictly prohibited.
7. Penggunaan Praktek Akuntansi yang Benar
Perusahaan mengharuskan pencatatan dan pelaporan informasi yang jujur dan akurat agar dapat membuat keputusan bisnis yang bertanggung jawab. Karyawan yang bertugas mengungkapkan sesuatu kepada BEI atau Bapepam atau komunikasi masyarakat lainnya harus membuat laporan yang penuh, adil, akurat, tepat waktu, dan dapat dimengerti dalam laporan dan dokumennya.
8. Rahasia Dagang dan Kerahasian
Anggota Perusahaan tidak diperkenankan mengungkapkan, menduplikat, menyimpan, atau menggunakan bagi kepentingan mereka sendiri atau kepentingan pekerjaan karyawan atau afiliasi lain dengan Perusahaan, semua rahasia atau informasi rahasia, formula, desain, gambar, rencana kerja, spesifikasi, proses, peralatan, penelitian, atau rahasia dagang lainnya, tanpa ijin tertulis dari Perusahaan. Anggota Perusahaan juga tidak diperbolehkan mengungkapkan informasi tentang Perusahaan, produknya, kondisi keuangan, atau informasi lain, kecuali dalam rangkaian tugas pekerjaan yang biasa.
7. Use of Proper Accounting Practices
The company requires honest and accurate recording and reporting of information in order to make responsible business decisions. Employees who are in charged with duties to make any disclosures to the IDX and Capital Market Supervisory Agency or to make any other public communications shall make full, fair, accurate, timely, and understandable disclosures in those reports and documents.
8. Trade Secrets and Conidentiality
The company’s members shall not disclose, copy, retain, or use for their own benefit or the benefit of employee’s employment or other affiliations with the company, any secret or confidential information, formulas, designs, drawings, programs, specifications, processes, apparatus, research, or other trade secrets without prior written consent of the company. Nor shall any Company’s members disclose information about the company, its products, financial conditions, or other information except in the normal course of that employment duties.