Pelaksanaan administrasi merupakan salah satu proses pelaksanaan dalam pelaksanaan proyek. Tahap awal dalam melakukan pelaksanaan suatu proyek lanskap adalah melakukan pemilihan kontraktor lanskap pada pembangunan cluster Discovery Flamine dilakukan melalui proses tender atau pelelangan. Pekerjaan yang akan dilelang merupakan pekerjaan yang hanya dilakukan oleh beberapa badan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan tersendiri yaitu di bidang pembangunan lanskap. Tender yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan lanskap ini adalah tender tertutup. Kegiatan tender diikuti oleh beberapa kontraktor yang diundang oleh pihak owner. Pihak owner sudah menyusun owner estimation (OE) sebelum kegiatan tender berlangsung. Kemudian pada saat pelakasanaan tender, masing-masing kontraktor diberikan kesempatan menjelaskan dan mengajukan harga untuk pekerjaan akan yang dilakukan. Penjelasan tender ini atau Aanwyzing ini dilakukan pada 22 Agustus 2014 dan 20 November 2014, setelah tahap presentasi selesai, dilakukan rapat tertutup untuk menentukan kontraktor yang memenangkan proyek tersebut. Kriteria kontraktor yang mendekati dengan harga yang diajukan atau OE dan berdasarkan kesepakatan harga yang dicapai.
Pengumuman pemenang tender ini dilakukan pada tanggal 29 Desember 2014 dengan tenggat waktu yang dibutuhkan dalam proses evaluasi penawaran sampai dengan pengumuman pemenang selama 39 hari kalender. Berdasarkan kesepakatan rapat tertutup yang dilaksanakan oleh pihak owner terdapat dua kontraktor yang terpilih sebagai pemenang tender pembangunan lanskap cluster Discovery Flamine yaitu PT Pesona Tamanindo dan PT Sekawan. Pembangunan proyek lanskap ini dibagi menjadi dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan softscape dan hardscape taman utama. Pekerjaan hardscape diserahkan kepada PT Pesona Tamanindo yang meliputi pekerjaan pembangunan pada welcome area seperti pos jaga, kanopi, wing gate, pagar, signage serta jalur pedestrian dan pembangunan hardscape pada taman yaitu pembuatan bangku taman, children playground, shelter, dan lampu dekoratif. Sedangkan pada pekerjaan softscape dikerjakan oleh PT Sekawan meliputi pengadaan dan penanaman taman.
Setelah ditetapkan pemenang tender barulah dilakukan pertemuan untuk membahas hasil keputusan tender. Pada tender ini tidak terdapat sanggahan atau penolakkan dari pihak kontraktor. Kemudian, barulah dibahas mengenai pre- contruction pada 20 November 2014. Rapat ini diselenggarakan oleh pihak owner yang dihadiri oleh manajer dan pengawas lanskap, perwakilan dari bagian administrasi, perwakilan unit perencanaan dan pengembangan, dan pihak kontraktor yang memenangkan tender. Pertemuan ini membahas mengenai waktu pengerjaan, paket pekerjaan, metode pelaksanaan, struktur organisasi di lapang,
rencana pengajuan shop drawing dan material, serta teknis di lapang. Setelah semua dibahas secara bersama barulah dimulai kesepakatan kerja antara kedua belah pihak.
Tahap selanjutnya merupakan pembahasan mengenai penyusunan surat perintah kerja (SPK) pada waktu pertemuan yang sama dan penandatangan kontrak pada waktu yang bersamaan. Kemudian, kontraktor menunggu SPK turun dan SPK diterbitkan pada tanggal 16 Januari 2015 penerbitan SPK ini menjadi periode awal dari pekerjaan pembangunan lanskap. Setiap kontraktor mendapatkan dua SPK untuk pekerjaan pembangunan lanskap, untuk PT Pesona Tamanindo menerima SPK untuk pekerjaan pembangunan hardscape pada welcome area (Lampiran 3) dan taman cluster (Lampiran 4), sementara PT Sekawan menerima SPK untuk pengadaan softscape taman berm, dan taman cluster. Berdasarkan pengamatan di lapang kontraktor memulai pekerjaan pembangunan setelah mencapai kesepakatan kontrak kerja, bukan pada saat SPK telah selesai diterbitkan. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang akan dilaksanakan terlalu banyak dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan dan juga waktu penerbitan SPK yang cukup lama. Pihak owner tidak mempersalahkan hal tersebut, mengingat hubungan antara owner dan pihak kontraktor yang sudah saling percaya satu dengan yang lainnya.
Tenggat waktu pelaksanaan pekerjaan pembangunan hardscape yang tercantum pada SPK adalah selama 91 hari kalender terhitung tanggal 19 Januari 2015 untuk pekerjaan welcome area dan pada pekerjaan taman cluster ditargetkan selesai pada akhir bulan Mei. Sedangkan untuk pekerjaan softscape ditargetkan selesai pada akhir bulan Mei setelah pekerjaan hardscape selesai dikerjakan. SPK tidak hanya mengatur mengenai target waktu pelaksanaan pekerjaan saja, melainkan mengenai lingkup pekerjaan, syarat-syarat pekerjaan, harga SPK, cara pembayaran, alat, dan bahan, waktu pelaksanaan pekerjaan, masa pemeliharaan, sanksi, dan larangan. Mengenai cara pembayaran, pada setiap termin pembayaran dibagi berdasarkan progres pekerjaan yang telah dikerjakan di lapang. Cara pembayaran untuk pekerjaan welcome area ini dibagi menjadi lima termin. Hal ini juga berlaku untuk pembayaran pekerjaan hardscape pada taman cluster. Termin yang pertama yaitu pembayaran dibayarkan setelah progres pekerjaan selesai 25%, dilakukan pembayaran 20% dari harga total. Kemudian, pada termin kedua dilakukan setelah progres kerja di lapang selesai 50% dapat dilakukan pembayaran sebesar 25% dari harga total. Termin ketiga dibayarkan sebanyak 25% setelah progres kerja selesai 75% dan pada termin keempat dibayarkan sebesar 25% setelah progres selesai 100%. Pembayaran terakhir sebesar 5% dibayarkan ketika selesai masa pemeliharaan non struktur selama tiga bulan dan dibuktikan dengan berita acara serah terima.
Pembayaran pekerjaan softscape dilakukan dalam lima termin juga baik untuk pembayaran pekerjaan taman utama. Pembayaran pada termin pertama dilakukan setelah progres di lapang selesai 25% dengan total pembayaran sebesar 20% dari total pembayaran. Selanjutnya, pada termin kedua dan seterusnya dilakukan pembayaran dengan jumlah yang sama dengan pembayaran terhadap pekerjaan hardscape. Kemudian, pembayaran terakhir sebesar 5% dibayarkan ketika selesai masa pemeliharaan non struktur selama tiga bulan dan dibuktikan dengan berita acara serah terima. Selain itu pada SPK tertulis bahwa kontraktor wajib membuat time schedule dan rencana progres pekerjaan (s-curve) di awal
pekerjaan. Kontraktor juga diwajibkan untuk membuat progress report setiap minggunya. Namun, masih terdapat beberapa kontraktor yang tidak mematuhi kesepakatan. Sehingga, apabila kontraktor tidak mengumpulkan progres pada minggu itu, maka akan dikenakan sanksi berupa denda uang. Hal ini juga berlaku untuk kontraktor yang tidak mengikuti rapat koordinasi yang diadakan seminggu sekali oleh pihak pengawas (Gambar 6). Hal ini dilakukan manajer lanskap agar para kontraktor dapat disiplin dalam melakukan pelaporan kemajuan kerja.