PROSES DIKLAT
III. Pelayanan Kesekretariatan
III. Pelayanan Kesekretariatan
Bagian pelayanan kesekretariatan menyangkut ketersediaan bahan diklat dan sikap yang dipertunjukan oleh tim sekretariatan dan panitia diklat. Unsur-unsur dari pelayanan kesekretariatan adalah penyediaan ATK, ketersediaan bahan ajar dalam pelaksanaan diklat, Ketersediaan bahan-bahan lainnya (media, modul, PP, Permendiknas, yang berhubungan dengan materi diklat), pelayanan informasi oleh petugas, sikap petugas, dan hand out yang disediakan sesuai dengan materi. Berikut akan ditampilkan deskripsi jawaban responden terhadap unsur-unsur dari bagian pelayanan kesekretariatan.
Tabel 19. Penyediaan ATK
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 2 6,67
80 – 89 B Baik/Setuju 14 46,7
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 10 33,3
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 8 26,6
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Dari tabel 19 di atas dapat diketahui bahwa 2 orang responden (6,67 %) mengatakan penyediaan alat tulis kantor (ATK) untuk kegiatan diklat sudah sangat baik, sebanyak 14 orang responden (46,7 %) mengatakan baik, ada 10 orang responden (33,3 %) yang menganggap cukup, dan 8 orang responden (26,6 %) mengatakan penyediaan ATK masih kurang. Jenis ATK yang biasanya disediakan
panitia/sekretariat diklat seperti Tas, Buku tulis (Note book), Pulpen, pensil, rautan, penggaris dan lainya. menurut beberapa responden yang mengatakan kurang, terutama ketersediaan tas diklat yang kurang memadai dan kualitas dan kuantitas jenis ATK yang disediakan yang dirasakan masih minim. Jenis ATK lainnya yang biasanya dibutuhkan peserta diklat yakni Tipex.
Tabel 20. Ketersediaan Bahan Ajar dalam Pelaksanaan Diklat
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 4 13,3
80 – 89 B Baik/Setuju 13 43, 3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 10 33,3
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 3 10,0
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Ketersediaan bahan ajar untuk kegiatan diklat merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting dan krusial. Bahan ajar yang dimaksud adalah bahan-bahan materi berupa handout dari materi yang disampaikan sewaktu pelaksanaan diklat. Dari tabel di atas dapat diketahui 4 responden (13,3 %) berpendapat bahwa ketersediaan bahan ajar diklat sudah sangat baik, sebanyak 13 responden (43,3 %) mengatakan baik, 10 responden (33,3 %) mengatakan cukup, dan ada 3 responden (10,0 %) mengatakan ketersediaan bahan ajar diklat di BP-PNFI regional I Medan masih kurang. Beberapa keluhan yang disampaikan oleh peserta dan mantan peserta diklat adalah tentang kelengkapan handout materi yang diterima dan keinginan responden agar keseluruhan bahan materi yang dipelajari dapat dicopykan ke dalam satu CD/flashdisk agar lebih aman, efektif dan teratur.
Tabel 21. Penyediaan Bahan Ajar Lainnya (media, modul, PP, Permendiknas, dan APE yang berhubungan dengan materi diklat)
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 1 3,33
80 – 89 B Baik/Setuju 10 33,3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 12 40,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 7 23,3
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Pada tabel 21 diketahui bahwa 1 orang responden (3,33 %) mengatakan bahwa penyediaan bahan-bahan ajar pendukung diklat sudah sangat baik. Kemudian 10 orang responden (33,3 %) menjawab baik, lalu 12 orang responden (40,0 %) menjawab cukup, dan ada 7 orang responden (23,3 %) yang menjawab kurang. Pada pelaksanaan diklat yang diselenggarakan oleh BP-PNFI regional I Medan, bahan-bahan pendukung diklat sering diabaikan atau dianggap tidak perlu oleh tim sekretariat/panitia diklat. Padahal Salah satu faktor penentu keberhasilan sebuah diklat adalah bahan pendukung. Pada pelaksanaan diklat yang telah dilakukan, bahan-bahan ajar pendukung sering tidak dipersiapkan oleh panitia atau tim sekretariat diklat. Bahan pendukung itu antara lain media, modul, PP, permendiknas, APE, dll). Ketidaksediaan bahan tersebut dikarenakan terbatasnya anggaran diklat atau karena kurangnya pemahanan panitia/sekretariat tentang pentingnya bahan-bahan pendukung dimaksud. Di banyak kegiatan sering terjadi kasus tidak tuntasnya tujuan diklat hanya karena bahan pendukung tidak ada. Sebagai contoh, kegiatan diklat/worshop pendidikan kesetaraan tentang penyusunan KTSP (Kurikulum tingkat satuan pendidikan) yang diselenggarakan tahun 2010, mengalami kendala atau cenderung
dianggap kurang berhasil, hanya karena panitia/sekretariat tidak menyediakan Permendiknas Nomor 14 tahun 2007 tentang Standar Isi (SI) Pendidikan Kesetaraan. Padahal dalam kegiatan penyusunan silabus dan RPP yang merupakan bagian dari KTSP yang akan dilakukan oleh peserta diklat, tidak akan bisa kalau peserta tidak memiliki Standar Isi tersebut karena syarat utama penyusunan Silabus RPP adalah Standar Isi (SI). Kemudian dalam penyusunan bagian awal sebuah Kurikulum, juga terdapat visi, misi, dan tujuan program dan satuan penididikan, dalam bagian ini juga peserta diklat pasti mengalami kesulitan, karena masing-masing peserta diklat yang diundang tidak diperintahkan untuk membawa visi, misi, dan tujuan lemabaga masing-masing. Dalam kegiatan diklat PAUD (Pendidikan anak usia dini) juga mengalami kendala yang sama, karena panitia sangat terbatas menyediakan bahan pembelajaran pendukung seperti APE (Alat permainan edukatif) yang sangat diperlukan dalam kegiatan diklat. Kejadian tersebut mungkin tidak disadari oleh panitia karena mungkin faktor ketidaktauan. Maka untuk mengatasi permasalahan dimaksuk, antara panitia diklat dengan fasilitator/Nst harus duduk bersama membicarakan segala sesuatu yang berhubungan dengan keberhasilan pelaksanaan diklat. Para fasilitator sebaiknya menyampaikan kepada panitia/sekretariat tentang bahan-bahan apa saja yang diperlukan demi suksesnya pelaksanaan diklat dan suksesnya tujuan diklat yang akan dilaksanakan.
Tabel 22. Pelayanan Informasi oleh Petugas (Panitia)
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 8 26,6
80 – 89 B Baik/Setuju 16 53,3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 6 20,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju - -
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Pada tabel 22 dapat diketahui, bahwa secara umum responden menagakui pelayanan informasi oleh petugas/panitia diklat sudah baik. Pelayanan informasi dimaksud antara lain mencakup informasi tentang pelaksanaan diklat, informasi tentang sarana-prasarana yang tersedia, informasi Kota Medan (Sumut), dan informasi lainnya yang kadang kala tidak berhubungan dengan kegiatan diklat. Untuk itu dituntut pengetahuan yang memadai serta sikap sabar dan lembut dari panitia/petugas diklat. Sebanyak 8 responden (26,6 %) mengaku sangat puas dengan pelayanan informasi dari panitia/sekretariat, kemudian 16 responden (53,3 %) mengatakan puas/baik, dan 6 orang responden (20,0 %) yang berpendapat cukup, sedangkan yang mangatakan kurang puas tidak ada.
Tabel 23. Sikap Petugas (panitia terhadap peserta)
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 9 30,0
80 – 89 B Baik/Setuju 14 46,6
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 6 20,0
60 – 69 D Kurang/Tidak Setuju 1 3,33
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Sikap petugas sekretariat/panitia diklat dianggap berbanding lurus dengan pelayanan informasi, karena pelayanan informasi juga menjadi bagian dari sikap
petugas/panitia diklat. Mayoritas responden juga mengakui, bahwa sikap petugas/panitia sudah baik. Sikap petugas/panitia yang dimaksud antara lain dimulai sejak kedatangan peserta diklat, penyambutan di meja informasi, pelayanan administrasi peserta, penyediaan tempat menginap/kamar tidur, pelayanan selama kegiatan diklat berlangsung sampai dengan pelaksanaan diklat berakhir. Sikap petugas ini sangat dipengaruhi oleh karakter dan sifat melayani yang selalu ditanamkan oleh unsur pimpinan di BP-PNFI regional I kepada seluruh panitia diklat. Dari tabel 23 di atas dapat diketahui sebanyak 9 responden (30,0 %) mengatakan bahwa sikap petugas/panitia terhadap peserta diklat sudah sangat baik. Lalu ada 14 responden (46,6 %) yang berpendapat baik, 6 responden (20,0) menjawab cukup, dan ada 1 orang responden (3,33 %) mengatakan sikap petugas/panitia terhadap peserta diklat masih kurang.
Tabel 24. Hand Out yang Disediakan Sesuai dengan Materi
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 5 16,6
80 – 89 B Baik/Setuju 14 46,6
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 9 30,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 2 6,66
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Hand out merupakan hasil print dari materi yang disampaikan oleh fasilitator/Nst kepada peserta diklat. Bahan ini tentu sangat diperlukan oleh si peserta karena menjadi bahan yang dapat digunakannya di tempat kerjanya. Memang untuk saat sekarang ini, ketersediaan Hand out tidak begitu diperlukan, karena bahan yang berbentuk hand out memiliki kelemahan seperti mudah rusak dan pudar. Untuk itu
saat ini, umumnya pelaksanaan diklat sudah menyediakan bahan yang bisa langsung dicopy melalui flashdisk atau CDR. Namun dari tabel 24 diketahui, 5 responden (16,6 %) mengatakan sangat sesuai, 14 responden (46,6 %) mengaku sesuai, kemudian 9 responden (30,0 %) mengatakan cukup, dan ada 2 responden (6,66 %) mengatakan masih kurang. Dengan demikian masih banyak responden yang mengaku kecewa dengan ketersediaan bahan-bahan diklat berbentuk hand out yang ada kalanya kurang lengkap walaupun sesungguhnya semua bahan hand out materi yang diserahkan oleh panitia adalah sesuai dengan materi yang disampaikan fasilitator.
IV. ASRAMA
Situasi dan kondisi asrama tempat menginap para peserta diklat yang dimiliki oleh BP-PNFI regional-I Medan sangat bergantung dengan aturan dan tata kelola instansi/lembaga negara. Demikian juga dengan sarana, prasarana, serta perabotan yang terdapat di dalamnya mesti sesuai dengan standar pemerintah pusat, dimana pejabat dan pengelola asrama tidak boleh mengurangi kondisi yang ditetapkan dan juga tidak boleh melebihkannya. Sebagai salah satu UPT Ditjend PNFI, maka anggaran pengelolaan dan pengadaan perabotan serta kelengkapan asrama di BP-PNFI berasal dari pemerintah pusat. Nah kondisi demikian, kadang kala tidak diketahui atau tidak dimaklumi oleh para peserta diklat. Para peserta diklat biasanya selalu mengharapkan kondisi yang sempurna seperti yang pernah mereka rasakan ketika menginap di hotel-hotel berbintang mengikuti kegiatan-kegiatan diklat lainnya. Dengan demikian jawaban responden pada bagian ini juga sangat beragam,
terutama karena latar belakang status kepegawaian dan perbedaan status sosial ekonomi yang beragam. Beberapa sub unsur dalam unsur asrama antara yaitu kebersihan kamar tidur, kebersihan kamar mandi dan toilet, ketenangan dan ketertiban asrama, fasilitas air, dan fasilitas penerangan.
Tabel 25. Kebersihan Kamar Tidur
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju - -
80 – 89 B Baik/Setuju 10 33,3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 12 40,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 8 26,6
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Kebersihan kamar mandi menjadi salah satu permasalahan yang perlu memperoleh perhatian dari panitia/penyelenggara. Pada tabel 25 diketahui, bahwa mayoritas responden mengakui kebersihan kamar tidur belum memuaskan. Tidak satu orangpun responden yang mengatakan kebersihan kamar tidur sudah sangat baik, hanya 10 responden (33,3 %) yang mengaku baik, sedangkan kebanyakan responden mengakui kurang puas yakni 12 responden (40,0 %) mengatakan kebersihan kamar mandi tidur cukup, dan 8 responden (26,6 %) mengatakan kurang. Sebenarnya dalam kegiatan diklat di BP-PNFI Regional I Medan, urusan kebersihan kamar tidur menjadi tanggung jawab pegawai kebersihan (cleaning service/CS), namun pembagian tugas tersebut tidak menjadi alasan bagi panitia untuk melepaskan tanggung jawab. Panitia/sekrtariat sebaiknya memperhatikan secara langsung kebersihan kamar tidur dan memberi arahan kepada pegawai CS agar tetap menjaga kebersihan kamar tidur peserta diklat.
Tabel 26. Kebersihan Kamar Mandi dan Toilet
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju - -
80 – 89 B Baik/Setuju 10 33,3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 12 40,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 8 26,7
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Dari hasil pengolahan instrumen/angket penelitian dan hasil wawancara terhadap responden, diketahui bahwa kebersihan kamar mandi dan toilet menjadi salah satu keluhan terbesar yang disampaikan oleh peserta diklat. Dari tabel 26 diketahui, tidak satupun responden yang mengakui sangat puas terhadap kebersihan kamar mandi dan toilet. Diantara responden, hanya 10 orang (33,3 %) yang berpendapat baik. Secara mayoritas responden mengatakan kurang atas pertanyaan tentang kebersihan kamar mandi dan toilet. Ada 12 responden (40,0 %) yang berpendapat cukup, dan sebanyak 8 responden (26,7 %) mengatakan masalah kebersihan kamar mandi dan toilet masih kurang. Banyak responden yang berpendapat bahwa kebersihan kamar mandi masih memprihatinkan, karena banyak kamar mandi dan toilet yang menghasilkan bau kurang sedap, berkarat atau berlumut. Kondisi tersebut dilatarbelakangi intensitas diklat yang temporer atau tidak rutin, karena umumnya pelaksanaan diklat dilaksanakan pada awal tahun dari Januari sampai bulan Mei sesuai dengan tahun anggaran lembaga negara. Kondisi tersebut dipersulit atau semakin kompleks karena aliran listrik yang sering padam yang berakibat terhadap matinya aliran air ke kamar mandi atau toilet. Kondisi kamar mandi dan toilet yang demikian mesti menjadi perhatian panitia atau penyelanggara
diklat, karena secara tidak langsung akan berdampak terhadap kenyamanan peserta diklat.
Tabel 27. Ketenangan dan Ketertiban Asrama
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 3 10,0
80 – 89 B Baik/Setuju 12 40,0
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 12 40,0
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 3 10,0
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Pada tabel 27 diketahui, kondisi ketenangan dan ketertiban asrama masih dalam tataran cukup, persepsi responden kebanyakan menghubungkan ketenangan asrama dengan sarana dan prasarana asrama yang belum memadai, seperti air minum di kamar tidur, air kamar mandi, pendingin ruangan (AC) yang belum lengkap. Mayoritas responden tidak memandang ketenangan dan ketertiban asrama dari situasi ribut-ribut atau gaduh, namun melihat dari kelengkapan dan ketersediaan benda atau bahan-bahan yang diperlukan selama pelaksanaan diklat dan sewaktu para peserta berada di asrama untuk beristirahat. Kalaupun peneliti menanyakan tentang ketenangan dan ketertiban asrama dari sisi perilaku peserta diklat, kebanyakan atau hampir semua responden penelitian, berpendapat sudah sangat baik.
Dari tabel 27 di atas diketahui, ada 3 responden (10,0 %) yang mengakui bahwa keamanan dan ketertiban asrama sudah sangat baik, kemudian 12 responden (40,0 %) mengatakan baik, namun demikian, jumlah yang sama juga terdapat untuk kategori yang cukup dan kurang, yakni sebanyak 12 responden (40,0 %) menjawab cukup, dan 3 orang responden (10,0 %) menjawab kurang.
Tabel 28. Fasilitas Air
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju - -
80 – 89 B Baik/Setuju 10 33,3
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 16 53,3
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 4 13,4
Total 30 100
Sumber : Hasil Penelitian, 2011
Fasilitas air yang terdiri dari kualitas air dan ketersediaan air di asrama menjadi keluhan yang sering disampaikan responden selaku pihak yang pernah mengikuti diklat di BP-PNFI regional I Medan. Dari 30 responden penelitian ini, tidak satupun responden yang mengatakan sangat baik, lalu ada 10 orang responden (33,3 %) yang menjawab baik, kemudian sebanyak 16 orang responden (53,3 %) mengatakan cukup, dan 4 orang responden (13,4 %) yang menjawab kurang. Bahkan Salah satu responden mengatakan, bahwa kualitas air di asrama termasuk buruk karena airnya kuning dan berpasir. Fasilitas air tentunya menjadi kebutuhan utama yang muntlak untuk diperhatikan demi kenyaman peserta diklat. Seperti sudah disampaikan pada penjelasan di atas, kondisi air di asrama sering bermasalah karena tergantung kondisi aliran listrik, selain itu juga karena secara kualitas, jenis air tanah yang dihasilkan sumur bor masih kurang baik.
Tabel 29. Fasilitas Penerangan
Nilai Sekor Indikator F %
>90 A Sangat Baik/Sangat Setuju 6 20,0
80 – 89 B Baik/Setuju 18 60,0
70 – 79 C Cukup/Ragu-ragu 5 16,6
60 - 69 D Kurang/Tidak Setuju 1 3,33
Total 30 100
Pada tabel 29 dapat disimpulkan bahwa fasilitas penerangan asrama yang dimiliki BP-PNFI regional - Medan sudah sangat memadai. Hal tersebut tercermin dari kesimpulan jawaban responden yang mayoritas mengakui bahwa fasilitas penerangan sudah sangat baik. Data pada tabel di atas diketahui 6 responden (20,0 %) mengatakan sangat puas akan fasilitas penerangan, sebanyak 18 responden (60,0 %) mengatakan baik, namun demikian ada sejumlah 5 responden (16,6 %) yang mengakui cukup, dan 1 orang responden (3,33 %) yang mengatakan kurang. Pada bagian lain didapatkan masukan bahwa fasilitas penerangan yang kurang hanya pada posisi lampu jalan antara satu asrama dengan asrama lainnya. Dengan demikian secara umum fasilitas penerangan yang dimiliki asrama dan ruangan belajar ruangan kamar tidur, kamar mandi dan ruangan lainnya sudah baik.
