BAB V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
V.1. Urgensi Analisis jabatan dalam Membangun Sumber Daya
V.1.2. Pemanfaatan Analisis Jabatan dalam Manajemen
Dari penjelasan sebelumnya dijelaskan bahwa analisis jabatan merupakan suatu metode atau landasan dalam rekrutmen, seleksi, penempatan pegawai dan penentuan jumlah pegawai yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi dengan baik. Analisis jabatan tetap menjadi kebutuhan organisasi untuk memperjelas setiap jabatan. Untuk lebih spesifik akan diuraikan beberapa kegiatan yang akan lebih baik hasilnya jika berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. (Satyhya dan Ambar TS,2011:168)
V.1.2.1 Analisis Jabatan sebagai Landasan untuk Penerimaan Pegawai
Apabila suatu organisasi memerlukan pegawai baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari pegawai yang diharapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama adalah menentukan apa gambaran atau uraian dari setiap pekerjaan dan apa spesifikasi atau kecakapan calon pegawai yang diharapkan mampu melaksanakan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penerimaan pegawai baru dilakukan setelah diketahui seperti apa gambaran pekerjaan dan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh calon pegawai.
Untuk menyeleksi calon pegawai dengan sebaik-baiknya, maka terlebih dahulu perlu diketahui informasi lengkap tentang jabatan yang hendak diisi. Apa yang menjadi tugas pokok dan fungsi dari suatu jabatan sangat penting untuk diketahui oleh calon pegawai supaya tidak mengalami hambatan dalam melaksanakan tugasnya ketika ia menduduki jabatan itu. Untuk dapat menduduki suatu jabatan dengan tugas pokok yang telah dijabarkan, hal yang tidak kalah penting adalah apa persyaratan yang harus dimiliki oeleh calon pegawai supaya bisa menduduki jabatan tersebut. Dengan adanya informasi jabatan yang sangat jelas, maka kemungkinan besar kesalahan dalam memilih pegawai dalam penerimaan pegawai dapat dihindari. Sehingga pegawai yang benar-benar kompeten yang akan menduduki suatu jabatan yang lowong. Untuk itu pentingnya analisis jabatan dilakukan sebagai dasar dalam penerimaan dan seleksi pegawai.
V.1.2.2Analisis Jabatan Sebagai Landasan untuk Melakukan Mutasi
Seperti penjelasan sebelumnya bahwa analisis jabatan dapat digunakan sebagai landasan atau pedoman dalam penempatan karyawan secara tepat. Walaupun demikian dalam pelaksanaannya kemungkinan tidak bisa dihindari kendala-kendala yang ada. Dalam menduduki suatu jabatan yang terlalu lama, kemungkinan akan terjadi kebosanan bagi si pemegang jabatan yang bisa mempengaruhi produktivitasnya. Karena itu perlu seorang pegawai dipindahkan ke tempat lain. Mutasi merupakan pemindahan pegawai dari suatu tempat ke tempat lain yang dianggap sederajat. Untuk melakukan mutasi tersebut akan lebih baik jika berpedoman pada analisis jabatan. Apabila pelaksanaan mutasi belum sesuai dengan analisis jabatan maka harus disesuaikan agar pelaksanaan mutasi berhasil. Pelaksanaan mutasi berdasarkan analisis jabatan dapat dijelaskan melalui contoh berikut:
Dalam analisis jabatan dikemukakan bahwa untuk jabatan kepala keuangan ditentukan syarat pendidikan minimal adalah sarjana muda administrasi perkantoran, ditambah syarat-syarat lain. Dan untuk kepala bagian tata usaha ditetapkan syarat pendidikan adalah sarjana muda ekonomi dan syarat lainnya. Melalui seleksi yang dilakukan diterima pegawai A untuk kepala bagian keuangan dan pegawai B untuk kepala bagian tata usaha. Setelah bekerja selam setengah tahun, dilakukan evaluasi terhadap pegawai tersebut. Ternyata pegawai A kepala bagian keuangan mempunyai kelemahan kurang teliti dan mempunyai kelebihan dalam membuat konsep surat. Sementara untuk pegawai B sebagai kepala bagian tata usaha ditemukan kelemahannya dalam membuat konsep surat dan jauh lebih teliti dari pegawai A. Dari hasil evaluasi yang dilakukan maka organisasi
menugaskan akan melakukan mutasi, yaitu memindahkan pegawai A sebagai kepala bagian tata usaha dan pegawai B sebagai kepala bagian keuangan.
Bapak Haposan Purba juga menjelaskan bahwa mutasi yang dilakukan memang berpedoman pada analisis jabatan. Tetapi ada kendala yang sering dialami dalam melakukan mutasi pegawai ini, seperti masalah geografis pegawai.
”ya memang mutasi kita lakukan berdasarkana analisis jabatan, karena memang harus berpedoman kesitukan. Tapi seringkali pelaksanaan mutasinya gagal. Kita juga harus mempertimbangkan kondisi geografis si pegawai. Misalnya kita mau mutasi pegawai yang ada di Parlilitan ke Doloksanggul. Sementara keluarga, rumah, anak-anaknya ada disana. Ya tidak mungkin kita paksa pindah. Kita juga harus melihat kesejahteraannya kalo sudah dimutasi. Kalau harus ngontrak rumah lagi dan anak-anaknya harus pindah kan lebih baik tidak jadi”. (wawancara tgl 4 mei 2016)
Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa mutasi yang dilakukan akan lebih baik jika berpedoman pada analisis jabatan. Dan mutasi yang dilakukan hendaknya meruapakan sarana untuk membangun Sumber daya Aparatur yang profesional.
V.1.2.3Analisis Jabatan sebagai landasan untuk Promosi Jabatan
Promosi sama halnya seperti mutasi yang merupakan suatu kegiatan untuk memindahkan pegawai dari suatu tempat ke tempat lain. Mutasi merupakan kegiatan pemindahan pada tempat yang dianggap setderajat, sementara promosi merupakan pemindahan pegawai yang dilakukan ke tempat atau posisi yang lebih tinggi. Dalam suatu organisasi pasti ada pegawai yang dapat meningkatkan kemampuan dirinya. Dengan peningkatan kemampuan si pegawai tersebut maka pekerjaannya diharapkan dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Bahkan terkadang ada pegawai yang melebihi persyaratan yang diminta untuk
melaksanakan pekerjaannya. Dalam kondisi seperti inilah perlunya untuk mempromosikan pegawai tersebut, karena jika tidak dipromosikan akan dapat menimbulkan turunnya semangat si pegawai. Untuk melakukan promosi yang baik, syarat utamanya adalah harus ada lowongan pada jabatan yang tinggi.Disamping itu dalam melaksanakan promosi harus selalu berdasarkan analisis jabatan. Karyawan yang akan dipromosikan harus memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan. Sekalipun pegawai yang akan dipromosikan tidak memenuhi persyaratan sepenuhnya, dapat dipertibangkan kemabali bahwa promosi yang dilakukan tidak hanya berdasarkan pada syarat analisa jabatan tetapi pertimbangan bahwa pegawai tersebut dianggap paling mampu dibandingkan yang lain. Seperti yang disampaikan oleh Bapak Enrico Tobing:
“salah satu kegunaan analisis jabatan kan untuk penentuan jabatan atau promosi. Kalau pegawai yang mau dipromosikan tidak ada yang bisa memenuhi semua persyaratan, ya kita pilih yang terbaik walaupun tidak sesuai dengan disiplin ilmunya. Makanya ada pegawai yang menduduki jabatan yang tidak sesuai dengan pendidikannya. Ya karena itu memang.(wawancara tgl 4 Mei 2016).
V.1.2.4Analisis Jabatan sebagai Landasan untuk Melaksanakan Latihan Dalam pelaksanaan seleksi pegawai dalam organisasi pasti berusaha agar pegawai yang diterima telah memenuhi persyaratn yang ditetapkan dalam analisis jabatan. Tetapi dalam praktek sangat sulit untuk memenuhi syarat-syarat dalam analisis jabatan sehingga ada beberapa syarat yang belum dipenuhi. Untuk itu pegawai yang diterima untuk dapat bekerja lebih efektif dan lebih efisien perlu diberikan latihan. Latihan yang diberikan tersebut diharapkan akan dapat meningkatkan kemampuan pegawai sehingga syarat-syarat dalam analisis jabatan
dapat dipenuhi dengan lebih baik. Meskipun biaya untuk melakukan pelatihan yang pada umumnya memerlukan biaya yang cukup mahal, maka agar sasaran pelatihan dapat tercapai, sebaiknya dalam melakukan pelatihan tersebut harus berlandaskan analisis jabatan. Dengan berdasarkan pada analisis jabatan maka dapat dilaksanakan latihan yang betul-betul diperlukan.Seperti yang disampaikan oleh bapak Riston Daniel Hutapea:
“Salah satunya adalah untuk kebutuhan diklat. Misalnya kepala bagian Hukor. Supaya dia bisa menduduki jabatan itu , maka ia harus lulus diklat PIM III. Sekarang begini, kan tidak semua PNS disini yang memenuhi itu. Sekarang kan sisitem perekrutan PNS itu harus berdasarkan analisis jabatan. Maka siapa yang potensial untuk menduduki jabatan itu akan kita persiapakan itu. Maka kita diklatkanlah itu. Itulah fungsi analisis jabatan tersebut. Dari situlah kita akan melihat berapa kebutuhan diklat yang Ia butuhkan. Jadi fungsi analisis jabatan itu dapat menghitung berapa kebutuhan diklat yang dibutuhkan untuk menduduki suatu jabatan.”(wawancara tgl 19 April 2016)
Dasar pertimbangan suatu instansi dalam melakukan pelatihan bagi para pegawainya adalah adanya kesenjangan antara tugas pokok dan fungsi dengan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai. Hal ini dapat diketahui melalui analisis jabatan yang telah dilakukan. Hal ini disampaikan oleh Bapak Hotman Hutasoit sebagai salah satu Tim Analisis Jabatan Humbang Hasundutan:
“Analisis jabatan ini juga bermanfaat dalam penentuan diklat pegawai. Setelah jabatan itu dianalisis akan kita tahu bagaimana kesesuaian antara tupoksi atau tugas pokok dan fungsi suatu jabatan dengan kompetensi pegawai yang memegang jabatan itu. Kalau ditemukan ada kesenjangan antara Tupoksinya dengan kompetensi maka akan didiklatkan”. (wawancara pada tgl 19 April 2016)
Pelatihan juga ditujukan agar pegawai mampu meningkatkan kemampuannya sehingga dapat melaksanakan pekerjaan secara lebih efektif dan lebih efisien. Tetapi ada juga pelatihan yang dilakukan untuk melaksanakan
promosi. Agar latihan tersebut dapat dilaksanakan lebih efektif dan efisien, perlu selalu berdasarkan pada analisis jabatan.
V.1.2.5. Analisa Jabatan sebagai Landasan untuk Menentukan Remunerasi
Salah satu alasan utama mengapa seseorang ingin menjadi pegawai suatu organisasi adalah karena dengan menjadi pegawai mereka akan mendapatkan remunerasi atas tenaga dan pikiran yang telah disumbangkan. Oleh karena itu besarnya remunerasi yang diberikan haruslah mampu menimbulkan semangat dan kegairahan kerja pegawai semaksimal mungkin dalam batas-batas kemampuan organisasi yang bersangkutan. Besarnya remunerasi yang diberikan didasarkan pada beberapa pertimbangan antara lain (Sathya dan Ambar TS,2011:171)
a. Berat ringannya pekerjaan b. Besar kecilnya resiko pekerjaan c. Sulit tidaknya pekerjaan
d. Besar kecilnya tanggungjawab e. Banyak sedikitnya pengalaman
f. Tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain Organisasi tidak menggunakan semua pertimbangan-pertimbangan lain dalam menetapkan besar kecilnya remunerasi. Sebaliknya ada juga organisasi yang memberikan pertimbangan-pertimbangan lain selain apa yang disebutkan diatas. Untuk dapat menetapkan pertimbangan-pertimbangan tentang besar kecilnya remunerasi yang diberikan, maka perlu adanya landasan atau pedoman untuk itu. Salah satu yang dapat dipakai sebagai landasan atau pedoman dalam
menetapkan besar kecilnya remunerasi adalah analisis jabatan. Seperti yang diungkapkan oleh bapak Riston daniel Hutapea:
“Manfaat analisis jabatan iu juga untuk penentuan remunerasi. Dari hasil analisis jabatan itu kita dapat mengetahui berapa besar remunerasi atau tunjangan kinerja yang akan diperoleh. Misalnya setelah dihitung beban kerjanya, kalau melebihi akan diberikan remunerasi yang sesuai. Dari analisis jabata itu juga nanti dapat dilihat resiko kerjanya. Nanti akan ada juga penghitungan remun dilihat dari resiko kerjanya”(wawancara tgl 19 April 2016)
Analisis jabatan hendaknya mampu menginformasikan secara jelas tentang berat ringannya pekerjaan. Dengan demikian maka analisis pekerjaan betul-betul profesional untuk dijadikan sebagai acuan untuk menentukan besar kecilnya atau jenis remunerasi.
V.2. Proses Penyusunan Analisis Jabatan dalam Perencanaan Pegawai Di