BAB II KERANGKA TEORI
II.5. Analisis Jabatan
II.5.5. Pentingnya Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adanya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi, dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang tugas-tugas yang terkandung dalam setiap jabatan, tetapi hal ini bukanlah tujuan satu-satunya. Hasil analisis jabatan, uraian jabatan dan persyaratan jabatan, dapat digunakan untuk bermacam-macam tujuan.
Menurut Edwin B. Flippo dalam bukunya yang berjudul Principles of Personnel Management(dalam Moekijat, 1998:42-44), hasil analisis jabatan, uraian jabatan dan persyaratan jabatan, dapat digunakan untuk:
1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Persyaratan jabatan merupakan standar pegawai dengan mana pelamar jabatan dapat diukur. Isi persyaratan jabatan memberikan dasar untuk pembuatan prosedur seleksi.
2. Pelatihan
Uraian kewajiban-kewajiban dan alat-alat yang digunakan merupakan bantuan penting untuk mengembangkan isi program pelatihan.
3. Evaluasi jabatan
Uraian jabatan dan rincian syarat-syarat manusia dievaluasi berdasarkan nilainya dengan tujuan akhir menentukan nilai rupiah.
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan
Daripada menilai pegawai berdasarkan sifat-sifatnya seperti dapat dipercaya dan prakarsa, sekarang ada suatu kecenderungan untuk menentukan sasaran jabatan dan menilai pekerjaan yang dilakukan berdasarkan sasaran tersebut. Dalam jenis penilaian ini, uraian jabatan adalah berguna untuk merumuskan bidang-bidang di dalam mana sasaran jabatan ditentukan.
5. Promosi dan pemindahan
Informasi jabatan membantu dalam merencanakan saluran-saluran promosi dan dalam menunjukkan garis-garis pemindahan.
6. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh melalui analisis jabatan sering mengungkapkan hal-hal yang tidak baik dipandang dari sudut faktor-faktor yang mempengaruhi pola jabatan. Oleh karena itu proses analisis merupakan suatu jenis pemeriksaan organisasi.
7. Perkenalan
Bagi seorang peserta pelatihan yang baru, uraian jabatan adalah paling berguna untuk tujuan perkenalan. Uraian jabatan membantu pengertian tentang jabatan dan organisasi.
8. Penyuluhan
Dengan sendirinya informasi jabatan sangat banyak nilainya dalam penyuluhan jabatan. Penyuluhan demikian sebaiknya diadakan pada perguruan tinggi, karena banyak lulusan perguruan tersebut tidak menyadari akan jenis-jenis jabatan yang ada. Penyuluhan jabatan juga diadakan apabila ada pegawai yang tampaknya tidak sesuai dengan posisinya yang sekarang. 9. Hubungan ketenagakerjaan
Uraian jabatan merupakan standar fungsi. Apabila seorang pegawai berusaha menambah atau mengurangi kewajiban-kewajiban yang terdapat didalamnya, maka ini berarti bahwa ia tidak menaati standar. Sering timbul perdebatan dan dokumen tertulis tentang jabatan standar adalah berharga untuk memecahkan perdebatan demikian.
10. Perencanaan kembali jabatan
Apabila majikan ingin menyesuaikan diri dengan suatu kelompok tertentu, misalnya dengan pegawai-pegawai wanita atau pegawai-pegawai yang cacat fisik, maka biasanya ia harus mengubah isi jabatan-jabatan tertentu. Analisis jabatan memberikan informasi yang akan memudahkan perubahan jabatan-jabatan untuk memungkinkan jabatan-jabatan-jabatan-jabatan tersebut diisi oleh orang-orang yang mempunyai ciri-ciri khusus.
Menurut Dale S. Beach dalam bukunya yang berjudul Personnel: The Management of People at Work (dalam Moekijat, 1998:45-47), informasi jabatan yang berasal dari program analisis jabatan yang luas dapat digunakan untuk:
1. Organisasi dan perencanaan tenaga kerja
Apabila telah ditentukan bahwa jenis dan jumlah pekerjaan tertentu harus dilakukan, maka pekerjaan ini harus dibagi menjadi jabatan-jabatan khusus pada semua tingkat dalam organisasi, dari jabatan pekerja paling rendah ke atas sampai jabatan pejabat pimpinan paling tinggi. Dalam menyusun struktur organisasi adalah perlu menyusun pekerjaan yang harus dilakukan menjadi unit-unit yang penting. Analisis jabatan membantu dalam menentukan jumlah dan jenis jabatan-jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untu mengisi jabatan-jabatan-jabatan-jabatan ini. Dengan demikian analisis jabatan merupakan suatu unsur yang penting daripada perencanaan tenaga kerja yang efektif. Pada tingkat manajerial, uraian jabatan dan persyaratan jabatan yang cermat erat hubungannya dengan persiapan inventarisasi bakat dan kecakapan pejabat pimpinan.
2. Penarikan tenaga kerja, seleksi, dan penempatan
Untuk melaksanakan suatu program kerja adalah perlu mempunyai pernyataan yang jelas tentang pekerjaan yang harus diselesaikan dan keterampilan serta pengetahuan yang harus dimiliki oleh pegawai-pegawai yang akan mengisi jabatan-jabatan ini. Pada dasarnya, sasarannya adalah menyesuaikan sedekat mungkin persyaratan jabatan dengan bakat, kemampuan, dan minat karyawan. Adalah mustahil mengisi jabatan-jabatan yang bermacam-macam dalam suatu organisasi dengan cermat hanya dengan memiliki data nama jabatan saja. Diperlukan informasi jabatan yang lengkap.
3. Penyusunan tarif pembayaran yang baik
Ini mengandung penentuan nilai relatif jabatan-jabatan dalam organisasi dengan suatu teknik yang disebut evaluasi jabatan dan perbandingan upah-upah yang dibayarkan dalam organisasi dengan upah-upah yang dibayarkan untuk jabatan-jabatan yang dapat disamakan dalam perusahaan-perusahaan lain melalui penyelidikan upah. Tujuan evaluasi jabatan adalah untuk menjamin keadilan pembayaran intern dari suatu jabatan dengan jabatan lain, sedangkan tujuan penyelidikan upah yang berlaku dalam pasar tenaga kerja adalah untuk menjamin bahwa tingkat upah-upah dalam suatu organisasi adalah benar dalam hubungannya dengan tingkat upah-upah dalam masyarakat atau industri. Untuk tujuan evaluasi jabatan, uraian jabatan harus sangat lengkap sedangkan untuk mengadakan penyelidikan upah, uraian yang singkat pada umumnya sudah cukup.
4. Perencanaan kembali jabatan
Jabatan-jabatan dapat dipelajari untuk memperbaiki metode kerja, mengurangi kesalahan, menghapuskan penanganan bahan-bahan dan duplikasi usaha yang tidak perlu, mengurangi kelelahan, meningkatkan keikatan (commitment) dan tanggung jawab pegawai, dan pada umumnya untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan dari unit pegawai-jabatan. Sangat sering hasil optimum dalam pekerjaan ini dapat diperoleh dengan menggabungkan pendekatan-pendekatan insinyur indutri, pakar ilmu jiwa, dan pakar perilaku organisasi.
5. Pelatihan pegawai dan pengembangan manajemen
Banyak perusahaan memberikan salinan-salinan uraian jabatan dan persyaratan jabatan kepada pegawai-pegawai baru. Praktek ini membantu dalam menyesuaikan dan memperkenalkan mereka dengan apa yang diharapkan mereka kerjakan. Informasi jabatan juga sangat berguna bagi mereka yang mengelola program pelatihan dan pengembangan. Informasi jabatan membantu mereka menentukan isi dan pokok persoalan yang diperlukan dalam kursus pelatihan. Pemilihan peserta-peserta pelatihan juga dipermudah dengan mempelajari informasi jabatan.
6. Penilaian pelaksanaan pekerjaan
Data analisis jabatan dapat disesuaikan untuk membantu penyusunan standar pelaksanaan pekerjaan yang jelas untuk tiap jabatan. Kebanyakan standar pelaksanaan pekerjaan adalah pernyataan kualitatif (standar dapat juga mengandung informasi kuantitatif) tentang apa yang diharapkan dari pegawai-pegawai yang ditunjuk untuk masing-masing jabatan. Dalam menilai pelaksanaan pekerjaan dari tiap pegawai (untuk penyesuaian pembayaran, pengembangan pegawai, dan sebagaianya) pengawas dapat membandingkan bantuan yang sesungguhnya dari tiap orang dengan standar tertulis. Penilaian pelaksanaan pekerjaan tidak pernah dapat benar-benar objektif dan adil, tetapi penggunaan standar tertulis membantu penilaian lebih objektif.
7. Keselamatan dan kesehatan
Proses mengadakan analsis jabatan secara terinci memberikan suatu kesempatan yang baik sekali untuk menemukan dan mengetahui kondisi-kondisi
yang berbahaya atau yang penuh resiko dan faktor-faktor lingkungan yang tidak sehat (seperti panas, suara gaduh, asap, debu) sehingga tindakan-tindakan korektif dapat diambil untuk mengurangi sebanyak-banyaknya dan mencegah kemungkinan orang mendapat luka.
Suatu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan pada jabatan (the job), bukan terhadap orang (person).Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara, ataupun angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan atau spesifikasi jabatan, bukan suatu uraian tentang orang.
Dalam analisis jabatan pentingnya mengingat bahwa faktor minat dan bakat amat berperan terhadap kinerja seseorang, maka proses rekrutmen dan seleksi tentu tidak boleh melupakan faktor tersebut. Minat sangat besar pengaruhnya terhadap kepuasan kerja sementara bakat berpengaruh terhadap kinerja si pemegang jabatan. Individu yang ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan minat dan bakat pribadinya akan lebih efektif dibandingkan mereka yang ditempatkan pada jabatan yang kurang sesuai dengan minat dan bakatnya. Hal ini disebabkan karena individuyang ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan minatnya akan mudah mencapai kepuasan kerja sehingga dapat memacu loyalitas terhadap terhadap organisasi. Sementara mereka yang ditempatkan sesuai bakatnya akan dapat bekerja secara maksimal sehingga produktivitas organisasi dan individu dapat selalu ditingkatkan. Sehubungan dengan hal ini maka dalam proses rekrutmen dan seleksi si recruiter harus dapat menggali minat dan bakat calon karyawan yang sesuai dengan persyaratan jabatan (Widhyarto 2011:123).