Bagaimana Cara Menggunakan Buku Ini?
H. Subtim Sistem Pompa Ahli Sistem Pompa bertugas:
I. Subtim Penyusunan Laporan Penyusun Laporan bertugas:
2.3.1. Pemaparan Tahapan dan Proses Pelaksanaan Kegiatan
Sebelum kegiatan pengumpulan data primer dan sekunder dilaksanakan, tim auditor disarankan untuk melakukan prosesi pembukaan kepada pemilik atau pengelola industri – lazim disebut dengan auditee atau pihak yang akan diaudit - sebagaimana layaknya seorang tamu. Langkah pembukaan ini merupakan langkah awal yang akan mengantarkan auditor melaksanakan langkah kegiatan selanjutnya.
Pada langkah pembukaan ini dilakukan pertemuan secara tatap muka antara segenap atau perwakilan tim auditor dengan pihak pemilik atau pengelola industri sebagai pihak yang akan diaudit energinya atau auditee. Dalam pertemuan pembukaan ini sedapat mungkin pihak auditee diwakili oleh perwakilan manajemen yang memiliki kewenangan dan otoritas yang memadai untuk memberikan semua data yang dibutuhkan selama pelaksanaan pengumpulan data berlangsung.
Oleh karena itu, sebelum pelaksanaan pengumpulan data, sebaiknya sudah didahului dengan komunikasi dengan pihak auditee mengenai sasaran, tujuan, dan ruang lingkup audit sekaligus memastikan kesiapan dari pihak auditee mengenai data-data yang diperlukan.
Agenda pembukaan setidaknya meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Pengenalan tim auditor energi;
2. Pemaparan latar belakang, maksud, tujuan, dan lingkup kegiatan; 3. Pemaparan tim auditee tentang sistem dan/atau peralatan di industri; 4. Pemaparan agenda kegiatan pengumpulan data;
5. Verifikasi/klarifikasi data yang telah dikumpukan; dan 6. Pelaksanaan pemaparan hasil awal.
2.3.1.1. Pengenalan Tim Auditor Energi
Pengenalan tim dimaksudkan agar masing-masing pihak dapat mengetahui siapa saja yang akan melakukan kegiatan pengukuran di lapangan. Dalam pengenalan ini, Manajer Tim Audit Energi memperkenalkan nama-nama anggota tim, posisi, serta tugasnya di dalam kegiatan pengumpulan data. Bila diperlukan, dapat ditambahkan latar belakang dan kompetensi anggota tim agar komunikasi dengan pihak auditee
dapat lebih mudah.
Pihak auditee juga memperkenalkan siapa yang bertangggung jawab secara keseluruhan mewakili perusahaan selaku auditee dan person in charge (PIC) untuk masing-masing lingkup kegiatan.
48
2.3.1.2. Pemaparan Latar Belakang, Maksud, Tujuan, dan Lingkup
Kegiatan
Sekalipun di dalam naskah proposal penawaran kegiatan yang telah dikirimkan dan diterima pihak pemilik atau pengelola industri sudah dituliskan latar belakang, maksud, tujuan, dan lingkup kegiatan audit energi yang akan dilaksanakan, namun pada kesempatan tatap muka ini perlu dijelaskan (kembali) mengenai hal-hal tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa penjelasan secara lisan dan langsung akan lebih dapat dipahami dibandingkan dengan penjelasan tertulis.
Penjelasan sedapat mungkin dilakukan secara singkat namun dapat dipahami, disertai dengan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan. Latar belakang kegiatan audit energi, khususnya kegiatan pengumpulan data primer dan sekunder, kontrak kerjasama, surat penugasan auditor, dan lain sebagainya yang menunjukkan bahwa ada landasan legal yang menjadi dasar dilakukannya kegiatan lapangan tersebut.
Di dalam pertemuan pembukaan ini dilakukan juga proses klarifikasi dan tanggapan auditee mengenai paparan tersebut di atas. Setiap kesepakatan yang diambil sebaiknya dicatat dan dimasukkan ke dalam berita acara pelaksanaan kegiatan lapangan. Jika ada keberatan-keberatan dari pihak auditee harus dijadikan catatan keberatan disertai alasannya, untuk nantinya dijadikan sebagai lampiran dalam laporan.
2.3.1.3. Pemaparan Tim Auditee Tentang Sistem dan/atau Peralatan di
Pabrik yang akan Diaudit
Setelah usai penjelasan dari tim auditor mengenai latar belakang, maksud, tujuan, dan disepakati lingkup kegiatannya, dilanjutkan dengan paparan dari tim
auditee secara ringkas mengenai sistem di industri yang menjadi obyek kegiatan. Pihak auditee diharapkan dapat menjelaskan urut-urutan proses produksi dimulai dari bahan baku hingga produk yang dihasilkan. Dengan penjelasan ini pihak auditor akan menjadi lebih lengkap informasinya menyangkut jenis dan jumlah peralatan proses dan utilitas.
Selain itu pada kesempatan ini pihak auditee juga menjelaskan tentang ketentuan atau prosedur standar K-3 atau safety yang harus dipatuhi oleh setiap anggota tim auditor.
Pada kesempatan ini pihak pengelola pabrik atau auditee akan menyampaikan kepada tim auditor tentang personil-personil pabrik yang ditugaskan untuk mendampingi para auditor. Biasanya akan ditugaskan beberapa personil pabrik sesuai dengan bidang atau tugasnya. Dengan demikian terbentuk semacam rekan atau
partner kerja. Misalnya, untuk Subtim Sistem Kelistrikan akan didampingi oleh personil A yang kesehariannya memang bertugas pada sistem kelistrikan, sedangkan Subtim Sistem Boiler didampingi oleh B, demikian seterusnya. Tugas pendampingan ini mutlak diperlukan agar setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing Subtim atau auditor dapat dilaksanakan secara efektif dan aman. Untuk itu kepada setiap
49
anggota tim auditor disarankan senantiasa berkoordinasi dengan masing-masing pendampingnya.
2.3.1.4. Pemaparan Agenda Kegiatan Pengumpulan Data
Paparan rencana agenda survei dilakukan oleh Manajer Tim untuk mendapatkan masukan dari auditee sebelum pelaksanaan di lapangan. Agenda survei lapangan disusun sesuai kesepakatan antara auditor dan auditee. Agenda survei yang disusun setidaknya mencakup: lokasi objek survei, data yang diperlukan, metoda pengumpulan data, surveyor/auditor, dan jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Contoh agenda kegiatan dapat dilihat pada Tabel 2-6.
Pihak auditee dapat menambahkan PIC (person in charge) sebagai pendamping untuk setiap lokasi obyek survei. Jika ada kegiatan survei yang tidak memungkinkan untuk dilaksanakan dapat dicatat dan disesuaikan selama tidak keluar dari maksud dan tujuan audit di awal.
Tabel 2-6
Contoh agenda kegiatan pengumpulan data primer daan sekunder.
No Lokasi Kegiatan Pengukuran Data Sekunder y ang Diperlukan
Jadw al
Pelaksanaan Auditor Auditee
1 Gedung Kelistrikan
(Power House) dan Panel-panel listrik
Parameter listrik, meliputi: arus, tegangan, daya, faktor daya (Cos Φ)
Single line diagram, data beban, trafo, rekening listrik 2 tahun terakhir
Tanggal dd s.d dd'-mm-yy Auditor-1, Auditor-2, Auditor-3 Auditee-1
2 Gd. Boiler Laju alir dan temperatur (bahan bakar, udara pembakaran, air umpan boiler, uap, blow-down), tekanan uap, temperatur dinding boiler, kelembaban nisbi udara sekitar, komposisi gas buang, TDS
blow-down.
Spesifikasi boiler, data operasional boiler ( 1 bulan terakhir) Tanggal dd s.d dd'-mm-yy Auditor-4, Auditor-5, Auditor-6 Auditee-2 3 Gd. Diesel-Generator
Laju alir (bahan bakar, udara pembakaran), kadar dan temperatur gas buang
Spesifikasi diesel generator, data operasional diesel generator (1 bulan) Tanggal dd s.d dd'-mm-yy Auditor-7 Auditee-3 4 Berkeliling (kegiatan Sistem Distribusi Uap)
Temperatur pipa distribusi uap (khususnya yang tidak berisolasi), kebocoran uap.
Diagram alir proses termasuk uap. Tanggal dd s.d dd'-mm-yy Auditor-8 Auditee-4 5 Berkeliling (kegiatan Sistem Integrasi Proses)
Laju alir, temperatur, dan tekanan operasi peralatan proses
Spesifikasi peralatan proses Tanggal dd s.d dd'-mm-yy
Auditor-9 Auditee-5
6 Lokasi Pompa Parameter listrik (arus, tegangan, daya, Cos Φ), laju alir fluida, tekanan kerja pompa.
Spesifikasi pompa Tanggal dd s.d dd'-mm-yy
Auditor 10 Auditee-6
7 Gedung Manajemen Dokumen komitmen manajemen energi, program konservasi energi yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan.
Tanggal dd s.d dd'-mm-yy
50
2.3.1.5. Verifikasi/Klarifikasi Data yang Dikumpulkan
Kepada pihak auditee disampaikan bahwa setiap anggota Tim diharapkan dapat melakukan verifikasi atau klarifikasi kepada pihak auditee atas setiap data – baik data primer maupun data sekunder - yang dihasilkan sekiranya dianggap terdapat kejanggalan. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga agar jangan sampai terjadi bahwa data yang dihasilkan atau dikumpulkan ternyata terdapat kesalahan. Dengan dilakukan klarifikasi maka diharapkan dapat terhindar dari pengukuran ulang sementara segenap tim sudah kembali ke kantor asal auditor.
2.3.1.6. Pelaksanaan Pemaparan Hasil Awal
Di hari terakhir kegiatan pengumpulan data primer dan sekunder, tim auditor dapat menyampaikan hasil awal atas temuan-temuan potensi penghematan energi di lapangan kepada pihak industri. Temuan ini dapat diperoleh melalui pengukuran maupun pengamatan.
Tim auditor dapat menyampaikannya melalui presentasi singkat namun mengenai sasaran. Adakalanya pada penyampaian hasil awal ini tim auditor juga sekaligus dapat menyampaikan pula saran-saran, meskipun masih bersifat awal dan sementara.
Acara ini sekaligus mengakhiri kegiatan di pabrik dan berpamitan.