1. Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang
Sistem penerimaan uang dan barang yang baik dirancang dan dilaksanakan untuk memberikan keyakinan bahwa (1) semua penerimaan uang dan barang telah dicatat dengan benar dan (2) semua penerimaan adalah sah milik organisasi.
Didalam PMI sendiri dalam pengendalian penerimaan kas dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pelatihan bagi kasir dan pihak lain yang terlibat agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
2. Memilih karyawan yang kompeten dan jujur.
3. Adanya pemisahan tugas antara kasir, bagian akuntansi, dan pejabat yang melakukan otorisasi.
4. Bukti tanda terima uang dibuat bernomor urut tercetak, berlaku untuk penerimaan seluruh sumber dana dan disimpan oleh petugas yang berhak. 5. Penerimaan kas disetorkan ke bank paling lambat pada hari kerja
berikutnya oleh petugas yang berhak.
6. Kas disimpan di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berhak.
2. Kebijakan:
1. Setiap jurnal yang dibuat harus diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang sebelum dibukukan ke dalam buku besar dan buku pendukung.
2. Penerimaan uang dicatat/dibukukan berdasarkan jumlah kas yang diterima oleh organisasi.
3. Sumbangan kas dalam bentuk mata uang asing diupayakan untuk dikonversi langsung ke mata uang Rupiah pada hari yang sama, cara ini dimaksudkan untuk menghindari selisih kurs.
4. Tidak semua penerimaan sumbangan dapat dibuatkan tanda terima uang, namun atas sumbangan yang nilainya di atas Rp1 juta yang diketahui identitasnya atau yang jumlahnya lebih kecil namun pendonor menginginkan maka harus dibuat surat ucapan terima kasih dan tanda terima uang.
5. Komitmen/MoU/Project Agreement tidak diakui sebagai pendapatan tetapi pada saat kas atau barang diterima.
34
3. Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan
Donor
1) Menyerahkan bantuan dalam bentuk kas atau bank. Jika sumbangan melalui bank harus dilengkapi bukti transfer, sumbangan bisa juga melalui cek, giro, travel cek, payment order atau bentuk lain yang bisa diuangkan.
Petugas penerima
2) Membuat bukti Tanda Terima Uang (Kwitansi) (lihat Lampiran 5) sebanyak 2 rangkap dengan rincian :
• lembar pertama diberikan pada pendonor • lembar kedua diberikan pada kasir penerima kas
Untuk penerimaan melalui bank atau jumlah tertentu yang signifikan (sesuai kebijakan Pengurus) Kwitansi ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Bendahara.
5) Membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Harian (DPSH).
6) Menyerahkan kas dan Kwitansi dan DPSH kepada kasir, dan menyimpan satu kopi DPSH sebagai arsip.
7) Pada setiap akhir bulan membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Bulanan (DPSB) baik yang diterima secara tunai maupun melalui rekening bank PMI. DPSB harus mencantumkan jumlah yang telah dicatat dalam DPSH dan mana yang pertama kali diakui dalam DPSB.
35 Kasir
4) Menyetorkan kas ke bank paling lambat keesokan harinya.
5) Menyimpan dan merekatkan Bukti Setoran Bank (BSB) pada bukti penerimaan kas yang disetor.
6) Mencatat penerimaan dan pengeluaran sumbangan dalam buku kas kasir. 7) Menyerahkan Kwitansi, DPSH dan BSB kepada bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
8) Membuat Voucher Journal Memorial (VJM) (lihat Lampiran 4) berdasarkan DPSH atau DPSB sebagai media pembukuan transaksi penerimaan sumbangan harian atau bulanan.
9) Memfiling bukti penerimaan kas yang berasal dari kasir.
10) Melakukan rekonsiliasi pembukuan dengan rekening koran setiap akhir bulan. 11) Melaporkan hasil rekonsiliasi pada Kepala Divisi Keuangan.
4. Penerimaan Sumbangan Barang
PMI mendapatkan dana/pendapatannya dari sumbangan kas ataupun sumbangan dalam bentuk barang. Sumbangan dalam bentuk barang langsung ditangani oleh divisi logistik. Prosedur pengelolaan sumbangan barang (penerimaan dan pengeluarannya) dapat dilihat pada ” manual logistik”. Dokumen yang diserahkan bagian logistik sebagai dasar pembukuan adalah:
a. Surat Tanda Terima Sumbangan Barang
b. Dokumen Perolehan Barang yang Diserahkan Penyumbang
c. Memo penetapan harga taksiran apabila tidak diperoleh dokumen pada poin b d. Surat Pengiriman Barang
e. Laporan Persediaan Bulanan
Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diterima bagian akuntansi, dibuat VJM untuk dibukukan dan di filing.
5. Penerimaan Non Sumbangan a. Pinjaman dari dana lain
Kebijakan:
Pinjaman dari dana lain harus dibayar/dikembalikan, setelah dana pengganti diterima dari donor (reimbursement) maksimal 10 hari setelah diterimanya dana tersebut atau ditentukan lain oleh pengurus.
Kepala Divisi Keuangan
1) Mengajukan Memo Permohonan Pinjaman (MPP) dari dana lain pada Sekretaris Jenderal (“Otorisator”). Setelah MPP disetujui membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara.
Sekretaris Jenderal
2) Memeriksa MPP dan OPU apakah sesuai dengan peraturan organisasi dan kebutuhan pada saat itu. Jika tidak menyetujui mengembalikan dokumen tersebut ke Kepala Divisi Keuangan untuk dikoreksi, jika setuju menandatangani OPU dan cek/giro.
Kasir
3) Menerima formulir MPP, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala Keuangan.
36 Prosedur pengembalian pinjaman
Kepala Keuangan
5) Membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) tentang pelunasan pinjaman dan menyiapkan cek/giro kepada Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara untuk disetujui. Jika disetujui OPU dan kopi cek/giro diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibukukan.
b. Subsidi dari dana lain Kepala Keuangan
1) Mengajukan Memo Permohonan Subsidi (MPS) dari dana lain pada pengurus pusat untuk disahkan. Setelah MPS disetujui maka membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara.
Kasir
2) Menerima formulir MPS, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala Divisi Keuangan.
3) Mencairkan cek/giro dan mencatat pada buku kas kasir.
4) Menyerahkan MPS, OPU dan kopi cek/giro pada bagian akuntansi. 5) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Bank.
c. Pendapatan bunga Kepala Divisi Keuangan
1) Berdasarkan Laporan Rekonsiliasi Bank (LRB) dan Perhitungan Bunga Deposito (PBD) membuat Voucher Journal Memorial (VJM) untuk mencatat penerimaan bunga.
Bagian Akuntansi
2) Membukukan dan menyimpan dokumen.
Agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, yaitu basis akrual, basis akrual ini hanya dilakukan pada akhir tahun buku saja. pada akhir periode pelaporan Bagian Akuntansi harus mengakui akrual pendapatan bunga sejak hari bunga terakhir sampai tanggal neraca. Jurnal untuk mencatat transaksi tersebut:
Piutang bunga xxx
Pendapatan bunga xxx
Pada awal periode berikutnya Bagian Pembukuan harus mencatat jurnal balik untuk membatalkan pembukuan sebelumnya.
6. Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan
Biasanya sumbangan yang diterima organisasi dari suatu institusi diawali dengan suatu Memorandum of Understanding (MoU). MoU merupakan pernyataan keinginan antara dua pihak untuk melakukan suatu kerja sama. MoU berbeda sifatnya dengan suatu kontrak kerja yang biasa dijumpai pada perusahaan komersial. Suatu MoU bisa dibatalkan kapan saja tanpa adanya kemungkinan suatu tuntutan kepada pihak lain. Apabila suatu MoU akan ditindaklanjuti, kedua belah pihak kemudian
37 akan membuat suatu “Project Agreement”, yang merupakan rencana lebih rinci akan tindakan/proyek yang akan dikerjakan oleh kedua belah pihak. Seperti juga MoU, PMI tidak boleh menganggap bahwa Project Agreement ini sebagai sesuatu yang mengikat. Bila institusi yang berniat untuk menyumbang tersebut kemudian membatalkan niatnya, PMI tidak dapat menuntut pihak tersebut untuk memenuhi kewajibannya sebagaimana tertulis di Project Agreement. Dengan dasar tersebut suatu komitmen ataupun janji dari para penyumbang tidak dapat dijadikan dasar untuk mengakui pendapatan. Kecuali dapat dibuktikan lain, PMI harus mengakui pendapatan sumbangan pada saat kas atau barang diterima.
38