PENGELUARAN KAS
A. Prosedur Permintaan Otorisasi
A.1. Uang Muka kepada Staf atau Unit PMI lainnya
Staf yang meminta uang muka harus membuat Memo Permintaan Uang Muka (MPUM) (lihat Lampiran 6). MPUM harus diisi dengan lengkap: nama, jabatan, tujuan permintaan uang dan nama/kode proyek. MPUM juga menjelaskan rincian rencana pengeluaran, seperti:
• biaya perjalanan – tiket, karcis, dll;
• per diem atau uang jasa, jika ada, untuk peserta, instruktur, dan jumlah hari; • akomodasi (hotel, pondok, rumah penduduk);
• konsumsi;
• materi pelatihan;
• dan biaya lainnya yang telah diketahui sebelumnya.
PMI juga dapat memberi uang muka kepada unit PMI lainnya (misal: PMI Daerah/Cabang) untuk membiayai program PMI Pusat yang dilaksanakan di daerah/cabang. PMI Daerah/Cabang yang menerima uang muka tersebut harus mempertanggungjawabkan dana yang diterima dengan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana dan bukti-bukti pendukung (lihat Bab V: Pertanggungjawaban Dana kepada Donor).
Permintaan uang muka untuk beberapa proyek/kegiatan harus dibuatkan formulir MPUM tersendiri untuk masing-masing proyek/kegiatan. Permintaan uang muka
42 berikutnya hanya dapat dilakukan setelah permintaan uang muka sebelumnya dipertanggungjawabkan. Untuk mempercepat pertanggungjawaban uang muka, penanggung jawab dapat menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara bertahap dan pertanggungjawaban secara keseluruhan sudah harus dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan setelah kegiatan/proyek selesai.
Pembayaran untuk biaya-biaya yang sifatnya rutin, seperti listrik, telepon dan air atau pengeluaran lain yang jumlahnya di bawah Rp2 juta harus dipertanggungjawabkan maksimal 2 hari sejak diterimanya kas.
MPUM harus disetujui oleh Kepala Divisi yang menjadi penanggung jawab proyek atau kegiatan tersebut.
Staf yang menerima uang muka harus mempunyai Buku Pembantu Uang Muka (BPUM) tersendiri (lihat Lampiran 8). BPUM berlaku untuk satu tahun atau dari tanggal staf mendapat uang muka pertama sampai akhir tahun. Kasir juga harus mempunyai satu BPUM untuk setiap proyek/program/unit PMI yang menerima uang muka. Setiap penerimaan uang muka dicatat dalam kolom penerimaan dan pertanggungjawaban uang muka dicatat dalam kolom pengeluaran.
A.2. Pengeluaran Langsung
Pengeluaran langsung adalah pengeluaran kepada pegawai yang bersangkutan dan tidak perlu ada prosedur pertanggungjawaban lagi. Misalnya: pembayaran gaji dan pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang dan jasa.
Pembayaran Gaji
Bagian Personalia bertanggung jawab untuk pembuatan perhitungan gaji. Kehadiran pegawai setiap harinya baik pada jam kerja normal ataupun lembur dicatat dalam time machine. Seorang pejabat personalia yang berwenang bertanggung jawab atas kebenaran Daftar Gaji. Pembayaran gaji bulanan dilakukan oleh Divisi Keuangan berdasarkan daftar gaji, dengan cara mentransfer ke rekening pegawai di bank atau dengan pembayaran tunai.
Pengadaan Barang/Jasa
Prinsip pengadaan barang dan jasa adalah efektif, efisien, bersaing, transfaran dan akuntabel. Untuk mencapai tujuan tersebut, Pengurus PMI menetapkan suatu pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Sebagian besar pengadaan barang dan jasa PMI didanai oleh donor. Beberapa donor menetapkan beberapa persyaratan dalam proses pengadaan. Persyaratan tersebut haruslah diikuti PMI.
Setiap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di tingkat Daerah/Cabang di mana pendanaannya didukung oleh Markas Pusat PMI, maka diperlukan persetujuan dari Markas Pusat.
Pengadaan barang dan jasa secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: 1) Lelang
2) Pemilihan langsung, dan
43 Lelang adalah pengadaan barang secara terbuka dengan membuat pengumuman secara luas melalui media massa atau media lainnya sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Pemilihan langsung adalah pengadaan barang dan jasa tanpa melalui pelelangan umum yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawar dan melakukan negosiasi baik teknis maupun harga.
Penunjukkaan langsung adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan tanpa melalui pelelangan umum atau pemilihan langsung. Dalam rangka efisiensi nilai pengadaan yang kecil dilakukan melalui penunjukkan langsung.
Kebijakan tentang batasan dan kriteria pengadaan barang/jasa akan diatur dalam suatu keputusan tersendiri.
Dalam rangka kelancaran pelaksanaan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang diketuai Sekretaris Jenderal. Pantia Pengadaan dapat membentuk Tim Teknis yang dapat terdiri dari karyawan PMI dan pihak ketiga yang profesional baik perorangan atau badan. Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui pelelangan umum Panitia Pengadaan harus menyiapkan dokumen lelang yang memuat syarat-syarat umum pelelangan, syarat-syarat administrasi, syarat-syarat teknis, dan syarat-syarat peserta lelang. Tahapan pelaksanaan pelelangan umum yang menjadi tugas Panitia Pengadaan yaitu:
a. pengumuman dan pemberian penjelasan; b. pengajuan syarat dan dokumen penawaran; c. pembukaan dokumen penawaran;
d. penetapan calon pemenang; e. penetapan pemenang; f. pengumuman pemenang; dan g. penunjukan pemenang.
Permintaan pembayaran atas pengadaan barang/jasa harus dilengkapi dokumen-dokumen yang membuktikan bahwa transaksi tersebut telah dilaksanakan dengan baik. Secara garis besar bukti-bukti tersebut dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Kontrak atau surat pesanan pembelian; b. Tanda terima barang atau jasa; dan c. Tagihan dari supplier.
Ketiga jenis dokumen tersebut harus sesuai satu dengan lainnya. Pencocokan tersebut dinamakan “three ways matching”.
Untuk pengadaan barang dan jasa dalam jumlah besar dimungkinkan adanya pemberian uang muka kepada supplier yang selanjutnya diperhitungkan ketika melakukan pembayaran atas prestasi (kemajuan pekerjaan) yang telah dilaksanakan.
A.3. Pengeluaran Kas Kecil (Tunai)
Kas adalah uang tunai yang dipegang kasir yang digunakan untuk membayar transaksi yang harus menggunakan uang tunai seperti pembayaran biaya operasional kantor dan pengiriman surat, yang tidak praktis dibayarkan dengan cek/giro.
Kas PMI disimpan oleh kasir kantor pusat dan kasir proyek/kegiatan. Besarnya jumlah kas yang disimpan kasir kantor pusat atau kasir proyek/kegiatan ditetapkan dalam keputusan tersendiri oleh Pengurus PMI.
44 Kas (kasir) buka pukul 08.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran tunai. Semua pembayaran tunai harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi yang bersangkutan. Contoh pembayaran tunai (kas kecil) adalah:
• Pembayaran-pembayaran intern termasuk kas bon.
• Pembayaran-pembayaran kepada pihak ketiga yang jumlahnya kurang dari Rp2.000.000.
• Reimbursement (penggantian) atas pengeluaran kas yang jumlahnya kurang dari Rp500.000.
Pengendalian atas pengelolaan kas tunai biasanya dilakukan dengan cara:
a. Kas disimpan di laci terkunci atau safe deposit box dan dipisahkan dari dana kas tunai yang lain.
b. Hanya satu orang, pemegang kas (kasir) yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana tersebut.
c. Pemegang kas harus membuat buku kas yang mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang dan membuat kuitansi pengeluaran uang atau voucher kas untuk setiap pengeluaran.
d. Menetapkan pihak-pihak yang diberi otorisasi untuk menyetujui pengeluaran tersebut.
Prosedur permintaan otorisasi atas pembayaran uang muka, pembayaran gaji, pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa dan pembayaran dengan kas kecil sebagai berikut:
45 Pemohon:
1) Pemohon menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut: a. Permintaan uang muka:
- Memo Permintaan Uang Muka (MPUM). Apabila rencana pengeluaran tersebut belum terdapat dalam Anggaran maka MPUM sebelumnya harus disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan atas program yang akan dilaksanakan.
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor.
- Voucher Permintaan Uang Muka (PUM). b. Pembayaran gaji dan tunjangan lainnya
- Surat Permohonan Persetujuan Pembayaran Gaji. - Daftar gaji dan tunjangan lainnya.
- Daftar hadir.
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
c. Pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa
- Kontrak, berita acara penerimaan baran/jasa dan tagihan vendor (rincian dokumen tersebut dapat dilihat pada bagia terakhir bab ini).
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU). d. Pembayaran kas kecil
- Bukti Pengeluaran Kas kecil (BPK) (Lihat Lampiran 9), atau - Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
2) Pemohon menyampaikan dokumen-dokumen tersebut ke Bagian Verifikasi. Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya apakah telah sesuai dengan kebijakan PMI (anggaran, tarif dan kewajarannya), kelengkapan dan kelayakannya.
2) Apabila tidak setuju maka MPUM/PUM/OPU/BPK dikembalikan kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada MPUM/PUM/OPU/BPK kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
Kepala Divisi Keuangan
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK, dan jika tidak setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal: Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan persetujuan bayar.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya. Jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK.
2) Menyerahkan MPUM/PUM/OPU/BPK yang telah disetujui kepada Kasir untuk dibayar.
46 Kasir
1) Melakukan pembayaran MPUM/PUM/OPU/BPK sesuai dengan Prosedur Pengeluaran. 2) Menyimpan sementara MPUM/PUM/OPU/BPK yang belum dibayar menurut tanggal
transaksi.
3) Semua formulir PUM harus dicatat oleh Kasir dalam Buku Pembantu Uang Muka (BPUM) untuk dapat diawasi/dikontrol.
B. Prosedur Pembayaran