PENGELUARAN KAS
B. Prosedur Pembayaran 1. Pembayaran Bank
B.2. Pengeluaran Kas Tunai Kasir
2) Menyiapkan ayat jurnal pada PUM atau OPU dan memberi paraf.
3) Kepala Divisi Keuangan memeriksa ayat jurnal pada PUM dan OPU dan menyetujui untuk dibukukan.
4) Operator menginput PUM atau OPU pada program komputer akuntansi.
5) Mengarsip PUM atau OPU yang dilampiri dengan bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut.
6) Secara mingguan melakukan pemeriksaan atas pemasukan data ke komputer dengan cara membandingkan hasil pemasukan data ke komputer dalam bentuk daftar input jurnal dengan sumber dokumennya.
7) Menyerahkan hasil cetak buku besar harian yang berhubungan dengan pengeluaran bank ke Kasir.
B.2. Pengeluaran Kas Tunai Kasir
1) Setelah mendapat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK) yang disetujui, segera melakukan pembayaran kepada pemohon pengeluaran kas kecil.
2) Memberi nomor pada BPK dan dilampirkan dengan dokumen pendukung. 3) Meminta pemohon pengeluaran kas kecil untuk menandatangani BPK.
4) Memberi tanda “LUNAS” dan “TANGGAL” pada BPK dan bukti pendukungnya (kuitansi dan faktur) pada saat dibayar.
5) Mencatat jumlah yang dibayar dalam Laporan Kas Kecil (LKK) (lihat Lampiran 10). 6) Menyimpan BPK yang telah dibayar untuk mendukung LKK pada saat meminta
pengisian kembali kas kecil.
7) Pada saat saldo kas kecil mencapai batas jumlah tertentu dana kas kecil tersebut diisi kembali. Untuk pengisian kas kecil, kasir menyiapkan formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) yang dilampiri dengan LKK, BPK dan bukti pendukung. C. Pertanggungjawaban Uang Muka
Untuk penyelesaian persekot kerja divisi yang meminta uang muka harus mengisi Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM). LPUM dilampirkan dengan semua
48 kuitansi asli pengeluaran seperti: pembayaran per diem, transportasi, hotel, dan lain-lain. Daftar bukti-bukti yang harus dilampirkan dapat dilihat pada bagian akhir bab ini. Penyelenggara kegiatan/proyek juga harus melampirkan laporan kegiatan.
Prosedur untuk pertanggungjawaban uang muka sebagai berikut:
Divisi yang meminta uang muka
1) Membuat Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) dan Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dengan dilengkapi bukti-bukti asli pertanggungjawaban.
2) Menyerahkan LPUM dan OPU beserta bukti pendukungnya ke Kepala Divisi Pemohon untuk diperiksa dan disetujui sebelum meneruskan ke Bagian Verifikasi.
49 Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap LPUM, OPU dan bukti-bukti pendukungnya.
2) Apabila tidak setuju maka LPUM dan bukti-bukti pendukungnya dikembalikan kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada LPUM dan OPU, kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
Kepala Divisi Keuangan
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan LPUM, OPU dan dokumen pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU, dan jika tidak setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal: Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan otorisasi.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa LPUM dan OPU serta dokumen pendukung. Jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU.
2) Menyerahkan LPUM dan OPU serta dokumen pendukung yang telah disetujui kepada Kasir.
Kasir
1) Membandingkan LPUM dan bukti pendukungnya dengan formulir Memo Permintaan Uang Muka (MPUM) yang disimpan sementara pada waktu pemohon meminta uang muka atau bon sementara.
2) Jika terdapat kelebihan kas, menerima uang kelebihan kas tersebut dan menyetorkannya ke rekening PMI.
3) Jika terjadi kekurangan pembayaran, melakukan prosedur pembayaran. Untuk jumlah kekurangan lebih besar dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran bank dan untuk jumlah sama atau lebih kecil dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran kas tunai.
4) Mencatat penerimaan uang kelebihan kas atau kekurangan pembayaran dalam buku kas kasir.
5) Mencatat pertanggungjawaban uang muka dalam buku pembantu uang muka. 6) Menyerahkan LPUM dan bukti-bukti pertanggungjawaban kepada Petugas Akuntansi. 7) Secara mingguan memberikan laporan mengenai uang muka yang belum
dipertanggungjawabkan kepada Kepala Divisi Keuangan. Petugas Akuntansi
1) Membuat jurnal untuk uang muka yang sudah dipertanggungjawabkan (OPU berfungsi sebagai voucher journal).
2) Mengarsip OPU, LPUM, beserta bukti-bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut. 4. Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana
PMI hanya menerima dokumen dan nota-nota asli/resmi dari toko/vendor. Nota tersebut harus mencantumkan nama, alamat, telepon. Faktur pajak juga harus dilampirkan untuk pembayaran barang jasa dari toko/vendor besar yang telah menjadi pengusaha kena pajak. Pemalsuan kuitansi, seperti membuat cap bisnis palsu, mengganti tarif harga, mencontoh atau mengkopi kuitansi dari bisnis yang legal, dan membujuk pemilik bisnis untuk berbuat curang adalah perlakuan tidak legal dan korupsi. PMI akan bertindak keras atas penyalahgunaan dana PMI.
50 PMI juga tidak menerima pertanggungjawaban berupa kuitansi yang mempunyai tanggal lebih dari 2 bulan lalu. Tujuannya untuk memastikan pertanggungjawaban tidak dilaporkan terlambat.
Nota asli dan dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam pertanggungjawaban keuangan adalah:
Pembayaran gaji/honor/insentif/uang makan/transport:
1. Daftar pembayaran gaji/ honor/insentif/uang makan/transport 2. Daftar hadir
Pembayaran BBM, tol, parkir:
1. Daftar pembelian BBM sesuai dengan nomor kendaraan
2. Bon/Nota asli dari SPBU (nota ditanda tangani petugas SPBU dan pengemudi, serta mencantumkan nomor polisi kendaraan), tiket tol dan tiket parkir.
3. Surat permohonan kendaraan.
Pembelian bensin harus dicatat dalam Log Book kendaraan. Pembayaran biaya perjalanan dinas dalam negeri :
1. Surat tugas yang ditanda tangani pejabat yang berwenang, diketahui instansi yang di kunjungi (tanggal, tanda tangan & cap) dan diketahui kepala bagian sekretariat kantor PMI untuk dicatat tanggal kedatangan kembali ditempat kedudukan semula. 2. Daftar perincian pembayaran biaya perjalanan dinas (perdiem, transport,
akomodasi dan lain-lain)
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax, boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan ditempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan.
Akomodasi hotel berupa minibar tidak akan dibayar. Binatu untuk pelaksaan kegiatan lebih dari 3 hari dapat dibayar dan dimasukkan menjadi satu dengan kuitansi hotel. Pengeluaran biaya perjalan dinas luar negeri :
1. Daftar pembayaran biaya perjalanan dinas 2. SK dinas ke luar negeri.
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax, boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan di tempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan. Bantuan biaya pengobatan di luar RS PMI :
1. Surat keterangan dari dokter poliklinik/Puskesmas/resep.
2. Kwitansi pemeriksaan/pengobatan dan surat – surat keterangan lainnya.
Bantuan biaya pengobatan ke RS PMI :
1. Surat keterangan rujukan dokter yang menangani di tempat rujukan. 2. Surat pengantar dari PD/PC/kepegawaian.
3. Nota atau kwitansi pengobatan
Pengeluaran biaya lokakarya, pelatihan, seminar, rapat :
1. Surat persetujuan asli Pengurus atas dana yang dianggarkan
2. Daftar realisasi anggaran pelaksanaan pelatihan didukung dengan bukti – bukti pengeluaran asli seperti : akomodasi,transportasi, daftar honor, konsumsi
51 4. Daftar pembayaran asli perdiem peserta, panitia, moderator dan fasilitator.
5. Surat tugas peserta.
6. Jadwal kegiatan dan materi.
7. Proposal atau kerangka acuan kegiatan. Pembelian obat untuk poliklinik :
1. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian obat 2. Surat pesanan pembelian obat sesuai rincian dari dokter 3. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang 4. Kwitansi, faktur penjualan
5. Daftar stock obat Pembelian alat tulis kantor :
1. Daftar barang yang akan dibeli
2. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian alat tulis kantor 3. Surat pesanan pembelian alat tulis kantor sesuai daftar yang telah disetujui 4. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang
5. Kwitansi, faktur penjualan 6. Daftar stock alat tulis kantor
Pengeluaran biaya pengiriman barang – barang Rp. 2.500.000,-- ke atas: 1. Persetujuan dari Pengurus untuk pengiriman barang
2. Surat perintah kerja atau perjanjian kerja 3. Kwitansi, faktur penjualan, faktur pajak 4. Surat tanda bukti penerimaan barang 5. Pembanding (minimal 3)
Pengeluaran pengadaan barang dan jasa nominal Rp. 2.500.000,-- sampai Rp.10.000.000,-- : 1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia.
2. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok. 3. Surat penetapan penunjukkan/ Surat perintah kerja 4. Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang 5. Kwitansi bermeterai cukup
6. Faktur penjualan
7. Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang & jasa nominal Rp. 10.000.000,-- sampai dengan Rp. 50.000.000,-- :
1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia. 2. Surat keputusan panitia pengadaan barang & jasa
3. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok. 4. Surat kontrak perjanjian jual beli atau Surat Perintah Kerja. 5. Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang
6. Kwitansi bermeterai cukup 7. Faktur penjualan
8. Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang , pekerjaan & jasa nominal Rp. 50.000.000,-- ke atas : 1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia. 2. Surat keputusan panitia pengadaan/pemerikasaan barang, pekerjaan & jasa.
52 3. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok bila pengadaan melalui
pemilihan langsung.
4. Surat Penawaran dari Pemasok (minimal 3 penawaran) bila pengadaan melalui pemilihan langsung.
5. Penunjukkan pemenang tender bila pengadaan melalui tender. 6. Surat kontrak perjanjian jual beli barang atau jasa.
7. Surat berita acara pemeriksaan/penerimaan barang/pekerjaan/jasa 8. Kwitansi bermeterai cukup
9. Faktur penjualan
53