STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
i
Kata Pengantar
Seraya memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat karunia dan petunjukNya telah tersusun Prosedur Standar Operasional (SOP) Keuangan Markas Pusat PMI sebagai panduan dalam pengelolaan Keuangan di tingkat Markas Pusat PMI sedangkan untuk PMI Daerah dan Cabang diharapkan dapat menggunakan SOP ini sebagai referensi dalam menjalankan kegiatan operasional keuangan. SOP ini dibuat sebagai langkah pembenahan Organisasi di bidang Pengelolaan Keuangan seperti yang diamanatkan dalam Pokok-Pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI tahun 2004-2009.
Pengelolaan Keuangan yang memadai diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat. Namun sampai dengan saat ini Markas Pusat PMI, PMI Daerah dan Cabang belum mempunyai sistem pelaporan yang seragam sehingga mengalami berbagai permasalahan teknis. Berdasarkan hal tersebut, maka Pengurus Pusat PMI menerbitkan “SOP Keuangan” yang akan digunakan sebagai acuan bagi segenap jajaran PMI serta mitra kerja PMI (para donor) dalam upaya pembenahan pengelolaan Keuangan.
Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan SOP Keuangan PMI.
Besar harapan kami agar SOP Keuangan PMI ini dapat diimplementasikan secara konsisten, walaupun kami menyadari bahwa manual ini masih akan terus disempurnakan. Untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan masukan demi terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta petunjukNya kepada kita semua, amien.
Jakarta, ……… 2009
Pengurus Pusat PALANG MERAH INDONESIA
Bendahara Sekretaris Jenderal
iii DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i Daftar Isi ... iii
Bab I. Pendahuluan
1. Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan ... 2. Konsep-konsep Akuntansi ... 3. Struktur Pengendalian Intern ... 4. Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang ... 5. Pembatasan ...
Bab II. Uraian Tugas Personil Keuangan ... Bab III. Laporan Keuangan
1. Laporan Posisi Keuangan ... 2. Laporan Aktivitas ... 3. Laporan Arus Kas ... ... 4. Catatan atas Laporan Keuangan ... 5. Laporan Realisasi Anggaran ... 6. Jadwal Penerbitan Laporan ...
Bab IV. Pertanggungjawaban Dana kepada Donor
1. Laporan Pertanggungjawaban Dana ... 2. Buku Kas ... 3. Bukti-bukti Pengeluaran ...
Bab V. Daftar Akun
1. Struktur Daftar Akun ... 2. Kode Akun ... 3. Kode Dana ... 4. Kode Organisasi ... 5. Penjelasan Akun ...
Bab VI. Penerimaan Uang dan Barang
1. Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang ... 2. Kebijakan ... 3. Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan ... 4. Penerimaan Sumbangan Barang ... 5. Penerimaan Non Sumbangan ... 6. Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan ..
Bab VII. Pengeluaran Kas/Bank
1. Pengendalian Pengeluaran Kas/Bank ... 2. Sistem Voucher ... 3. Pengeluaran Uang ... 4. Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana ...
Bab VIII. Aktiva Tetap
1. Pengendalian Aktiva Tetap ... 2. Kebijakan ... . 3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap ...
iii Bab IX . Pengamanan Data Komputer
1. Tujuan Sistem Informasi... 2. Pembatasan Akses ke Sistem Akuntansi ... 3. Back up Data Komputer ... Lampiran ...
1
PENDAHULUAN
I. Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan
Palang Merah Indonesia, sebagai organisasi nirlaba, berbeda dengan organisasi bisnis. Perbedaan utama yang mendasar terletak kepada cara PMI memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai aktivitasnya. PMI memperoleh sumber daya dari para penyumbang, bantuan pemerintah, bantuan Palang Merah Internasional atau organisasi sejenis dan iuran dari anggota. SOP ini berlaku di MP PMI, diharapkan SOP ini juga dapat digunakan oleh PMI daerah/cabang.
Konstituen PMI memiliki kepentingan untuk mengetahui:
(a) Pelayanan yang diberikan oleh PMI dan kemampuan untuk terus memberikan pelayanan tersebut;
(b) Cara pengurus melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek kinerja pengurus. Sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 45: “Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba”, laporan keuangan untuk organisasi nirlaba terdiri dari:
a. Laporan Posisi Keuangan; b. Laporan Aktivitas; c. Laporan Arus Kas; dan
d. Catatan atas Laporan Keuangan .
Laporan keuangan tersebut bertujuan memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan. Laporan keuangan harus dibuat sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam modul ini. Di samping itu, manajemen juga membutuhkan berbagai skedul dan informasi tambahan, misalnya: monitoring laporan bulanan, informasi keuangan masing-masing dana atau proyek. Pengurus (manajemen) bertanggung jawab dalam penyusunan dan penyajian laporan keuangan. Pernyataan tentang tanggung jawab tersebut otomatis melekat pada pengurus, baik dinyatakan secara tertulis ataupun tidak.
2. Konsep-konsep akuntansi:
Laporan keuangan merupakan ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan. Untuk membukukan suatu transaksi dimulai dengan analisa transaksi, yaitu menentukan entitas dana, perkiraan/akun mana yang terkait dan berapa nilainya. Konsep-konsep berikut merupakan dasar bagaimana suatu transaksi dicatat dalam sistem pembukuan PMI.
a. Konsep entitas
Akuntansi PMI disusun berdasarkan konsep dana (fund). Dana merupakan suatu entitas akuntansi: memiliki aktiva, kewajiban, aktiva bersih, pendapatan dan beban untuk masing-masing dana. Akuntansi dana dirancang untuk memisahkan pendapatan dan beban masing-masing dana sehingga memudahkan untuk menelusuri dan melaporkan suatu kegiatan.
2 PMI biasanya mengelola beberapa dana. Jumlah entitas dana yang banyak pada organisasi nirlaba menimbulkan kompleksitas. Sistem akuntansi dirancang sehingga dapat menyajikan dan mengungkapkan laporan keuangan, baik entitas dana individual maupun organisasi, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. b. Transaksi
Sistem akuntansi dirancang untuk mencatat dan melaporkan transaksi. Transaksi adalah setiap kejadian yang mengakibatkan perubahan posisi aktiva, kewajiban atau aktiva bersih dan perubahan tersebut dapat diukur dengan handal.
c. Dokumen sumber
Dokumen sumber merupakan catatan bisnis yang digunakan sebagai bukti bahwa suatu transaksi telah terjadi, misal: cek/giro, bukti penerimaan sumbangan, tagihan dari supplier, dan kontrak kerja.
d. Konsep unit moneter
Transaksi yang terjadi diukur dalam satuan unit moneter. Laporan keuangan PMI harus dicatat dalam mata uang Rupiah.
e. Konsep harga historis
Dasar pengukuran yang lazim digunakan adalah biaya historis. Aktiva dicatat sebesar pengeluaran kas (atau setara kas) yang dibayar atau sebesar nilai wajar dari imbalan (consideration) yang diberikan untuk memperoleh aktiva tersebut. Kewajiban dicatat sebesar jumlah yang diterima sebagai penukar kewajiban atau sebesar jumlah kas yang diharapkan akan dibayarkan untuk menyelesaikan kewajiban tersebut. Perkembangan akuntansi akhir-akhir ini mengarah kepada penggunaan dasar pengukuran harga wajar, yaitu aktiva dicatat sebesar jumlah kas yang dapat diperoleh sekarang dengan menjual aktiva tersebut dalam pelepasan normal dan kewajiban dinyatakan sebesar nilai penyelesaian. Biasanya konsep harga historis digabungkan dengan dasar pengukuran lain.
3. Struktur Pengendalian Intern
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan pengawas, pengurus, manajemen, dan personel lain organisasi yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
§ Keandalan pelaporan keuangan § Efektivitas dan efisiensi operasi
§ Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait yaitu: 1. Lingkungan pengendalian
2. Penaksiran risiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan
3 Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, dan menyediakan disiplin serta struktur.
Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini: 1. Integritas dan nilai etika
2. Komitmen terhadap kompetensi 3. Partisipasi dewan pengurus 4. Filosofi dan gaya manajemen 5. Struktur organisasi
6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Penaksiran risiko
Penaksiran risiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.
Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa terdapat tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas.
Sistem informasi dan komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan aktiva bersih yang bersangkutan.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
Pemantauan
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu yang mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Struktur pengendalian yang memadai dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, penyalahgunaan dan tindakan yang dapat merugikan organisasi serta menghambat tercapainya tujuan organisasi. Unsur-unsur berikut, bilamana tidak ada, akan menurunkan efektivitas suatu struktur pengendalian intern:
4 a. Tenaga pelaksana yang cakap dan memadai pengetahuan, keahlian, ketelitian dan dapat dipercaya untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Terdapatnya prosedur-prosedur yang memadai untuk setiap pelaksanaan suatu tugas dan dilaksanakannya secara konsisten.
c. Tanggung jawab dan wewenang setiap bagian dan setiap orang dirumuskan dengan jelas.
d. Terdapat pemisahan tugas dan wewenang antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan unsur aset atau kewajiban organisasi.
e. Tanggung jawab untuk melaksanakan serangkaian transaksi yang berurutan harus diberikan kepada pegawai yang berlainan, sehingga tidak ada seorang pegawai yang dapat melaksanakan suatu transaksi sendirian dari permulaan hingga akhir dari serangkaian transaksi yang berurutan.
f. Internal audit yang berfungsi sesuai kondisi.
Rancangan struktur pengendalian intern statu organisasi perlu ditelaah secara berkala serta dinilai efektivitas dan efisiensinya. Penelaahan ini diperlukan untuk menjamin bahwa struktur pengendalian intern yang telah dibentuk tersebut benar-benar dilaksanakan dan tetap dimuktahirkan sesuai dengan kebutuhan.
4. Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang
Pedoman porsedur akuntansi ini dirancang dengan menggunakan struktur organisasi dan prosedur yang berlaku di MP PMI. Namun pedoman ini juga dapat digunakan oleh PMI Daerah/Cabang. Penerapannya dapat disesuaikan dengan struktur kepengurusan dan jabatan yang sudah ada di PMI Daerah/Cabang.
Dalam kondisi dimana jumlah pegawai keuangan suatu PMI Daerah/Cabang adalah minimal (2 orang), fungsi pencatatan dapat digabung dengan fungsi penyimpanan kas/bank, tetapi dipisahkan dengan penjabat yang berwenang mengotorisasi transaksi.
5. Pembatasan
Pedoman prosedur akuntansi ini, bersama dengan modul logistik serta peraturan organisasi PMI lainnya, dibuat dengan tujuan menjadi pedoman bagi MP PMI, PMI Daerah dan PMI Cabang dalam membukukan dan melaporkan transaksi keuangan. Pedoman ini tidak berlaku untuk Unit Usaha PMI. Untuk Unit Usaha PMI laporan keuangan harus dibuat sesuai dengan standar akuntansi komersial.
Buku manual ini disusun dan terus disempurnakan sesuai dengan perkembangan kebutuhan, sehingga manual akuntansi ini dapat menghasilkan informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak eksternal maupun untuk keperluan pengendalian pelaksanaan anggaran.
Sistem ini telah dirancang dengan mempertimbangkan pula kemungkinan perkembangan organisasi di masa yang akan datang. Buku pedoman ini juga sangat bermanfaat sebagai bahan pelatihan bagi pegawai baru di bidang keuangan dan akuntansi.
5
URAIAN TUGAS PERSONIL KEUANGAN
Jabatan : Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi (“Kepala Divisi Keuangan”)
Lapor ke : Sekretaris Jenderal/Kepala Markas Bendahara
1. Menyiapkan laporan keuangan PMI yang mencakup seluruh sumber dana yang dikelola MP PMI. Laporan keuangan bulanan diterbitkan paling lambat tanggal 20 pada bulan berikutnya, dengan mendistribusikan kepada Sekjen, Bendahara dan Ketua Umum (melalui Satuan Kerja Audit Internal /SKAI).
2. Menyiapkan Anggaran dan Rencana Kerja Divisi Keuangan tahun berikutnya untuk diperiksa Sekretaris Jenderal/Kepala Markas. Di samping itu bersama dengan divisi lain membuat rencana kerja Anggaran dan Rencana Kerja MP PMI. 3. Menyiapkan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana kepada
donor (misal: laporan pertanggungjawaban kepada Sekretariat Negara disampaikan setiap tanggal 15 pada bulan berikutnya).
4. Menjalin hubungan baik dengan donor, mengkonfirmasi tentang tujuan dana serta kondisi dan syarat-syarat penggunaanya, dan menjelaskan prosedur dan bentuk laporan pertanggungjawaban.
5. Memberikan masukan kepada Sekretaris Jenderal/Pengurus tentang penyempurnaan sistem akuntansi dan keuangan.
6. Bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada Divisi Keuangan termasuk mengkoordinasikan dan mengatur pembagian tugas setiap staf di Divisi Keuangan.
7. Melakukan review atas kinerja staf yang berada dibawah tanggungjawabnya. 8. Memeriksa pengajuan permintaan uang persekot, permintaan uang pembayaran
langsung, dan pertanggungjawaban uang muka termasuk dokumen pendukungnya.
Apabila setuju, menandatangani formulir yang berkaitan dan disampaikan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas, jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki.
9. Memeriksa secara random transaksi harian yang dibuat oleh petugas akuntansi yang telah diperiksa oleh kasubdiv akuntansi bila diperlukan.
10. Memeriksa hasil input jurnal ke komputer dengan melihat print out transaksi jurnal (random) atau melihat langsung ke komputer.
11. Memeriksa laporan pemeriksaan kas dan bank yang dilakukan Kasubdiv Keuangan.
12. Memonitor seluruh piutang dropping ke PMI Daerah/Cabang dan persekot ke divisi. Dalam rangka mempercepat proses pertanggungjawaban secara reguler membuat memo peringatan ke PMI Daerah/Cabang atau divisi terkait (dengan tembusan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas) untuk segera memasukkan laporan pertanggungjawaban beserta bukti-bukti yang sah dan lengkap.
13. Memonitor transaksi pinjam-meminjam antar sumber dana dan pelunasannya (pemindahbukuan) segera setelah dana tersedia.
14. Melakukan rekonsiliasi hutang piutang antar dana dan menyelesaikan perbedaan yang ada.
15. Menyiapkan dan membawa Cek dan BG untuk ditandatangani oleh Pengurus. 16. Membuat memo permintaan dana untuk pengeluaran dana mingguan kepada
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
17. Menyiapkan permintaan pengeluaran kas yang bersifat emergency setelah mendapat persetujuan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
6 18. Mengajukan pembentukan petty cash baru bila ada bencana besar.
Jabatan : Kasubdiv Akuntansi Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Menyiapkan laporan keuangan bulanan yang mencakup seluruh sumber dana yang dikelola MP PMI paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya.
2. Menyiapkan laporan keuangan donor sesuai format yang telah disetujui MP PMI. 3. Menyiapkan laporan penerimaan dan pengeluaran (pertanggungjawaban) dana
untuk donor yang belum menempatkan staff di divisi keuangan.
4. Membuat atau menyiapkan data atas informasi keuangan lain yang diperlukan MP PMI.
5. Membuat rekonsiliasi bank semua sumber dana yang ada pada minggu pertama setiap bulan.
6. Membuat rekonsiliasi persekot bekerjasama dengan Kasubdiv Keuangan dan Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran.
7. Membuat rekonsiliasi dropping bekerjasama dengan Kasubdiv Penyusunan dan Pemantauan Anggaran.
8. Memonitor /kontrol atas kebenaran jurnal dan posting.
9. Membantu persiapan audit dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan auditor dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan.
10. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya. 11. Membuat Rencana Kerja Subdivisi Akuntansi.
12. Melaksanakan tugas lainnya dari Kepala Divisi Keuangan. 13. Melakukan rekonsiliasi laporan keuangan staf donor. 14. Membuat back up sistem komputer
a. Harian (dlm eksternal hardisk) : sistem akuntansi
b. Bulanan (dlm CD secara permanent) : sistem akuntansi, laporan keuangan, data sumbangan dan data keuangan lainnya .
Jabatan : Staf Akuntansi Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi
1. Menjurnal seluruh transaksi harian semua sumber dana.
(sebelum diinput ke sistem akuntansi, jurnal transaksi pada voucher harus di verifikasi dahulu oleh Kasubdiv akuntansi)
2. Membuat rekonsiliasi kas per sumber dana antara catatan akuntansi dengan catatan kasir minimal dua kali dalam satu minggu.
3. Membantu Kasubdiv Akuntansi untuk membuat laporan yang dibutuhkan. 4. Bertanggung jawab atas dokumen dan filling dokumen bagian akuntansi.
(subdivisi accounting tidak bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen asli yang disimpan oleh donor)
5. Mencetak laporan keuangan secara bulanan dan untuk ledger dicetak sekurang-kurangnya 1 kali dalam 6 bulan.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Akuntansi dan Kadiv Keuangan.
7
Jabatan : Staf Donatur
Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi
1. Membuat/memonitor/menganalisa Laporan Anggaran/Keuangan dan memonitor budget Donatur pada divisi terkait maupun di Daerah dan Cabang untuk proyek Donatur berbasis rencana kegiatan yang telah ada. Sesuai target dan deadline yang disepakati kedua belah pihak.
2. Menganalisa realisasi biaya pada periode yang bersangkutan dan pengeluaran sesuai tujuan proyek untuk periode berikutnya berdasarkan anggaran yang disepakati.
3. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang bertanggung jawab untuk proyek Donatur dan kunjungan ke proyek untuk membantu staf keuangan proyek dalam menyusun laporan keuangan Donatur apabila diperlukan. 4. Berkoordinasi dengan donatur baik melalui kasubdiv/kadiv/langsung atas
sepengetahuan Kadiv Keuangan.
5. Membuat laporan dan reimbursement dana serta memonitor hutang piutang donatur setiap bulan.
6. Menyimpan dokumen asli/memfoto copy dokumen dan mengirimkan aslinya ke donatur/kebijakan lainnya (sesuai kesepakatan MP PMI dan donatur). 7. Membantu persiapan audit dan mensupply informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan audit donatur dengan sepengetahuan kadiv Keuangan.
8. Memastikan dana donatur dipakai dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan anggaran yang telah di sepakati bersama dan ketetapan yang digariskan dalam dokumen program.
9. Verifikasi bukti pembayaran untuk sumber dana Donatur sebelum dokumen diserahkan ke staff verifikasi.
10. Filing dokumen.
11. Tugas lain sesuai kesepakatan MP PMI dan Donatur. 12. Tugas lain dari kasubdiv akuntansi atau kadiv keuangan.
13. Melakukan up date data persekot dan dropping pada setiap minggu yang didistribusikan ke subdivisi akuntansi, keuangan dan verifikasi utuk direkonsiliasi
14. Hasil rekonsiliasi persekot dan dropping didistribusikan ke subdivisi akuntansi, keuangan dan verifikasi setiap tanggal 15.
SEMUA LAPORAN DAN KEGIATAN DILAKSANAKAN BERDASARKAN PERSETUJUAN MP PMI DENGAN MASING-MASING DONATUR
Jabatan : Kasubdiv Keuangan Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Menyiapkan permintaan dana sesuai surat otorisasi yang telah ditanda-tangani pejabat yg berwenang.
2. Menyimpan barang-barang berharga,cek, giro, kwitansi dan deposito.
3. Melakukan pemeriksaan kas secara acak minimal 1 kali seminggu dan membuat berita acaranya.
4. Memonitor pertanggungjawaban persekot dan dropping.
5. Melakukan rekonsiliasi kas dan bank per sumber dana dengan bagian akuntansi setiap bulan.
6. Melakukan filling dokumen yang menjadi tanggungjawabnya.
7. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya 8. Menerima sumbangan kas apabila diperlukan
8 9. Memberikan data penyumbang rutin (minimal 3 kali/tahun) dan penyumbang yang jumlahnya lebih dari Rp.1.000.000,- kepada Divisi Pengembangan Sumber Daya (PSD) untuk dibuatkan surat ucapan terima kasih.
10. Membuat rencana kerja Subdivisi Keuangan. 11. Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan.
12. Menginformasikan penerimaan uang ke kasubdiv anggaran dan kasubdiv akuntansi setiap bulan.
13. Memonitor termin pembayaran.
14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kadiv keuangan.
Jabatan : Staf Keuangan Lapor ke : Kasubdiv Keuangan
1. Memeriksa saldo rekening bank setiap awal minggu pertama.
2. Membuat kuitansi dan daftar penerimaan sumbangan serta memfiling seluruh kwitansi
3. Membuat surat perintah menerima uang / kwitansi dan membuat daftar kuitansi. Harus bernomor seri dan berurutan
4. Mengambil rekening koran bank setiap bulan.
5. Membuat otorisasi yang berhubungan dengan pemindahan dana bank/cash . 6. Mengidentifikasi dan membuat daftar semua dokumen penerimaan uang dan
didistribusikan ke Kasubdiv Keuangan, Kasubdiv Accounting, serta Kasubdiv pemantauan Anggaran.
7. Membuat buku bank pembantu untuk setiap rekening bank dan rekening bank bersama.
8. Filing dokumen.
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Keuangan
Jabatan : Kasir
Lapor ke : Kasubdiv Keuangan
1. Menyiapkan dan membuat cek dan giro.
2. Menyetor dan menarik uang dari bank serta kegiatan lain yang berhubungan dengan bank.
3. Membuat daftar deposito. 4. Membuat daftar persekot
5. Membuat surat penempatan / pencairan deposito.
6. Melaksanakan pembayaran tunai di MP PMI dan bertanggung jawab atas dana kas (cash count setiap hari).
7. Membuat buku kas.
8. Melaksanakan cash count setiap minggu dengan kasubdiv keuangan.
9. Memantau dan melaksanakan penagihan atas persekot, dropping dan piutang yang belum dipertanggungjawabkan dan pertanggungjawaban yang belum final. 10. Filing dokumen.
Jabatan : Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Membuat laporan realisasi anggaran bulanan MP PMI dan melaporkannya kepada Kadiv Anggaran Keuangan dan akuntansi paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya.
2. Membuat laporan realisasi anggaran per donor dan per sumber dana paling lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya, serta menyampaikan laporan
9 tersebut untuk diperiksa Kadiv Keuangan dan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas.
3. Menggunakan informasi dari sistem akuntansi untuk pembuatan laporan-laporan di atas. (diberikan akses untuk melihat sistem akuntansi).
4. Me-recek hasil verifikasi otorisasi yang telah dilakukan oleh stafnya. 5. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya. 6. Filling dokumen di bidangnya.
7. Membuat rencana kerja pemantauan dan penyusunan anggaran. 8. Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan.
9. Memfollow up penerimaan atas sumbangan yang digunakan untuk perhitungan budget.
Jabatan : Staf Verifikasi
Lapor ke : Kasubdiv Pemantauan & Penyusunan Anggaran
1. Melakukan verifikasi atas dokumen-dokumen pendukung otorisasi/persekot pengeluaran sebagai berikut:
a. Memeriksa dan meneliti bahwa setiap pengajuan otorisasi/persekot pengeluaran telah didukung oleh dokumen yang lengkap, antara lain diajukan oleh pejabat berwenang, merupakan transaksi dalam lingkungan PMI, bukti asli, kuitansi asli, dan dokumen lainnya sesuai peraturan KP PMI.
b. Untuk donor MP PMI memeriksa bahwa dokumen pendukung telah sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :
§ sesuai dengan kesepakatan MP PMI dengan masing-masing donor c. Memeriksa ketepatan penjumlahan-penjumlahan pada daftar-daftar
dokumen pendukung.
d. Apabila dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak sesuai dengan ketentuan MP PMI dan/atau ketentuan yang telah disepakati oleh MP PMI dengan donor, ada kesalahan penjumlahan, dsb, maka dokumen tersebut dikembalikan kepada divisi yang bersangkutan dan meminta untuk dikoreksi, dilengkapi dan atau disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku
e. Memberikan persetujuan form otorisasi atau persekot, setelah melakukan verifikasi.
2. Membuat daftar rekap persekot dan dropping.
3. Rekonsiliasi dengan bagian keuangan dan melaporkan hasilnya ke Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran.
4. Filling Surat ketetapan yang dikeluarkan MP PMI, disposisi PP PMI, surat keluar yang dapat dijadikan pedoman dan peraturan lainnya yang dapat digunakan sebagai dasar verifikasi.
5. Tugas lain yang diberikan oleh Kadiv Keuangan.
10
LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan Palang Merah Indonesia yang lengkap meliputi:
1. Laporan Posisi Keuangan; 2. Laporan Aktivitas; 3. Laporan Arus Kas; serta
4. Catatan atas Laporan Keuangan.
Di samping itu sebagai alat kontrol setiap bulannya harus dibuat Laporan Realisasi Anggaran.
Tujuan laporan keuangan tersebut adalah memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi.
1. Laporan Posisi Keuangan
Laporan posisi keuangan bertujuan untuk menyediakan informasi mengenai aktiva, kewajiban, dan aktiva bersih dan informasi mengenai hubungan di antara unsur-unsur tersebut pada waktu tertentu. Informasi dalam laporan posisi keuangan bersama dengan pengungkapan dan informasi lain digunakan untuk dapat membantu para penyumbang, pengurus dan pihak-pihak lain untuk menilai:
(a) kemampuan organisasi untuk memberikan jasa secara berkelanjutan,
(b) kemampuan organisasi dalam memenuhi komitmen keuangan pada saat jatuh tempo, dan
(c) memprediksi kebutuhan pendanaan di masa depan.
Organisasi harus menyusun laporan posisi keuangan yang mencakup keseluruhan dana yang dikelola organisasi, di samping membuat laporan posisi keuangan untuk masing-masing dana.
Ilustrasi Laporan Posisi Keuangan
11
PALANG MERAH INDONESIA
LAPORAN POSISI KEUANGAN
per 31 DESEMBER 2006
(dalam Rupiah)
Tidak terikat Terikat Eliminasi Jumlah
HKRC KRC
AKTIVA
Kas dan setara kas xx - - xx
Piutang xx xx xx xx xx Persediaan xx - - xx Beban dibayar di muka xx - - xx Persekot xx - - xx Dropping xx - - xx Aktiva tetap xx - xx xx JUMLAH AKTIVA xx xx xx xx KEWAJIBAN
Hutang dari dana lain xx - - xx xx
JUMLAH KEWAJIBAN xx - - xx AKTIVA BERSIH Tidak terikat xx - - xx Terikat – HKRC - xx - xx Terikat – KRC - - xx xx JUMLAH AKTIVA BERSIH xx xx xx xx JUMLAH KEWAJIBAN DAN AKTIVA BERSIH xx xx xx - xx 2. Laporan Aktivitas
Laporan aktivitas menyediakan informasi mengenai bagaimana penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan berbagai program atau jasa dan pengaruh suatu transaksi atau peristiwa yang mengubah jumlah dan sifat aktiva bersih. Laporan ini dan informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat digunakan untuk (a) mengevaluasi kinerja dalam suatu periode, (b) menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan PMI dalam memberikan jasa, dan (c) menilai pelaksanaan tanggung jawab dan kerja manajer.
PMI harus menyusun laporan aktivitas yang mencakup keseluruhan dana yang dikelola, di samping membuat laporan aktivitas untuk masing-masing dana.
12
PALANG MERAH INDONESIA
LAPORAN AKTIVITAS
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 2006
(dalam Rupiah)
Tidak
Terikat Terikat Jumlah
HKRC KRC
PENDAPATAN
Pendapatan sumbangan xx - - xx
Pengumpulan dana internal xx - - xx
Sumbangan palang merah
luar negri xx xx xx xx Pendapatan bunga xx - - xx Pendapatan lain-lain xx - - xx JUMLAH PENDAPATAN xx xx xx xx BEBAN Beban Program
Bantuan dan penyalurannya xx xx - xx
Beban relawan dan staf
lapangan xx - - xx
xx xx - xx
Beban Dukungan Program
Pendidikan dan pelatihan xx - - xx
Pengembangan dan
komunikasi xx - - xx
xx - - xx
Beban Umum dan
Administrasi Pegawai xx - xx xx Perjalanan dinas xx - xx xx Jasa profesional xx - - xx Kantor xx - - xx xx - xx xx JUMLAH BEBAN xx xx xx xx
PERUBAHAN AKTIVA BERSIH xx xx xx xx
AKTIVA BERSIH:
1 JANUARI 2006 - - - -
13 3. Laporan Arus Kas
Laporan arus kas bertujuan menyajikan informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas dalam suatu periode. Laporan arus kas disajikan berdasarkan aktivitas operasi, investasi dan pendanaan sesuai dengan PSAK No. 2: “Laporan Arus Kas”.
Ilustrasi Laporan Arus Kas PALANG MERAH INDONESIA LAPORAN ARUS KAS
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200…. (dalam Rupiah)
ALIRAN KAS DARI Terikat Tidak Terikat Jumlah
AKTIVITAS OPERASI HKRC KRC
Penerimaan dari penyumbang xx xx xx xx
Penerimaan bunga xx - - xx
Penerimaan lain-lain xx - - xx
Pembayaran kepada karyawan -
dan sukarelawan (xx) - (xx) (xx)
Pembayaran kepada supplier (xx) - - (xx)
Penyaluran bantuan (xx) (xx) - (xx)
Pembayaran lain-lain (xx) - - (xx)
Kas bersih yang diterima dari
aktivitas operasi xx xx xx xx
ALIRAN KAS DARI
AKTIVITAS INVESTASI
Pembelian aktiva tetap (xx) - (xx) (xx)
Kas bersih yang digunakan untuk
aktivitas investasi (xx) - (xx) (xx)
ALIRAN KAS DARI
AKTIVITAS PENDANAAN
Penerimaan dari dana lain xx - - xx
Pembayaran ke dana lain (xx) (xx) (xx) (xx)
Kas bersih yang diterima dari
aktivitas pendanaan xx (xx) (xx) xx
Kenaikan dalam kas dan
setara kas xx - - xx
Kas dan setara kas:
1 Januari 2006 - - - -
14 4. Catatan atas Laporan Keuangan
Catatan atas laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari laporan keuangan, yang sifatnya memberikan penjelasan baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif.
Catatan atas laporan keuangan disajikan secara sistematis dengan urutan penyajian sesuai dengan komponen utamanya. Catatan atas laporan keuangan harus mengungkapkan informasi berikut:
a. Gambaran umum PMI; b. Susunan pengurus;
c. Uraian ringkas tentang dana-dana yang dikelola organisasi; d. Iktisar kebijakan akuntansi penting:
- dasar pengukuran dan penyajian laporan keuangan; - kebijakan akuntansi terhadap akun atau transaksi penting; e. Pengungkapan atas pos-pos laporan keuangan.
5. Laporan Realisasi Anggaran
Laporan Realisasi Anggaran sebagai alat monitoring bulanan dapat memberikan sinyal lebih awal bagi pengurus bahwa ada masalah dalam keuangan atau manajemen sebelum masalah tersebut tidak dapat dikendalikan. Laporan yang paling penting untuk direview manajemen adalah perbandingan antara realisasi pendapatan dan beban dengan anggaran.
15 PALANG MERAH INDONESIA
LAPORAN REALISASI ANGGARAN
UNTUK PERIODE YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200…
Bulan
ini s.d. bulan ini Anggaran % thd Anggaran Sisa Anggaran
Pendapatan sumbangan xx xx xx xx% xx
Pengumpulan dana internal xx xx xx xx% xx
Sumbangan palang merah
luar negeri xx xx xx xx% xx
Pendapatan bunga xx xx xx xx% xx
Jumlah pendapatan xx xx xx xx% xx
Bantuan dan penyalurannya xx xx xx xx% xx
Beban relawan dan staf lapangan
xx xx xx xx% xx
Pendidikan dan pelatihan xx xx xx xx% xx
Pengembangan dan komunikasi xx xx xx xx% xx Beban pegawai xx xx xx xx% xx Perjalanan dinas xx xx xx xx% xx Jasa profesional xx xx xx xx% xx Beban kantor xx xx xx xx% xx Jumlah beban xx xx xx xx% xx
Perubahan aktiva bersih xx xx xx xx% xx
Pada dasarnya laporan ini adalah laporan aktivitas dengan tambahan kolom untuk anggaran dan perbedaan keduanya. Manajemen dapat menggunakan laporan ini untuk: a. Membandingkan realisasi pendapatan dan beban untuk periode “year-to-date”
dengan anggaran pendapatan dan beban dalam periode yang sama. b. Identifikasi setiap perbedaan antara realisasi dengan anggaran. c. Identifikasi apa penyebab perbedaan tersebut.
d. Membuat rencana untuk memperbaiki penyebab perbedaan tersebut, jika perlu. 6. Jadwal Penerbitan Laporan
a. Laporan Bulanan
Laporan keuangan yang terdiri atas: (1) laporan posisi keuangan (2) laporan aktivitas (3) catatan atas laporan keuangan dan (4) laporan realisasi anggaran harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 20 pada bulan berikutnya. Pendistribusian laporan tersebut adalah sebagai berikut:
16 Pusat:
(1) Ketua Umum melalui Satuan Kerja Audit Intern (SKAI) (2) Sekretaris Jenderal
(3) Bendahara
(4) Ketua Bidang Dana Daerah:
(1) Kepala Markas/ Ketua (2) Bendahara
b. Laporan Semester
Laporan keuangan lengkap ditambah dengan laporan dan uraian tentang pencapaian misi dan organisasi harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada bulan berikutnya. Laporan tersebut didistribusikan sama seperti di atas ditambah dengan kewajiban bagi PMI Daerah untuk menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melakui Kepala SKAI.
c. Laporan Tahunan
Laporan keuangan lengkap harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada bulan berikutnya. PMI Daerah juga wajib menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melalui Kepala SKAI.
Laporan tahunan wajib diaudit oleh auditor eksternal independen dan selesai selambat-lambatnya 6 bulan setelah tahun buku berakhir.
17
PERTANGGUNGJAWABAN DANA KEPADA DONOR
Untuk membantu pendanaan operasional kantor atau untuk melaksanakan suatu program PMI Daerah/Cabang dapat menerima bantuan dana dari MP PMI atau institusi lainnya. Demikian juga dengan M PMI sering menerima bantuan dari donor. Atas setiap penerimaan dana melekat tanggung jawab untuk mempertanggungjawabkannya. Penyusunan laporan pertanggungjawaban kepada donor merupakan bagian intergral dari sistem akuntansi PMI.
1. Laporan Pertanggungjawaban Dana
Laporan pertanggungjawaban dana adalah laporan penerimaan dan pengeluaran uang. Bentuknya sama dengan laporan aktivitas untuk suatu dana yang disajikan dengan basis kas. Pengeluaran disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
18 Ilustrasi Laporan Pertanggungjawaban Dana
Yang terhormat Sekretaris Jenderal Markas Pusat PMI
Laporan Pertanggungjawaban Dana Bantuan Biaya ... PMI Daerah XXX Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan laporan penerimaan dan pengeluaran Dana Bantuan Biaya ... PMI Daerah XXX untuk bulan Desember 200...
Saldo 1 Desember 200….: xxx
Penerimaan Desember 200…. xxx
Dana yang tersedia xxx
Pengeluaran Desember 200… Beban program
Bantuan kemanusiaan xxx
Beban penyaluran bantuan xxx
Beban relawan dan petugas lapangan xxx
Pendidikan dan pelatihan xxx
Pengembangan organisasi dan komunikasi xxx
Jumlah beban program xxx
Beban umum dan administrasi:
Perjalanan dinas xxx
Jasa profesional xxx
Beban pegawai xxx
Beban kantor xxx
Beban pencarian dana xxx
Jumlah beban umum dan adminstrasi xxx
Jumlah pengeluaran xxx
Saldo 31 Desember 200… xxx
Kami juga memohon, sesuai dengan anggaran yang telah disetujui, agar dapat diberikan dana bantuan biaya ... untuk periode sebesar Rpxxx.
Bersama laporan ini kami lampirkan: 1. Buku kas
2. Bukti-bukti asli pengeluaran
Laporan pertanggungjawaban ini disampaikan untuk mendapatkan pemeriksaan lebih lanjut dan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Pengurus Palang Merah Indonesia Daerah XXX
Sekretaris
Bentuk laporan pertanggungjawaban dana di atas perlu dimodifikasi apabila donor mempunyai format tersendiri.
19 2. Buku Kas
Bentuk Buku Kas sama dengan Jurnal Umum (Ledger). Apabila organisasi sudah menggunakan komputer akuntansi, buku kas dapat diperoleh dengan memodifikasi ledger kas dan/atau ledger bank.
Untuk standarisasi gunakan kode dan nama akun yang digunakan dalam sistem akuntansi. Hal ini juga akan memudahkan dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban dana.
BUKU KAS
Halaman: xx
No. Kode
Tanggal Bukti Akun Keterangan Terima Keluar Saldo
3. Bukti-bukti Pengeluaran
Jenis bukti-bukti pengeluaran yang disampaikan ke donor biasanya sama dengan persyaratan yang berlaku di MP PMI (lihat “Prosedur Pengeluaran Uang”) ditambah kopi rekening koran yang digunakan menyimpan dana donor.
Untuk menghindari adanya pengeluaran yang tidak disetujui donor, organisasi harus memperhatikan syarat-syarat pengeluaran yang dapat didanai seperti tercantum dalam perjanjian. Divisi keuangan mempunyai hak untuk menolak bukti atas biaya yang tidak memenuhi syarat dan yang tidak sesuai dengan budget, penolakan ini akan disampaikan ke kepala divisi yang bersangkutan untuk diproses.
20
DAFTAR AKUN
1. Struktur Daftar Akun
Struktur daftar akun MP PMI saat ini mencakup segmen-segmen berikut: • Akun
• Dana
• Organisasi (Departemen/Divisi) 2.Kode Akun:
Kode akun natural merupakan metode natural untuk mengklasifikasi transaksi menjadi pendapatan, beban, aset, kewajiban dan aktiva bersih. Akun natural digunakan untuk setiap dana, organisasi dan program. Kode Akun menggunakan 5 digit angka.
Level Jenis Nama Akun Kode Akun
1 Header Aktiva 1-0000
2 Header Kas dan setara kas 1-1000
3 Header Kas 1-1100
4 Detail Kas Rupiah 1-1110
4 Detail Kas Dolar AS 1-1120
4 Detail Kas Yen Jepang 1-1130
3 Header Bank Rupiah 1-1200
4 Detail Bank BCA Rek # 001 1-1201
4 Detail Bank BCA Rek # 002 1-1202
4 Detail Bank Mandiri Rek # 001 1-1203
3 Header Bank Dolar AS 1-1300
4 Detail Bank Mandiri Rek # 003 1-1301
4 Detail Bank Mandiri Rek # 004 1-1302
3 Header Deposito 1-1400
4 Detail Bank Mega 1-1401
4 Detail Bank Mandiri 1-1402
3 Detail Investasi jangka pendek lainnya 1-1500
2 Header Piutang 1-2000
3 Header Piutang kepada dana dan lembaga lain 1-2100
4 Detail Piutang dana tidak terikat 1-2101
4 Detail Piutang Dana Pendidikan X 1-2102
4 Detail Piutang Dana Y 1-2103
3 Detail Piutang bunga deposito 1-2200
3 Header Piutang pegawai 1-2300
4 Detail Piutang pegawai A 1-2301
4 Detail Piutang pegawai B 1-2302
3 Header Piutang lain-lain 1-2400
4 Detail Uang muka kepada PT ABC 1-2401
2 Header Persediaan 1-3000
3 Header Persediaan bantuan 1-3100
4 Detail Persediaan pangan 1-3101
4 Detail Persediaan sandang 1-3102
21
4 Detail Persediaan obat-obatan 1-3103
4 Detail Persediaan family & hygine kits 1-3104
4 Detail Persediaan kendaraan 1-3105
4 Detail Persediaan rumah sakit 1-3106
4 Detail Persediaan peralatan kesehatan 1-3107
4 Detail Persediaan lapangan dan penerangan 1-3108
4 Detail Persediaan gedung sekolah 1-3109
4 Detail Persediaan unit transfusi darah 1-3110
4 Detail Persediaan perumahan 1-3111
3 Detail Persediaan kantong darah 1-3200
2 Header Beban dibayar di muka 1-4000
3 Detail Sewa dibayar di muka 1-4001
3 Detail Asuransi dibayar di muka 1-4002
3 Detail Gaji dibayar di muka 1-4003
2 Header Persekot 1-5000
3 Detail Pers. – Pusdiklat 1-5001
3 Detail Pers. – Penanganan bencana 1-5002
3 Detail Pers. – Pelayanan sosial dan kesehatan 1-5003
3 Detail Pers. – Organisasi 1-5004
3 Detail Pers. – Komunikasi 1-5005
3 Detail Pers. – PMR dan relawan 1-5006
3 Detail Pers. – Pengembangan sumber daya 1-5007 3 Detail Pers. – Administrasi dan logistik 1-5008
3 Detail Pers. – Keuangan 1-5009
3 Detail Pers. – Sistem informasi manajemen 1-5010 3 Detail Pers. – Satuan kerja audit internal 1-5011
3 Detail Per. - Pengurus 1-5012
2 Header Dropping 1-6000
3 Header Dropping PMI Daerah dan Cabang Aceh 1-6100
4 Detail Dropping PMI Daerah Aceh 1-6101
4 Detail Dropping PMI Cabang Aceh Utara 1-6102
3 Header Dropping PMI Daerah dan Cabang Sumut 1-6200
4 Detail Dropping PMI Daerah Sumut 1-6201
4 Detail Dropping PMI Cabang Medan 1-6202
2 Header Aktiva tetap 1-7000
3 Header Nilai perolehan aktiva tetap 1-7100
4 Detail Tanah 1-7101
4 Detail Bangunan 1-7102
4 Detail Kendaraan 1-7103
4 Detail Peralatan kantor 1-7104
4 Detail Perabotan kantor 1-7105
3 Header Akumulasi penyusutan aktiva tetap 1-7200
4 Detail Ak. penyusutan - Bangunan 1-7202
4 Detail Ak. penyusutan - Kendaraan 1-7203
4 Detail Ak. penyusutan – Peralatan kantor 1-7204 4 Detail Ak. penyusutan – Perabotan kantor 1-7205
3 Detail Investasi jangka panjang 1-8000
1 Header Kewajiban 2-0000
2 Header Hutang kepada dana dan lembaga lain 2-1000 3 Detail Hutang kepada Dana Tidak Terikat 2-1001
22
3 Detail Hutang kepada Dana Pendidikan X 2-1002
2 Header Hutang usaha 2-2000
3 Detail Hutang PT XYZ 2-2001
2 Detail Biaya yang masih harus dibayar 2-3000
2 Header Hutang pajak 2-4000
3 Detail Hutang PPh pasal 21 2-4001
3 Detail Hutang PPh pasal 23 2-4002
2 Header Hutang pembiayaan 2-5000
3 Detail Hutang angsuran pembiayaan 2-5100
3 Detail Beban bunga belum jatuh tempo 2-5200
2 Detail Hutang lain-lain 2-6000
1 Header Aktiva bersih 3-0000
2 Detail Saldo awal aktiva bersih 3-1000
2 Detail Perubahan aktiva bersih 3-2000
1 Header Pendapatan 4-0000
2 Header Pendapatan sumbangan 4-1000
3 Header Sumbangan institusi 4-1100
4 Detail Sumbangan institusi luar negeri 4-1101
4 Detail Sumbangan institusi dalam negeri 4-1102
3 Header Sumbangan perorangan 4-1200
4 Detail Sumbangan perorangan luar negeri 4-1201 4 Detail Sumbangan perorangan dalam negeri 4-1202
3 Header Sumbangan pemerintah 4-1300
4 Detail Sumbangan pemerintah pusat 4-1301
4 Detail Sumbangan pemerintah daerah 4-1302
2 Header Pengumpulan dana internal 4-2000
3 Detail Setoran bulan dana PMI 4-2001
3 Detail Sumbangan PMI pusat 4-2002
3 Detail Sumbangan PMI daerah 4-2003
3 Detail Sumbangan PMI cabang 4-2004
3 Detail Acara pengumpulan dana 4-2005
3 Detail Pengumpulan dana internal lainnya 4-2006 2 Header Sumbangan palang merah luar negeri 4-3000
3 Detail Sumbangan Program 4-3001
3 Detail Sumbangan Overhead 4-3002
2 Header Pendapatan bunga 4-4000
3 Detail Pendapatan jasa giro 4-4100
3 Detail Bunga deposito 4-4200
3 Detail Bunga obligasi 4-4300
2 Detail Pendapatan investasi lainnya 4-6000
2 Detail Pemindahan saldo antar dana 4-8000
2 Detail Pendapatan lainnya 4-9000
1 Header Beban Program 5-0000
2 Header Bantuan kemanusiaan 5-1000
3 Detail Bantuan pangan 5-1001
3 Detail Bantuan sandang 5-1002
3 Detail Bantuan obat-obatan 5-1003
23
3 Detail Bantuan kendaraan 5-1005
3 Detail Bantuan prasarana kesehatan 5-1006
3 Detail Bantuan peralatan kesehatan 5-1007
3 Detail Bantuan peralatan lapangan dan penerangan 5-1008
3 Detail Bantuan prasarana pendidikan 5-1009
3 Detail Bantuan pendidikan lainnya 5-1010
3 Detail Bantuan unit transfusi darah 5-1011
3 Detail Bantuan kantong darah 5-1012
3 Detail Bantuan perumahan 5-1013
2 Header Beban penyaluran bantuan 5-2000
3 Detail Ongkos angkut dan pengiriman bantuan 5-2001
3 Detail Honor dan upah petugas bantuan 5-2002
3 Detail Akomodasi, konsumsi dan transportasi petugas
bantuan 5-2003
3 Detail Bongkar muat dan pengepakan 5-2004
3 Detail Sewa gudang dan kendaraan 5-2005
3 Detail Agen dan perijinan penyaluran bantuan 5-2006 3 Detail Beban penyaluran bantuan lainnya 5-2099 2 Header Beban relawan dan petugas lapangan 5-3000
3 Detail Honorarium dan per diem relawan 5-3001
3 Detail Akomodasi dan konsumsi relawan 5-3002
3 Detail Transportasi internal relawan 5-3003
3 Detail Asuransi relawan 5-3004
3 Detail Seragam dan atribut relawan 5-3005
3 Detail Rekrutmen relawan 5-3006
3 Detail Beban relawan lainnya 5-3099
2 Header Pendidikan dan pelatihan 5-4000
3 Detail Pelatihan pegawai 5-4001
3 Detail Pelatihan program 5-4002
3 Detail Sosialisasi/diseminasi program 5-4003
3 Detail Seminar dan lokakarya 5-4004
3 Detail Monitoring dan evaluasi pelatihan 5-4005
3 Detail Buku dan peralatan latihan 5-4006
3 Detail Bantuan pendidikan 5-4007
3 Detail Beban pendidikan dan pelatihan lainnya 5-4099 2 Header Pengembangan organisasi dan komunikasi 5-5000 3 Detail Bantuan/Subsidi ke PMI Daerah/Cabang/Unit
Usaha 5-5001
3 Detail Bantuan ke organisasi internasional 5-5002 3 Detail Bantuan ke organisasi lokal lainnya 5-5003
3 Detail Rapat, musyawarah dan seminar 5-5004
3 Detail Buku, buletin, leaflet dan kalender 5-5005
3 Detail Dokumentasi foto, film, website 5-5006
3 Detail Liputan media dan siaran pers 5-5007
3 Detail Lobbying dan advokasi 5-5008
3 Detail Promosi dan sosialisasi 5-5009
3 Detail Beban pengembangan organisasi lainnya 5-5010
1 Header Beban umum dan administrasi 6-0000
2 Header Perjalanan dinas 6-1000
24
3 Detail Perjalanan dinas luar negeri 6-1002
3 Detail Beban perjalanan dinas lainnya 6-1099
2 Header Jasa profesional 6-2000
3 Detail Jasa profesional akuntansi dan keuangan 6-2001
3 Detail Jasa profesional audit 6-2002
3 Detail Jasa profesional manajemen 6-2003
3 Detail Jasa profesional hukum 6-2004
2 Header Beban pegawai 6-3000
3 Detail Gaji dan honorarium 6-3001
3 Detail Iuran dana pensiun dan jamsostek 6-3002 3 Detail Uang lembur, transport dan uang makan 6-3003
3 Detail Tunjangan pengobatan 6-3004
3 Detail Kesejahteraan dan penghargaan 6-3005
3 Detail Asuransi pegawai 6-3006
3 Detail Seragam dan atribut pegawai 6-3007
3 Detail Pesangon 6-3008
3 Detail Rekrutmen pegawai 6-3009
3 Detail Beban pajak 6-3010
3 Detail Beban pegawai lainnya 6-3099
2 Header Beban kantor 6-4000
3 Detail Telepon, internet dan fax 6-4001
3 Detail Litrik/tenaga dan air 6-4002
3 Detail Materai dan perangko 6-4003
3 Detail Porto dan kurir 6-4004
3 Detail ATK, peralatan kantor dan stationery 6-4005
3 Detail Cetakan 6-4006
3 Detail Beban kendaraan 6-4007
3 Detail Perawatan dan pemeliharaan 6-4008
3 Detail Sewa 6-4009
3 Detail Asuransi 6-4010
3 Detail Peralatan kantor/utilities 6-4011
3 Detail Penyusutan 6-4012
3 Detail Entertain dan jamuan 6-4013
3 Detail Beban kantor lainnya 6-4099
2 Detail Beban pencarian dana 6-5000
1 Header Pendapatan/(Biaya) lain-lain 9-0000
2 Detail Beban bunga 9-0001
2 Detail Beban administrasi bank 9-0002
2 Detail Beban pajak 9-0003
2 Detail Laba/(rugi) selisih kurs 9-0004
2 Detail Laba/(rugi) penjualan aktiva tetap 9-0005
2 Detail Pendapatan lainnya 9-0098
2 Detail Beban lainnya 9-0099
3. Kode Dana
Kode dana merupakan identifikasi entitas dana (sumber daya) yang dikelola PMI. Kode Dana menggunakan tiga digit angka, dikelompokkan berdasarkan keterikatan dalam penggunaannya.
25 Kode Dana berdasar urutan, misalnya:
001 : Dana Rutin
002 : Dana Umum Bencana 003 : Dana IFRC
004 : dst
Organisasi harus membuat daftar kode dana atas seluruh dana yang dikelolanya. Pengelompokkan dana
Dana-dana yang dikelola organisasi selanjutnya dikelompokkan berdasarkan keterikatan penggunaan sumbangan. Keterikatan penggunaan sumbangan (donor-imposed restriction) berkaitan dengan ada tidaknya pembatasan oleh donor dalam penggunaan asset yang disumbangkan, pembatasan tersebut dapat berupa tujuan penggunaannya dan lingkungan operasionalnya. Pembatasan ini biasanya terkait dengan tujuan dan misi institusi yang memberikan sumbangan tersebut. Dilihat dari keterikatan penggunaanya, sumbangan yang diterima PMI dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. Dana tidak terikat 2. Dana terikat sementara 3. Dana terikat permanen.
Sumbangan tidak terikat adalah sumbangan di mana donor tidak membatasi tujuan ataupun lingkungan penggunaannya. Batasan terhadap penggunaan sumber daya tersebut hanya berasal dari sifat organisasi, lingkungan operasi dan tujuan organisasi.
Sumbangan terikat sementara adalah sumbangan di mana donor membatasi penggunaan sumbangan hanya untuk tujuan tertentu atau sumber daya dipertahankan sampai dengan periode tertentu atau sampai dengan terpenuhinya keadaan tertentu.
Sumbangan terikat permanen adalah sumbangan di mana donor menetapkan bahwa sumber daya tersebut dipertahankan secara permanen, tetapi organisasi diijinkan untuk menggunakan sebagian atau semua penghasilan atau manfaat ekonomi lainnya yang berasal dari sumber daya tersebut. Contohnya adalah dana abadi (endowment fund).
4. Kode Organisasi
Kode organisasi merupakan identifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran. Anggaran juga biasanya disusun berdasarkan unit organisasi. Kode Organisasi menggunakan dua digit angka dan disusun berdasarkan struktur organisasi, yaitu:
01 : Pusdiklat
02 : Penanganan Bencana
03 : Pelayanan Sosial dan Kesehatan 04 : Organisasi
05 : Komunikasi
06 : Palang Merah Remaja dan Relawan 07 : Pengembangan Sumber Daya 08 : Administrasi dan Logistik 09 : Keuangan
26 10 : Sistem Informasi Manajemen
11 : Satuan Kerja Audit Internal 12 : Pengurus
Kode Organisasi untuk PMI Daerah disesuaikan dengan struktur organisasi di daerah tersebut.
5. Penjelasan Akun
Komponen Utama Neraca Aktiva
Aktiva adalah sumber daya yang dapat memberi manfaat ekonomis bagi organisasi saat ini atau pada masa yang akan datang. Akun aktiva terdiri atas:
Aktiva
Kas dan setara kas Kas
Bank Rupiah Bank Dolar AS Deposito
Investasi jangka pendek lainnya Piutang
Piutang kepada dana dan lembaga lain Piutang bunga deposito
Piutang pegawai Piutang lain-lain Persediaan
Persediaan bantuan Persediaan kantong darah Beban dibayar di muka Persekot
Dropping Aktiva tetap
Investasi jangka panjang Kas dan setara kas
Kas dan setara kas mencakup kas, bank, deposito yang sewaktu-waktu bisa dicairkan, dan investasi jangka pendek lainnya dengan jangka waktu jatuh tempo tiga bulan atau kurang dari tanggal penempatannya.
Pos kas dan setara kas adalah: Kas
Akun ini digunakan untuk menampung kas (uang tunai) yang dipakai oleh organisasi.
Bank
Akun ini dipakai untuk mencatat rekening bank. Satu rekening bank dapat digunakan untuk menampung penerimaan dan pengeluaran suatu dana dapat juga digunakan bersamaan oleh beberapa dana.
27 Deposito
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi dalam deposito yang jangka waktunya tiga bulan atau kurang sejak tanggal penempatannya serta tidak dijaminkan.
Investasi jangka pendek lainnya
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi jangka pendek likuid lainnya dengan jangka waktu tiga bulan atau kurang.
Piutang
Piutang merupakan tagihan organisasi kepada pihak ketiga dan karyawan. Piutang disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasika, setelah memperhitungkan penyisihan piutang yang diperkirakan tidak akan dapat ditagih.
Pos piutang adalah:
Piutang kepada dana lain
Akun ini hanya muncul pada penyajian laporan posisi keuangan suatu dana tertentu. PMI biasanya mempunyai beberapa dana. Dana digunakan untuk mengelola aktiva, kewajiban dan aktiva bersih untuk suatu program/kegiatan yang spesifik. Di antara dana-dana tersebut juga biasa melakukan transaksi pinjam-meminjam yang sifatnya sementara. Piutang kepada dana lain timbul apabila suatu dana memiliki piutang, kepada dana lain dalam organisasi tersebut. Sebaliknya apabila suatu dana mempunyai hutang kepada dana lain dicatat dalam akun ‘hutang kepada dana lain’.
Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan.
Piutang kepada lembaga lain
Merupakan tagihan organisasi kepada lembaga lain yang muncul karena pelaksanaan tugas PMI. Piutang ini berasal dari transaksi peminjaman atau pembayaran pendahuluan atas suatu biaya yang menjadi beban lembaga lain (reimbursement).
Piutang bunga
Akun ini muncul sebagai konsekuensi penggunaan basis akrual. Merupakan saldo pendapatan bunga sejak tanggal pembayaran bunga terakhir sampai tanggal neraca, yang akan diterima pada tanggal jatuh tempo pembayaran bunga pada bulan berikutnya.
Piutang pegawai
Merupakan tagihan atas pinjaman pegawai kepada organisasi. Piutang lain-lain
Merupakan tagihan organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
28 Persediaan
Persediaan adalah aktiva dalam bentuk bahan, perlengkapan dan aktiva lain yang digunakan dalam pemberian jasa atau pelaksanaan kegiatan utama PMI.
Persediaan disajikan sebesar biaya perolehan atau nilai realisasi bersih, mana yang lebih rendah. Penyisihan dilakukan untuk aktiva yang telah mengalami penurunan daya guna atau nilai keekonomisannya. Persediaan yang sudah tidak dapat digunakan lagi karena memiliki masa kadaluarsa (misalnya obat dan makanan) harus dihapuskan dan dinyatakan sebagai kerugian.
Barang bantuan, peralatan dan kendaraan untuk disumbangkan yang tidak langsung diserahkan, dicatat sementara sebagai persediaan. Persediaan ini dibebankan pada saat digunakan/didistribusikan.
Pos persediaan adalah: Persediaan bantuan
Merupakan persediaan barang bantuan yang dikuasai PMI berupa: pangan, sandang, obat-obatan, family & hygine kits, kendaraan, rumah sakit, peralatan kesehatan, peralatan lapangan dan penerangan serta gedung sekolah. Barang bantuan yang masih dalam proses pembangunan dicatat sebagai persediaan dan dibebankan pada saat diserahterimakan kepada penerima.
Persediaan kantong darah
Merupakan persediaan kantong darah yang dikuasai PMI. Persediaan ini dicatat sebagai beban pada saat didistribusikan ke Unit Transfusi Darah PMI atau pihak lain yang membutuhkan.
Beban dibayar di muka
Pos ini merupakan biaya yang telah dibayar namun pembebanannya baru akan dilakukan pada periode yang akan datang, pada saat manfaat diterima, seperti premi asuransi dibayar di muka dan sewa dibayar di muka.
Persekot
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang diberikan kepada staf internal PMI yang akan dipertanggungjawabkan. Persekot dikelompokkan berdasarkan unit organisasi. Persekot dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan.
Dropping
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang diserahkan MP PMI ke PMI Daerah/Cabang atau dari PMI Daerah ke PMI Cabang. Dropping dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan.
Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai, baik melalui pembelian maupun dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam kegiatan operasional PMI serta tidak dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa manfaat lebih dari setahun.
Aktiva tetap dapat berupa: Pemilikan langsung
Pos ini merupakan aktiva tetap yang siap pakai, transaksinya telah selesai, dan menjadi hak PMI secara hukum. Aktiva ini dicatat sebesar biaya perolehan.
29 Aktiva sewa guna usaha
Pos ini merupakan aktiva tetap yang diperoleh melalui transaksi sewa guna usaha dengan hak opsi (capital lease). Aktiva sewa guna usaha dicatat sebesar nilai tunai dari seluruh pembayaran sewa guna usaha ditambah nilai sisa (harga opsi) yang harus dibayar oleh penyewa guna usaha pada akhir masa sewa guna usaha. Aktiva dalam penyelesaian
Pos ini merupakan aktiva yang masih dalam proses pembangunan dan belum siap digunakan, serta dimaksudkan untuk digunakan dalam kegiatan operasional PMI. Aktiva tetap disajikan sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutannya kecuali aktiva dalam penyelesaian.
Investasi jangka panjang
Pos ini mencatat nilai investasi jangka panjang, misalnya investasi pada unit usaha dan saham perusahaan komersial.
Kewajiban
Kewajiban adalah tagihan pihak lain kepada organisasi yang harus diselesaikan di masa yang akan datang. Akun kewajiban terdiri atas:
Kewajiban
Hutang kepada dana dan lembaga lain Hutang usaha
Hutang pajak Hutang pembiayaan
Hutang kepada dana dan lembaga lain
Pos ini merupakan kondisi kebalikan dari piutang kepada dana dan lembaga lain. Hutang kepada dana lain timbul apabila suatu dana memiliki hutang, yang akan jatuh tempo kurang dari satu tahun, kepada dana lain dalam organisasi tersebut.
Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan.
Hutang usaha
Pos ini merupakan kewajiban yang timbul kepada pihak ketiga dalam rangka kegiatan operasional PMI.
Hutang pajak
Pos ini merupakan kewajiban pajak PMI yang timbul karena pemotongan pajak atas penghasilan karyawan dan pembayaran jasa kepada pihak ketiga.
Sesuai dengan sifatnya penghasilan Kantor Pusat, Kantor Daerah atau Kantor Cabang PMI merupakan bantuan atau sumbangan dari masyarakat atau pemerintah sehingga bukan merupakan objek pajak penghasilan.
Hutang pembiayaan
Pos ini merupakan kewajiban kepada lembaga pembiayaan atas transaksi sewa guna usaha atau pembiayaan lainnya. Hutang pembiayaan disajikan sebesar nilai tunai dari
30 seluruh pembayaran angsuran masa yang akan datang. Bunga yang telah jatuh tempo disajikan sebagai hutang bunga.
Hutang lain-lain
Merupakan kewajiban organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
Aktiva bersih
Aktiva bersih merupakan kekayaan yang dimiliki organisasi. Perubahan aktiva bersih diperoleh dengan mengurangkan beban-beban terhadap pendapatan. Jumlah aktiva bersih disajikan secara akumulatif sejak tahun pertama. Dalam organisasi komersial perkiraan ini dinamakan Laba Ditahan. Akun aktiva bersih terdiri atas:
Aktiva bersih
Saldo awal aktiva bersih Perubahan aktiva bersih
Komponen Utama Laporan Aktivitas Pendapatan
Pendapatan adalah arus masuk bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal suatu organisasi yang mengakibatkan kenaikan aktiva bersih. Pendapatan organisasi nirlaba sebagian besar berasal dari sumbangan. Sumbangan tersebut dapat berbentuk kas, barang atau jasa.
Sumbangan kas
Sumbangan kas diakui sebesar nilai nominalnya.
Setiap penerimaan sumbangan harus dapat diidentifikasi dana (fund) atau kategorinya menurut pembukuan organisasi. Apabila tidak dapat ditentukan dibukukan dalam dana umum atau tidak terikat.
Penerimaan dalam mata uang asing dibukukan ke dalam mata uang Rupiah berdasarkan kurs yang berlaku pada tanggal transaksi. Kurs yang digunakan adalah kurs beli pada bank di mana organisasi mempunyai rekening atau kurs beli pada Bank Indonesia.
Sumbangan barang
Sumbangan barang dinilai berdasarkan: (1) nilai wajar berdasarkan dokumen perolehan yang diserahkan penyumbang, (2) nilai wajar/pasar, atau (3) taksiran harga. Ketika tidak tersedia harga pasar, organisasi harus berupaya menetapkan nilai taksiran barang tersebut dengan pendekatan selain harga perolehan (cost).
Sumbangan jasa
Organisasi juga biasanya menerima sumbangan jasa. Banyak relawan yang menyumbangkan waktu dan tenaga mereka untuk menolong organisasi melaksanakan fungsinya. Akan tetapi karena kesulitan dalam pengukuran nilai wajarnya, jasa yang telah disumbangkan tersebut tidak diakui dalam laporan keuangan.
Pendapatan PMI terdiri atas: Pendapatan sumbangan
31 Sumbangan perorangan
Sumbangan pemerintah Pegumpulan dana internal
Sumbangan palang merah luar negeri Pendapatan bunga
Pendapatan investasi lainnya Pemindahan saldo antar dana Pendapatan lainnya
Pendapatan sumbangan
Pendapatan yang diterima dari donor, diberikan secara sukarela dan tidak ada kewajiban untuk memberikan suatu kontraprestasi kepada donor atas penerimaan sumbangan tersebut.
Pengumpulan dana internal
Pos ini untuk mencatat pendapatan yang berasal dari usaha-usaha internal organisasi seperti setoran bulan dana, sumbangan MP PMI (bagi PMI daerah/cabang), sumbangan PMI daerah (bagi MP PMI dan PMI cabang), sumbangan PMI cabang (bagi MP PMI dan PMI daerah), acara pengumpulan dana, dan usaha-usaha internal lainnya.
Sumbangan palang merah luar negeri
Pos ini mencatat pendapatan yang diterima dari organisasi palang merah luar negeri (partnership), IFRC dan ICRC.
Pendapatan bunga
Pendapatan bunga terdiri dari pendapatan jasa giro, bunga deposito dan bunga obligasi. Pendapatan bunga diakui dalam periode di mana pendapatan tersebut diperoleh.
Pendapatan investasi lainnya
Pos ini mencatat pendapatan dari investasi lainnya, misalnya setoran bagian laba unit usaha dan investasi saham.
Pemindahan saldo antar dana
Pos ini mencatat pemindahan/pemberian saldo suatu dana ke dana lainnya. Pemindahan tersebut sebelumnya harus disetujui pihak-pihak yang berkaitan.
Pendapatan lainnya
Pendapatan organisasi yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
Beban
Beban adalah arus keluar bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal suatu organisasi yang mengakibatkan penurunan aktiva bersih.
Beban disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional bermanfaat untuk membantu penyumbang dan pihak lain dalam menilai aktivitas pemberian jasa, biaya yang digunakan untuk melaksanakan jasa tersebut dan bagaimana penggunaan sumber daya. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
32 Beban PMI terdiri atas:
Beban program
Bantuan dan penyalurannya Bantuan kemanusiaan Beban penyaluran bantuan
Beban relawan dan petugas lapangan Pendidikan dan pelatihan
Pengembangan organisasi dan komunikasi Beban umum dan administrasi
Perjalanan dinas Jasa profesional Beban pegawai Beban kantor
Beban pencarian dana Pendapatan/(biaya) lainnya
Dropping: Beban Program vs. Beban Pengembangan Organisasi
Untuk membantu pendanaan unit organisasi di bawahnya MP PMI memberikan bantuan (dropping) ke PMI Daerah/Cabang atau PMI Daerah ke PMI Cabang. Penggunaan dana tersebut dapat untuk membiayai operasional kantor (misal: biaya pegawai, pemeliharaan kendaraan dan BBM) atau untuk melaksanakan program MP PMI yang dilaksanakan di Daerah/Cabang.
Kedua transaksi tersebut memiliki perlakuan akuntansi yang berbeda. Pemberian bantuan untuk membiayai operasional kantor dicatat oleh Kantor PMI yang menyerahkan dana sebagai biaya pengembangan organisasi, sedangkan apabila biaya tersebut untuk melaksanakan suatu program/proyek harus dicatat sebagai biaya program sesuai dengan jenis biaya yang disampaikan dalam laporan pertanggungjawaban.
Untuk menghilangkan kesalahpahaman setiap pengiriman uang dari MP PMI ke PMI Daerah/Cabang harus segera diidentifikasi apakah merupakan beban program atau beban pengembangan organisasi.
a. Beban Program
MP PMI mencatat pengiriman dana tersebut sebagai Dropping ke PMI Daerah/Cabang, sedangkan PMI Daerah/Cabang mencatat sebagai “Hutang kepada MP PMI”. Dropping/Uang Muka tersebut harus disampaikan pertanggungjawabannya kepada MP PMI.
Pencatatan pada saat pertanggung jawabannya kepada MP PMI adalah : MP PMI
Biaya Program xxx
