Bab 2. Organisasi dan
Bab 6. Pengawasan dan
Pelaporan
6.1. Pengawasan
Penga was an pel aksa naan PPI P adal ah prose s yan g di l akukan terus me nerus sepa n jan g tah apan progra m mul ai dari persi apan,
perencan aan, s osi al i sasi ,
pel aksanaa n sa mpai dengan
tahap opera si dan pe mel i haraan. Hasi l dari kegi ata n pen ga wa san
di gunakan un tuk p erbai kan
kual i tas pel aksan aan dan pe nye sua i an perencanaa n, serta men jadi i nput e val uasi pel aksanaa n progra m mau pun da sar pe mbi na an ke pada p el aku -pel aku PPIP dan mas yarak at .
Di dal a m p edo man i ni l ebi h
di tekanka n pada bagai mana
pel aksanaa n progra m di ti ngkat
desa dapa t di l aksanakan
dengan o pti mal , serta
bagai ma na s eti ap pel aku
berfung si dal a m mel a kukan penga wasan pro gra m. Pedo man i ni l ebi h men foku ska n pada
bagai ma na mel akukan
penga wasan t erhada p prose s pe mberday aan
ma syara kat, p erenca naan par ti si pati f, penyal uran dan pel aksanaa n BL M sa mpai denga n pas ca pel aksa naan di ti ngkat d esa.
Tahapan i ni meru pakan t ahapan y ang penti ng, un tuk i tu
di harapkan mas yarak at sec ara l uas ma mpu
mel ak sana kan f ungsi k ontrol un tuk me ngendal i kan: i . Kual i tas ba han d an ma teri al ;
i i . Kual i tas da n vol u me peke r jaa n;
i ii . Ju ml ah pek er ja , hari ker ja , da n i mbal an yang di bayarkan ;
i v. Peneri maan dan pengel uaran dana ; v. Su mban gan ma syar akat .
a) Pengawasa n Oleh KPP
KPP sebag ai waki l dari mas yaraka t, bertangg ung ja wa b
penuh un tuk mel akuka n pen g a wasa n sel a ma
pel aksanaa n fi si k dan ad mi ni strasi di b antu ol eh F M, KD, dan KMK (Format 8 La mpi ra n 8) .
Dengan de mi ki an, pel ak sanaan k egi atan dapat se suai dengan pere ncan aan yan g tel ah di s usun, da n pri nsi p akunta bi l i tas serta tra nspar ansi dal a m pe nyel engg araan BL M dap at di terap kan den gan bai k. Sel ai n i tu l aporan tersebu t da pat di gun akan seb agai proses che ck and
balan ce y ang o pti mal d ari ti ngkat desa .
b) Pengawasa n Oleh Pe rangkat Desa
Pe meri ntah De sa har us mel aku kan pe manta uan da n penga wasan un tuk me ma sti kan ba h wa pri nsi p -pri nsi p dal a m pe do man pel ak sana an tel ah di jal an kan den gan
bai k. Pe nga wasann ya ol eh per ang kat de sa mel i puti beri kut i ni :
i . Sosi al i sasi di ti ngkat des a;
i i . Sel eksi /pe mi l i han O MS, KPP dan Kad er Des a ( KD); i ii . Prose s per enca naan parti si pati f;
i v. Prose s pene ntuan pri ori tas pr ogra m, perencan aa n tekni s da n re n cana anggar an da n bi ay a (R AB) ; v. Pel aksa naan pe nanda tanga n an per ja n ji an/kon trak
pel aksanaa n a n tara O MS d en gan PPK PPI P Sat ke r PI P Kabup aten;
vi . Pengg unaand ana BL M ol eh O MS;
vi i . Ke ma juan pel ak sanaa n fi si k dan pen y erapan dana (di ja di kan s atu d engan LPJ O MS);
vi i i . Ti ngkat parti si pasi pere mp uan da n orang -orang mi ski n, ser ta kual i tas parti si pasi dal a m ke gi ata n progra m;
i x. Kual i tas penda mpi ng an yang di beri kan kepad a pendudu k de sa ol eh Fa si l i tator Masy ar akat;
x. Penan ganan penga duan; xi . Serah teri ma ke gi atan;
xi i . Ki ner ja O MS, KPP, dan Ka der Desa .
c) Pengawasa n oleh B PD
Badan Per musy a war atan Des a ( BPD) seb agai uns ur pe meri ntahan d esa juga di harapka n dapat mel ak ukan pe mantau an pel ak sanaa n PPIP i ni . Pe man tauan yang di l akukan untu k me mas ti kan bah wa buti r -buti r Pak ta Integri tas di terapk an de ngan bai k.
Penga was anny a ol eh BPD mel i puti ber i kut i ni :
i . Keterl i batan ma sy araka t des a ter uta ma ka u m pere mpuan dan ma syar akat mi ski n;
i i . Peny el esai an pen angan an pe ngadua n;
i ii . Keter paduan pere ncana an d an pel aksa naan progra m di ti ngk at de sa;
i v. Penga was an t erhadap ki ner ja pera ngk at des a; v. Transparan si pel aksa naan progra m;
d) Pengawasa n Oleh F M
Fasi l i tator Masy araka t ter masu k dal a m pi hak yang di tugaska n untu k mel aku kkan pe mant auan pel ak sanaan PPIP. Penga wasan akan di l aku kan se cara berk al a untuk men entu kan apak ah kegi atan progr a m seda ng ber jal an sesuai renc ana, da n apaka h pri nsi p -pr i nsi p dan prosedur PPIP di tera pkan den gan benar . Pe mantauan di l akuka n sel a ma kun jungan l apa ngan b erkal a ke desa dan uni t pel aksana l apangan .
Fasi l i tator Mas yarak at ak an menga wasi bebera pa hal beri kut i ni :
i . Pener a pan pri nsi p-pri nsi p d an pro sedu r PPI P;
i i . Ti ngkat parti si pasi ma syara kat p erdesaan di se mua t ahapa n pel ak sanaan progra m;
i ii . Transparan si i nfor ma si ten tang pel aksana an progra m;
i v. Peni ngka tan kual i tas dan ju ml ah parti si pasi
ma syara kat mi ski n serta pere mpuan dal a m
pel aksanaa n progr a m;
v. Kese suai an kegi atan yan g di l aku kan de ngan rencana pel aks anaan yan g di usul ka n , yan g tel ah di setu jui s aat p erte mu an de sa;
vi . Me ma sti kan b ah wa penc ai ran dana dan kegi ata n pengadaa n di l akukan den gan bena r ol eh OMS, d an ti dak ada penyi mpan gan ter ja di ;
vi i . Efe kti vi tas bant uan tek ni s yang di be ri kan kepada ma syar a kat dal a m pel aks anaan progra m;
vi i i . Kual i tas i nfra st ruk tur yang sudah di sel esai kan; i x. Man faat i nfrastru ktur kepa da ma syara kat ;
x. Penan ganan dan penyel es ai an peng ad uan.
e) Pengawasa n di T ingkat Kecamatan
Penga was an di ti ngka t ke ca mat an di l akukan ol eh apar at keca ma tan sel aku b agi an dari Ti m Ko ordi nasi Kabup aten (TKK) (Fo rmat 12.1 Lamp ira n 12 ) dengan tuga s men ga wa si :
i . Koordi nasi pel aksanaan program pe mberdayaan masyarakat di wi l ayahnya ;
i i . Penerapan pedo man pel aksanaan PPI P
denganperaturan l ai nnya;
i ii . Koordi nasi pemel i haraan i nfrastruktur terbangun di wi l ayahnya ;
i v. Pe mbi naan kepada pe meri ntahan desa.
f) Pengawasa n di T ingkat Kabupaten
Penga was an di ti ngkat Kabup aten d i l akukan ol eh Ti m
Pel aksa na Ka bupat en. Ti m Pel a ksana Kabup aten
mel aku kan pe mant auan terha dap sel uruh pel aks anaan di ti ngkat kabupa ten ( Fo rmat 1 2.1 La mp ira n 12 ).
Ti m Pel aksan a Kabupa ten me mantau:
i . Pel aksa naan sosi al i sasi di ti ngkat desa ;
i i . Pel aksa naan penet apan l ok asi dan jen i s kegi atan; i ii . Prose s da n ha s i l perencana an di ti ng k at des a; i v. Pel aksa naan peny al uran dan a ang gar an;
v. Ke ma juan pel aksa n aan fi si k dan p eny erapan d ana; vi . Peny ebarl uasa n i nfor ma si di ti ngkat k abupate n dan
keca ma tan ;
vi i . Pel aksa naan p enan ganan penga duan ma syara kat; vi i i . Ki ner ja KMK d an Fasi l i tator Ma syara k at;
i x. Ki ner ja O MS , KPP d an KD d al a m pen yel e nggaraan kegi atan ti ngkat desa .
6.2. Pelaporan
Pel aporan adal ah kons ol i dasi dari ren cana kegi atan dan ti ndak l an jut p enga wasa n tent ang pr oses da n hasi l di l apangan. Lapora n har us di tul i s s ecara sederh ana, ri ngkas, d an di l akuka n se cara berkal a. Sel ai n me mu at data hasi l dan proses pel aksa naan di l apangan, l aporan juga me muat fo to/d oku men tasi kegi at an, per masal aha n, ha mbatan , dan reko me nda si ti ndakan .
Di ti njau dari pel aku nya, pel aporan d a pat di kl asi fi kasi kan men jadi :
1. Pel aporan secar a str uktur al ol eh Sat ker -Ti m Pel aksa na .
2. Pel aporan s ecara f ungsi onal ol eh FM KMK TAMPr -KMP .
a) Pelaporan ole h Satker-T im Pelaks ana
Di l aksanaka n se cara b er jen jang mul ai dari pel aporan Ti m Pel aksan a Kabup aten , Ti m Pel ak sana Pro vi nsi , Ti m Pel aksa na Pusat un tuk di sa mp ai kan k epada Di r jen Ci pta Karya . Isi l aporan merup akan k o mp i l asi dari l aporan yang di susun ol eh Fasi l i tator Ma sy arakat, Kon s ul tan Man a je me n Kabupa ten, Te naga Ahl i Mana je me n Pr ovi nsi dan Kon sul tan Mana je men Pus at. Di s a mpi ng i tu, Satk er wa ji b me nyu sun l apor an E - Moni tori ng , SAI , d an l apora n yang di atur dal a m Petu n ju k Oper asi on al Kegi atan (POK) . Bagan al i r pel aporan Satk er-Ti m Pel a ksana se perti pada Ga mbar 6 .1 di hal a man beri kut .
Dal a m ped o man i ni hanya akan men je l askan mekani s me pel aporan ol eh para pel aku PPI P yan g terkai t l angsung dengan pel aksan aan di d esa.
a.1. T ingk at De sa
Laporan ti ngkat de sa di l aksan akan ol eh OMS di da mpi ngi ol eh FM, KPP dan Apar at De sa. U ntuk
ti ngkat des a sendi ri , O MS
mel apor kan pel aksan aan kegi atan pada masy araka t dal a m Re mbug
W arga Pel aksanaan yang
di l aksanakan sec ara ber kal a
(seti ap sa tu mi nggu s e kal i ).
a . OMS
Laporan OMS tedi ri :
Laporan pelaksanaan kegiatan; Laporan keuangan/buku kas; Laporan penggunaan dana;
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) yang di lengkapi dengan:
1) Sel uruh dokumen pel aksanaan , menca kup : - Laporan Harian.
- Laporan Penggunaan Dana . - Kuitansi/Invoice pe mbelian. - Bukti Setoran Dana O&P.
2) Laporan admi ni strasi penyel esai an kegi atan yang terdi ri atas:
- LP2K (Format 10.1 La mpira n 10 ).
- SP3 K atau SP2K ( Format 10.3 dan 10.4
Lampiran 10 ).
- Laporan Realisasi Kegiatan dan Biaya (Format 10.2 Lampira n 10).
3) Beri ta acara serah teri ma dana O &P kepada KPP (Format 10.5 Lampi ran 10 ).
Laporan Pel aksanaan Kegi atan, Laporan
Keuangan, dan Laporan Penggunaan Dana
di laporkan OMS kepada Satker PI P Kabupaten ti ap
satu mi nggu setel ah musya warah mi ngguan
pel aksanaan k egi atan di desa. Untuk LPJ,
tahap II dan III serta saat pel aksan aan kegi atan sel esai .
b . Perangkat Desa
Perangkat Desa dapat mel aporkan hasil
pengawasan dan penga matan di l apangan tentang pel aksanaan kegi atan ol eh OMS kepada Ti m Pel aksana Kabupaten. Su mber data l aporan dapat berupa hasi l pengamatan l angsung ma upun l aporan dari KPP, KD dan FM.
Hasi l l aporan ti ngkat desa i ni akan di ol ah ol eh pi hak pel aksana ti ngkat kabupaten, dan di jadi kan arsi p untuk
pel aporan jen jang
sel anjutnya.
a.2. T ingk at Kab upat en
Pel aporan ti ngkat k abupa ten
di l aksanakan ol eh Ti m
Pel aksa na Kabu paten .
a . Satker PI P Kabupaten
Satker PIP Kabupaten akan meneri ma l aporan dari Fasil i tator Masyarakat berupa l aporan keuangan,
penggunaan dana, dan l aporan pel aksanaan
kegi atan. Ke mudi an Laporan i ni akan di jadi kan
arsi p dal am penyusunan l aporan jen jan g
sel anjutnya ol eh Satker PI P Kabupate n.
Laporan yang di susun ol eh Satker PIP Kabupaten adal ah Laporan Progres konstruksi fi sik, keuangan,
per masal ahan dan ti ndak l anjutpenyel esai an
per masal ahan di Ti ngkat Kabupaten, yang
merupakan bagi an dari Laporan Tim Pel aksana Kabupaten.
b . Ti m Pel aksana Kabupaten
Ti m Pel aksana Kabupaten akan meny usun L aporan Pel aksanaan Progra m Ti ngkat K abupaten, dan di serahkan kepada Ti m Pel aksana Provi nsi ti ap
bul an, serta di koordi nasi kan dengan Ti m
Koordi nasi PPIP Kabupaten. Laporan Ti m
Progres pel aksanaan bai k fi si k ma up un keuangan, (ii ) Pengaduan yang di teri ma dan Ti ndak Turun Tangan (T3) yang dil akukan, (iii ) Ki nerja KMK da n FM, dan (i v) Eval uasi penyel enggaraan program di ti ngkat kabupaten.
Ol eh pel aku tingkat provi nsi l aporan akan di jadi kan masukan/ input dal a m pel a poran jen jan g sel anjutnya. b) Pel aporan ol eh FM-KMK-TA MPr-KMP
Pel aporan ol eh F M- KMK-TA MPr- KMP adal ah pel aporan yang di l aksa naka n ol eh kons ul tan secara ber jen jang mul ai dari Fasi l i tator Masy araka t, KMK, TAMPr dan KMP , s eperti terl i hat p ada G a mbar 6 .2 .
Tim Pelaksana Pusat Konsultan Manajemen Pusat (KMP) Tenaga Ahli Manajemen Provinsi (TAMPr) Tim Pelaksana Provinsi Konsultan Manajemen Kabupaten (KMK) Tim Pelaksana Kabupaten Fasilitator Masyarakat (FM) Laporan : Bulanan Akhir Mingguan Kompilasi Laporan Pelaksanaan Kegiatan Desa (bulanan) Kompilasi Laporan Pelaksanaan Kegiatan Desa (bulanan) Kompilasi Laporan Pelaksanaan Kegiatan Desa (bulanan) Kompilasi Laporan Pelaksanaan Kegiatan Desa (mingguan) Laporan : Bulanan Akhir Mingguan Laporan : Bulanan Akhir Mingguan
Ga mba r 6 .2 . Ba ga n Alir P e la pora n o le h F M-K MK -T AMP r -K MP
b.1. Fasilitator Mas yarakat (FM)
Fasil i tator Masyarakat sel aku pel aku fungsi onal di ti ngkat desa, me mbuat l aporan yang terdi ri dari :
a) Laporan Pel aksanaan Kegi atan, yang beri si kan: - Catatan Harian
Catatan Hari an di buat FM dal am buku hari an fasi li tator dengan format seperti tertera pada (Format 9.1 dan 9.2 Lampira n 9). Laporan i ni
di bundel , di l ampi rkan dan di serahkan bersamaa n dengan l aporan mi ngguan kepada K MK dan l aporan bul anan kepada Satker PKP Provi nsi ;
- Laporan Kema juan Pelaksanaan Kegiatan ( Format
9.4 Lampiran 9 ).
Untuk l aporan kema juan pel aksanaan i ni , forma t cukup di paraf ol eh KMK untuk seti ap pel aporannya. b) Laporan Penda mpi ngan Masyarakat, y ang beri si :
- Evaluasi Ke ma mpuan O MS dan KD ( Format 9. 3
Lampiran 9 ).
- Laporan Pe mantauan Parti si pasi Masyaraka t
(Format 9.5 Lampira n 9 ).
Laporan i ni di l aporkan sebagai Laporan Mi ngguan kepada KMK.
c) Laporan Bul anan
Laporan bul anan merupakan l aporan k onsol i dasi atau ko mpi l asi dari l aporan dari l aporan mi ngguan. Laporan i ni merupakan l aporan pertanggungja waba n penugasan kepada Satker PKP Provi nsi . Laporan bul anan fasili tator di buat sesuai format pada l ampi ran dan di sa mpai kan kepada Satker PKP Provi nsi setiap
awal bulan pada bula n berik utnya .
Untuk Laporan Bul anan kepada Satke r PKP Provi nsi , harus di sertai catatan -catatan dari hasil rapat koordi nasi dua mi ngguan di ti ngkat kabupaten .
b.2. Konsulta n Manaje me n Kabupate n (K MK)
KMK di tugaskan untuk mendukung tu gas Ti m Pel aksana Kabupaten dal a m pel aksanaan di t i ngkat kabupaten. Sel ai n me mbuat l aporan kepada Satker PIP Kabupaten, KMK juga harus mengkonsol i dasi kan laporannya dengan
l aporan ti ngkat Provi nsi yang di buat TAMPr dan
mel aporkannya sebagai l aporan TAMPrkepada KMP dan Ti m Pel aksana Provi nsi .
Untuk ti ngkat kabupaten, KMK me mbuat l aporan yang di tujukan kepada Satker PI P cq.P P K PPI P Kabupaten yang terdi ri dari :
a) Ko mpi l asi Laporan Pel aksanaan Kegi atan di Desa, yang beri si kan:
Kompilasi Laporan Mingguan FM;
l apangan;
Hasil analisisKMK atas pelaksanaan program; Pengaduan masyarakat dan tindak lanjutnya;
Permasalahan yang timbul dan tindak lanjut penanganannya;
Koordinat i nfrastruktur ter bangun, foto-foto
pel aksanaan kegi atan di l apangan.
b) Laporan Progres Ti ngkat Kabupaten, yang beri si kan : Laporan Manajemen Keuangan (LMK) ;
Laporan Manajemen Proyek (LMP) .
Laporan KMK di sa mpai kan ti ap bul an, dan di teruskan ol eh Satker PIP cq. PPK PPI P Kab upaten kepada ti m pel aksana.
Laporan dari KMK i ni akan men ja di el e men dari Laporan Mi ngguan, Bul anan dan Akhi r TAMPr yang di tujukan kepada Ti m Pel aksana Provi nsi dan KMP .
6.3. Evaluasi
Bagi an p enti ng d al a m pengel ol aan pe mba ngunan adal ah eval uasi ya ng b ai k at as pel aksanaa n ren cana pe mbangun an. Eval uasi di l akukan untuk me mp erol eh
u mp an bal i k agar dapat di ken al i secara di ni
peyi mp angan -p enyi mpang an p el aksan aan dari re ncana
Box 6.1. Pentingnya Kecepatan dan Ketepatan Pengiriman Laporan
Sebagai suatu program pembangunan berskala nasional, penyelenggaraan PPIP sangat bergantung kepada ketaatan para pendamping dan pelaku untuk dapat mengirimkan laporan hasil kemajuan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal dan format yang telah ditetapkan. Kegagalan dalam penyediaan data/ laporan secara cepat dan tepat dapat membuat terlambatnya pengambilan keputusan/ kebijakan yang diperlukan.
Khusus untuk pelaporan fungsional bagi Konsultan (KMP, TAMPr, KMK) dan FM, PPIP telah menyiapkan format pelaporan di dalam LAMPIRAN 9 yang wajib diisi secara lengkap dan dikirimkan tepat waktu.
pe mbangun an, d an ke mu di an dapa t di ru mu skan l angkah -l angkah per bai kan yang tepat sa saran dan tep at wakt u.
Eval uasi di l akukan deng an mer u ju k pada i ndi kator ki ner ja u ta ma yang di urai kan pada Bab 1 . Tenta ng Progra m, mel i puti :
1. Indi kator da mpak ( imp act) . 2. Indi kator ki ner ja ( outp ut).
Eval uasi di l aksana kan pa da ti ng katan k abupa ten, provi nsi dan n asi onal berd asark an :
1. Data pe nyel engg araan pr ogra m (da ta pri mer da n sekund er) di ti ngk at de sa, kabu paten , dan pro vi nsi ; 2. Hasi l rapat koordi nasi ru ti n;
3. Te mua n-te mua n dari pe manta uan l angsung ke l apangan;
4. W awancara denga n para pel aku progr a m.
Hasi l eval uasi di tuan gkan dal a m s eti ap l aporan r uti n di se mua ti ng katan .