Pengantar
Analisis data oleh Dinas Pendidikan selama ini masih sering dilakukan secara manual. Ini yang menyebabkan proses analisis dianggap rumit dan memerlukan skill ICT yang tinggi. Berbagai software yang dapat digunakan untuk analisis sudah dikembangkan, dari Microsoft Excel sampai SPSS. Tetapi seringkali pengolahan dengan berbagai software inipun masih memerlukan langkah-langkah manual untuk pengumpulan, entri data, desain analisis, dan juga penyajiannya.
Sementara itu sistem informasi Pendidikan yang dikembangkan berbagai lembaga seringkali didesain terlalu kaku untuk pemenuhan kebutuhan masing-masing lembaga, tanpa mempertimbangkan kemungkinan penggunaan bagi institusi dan lembaga lain yang menjadi sumber atau mendukung pengumpulan data itu sendiri seperti pihak sekolah, dinas pendidikan kabupaten/kota ataupun dinas Pendidikan provinsi.
USAID PRIORITAS, melanjutkan pendekatan dari USAID DBE 1 telah mengembangkan software sederhana untuk membantu Sekolah, Dinas Pendidikan baik Kabupaten/Kota ataupun Provinsi yang belum mengembangkan sistem tersendiri untuk membantu melakukan analisis.
Software tersebut adalah SIMPK yang sumber datanya berbasis pada DAPODIK (SIMPK-DAPODIK). Software ini menggunakan Microsoft Office sebagai platform dasar, dengan
Microsoft Access sebagai basis datanya, dan Microsoft Excel sebagai alat analisis terutama
fitur Pivot-Table dan PivotChart.
Dalam unit ini kita akan memperkenalkan software ini kepada peserta, dan memberikan kesempatan bagi peserta mempraktikan penggunaan software ini
Akan tetapi sebaik-baik sistem analisis ataupun pendataan, mutu sumber data adalah kunci utama keberhasilan analisis. Oleh karena itu dalam tahap ini juga dilakukan reviu dari pendampingan antara tahap Sosialisasi dan Workshop 1 (analisis data), dimana data terakhir terkumpul akan dilihat dan direview untuk melihat berapa persen cakupan dari data terhadap keadaan riil yang telah diketahui sebelumnya.
Tetapi dalam reviu ini pula akan ditekankan kembali kepada peserta, bahwa tujuan akhir dari reviu adalah bukan pada data yang lengkap 100% dan akurat 100%, akan tetapi lebih untuk melihat karakteristik dari data yang sudah terekam.
Tujuan
Tujuan dari unit ini adalah:
1. Memperkenalkan software SIMPK-DAPODIK 2. Mengajarkan penggunaan SIMPK-DAPODIK dalam:
a. Pengumpulan dan impor data b. Verifikasi data
c. Menghasilkan output data dan melakukan analisis pada output tersebut 3. Menggunakan PivotTable dan PivotChart
a. Membuat PivotTable
b. Menampilkan klasifikasi baris/kolom sederhana c. Melakukan filtrasi data
d. Menampilkan nilai sum/count/average 4. Reviu Data yang akan digunakan dalam analisis
Pertanyaan Kunci
1. Apakah fungsi, fitur, dan peran SIMPK-DAPODIK dalam analisis penataan dan pemerataan guru?
2. Bagaimanakah langkah-langkah untuk: a. Pengumpulan data
b. Impor Data
c. Menghasilkan output
3. Bagaimana langkah-langkah dasar untuk membuat dan mengolah Pivot Table dan Pivot Chart?
4. Bagaimanakah kelengkapan dan akurasi data dari Sistem Pendataan Dikdas (DAPODIK)?
43 UNIT 3: Pengenalan Software dan Penyiapan Data
Petunjuk Umum
Pada dasarnya unit ini dibagi menjadi dua bagian: (i) pengenalan software; (ii) riviu data. Tetapi kegiatan ini digabung menjadi satu unit mengingat perlunya fleksibilitas penyelenggaraan unit ini dikarenakan beberapa kondisi:
a. Kesiapan data DAPODIK: sebelum atau pada saat acara WS #1 b. Besar data DAPODIK keseluruhan
Dua kondisi di atas akan menentukan dalam praktik impor dan penyiapan data apakah akan menggunakan seluruh data atau data sampel, menggunakan data riil masing-masing kabupaten/kota atau menggunakan data kabupaten/kota yang lain.
Bila kita akan melakukan impor seluruh sekolah, maka proses reviu seyogyanya dilakukan setelah praktik impor dan generate data selesai dilakukan.
Bila kita akan melakukan impor sebagian, atau menggunakan kabupaten lain – dan data lengkap telah disediakan sebelumnya, maka reviu data seyogyanya dilakukan sebelum proses impor, karena akan memberikan ruang lebih banyak untuk diskusi perbaikan/pelengkapan data.
Sumber dan Bahan
1. Paparan I: Pengenalan Software, dan Pengingat mengenai Peran dan Fungsi Data 2. Sumber data sekunder untuk:
a. Jumlah Sekolah – menurut status
b. Jumlah Guru – menurut status kepegawaian c. Jumlah Murid
3. Notebook + LCD/Proyektor + Sound System
Waktu
Penyelenggaraan sesi ini adalah selama 3 jam dan 15 menit, dibagi menjadi dua kelompok waktu:
Bagian I: Pengenalan Software akan memakan waktu 90 menit Bagian II: Reviu data akan memakan waktu 105 menit
Ringkasan Sesi
Introduction (5 menit) Fasilitator akan memaparkan tujuan, pertanyaan kunci dan tahapan kegiatan, untuk kedua bagian. Connection (20 menit) Fasilitator memaparkan peran dan fungsi SIMPK DAPODIK, mengupas lagi praktik analisis yang baik, dan gambaran umum penggunaan SIMPK DAPODIK Application 135 menit Peserta melakukan praktik: Impor, Generate, dan Pivot Table Dasar dibawah panduan fasilitator Reflection (20 menit) Fasilitator membantu peserta me-refleksikan kemampuan peserta dalam menggunaan SIMPK Fasilitator kemudian merefleksi-kan kondisi kelengkapan data yang ada saat itu, dan apa yang mungkin dilakukan untuk mem-perbaiki kelengkapan data Extension (15 menit) Peserta merumuskan langkah-langkah perbaikan data yang mungkin dilakukan, atau menyusun karakteristik dari data yang terkumpul untuk menjadi pertim-bangan dalam analisis ke depan. Bila ada proses validasi, verifikasi atau update data, maka Peserta membuat kesepakatan untuk pembagian tugas dan penjadwalan untuk dibawa di RTL.Rincian Langkah-langkah Kegiatan
Introduction (5 menit)
Fasilitator membuka kegiatan unit ini dengan mengucapkan salam, dan menanyangkan Paparan. Sebelum memulai paparan, secara ringkat Fasilitator menerangkan latar belakang, tujuan, dan pertanyaan kunci unit ini, dan ditutup dengan tahapan kegiatan unit ini, sesuai dengan adaptasi dari kondisi yang diangkat di bagian Petunjuk Umum.
45 UNIT 3: Pengenalan Software dan Penyiapan Data
Connection (20 menit)
Fasilitator menayangkan fungsi SIMPK-DAPODIK, manfaat tujuan dan langkah-langkah umum penggunaannya. Dalam sesi ini dilakukan sedikit pengulangan mengenai praktik yang baik bagi analisis untuk pengambilan kebijakan. Pengulangan ini untuk memberikan paparan kepada peserta yang mungkin tidak terlibat dalam sosialisasi, atau penekanan bagi yang sudah terlibat.
Application (135 menit)
Kegiatan ini dilakukan secara berkelompok, satu kabupaten/kota satu kelompok. Bila dimungkinkan ada fasilitator pendamping untuk setiap kelompok, tetapi bila kurang maksimal satu pendamping untuk dua kelompok.
Peserta melakukan praktik impor data, untuk kemudian melakukan generate data. Bila proses ini untuk keseluruhan sekolah dianggap cukup lama, bisa menggunakan sebagian tertentu data (satu-dua kecamatan) Tetapi sebelum acara dimulai, fasilitator telah menyiapkan output/generate untuk masing-masing kelompok dengan data yang sesuai. Setelah proses impor selesai, dilakukan reviu data ringan untuk membandingkan data yang diimpor dengan data terekam dalam SIMPK-DAPODIK. Setelah teryakinkan tidak ada anomali dalam impor, maka peserta kemudian melakukan generate output.
Bila peserta mengimpor seluruh data, maka hasil generate output dapat langsung digunakan untuk berlatih, bila tidak, maka fasilitator akan memberikan hasil SIMPK-DAPODIK yang sudah berisi data, dan hasil generate output untuk masing-masing kelompok.
Tahap akhir dari proses aplikasi adalah pengenalan mengenai PivotTable dan PivotChart. Fasilitator utama memaparkan bagian terakhir dari Paparan yang berisi 5 soal pivotTable dan pivotChart. Dengan runut dan sabar fasilitator akan memperkenalkan kepada peserta apa yang dimaksud dengan Pivot Table, bagaimana menampilkan data dan pengelompokan data.
Setelah ini selesai, kita akan masuk ke tahap berikutnya, yaitu – refleksi. Dimana salah satu hal yang direfleksikan adalah bagaimana kelengkapan data yang ada.
C
Reflection (20 menit)
Fasilitator mengajak peserta untuk merefleksikan dua hal:
a. Kemampuan peserta mengoperasikan SIMPK-DAPODIK, apakah peserta mampu mengoperasikan software dan output SIMPK-DAPODIK (mandiri/tanpa bimbingan fasilitator)
b. Bagaimana kondisi data yang tersedia, apakah data yang terekam sudah memadai (cukup).
Bila verifikasi/pelengkapan data kecil masih memungkinkan, peserta diminta untuk mempertimbangkan bagaimana melakukan hal ini secara efektif/seefisien mungkin. Fasilitator harus mampu memberikan kepercayaan diri kepada peserta bahwa data yang ada sudah memadai dan bisa dimulai melakukan analisis. Adapun bila ada update data, analisis dapat di-refresh dengan menggunakan data yang baru tanpa adanya pengulangan. Itupun, yang sering terjadi, tidak ada perubahan besar/signifikan dari hasil analisis.
Extention (15 menit)
Dari hasil refleksi, fasilitator mengambil kesimpulan apakah yang akan dilakukan peserta dalam waktu Extention yang tersedia:
1. Melakukan pengulangan/pendalaman proses SIMPK-DAPODIK 2. Melakukan pelengkapan/verifikasi data ringan
3. Melakukan analisis data ringan
Selain itu, Fasilitator harus mengajak peserta untuk mau secara mandiri melakukan proses impor dan generate, serta melakukan analisis dengan pivoting dasar. Bila diperlukan verifikasi/pelengkapan data yang cukup besar, dalam tahap ini fasilitator harus mencatatnya untuk kemudian mengangkat kembali isu ini dalam Rencana Tindak Lanjut
Fasilitator menutup acara dengan mengajak peserta untuk melakukan analisis yang lebih komplek dan mendalam yang akan dilakukan di Unit 3.