TINJAUAN KEPUSTAKAAN
II.4. Pengertian tentang Penerapan Teknologi Informasi yang Mempengaruhi Proses Kerja
II.4.1. Pengertian Teknologi Informasi
Pesatnya perkembangan teknologi informasi beberapa tahun belakangan ini menjadikannya sebagai senjata dalam bersaing (competitive weapon) yang wajib (mandatory) dimiliki oleh perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis. Untuk itu, investasi teknologi informasi yang dilakukan oleh perusahaan haruslah direncanakan sebaik mungkin, agar investasi yang dilakukan tidak sia-sia. Prinsipnya investasi teknologi informasi yang dilakukan haruslah mendukung strategi bisnis untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Hal ini dapat diartikan bahwa untuk setiap investasi teknologi informasi yang dilakukan oleh perusahaan haruslah dapat meningkatkan kinerja (performance) dari perusahaan tersebut. Sebab jika tidak, maka investasi yang dilakukan dapat dikatakan sia-sia karena tidak membawa dampak positif bagi perusahaan. Dampak positif ini diartikan mencapai sasaran yang sudah digariskan dalam perencanaan perusahaan.
Pada perusahaan jasa layanan pengiriman barang, peningkatan layanan yang diberikan kepada pelanggan menjadi kunci utama dalam keberlangsungan bisnis
perusahaan. Para pesaing akan menggunakan berbagai cara untuk merebut pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan dengan berusaha untuk memperoleh keunggulan kompetitif (competitive advantage) dengan strategi keunggulan biaya dalam bentuk harga jual (cost leadership), memberikan bentuk layanan yang unik dengan harga bersaing (differentiation), atau fokus pada segmentasi pasar.
Laudon (2007) menyatakan bahwa “Informasi (information) berarti data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia. Sebaliknya, data merupakan sekumpulan fakta mentah yang mewakili kejadian-kejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik perusahaan”.
Teknologi informasi dapat memainkan peranan penting dalam membantu pihak manajemen perusahaan untuk merancang dan menciptakan produk dan jasa baru dalam mengelola serta merancang kembali organisasi. Teknologi informasi dapat benar-benar mengubah arus informasi menggantikan urutan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secara paralel, dan menghilangkan penundaan pada pembuatan keputusan. Teknologi informasi bahkan dapat mengubah cara bisnis bekerja/berproses dan mendorong model bisnis yang baru serta membuka peluang untuk menemukan cara-cara baru yang lebih efektif dan efisien. Dengan menganalisis proses layanan pelanggan, pihak manajemen perusahaan dapat mempelajari waktu yang dibutuhkan untuk menjawab permintaan pelanggan atas layanan, berapa banyak tahap yang dilibatkan, berapa banyak orang yang terlibat, dan berapa banyak biayanya. Sehingga pihak manajamen dapat mengerti bagaimana untuk mengubah bisnis agar menjadi lebih efisien atau efektif.
digunakan perusahaan untuk menghadapi perubahan dan pencapaian tujuan bisnisnya”.
Dari perspektif bisnis, teknologi dan sistem informasi memberikan nilai ekonomis bagi perusahaan. Teknologi informasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan atau menurunkan biayanya dengan memberikan informasi yang dapat membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau memperbaiki serta meningkatkan efisiensi kegiatan proses bisnis yang telah ada.
Dari pengertian di atas, secara umum pengertian dari teknologi informasi adalah cara menggunakan peralatan atau metode kerja yang lebih canggih dengan menyajikan data-data yang telah diolah dan siap digunakan oleh pengguna (users) untuk pengambilan keputusan dalam rangka kelancaran organisasi secara keseluruhan. Menurut Indrajit (2002), ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam penerapan teknologi informasi tersebut, antara lain:
1. Infrastruktur jaringan 2. Aksesibilitas
3. Kemampuan teknis dari SDM
Pengembangan infrastruktur dan kemampuan teknis dari sumber daya yang ada diharapkan mampu beradaptasi dengan teknologi terbaru yang lahir hampir setiap hari. Hal itu menjadi perhatian utama dari sistem yang ideal karena dengan besarnya investasi yang harus ditanam untuk membangun suatu sistem, ketidak layakan sebagai akibat teknologi membuat nilai sistem informasi yang dibangun pada saat ini menjadi tidak berarti dimasa mendatang dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Disamping itu aksesibilitas juga harus mendapat perhatian lebih mengingat bahwa
keberhasilan dalam membangun akses informasi terbaik bagi masyarakat akan menentukan keberhasilan pengembangan suatu sistem informasi. Secanggih apapun teknologi yang diterapkan, tidak akan berarti apa-apa bilamana hanya dapat diakses oleh sebagian kecil masyarakat pengguna jasa tersebut. Tetapi sayangnya sampai saat ini Indonesia masih terkendala dengan masalah kesenjangan digital, artinya masih banyak masyarakat yang belum terjangkau dengan layanan teknologi informasi ini.
II.4.2. Pengertian Proses Kerja
Di dalam industri jasa, proses tidak dapat “disembunyikan” karena justru proses itulah yang dijual. Bagaimana keseluruhan sistem berlangsung, kebijakan dan prosedur yang dipilih, keleluasan yang dimiliki oleh para staf, keterlibatan konsumen dengan penyelenggaraan jasa, aliran informasi dan jasa, merupakan beberapa hal yang menentukan mutu dan kelancaran proses penyelenggaraan jasa dan memberi kesan khusus kepada konsumen.
Menurut Yazid (2001) definisi dari proses adalah “sebuah tindakan prosedur aktual, mekanisme, dan aliran aktivitas jasa yang disampaikan yang merupakan sistem penyajian operasi jasa”.
Sementara Laudon (2007) menyatakan bahwa “proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku, informasi dan pengetahuan—seperangkat aktivitas. Proses bisnis juga mengacu pada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengoordinasikan pekerjaan”.
Tetapi sering kali didapati kendala yang muncul akibat adanya perubahan proses kerja karena diterapkannya sistem baru, yaitu perilaku kerja yang sudah dijiwai oleh pemimpin dan para stafnya. Perubahan proses kerja akan menuntut pemimpin dan para stafnya untuk beradaptasi dengan sistem yang baru, jika pemimpin dan para
stafnya tidak siap untuk beradaptasi dengan sistem yang baru akan mengkibatkan sistem tidak dapat bekerja secara maksimal.
Oleh karena itu, proses pelaksanaan standar kerja harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas yang turut juga ditunjang oleh kelengkapan fasilitas kerja terlebih sumber daya manusia yang mengoperasikannya. Kestabilan dan kefleksibelan prosedur kerja ini akan menghasilkan efektifitas dan efisiensi kerja sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan dalam pelaksanaan kerja itu sendiri.