BAB II TUJUAN PUSTAKA
A. Pengertian sistem dan akuntansi
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Menurut Tata Sutabri (2012:6) pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain. Yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan dua pandangan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan subsistem. Komponen ataupun elemen yang saling bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah di tentukan sebelumnya.
Adanya sistem akuntansi yang memadai maka perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen. Para pemilik
8
dan para pemakai laporan keuangan lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Akuntansi adalah sebagai konsep informasi maupun dengan sistem akuntansi sebagai konsep informasi akuntansi merupakan kegiatan jasa yang menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan, tentang kesatuan-kesatuan ekonomi yang di maksudkan agar bermamfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi, dalam menetepkan pilihan yang pantas di anggap sebagai alternative tindakan.
Menurut Kamaruddin (2014:6) akuntansi adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan menyediakan informasi kepada pemegang saham, kreditur dan pihak berwenang biasanya bersifat kuantitatif dan sering kali disajikan dalam satuan moneter, untuk mengembalikan keputusan perencanaan. Pengendalian sumber daya dan operasi, mengevaluasi prestasi dan pelaporan keuangan pada investor, kreditur, instalasi yang berwenang serta masyarakat.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem akuntansi adalah metode untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks.
Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya.
1. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:
a. Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik maupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
b. Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.
c. Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Menurut Marleyn Sofia Mandagi, dkk (2015:842), sistem akuntansi sebagai gabungan dari catatan-catatan, formulir-formulir, alat yang digunakan
untuk mengelolah data dalam suatu usaha/tujuan untuk informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam usaha atau pihak lain yang ingin
menggunakanya.
2. Faktor-Faktor pertimbangan
Dalam menyusun sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor penting.
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memnuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Prinsip akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
c. Prinsip akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berati bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
3. Unsur-unsur sistem akuntansi a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen. Karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direka (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan serta meringkas data keuangan serta data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam pelaporan keuangan serta terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasilnya diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar dalam bentuk jumlah rupiah dari suatu transaksi tertentu. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan
data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (Subsidiary Ladger).
Buku pembantu atau Subsidiary Ladger terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu dapat disebut sebagai catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, prosedur akuntansi berikutnya adalah penyajian laporan keuangan.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan mencatat transaksi keuangan yang terjadi ssaja, namun memiliki peranan yang besar dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Sistem akuntansi merupakan subsistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan
pemakaian intern maupun ekstren. Pengembangan suatu sistem yang tertib dan teliti merupakan suatu aspek kegiatan dari sistem akuntansi. Adapun tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengetahui mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat kehandalan (reliability) informasi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Prinsip-prinsip umum akuntansi umum yang berlaku bagi semua sistem dan perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem akuntansi yang efektif yaitu:
a. Keseimbangan biaya-keefektifan (cost-effectivennes balance).
Nilai laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi setidaknya harus sama dengan biaya yang diperlukan untuk menghasilkan laporan tersebut.
b. Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (Flekxibility to meet future needs).
Setiap perusahaan harus menyiapkan diri terhadap lingkungan yang terus -menerus berubah dimana jika beroprasi. Sistem akuntansi harus cukup fleksibel untuk menghadapi tuntutan perubahan seperti peraturan pemerintah.
c. Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control)
Disamping menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk pelaporan kepada pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan sistem akuntansi harus membantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan. Prosedur rinci dan kebijakan yang digunakan manajemen untuk mengendalikan operasi perusahaan disebut pengendalian internal.
d. Pelaporan yang efektif
Penyiapan laporan harus mempertimbangkan keinginan dan pengetahuan pemakai. Pemakai laporan mengandalkan informasi relevan yang disampaikan dengan cara yang dapat dipahami.
e. Penyesuaian dengan struktur organisasi
Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan. Garis wewenang dan tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi perusahaan. Disamping itu, sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen.
f. Sistem yang disediakan harus memenuhi prinsip cepat
Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai.