BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 1) Konsep Sistem1) Konsep Sistem
Pengertian sistem menurut Bodnar dan Hopwood (1995 : 1) adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
Wilkinson dan Cerullo (2000 : 6) mendefinisikan sistem sebagai berikut : System is a unified group of interacting parts that function together to achieve its purpose.
Dalam Mulyadi (1997 : 2) dinyatakan bahwa sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dirinci bahwa : a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.
2) Konsep Informasi
Informasi didefinisikan oleh Bodnar dan Hopwood (1995 :1) sebagai data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Menurut Willkinson dan Cerullo (2000 : 5) informasi didefinisikan sebagai berikut :
Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended.
Kualitas informasi dari suatu informasi (quality of information) menurut Jogiyanto (1989 : 30) tergantung dari tiga hal, yaitu :
a. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat Waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Informasi memiliki nilai ekonomik pada saat ia mendukung keputusan alokasi sumber daya, sehingga dengan demikian juga mendukung sistem untuk mencapai tujuan.
.aKonsep Sistem Informasi
Sistem informasi atau disebut juga dengan processing systems
atau information processing systems menghasilkan informasi yang sangat penting bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Gellinas, Oran, dan Wiggins (1990 : 11), Information System is a man made system that generally consists of an integrated set of computer-based and manual component established to collect, store and package data and to provide output information to users.
.bKonsep Akuntansi
Definisi akuntansi menurut Harnanto (1987 : 4) dibedakan dari dua sudut pandang yang berbeda, yaitu dari segi manfaat dan segi kegiatan. Definisinya adalah sebagai berikut :
Dari segi manfaat.
Akuntansi adalah suatu sistem atau disiplin yang digunakan dalam proses pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi penting yang diperlukan atau bermanfaat dalam usaha mencapai efisiensi dan evaluasi terhadap hasil kegiatan usaha.
Dari segi kegiatan.
Akuntansi adalah serangkaian kegiatan, pengukuran atau kualifikasi, analisis, pencatatan dan penggolongan, peringkasan dan pelaporan dari pengaruh atau akibat dari kegiatan-kegiatan ekonomis dalam suatu organisasi.
Bodnar dan Hopwood (1995 : 1) memandang akuntansi sebagai sistem informasi, diungkapkan bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang mengidentifikasikan, mengumpulkan, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi.
.cKonsep Sistem Informasi Akuntansi
AIS is a unified structure within in entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users
Bodnar and Hopwood (1995 :10) mengartikan SIA adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan dimana untuk mewujudkan perubahan ini dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi.
Ada dua kelompok utama pemakai informasi yang dihasilkan oleh SIA, yaitu pihak intern dan pihak ekstern organisasi. Pihak intern organisasi adalah manajer organisasi tersebut, yang memerlukan informasi yang berbeda-beda tergantung pada tingkat posisi mereka dalam organisasi atau tergantung pada fungsi-fungsi tertentu yang mereka lakukan. Manajer tingkat atas menggunakan informasi yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian strategi jangka panjang dan umumnya informasinya bersifat singkat dan jelas. Berbeda dengan manajer tingkat menengah yang memerlukan informasi yang lebih rinci. Manajer tingkat bawah menggunakan informasi untuk kegiatan operasional organisasi dan membutuhkan informasi yang lebih rinci.
Pihak ekstern organisasi meliputi pemegang saham, investor, kreditur, pemerintah, supplier, customer, serikat kerja, dan masyarakat umum. Informasi yang dibutuhkan juga bermacam-macam. Pihak ini membutuhkan informasi yang berbentuk laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dimasa lalu, memprediksi kinerja di
masa yang akan datang, dan memperoleh informasi lain-lain tentang keadaan organisasi.
.dRuang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Harnanto (1987: 45-47) menyebutkan, penyajian informasi yang dihasilkan dari mekanisme sistem dan prosedur akuntansi memberikan ruang lingkup dari sistem dan prosedur akuntansi yang meliputi:
a. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pokok
Sistem dan prosedur akuntansi pokok yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang ditujukan untuk menghasilkan informasi yang bersifat umum (Neraca, Laporan Perhitungan Laba Rugi, dan Laporan Perubahan Posisi Keuangan). Sistem dan prosedur akuntansi yang pokok tidak banyak dipengaruhi oleh sifat dan jenis usaha perusahaan. Perusahaan yang manapun tidak mungkin dapat menghindarkan dirinya dari penyelenggaraan sistem dan prosedur akuntansi yang pokok, yang terdiri dari :
1. Klasifikasi
rekening-rekening pembukuan
Yaitu penggolongan rekening-rekening ke dalam dua kelompok rekening yang terdiri dari rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba.
Yaitu kumpulan rekening pembukuan baik rekening-rekening yang akan disajikan dalam laporan keuangan atau rekening buku besar, maupun rekening-rekening yang digunakan untuk mencatat perincian informasi yang terdapat dalam rekening–rekening buku besar atau rekening-rekening buku besar pembantu.
3. Buku Jurnal
Yaitu catatan pertama atas transaksi-transaksi yang terjadi (Books of original entries).
4. Formulir-formulir sebagai bukti dan dokumen pendukung transaksi
Jenis dan jumlahnya, prosedur dan proses pembuatannya dilakukan dalam rangka pelaksanaan dan tergantung pada fungsi-fungsi pokok dalam perusahaan.
b. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung
Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang diselenggarakan dalam rangka pengelolaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi pokok perusahaan. Sifat dan ruang lingkup sistem dan prosedur akuntansi pendukung berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Pada perusahaan jasa disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(b) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja, penggajian, dan pengeluaran kas.
Pada perusahaan dagang disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(a) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas. (b) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
(c) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian. Pada perusahaan manufaktur, disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(a) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas. (b) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
(c) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian. (d) Sistem dan prosedur produksi dan akuntansi biaya.
.eTujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Willkinson dan Cerullo (2000 : 5). Tujuan utama dari AIS adalah untuk menyediakan informasi akuntansi untuk berbagai macam pengguna dimana mungkin internal users seperti manajer atau
external users seperti pelanggan. Tiga tujuan spesifik yang dapat membantu tercapainya tujuan utama tadi adalah :
a. U
b. U ntuk mendukung pembuatan keputusan yang dilakukan oleh pengambil keputusan intern.
c. U
ntuk memenuhi kewajiban sehubungan dengan pengelolaan.
Dalam Mulyadi (1997 : 19) dinyatakan tujuan umum pengembangan sistem adalah sebagai berikut :
a. Untuk Menyediakan Informasi Bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. Perusahaan manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang lengkap, sejak dari sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva tetap, dan sistem akuntansi pokok. Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan oleh perusahaan baru.
b. Untuk Memperbaiki Informasi yang Dihasilkan oleh Sistem yang Sudah Ada
Informasi, khususnya informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan : relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah dimengerti, dan lengkap sesuai kebutuhan manajemen.
c. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern
Sistem Akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Selain itu sistem akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap sedemikian rupa sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan harta milik organisasi (Narko, 2002 : 7).
d. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Tujuan-tujuan butir di atas harus dicapai dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.
4) Sistem Informasi Akuntansi Produksi
Siklus produksi meliputi semua kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
SIA produksi dirancang untuk menangani pengawasan produksi, pengawasan biaya, dan pengendalian persediaan. Sistem pengawasan produksi dilaksanakan agar kegiatan produksi mampu menepati skedul dengan kualitas yang diinginkan. Sistem pengawasan biaya dilaksanakan agar semua kegiatan dapat dilakukan dengan efisien. Sedangkan pengendalian persediaan dilaksanakan untuk meminimalkan total biaya persediaan karena dalam perusahaan manufaktur persediaan merupakan pos yang memiliki implikasi biaya produksi (Mulyadi, 1997 :417).
Menurut Boockholdt sistem yang berinteraksi membentuk siklus produksi yaitu :
a. Payroll systems atau sistem pembayaran
Tujuannya untuk menghitung pembayaran kepada tenaga kerja, pembelian bahan baku dan bahan penolong dan BOP.
b. Inventory systems atau sistem persediaan
Tujuannya untuk memelihara catatan persediaan dan menunjukkan kepada manajer perusahaan mengenai tingkat persediaan.
c. Cost accounting systems atau sistem akuntansi biaya
Tujuannya untuk menentukan biaya produk yang dihasilkan dan mencatat biaya-biaya tersebut ke dalam catatan akuntansi.
Berdasarkan tiga sistem tersebut, sistem pembayaran merupakan bagian dari siklus pengeluaran, sedangkan penentuan persediaan barang yang siap dijual merupakan bagian dari siklus pendapatan.
5) Sistem Pengawasan Produksi dan Akuntansi Biaya
Sistem pengawasan produksi menurut Mulyadi (1997:417) terdiri dari jaringan prosedur yang mengawasi order produksi yang dikeluarkan agar terjadi koordinasi antara kegiatan penjualan, penyediaan bahan baku, fasilitas pabrik, dan penyediaan karyawan untuk memenuhi order tersebut.
Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh Departemen Produksi. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan dari pembeli, order produksi erat hubungannya dengan order yang diterima oleh Bagian Order Penjualan.
Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi biaya merupakan jaringan prosedur untuk mengumpulkan dan menyajikan biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya administrasi dan umum
prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya meliputi :
a. prosedur order produksi.
b. prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
c. prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung. d. prosedur produk selesai dan pencatatan pembebanan biaya
e. prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada pada SIA pengawasan produksi dan akuntansi biaya menurut Mulyadi (2001 : 430-435) adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi.
2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya.
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi. 4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi. 6. Bukti pemesanan material diotorisasi oleh kepala fungsi produksi
yang bersangkutan.
7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi pencatat utang. 8. Daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi dibuat oleh
fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
9. kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.
Praktik yang Sehat
10. surat order produksi, bukti pemesanan material, bukti kas keluar, bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.
11. secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening kontrol biaya dalam buku besar.
12. secara periodik dilakukan penghitungan persediaan yang ada di gudang untuk dicocokkan dengan kartu persediaan.
6) Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu, persediaan barang dagangan.
Terdapat dua metode pencatatan persediaan (Mulyadi 1997 : 417) : metode mutasi persediaan (perpetual inventory method), dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, dan metode persediaan fisik (physical inventory method), dimana hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat.
Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi
akuntansi. Bagian gudang menggunakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang, sedangkan bagian akuntansi mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang.
