DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PRODUKSI (Studi Kasus pada Bengkel King’s Baru di Surakarta)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Syarat-syarat untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
M.I DESY SETYAWATI F 0399047
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2003
SKRIPSI
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Syarat-syarat untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
M.I DESY SETYAWATI
F 0399047
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2003
ABSTRACT
DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PRODUKSI (Studi Kasus pada Bengkel Mesin King’s Baru di Surakarta)
Conseptually, organization system entirely reach its aim through alocation of resources which formed into by the manajerial decicion making process. Information system widely used to support among the kind of manajerial necessity. Accounting Information System (AIS) on a fine production cycle estremely needed for the enterprise, principally to provide the neccesary information for the management about production and involved cost in a period, in which its could figure out the performance that bump into the decicions which took by the management. This research aimed to identify the weakness of Production Cycle Accounting Information System which currently implemented by the enterprise and to fixing Production Cycle Accounting Information System on Bengkel King’s Baru further.
In this research, the writer have choosed case study research method. Meanwhile, the data mining method using the direct interview, observation, documentation and library research. The used data resource is primary data, in kinds of; enterprise general information, enterprise organization structure, documents, enterprise notes and enterprise Production Cycle Accounting Information System.
This research resulting the conclusion that Organization Structure is not meet the demand of good task and authority separation; insufficient notes, transactions evidence, and transaction implementation procedure; inacurrate and less-informative financial report information. Further, the current system, yet, couldn’t used to support enterprise activity and enterprise wealthy totally.
This working research suggest some recomendation for Accounting Infor-mation System of Production Cycle, includes improvement of the organization structure, financial report designation, form, and the necessity of transactions evi-dence, and also the Production Cycle Accounting Information System designation which cover the attached organization units, documents and wrapped accounting notes, and procedure network that forming the system.
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING Skripsi dengan judul:
DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PRODUKSI
Surakarta, Oktober 2003
Disetujui dan diterima oleh
Pembimbing
.aDrs. PAYAMTA, M.Si., AK NIP 131 997 461
HALAMAN PENGESAHAN TEAM PENGUJI
Telah disetujui dan diterima baik oleh team penguji
Skripsi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi Tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat untuk memeperoleh gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi
Team Penguji skripsi
1. Drs. Sri Hanggono, M.Si., Ak (...)
Ketua Penguji
2. Doddy Setiawan, SE., M.Si (...) Penguji
3. Drs. Payamta, M.Si., Ak. (...) Pembimbing
HALAMAN PERSEMBAHAN
Allah tidak melihat medali, ijasah atau
diploma
Kupersembahkan kepada :
My beloved family, Papa, m. Sisca, m. Lisa, m. Novi, Adek,
Nina n Kevin
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada Bapa Surgawi, Atas berkat dan kasihNya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Skripsi dengan judul “Desain Sistem Informasi Akuntansi Produksi (Studi Kasus pada Bengkel King’s Baru di Surakarta)” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa kripsi ini dapat tersusun dengan tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih yang setulusnya untuk :
1. Ibu Dra. Salamah Wahyuni, SU, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Eko Arief Sudaryono, MS, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Bandi, Msi., AK, selaku Pembimbing Akademik.
4. Bapak Drs. Payamta, Msi., AK, selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa memberikan bimbingan dan pengarahan.
6. Seluruh Dosen, petugas perpustakaan, bagian pengajaran, dan seluruh karyawan-khususnya Pak Timin- Fakultas Ekonomi Uiversitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah mendidik, membimbing dan melayani penulis dengan ketulusan hati.
7. Mbak Ifat, Mbak Anita dan karyawan Bengkel King’s yang telah memberikan bantuan dan kemudahan dalam pengambilan data untuk penulisan skripsi ini.
8. Mama (almarhum) dan papa tercinta yang telah memberikan cinta, doa, restu dan dorongan baik moriil maupun materiil..
9. My sisters, Siska, Lisa, Novi, Ade ’and also Nina n Kevin. I love u all
10.Mas Agus, thanks for you loving me…..
11. My bestfriends, Afis, Lilin, watik, n meika, , it was amazing met u girls! 12.Teman-teman Angkatan ’99, semuanya!. It is nice to know you all.
13. Special friends : mas Toni, mas majid, mas ‘kriting?’, mas Sasongko, mas Syafiq, mbak Rina, mbak Erma and Risang makasih support and perhatiannya….
14.Teman-teman Bapema, : m.Joe n the gank, keep in touch
15.Teman-teman Wisma Putri Samirono plus Jack, kakaknya n Pono.
16.Dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Surakarta, Oktober 2003
DAFTAR ISI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 1. Konsep 5. Konsep Sistem Informasi
Akuntansi... 6. Ruang Lingkup Sistem Informasi
Akuntansi...
7. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi...
8. Sistem Informasi Akuntansi Produksi...
9. Sistem Pengawasan Produksi dan Akuntansi Biaya...
10. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan...
B. Sistem Pengendalian Intern... 1. Pengertian Sistem Pengendalian
Intern... 2. Tujuan Sistem Pengendalian
Intern... 3. Klasifikasi Sistem Pengendalian
Intern... 4. Elemen Sistem Pengendalian
Intern...
5. Hubungan SIA dengan Sistem Pengendalian Intern...
C. Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi... 1. Analisis Sistem yang
Ada...
III. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 33
A. Sejarah Singkat Perusahaan... 33
B. Lokasi Usaha... 33
C. Bidang Usaha... 33
D. Struktur Organisasi Perusahaan... 35
E. Laporan Keuangan... 40
F. Klasifikasi Kode Rekening... 41
G. Buku Besar dan Buku Pembantu... 41
I. Dokumen dan Formulir... 41 J. SIA Bengkel King’s Baru Siklus Produksi... 44 IV. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM... 51
A. Analisis Sistem... 1. Analisis Laporan yang Dihasilkan
Sekarang...
B. Desain Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi... 1. Desain SIA Siklus Produksi Secara Garis
Besar...
2. Rekomendasi Desain SIA Siklus Produksi...
58 58 63
V. KESIMPULAN DAN SARAN... 85 A. Kesimpulan... 85 B. Saran... 86 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Struktur Organisasi Bengkel King’s Baru
Lampiran 2 : Rekomendasi Struktur Organisasi Bengkel King’s Baru Lampiran 3 : Klasifikasi dan Kode Rekening
Lampiran 4 : Laporan Rugi Laba Lampiran 5 : Laporan Arus Kas Lampiran 6 : Dokumen Surat Pesanan Lampiran 7 : Dokumen Working Order
Lampiran 8 : Dokumen Purchase Order
Lampiran 9 : Dokumen Surat Jalan Lampiran 10 : Daftar Gaji
Lampiran 11 : Daftar Depresiasi Aktiva Tetap Lampiran 12 : Laporan Pemakaian Bahan Baku Lampiran 13 : Laporan Penjualan
Lampiran 14 : Kartu Stok Lampiran 15 : Kartu Hadir Lampiran 17 : Jadwal Kerja
Lampiran 18 : Laporan Biaya Tenaga Kerja Langsung Lampiran 19 : Bukti Pemesanan Material
Lampiran 20 : Laporan Piutang Dagang Lampiran 21 : Laporan Penjualan Lampiran 22 : Dokumen Faktur Lampiran 23 : Bukti Kas Keluar
Lampiran 24 : Dokumen Surat Order Produksi Lampiran 25 : Laporan Biaya Administrasi Lampiran 26 : Jurnal Umum
Lampiran 27 : Bukti memorial Lampiran 28 : Jurnal Penjualan
Lampiran 29 : Laporan Produk Selesai Lampiran 30 : Daftar Kebutuhan Bahan
Lampiran 31 : Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Lampiran 32 : Jurnal Pemakaian Bahan baku
Lampiran 33 : Bukti Pengembalian Barang Gudang Lampiran 34 : Laporan Penerimaan Barang
Lampiran 35 : Kartu Harga Pokok Produk (Rekomendasi) Lampiran 36 : Kartu Jam Kerja
Lampiran 37 : Kartu Biaya Lampiran 38 : Kartu Gudang Lampiran 39 : Kartu Persediaan Lampiran 40 : Kartu Perhitungan Fisik
Lampiran 41 : Daftar hasil Perhitungan Persediaan Lampiran 42 : Rekap Daftar Hasil Perhitungan Fisik Lampiran 43 : Rekap Daftar Gaji dan Upah
Lampiran 44 : Register Bukti Kas Keluar Lampiran 45 : Laporan Laba Rugi
Lampiran 47 : Laporan Perubahan Modal Lampiran 48 : Laporan Arus Kas
Lampiran 49 : Neraca
Lampiran 50 : Flow chart Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi Bengkel King’s Baru
Lampiran 51 : Rekomendasi Flow chart Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi Bengkel King’s Baru
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perubahan dan perkembangan yang pesat dalam perekonomian khususnya dunia usaha menimbulkan tekanan persaingan yang tajam, membutuhkan pengeluaran modal yang besar, dan memeras habis-habisan sumberdaya yang tersedia. Lingkungan yang dihadapi perusahaan menjadi semakin kompleks dan menuntut. Keadaan ini memaksa organisasi untuk mampu mengalokasikan sumber daya secara efisien dan efektif.
Suatu organisasi merupakan kumpulan unit-unit pengambilan keputusan untuk mewujudkan tujuan-tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan-masukan dan menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Secara konseptual seluruh sistem organisasional mencapai tujuannya melalui proses alokasi sumberdaya yang diwujudkan melalui proses pengambilan keputusan manajerial (Bodnar dan hopwood, 1995: 2). Sebagai suatu sumberdaya, maka suatu sistem informasi yang tepat akan dapat memberikan manfaat yang besar.
perusahaan sistem informasi cenderung berkembang dan menjadi lebih formal.
Berdasarkan definisi di atas, sistem informasi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang penting untuk kelangsungan perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibuat oleh analis di suatu perusahaan haruslah tepat guna dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan.
“Produk” dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi sangatlah membantu dalam pengambilan keputusan yang berarti merupakan suatu bentuk dukungan untuk mencapai tujuan. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sedangkan data adalah fakta, angka, bahkan simbol mentah yang secara bersama-sama merupakan masukan bagi suatu sistem informasi.
Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Bodnar dan Hopwood, 1995 : 1). Dalam lingkup sistem informasi, sistem didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk memenuhi tujuan atau fungsi tertentu (McLeod 1995 : 13).
Akuntansi dan sistem informasi sangat erat kaitannya. (Wilkinson, 1992 : 15). Pada dasarnya akuntansi adalah sebuah sistem informasi. Tepatnya, akuntansi adalah penerapan dari teori umum informasi untuk masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien. Akuntansi juga merupakan bagian besar dari informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Hubungan yang erat tersebut juga diakui dengan adanya istilah Sistem Informasi Akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem informasi formal. Sistem ini mengandung semua karakteristik yang meliputi tujuan, tahap, tugas, pengguna, dan sumberdaya. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi yang dinyatakan seluruhnya, atau setidak-tidaknya sebagian besar, dalam satuan keuangan.
SIA menurut Bodnar dan Hopwood (1995:1) adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan dimana untuk mewujudkan perubahan ini dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi.
empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan.
Fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan manufaktur menurut Bodnar dan Hopwood (2001 : 1) terdiri dari : pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi properti atau kepemilikan.
Bengkel King’s Baru adalah sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam industri spare parts. Dalam pra survey yang dilakukan oleh peneliti diketahui bahwa sistem informasi akuntansi yang dimiliki masih sangat sederhana dan juga pengendalian intern yang lemah. Sistem informasi akuntansi tersebut belum dapat menghasilkan laporan keuangan yang sangat diperlukan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Permasalahan terutama terjadi dalam prosedur penerimaan order, perencanaan produksi, prosedur dan pengawasan pemakaian bahan baku, pengawasan produksi, serta belum adanya sistem akuntansi biaya yang memadai. Sistem tersebut rawan akan penyimpangan-penyimpangan dan kecurangan-kecurangan sehingga belum memberikan perlindungan terhadap kekayaan perusahaan. Hal tersebut amat sangat tidak mendukung perkembangan yang terjadi dalam perusahaan sehingga sangat diperlukan suatu sistem informasi akuntansi (SIA) yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah dalam perusahaan.
SIA pada siklus produksi yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan terutama untuk menyajikan informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai produksi dan biaya yang dikeluarkan dalam suatu periode dimana hal tersebut dapat mencerminkan kinerja yang akan berdampak pada keputusan yang akan diambil oleh manajemen.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang diberikan pada latar belakang masalah dimana suatu sistem informasi akuntansi memiliki peran yang sangat penting bagi suatu organisasi maka dirumuskan suatu pertanyaan apakah sudah terdapat sistem informasi akuntansi Siklus Produksi yang memadai untuk diterapkan pada Bengkel King’s Baru, dan bagaimana desain sistem informasi akuntansi siklus produksi yang tepat diterapkan untuk Bengkel King’s Baru?
Batasan Masalah
Dalam penelitian ini penulis akan melakukan perancangan sistem informasi akuntansi hanya untuk lingkup siklus produksi yang merupakan pengembangan dari SIA yang ada dalam perusahaan, yaitu sistem pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya, dan sistem akuntansi persediaan dengan menggunakan studi kasus pada Bengkel King's Baru di Surakarta.
Tujuan Penelitian
b. Merancang usulan sistem informasi akuntansi manual yang baru untuk Bengkel King’s Baru yang dapat menyediakan informasi akuntansi bagi manajemen khususnya Sistem Akuntansi Biaya dan Sistem Pengawasan Produksi.
Manfaat Penelitian
a. Penelitian ini bermanfaat bagi peneliti guna menerapkan ilmu yang telah dipelajari sehingga dapat mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi manual yang tepat untuk diterapkan bagi Bengkel King’s Baru.
b. Bagi obyek penelitian yaitu Bengkel King’s Baru, penelitian ini bermanfaat untuk dijadikan bahan pertimbangan terhadap penganalisaan dan pemecahan masalah yang ada.
c. Bagi kalangan akademis penelitian ini menjadi bahan referensi untuk keperluan akademis.
d. Bagi masyarakat penelitian ini dapat menjadi sumber informasi dan juga dapat dijadikan masukan untuk penelitian-penelitian serupa yang berikutnya.
Kerangka Teori
Kerangka teori inilah yang akan menjelaskan bagaimana suatu informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan akan disediakan oleh SIA perusahaan sebagaimana melalui tahapan analisa dan desain sistem.
Kerangka teori yang dimaksud yaitu sebagai berikut :
Metode Penelitian
Penelitian akan dilakukan dengan menggunakan metodologi penelitian sebagai berikut :
1. Jenis Penelitian
Metode penelitian yang ideal adalah metode yang sesuai dengan tuntutan atau permintaan dari problematika penelitian yang akan dipelajari atau akan dijawab. Metode penelitian haruslah dapat membuktikan sendiri
Pengambilan keputusan
SIA Produksi baru Informasi
Apakah ada SIA produksi yang dapat memenuhi
Penyusunan SIA Produksi Tidak
keakuratan, validitas, dan merupakan metode yang terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
Dalam penelitian ini, penulis memilih menggunakan metode penelitian berupa studi kasus. Studi kasus tergolong kualitatif dan bisa disebut field research,walaupun tidak semua case study harus dengan field study. Metode ini tepat jika teori yang akan dibahas belum well develop, literatur belum banyak, kita ingin meneliti secara lebih mendalam terhadap satu kasus, dan tidak cukup waktu dan dana untuk memperluas penelitian (Harahap, 1999, hal.80). Studi kasus diharapkan mampu mencakup keseluruhan (holistik) yang menyentuh berbagai variabel yang ada dalam suatu organisasi yang memiliki berbagai kompleksitas.
2. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang dipergunakan untuk kepentingan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut :
e. Wawancara langsung
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pimpinan atau karyawan yang berhubungan dengan obyek yang diteliti dalam perusahaan.
f. Observasi
Memperoleh data dengan pengamatan langsung terhadap Sistem Informasi Akuntansi Bengkel King’s Baru.
Mempelajari dokumen yang berhubungan dengan catatan dan formulir yang terkait dengan SIA Bengkel King’s Baru. h. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mengambil data pada literatur yang berhubungan dengan masalah dalam penelitian untuk melengkapi landasan teori untuk menganalisis kasus pada perusahaan yang menjadi obyek penelitian.
3. Jenis Data
Data yang diperlukan untuk penelitian ini meliputi : a. Informasi umum perusahaan.
b. Struktur organisasi perusahaan.
c. Sistem Pengolahan data keuangan yang digunakan selama ini. d. Dokumen-dokumen berupa catatan dan formulir yang digunakan.
4. Analisis Data
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dibagi dalam lima bab dan setiap bab akan dibagi menjadi beberapa sub bab.
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, kerangka teoritis, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan mengenai teori-teori yang berkaitan serta mendukung pokok permasalahan yang diteliti yaitu mengenai Sistem Informasi Akuntansi.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Berisi mengenai sejarah singkat perusahaan, lokasi, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan sistem informasi akuntansi perusahaan.
BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Berisi pengevaluasian Sistem Informasi Akuntansi perusahaan yang dilanjutkan dengan penyusunan suatu desain sistem informasi akuntansi yang baru.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 1) Konsep Sistem
Pengertian sistem menurut Bodnar dan Hopwood (1995 : 1) adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
Wilkinson dan Cerullo (2000 : 6) mendefinisikan sistem sebagai berikut : System is a unified group of interacting parts that function together to achieve its purpose.
Dalam Mulyadi (1997 : 2) dinyatakan bahwa sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.
2) Konsep Informasi
Informasi didefinisikan oleh Bodnar dan Hopwood (1995 :1) sebagai data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Menurut Willkinson dan Cerullo (2000 : 5) informasi didefinisikan sebagai berikut :
Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for
whom it is intended.
Kualitas informasi dari suatu informasi (quality of information) menurut Jogiyanto (1989 : 30) tergantung dari tiga hal, yaitu :
a. Akurat
b. Tepat Waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Informasi memiliki nilai ekonomik pada saat ia mendukung keputusan alokasi sumber daya, sehingga dengan demikian juga mendukung sistem untuk mencapai tujuan.
.aKonsep Sistem Informasi
Sistem informasi atau disebut juga dengan processing systems
atau information processing systems menghasilkan informasi yang sangat penting bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Gellinas, Oran, dan Wiggins (1990 : 11), Information System is a man made system that generally consists of an integrated set of
computer-based and manual component established to collect, store
and package data and to provide output information to users.
.bKonsep Akuntansi
Dari segi manfaat.
Akuntansi adalah suatu sistem atau disiplin yang digunakan dalam proses pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi penting yang diperlukan atau bermanfaat dalam usaha mencapai efisiensi dan evaluasi terhadap hasil kegiatan usaha.
Dari segi kegiatan.
Akuntansi adalah serangkaian kegiatan, pengukuran atau kualifikasi, analisis, pencatatan dan penggolongan, peringkasan dan pelaporan dari pengaruh atau akibat dari kegiatan-kegiatan ekonomis dalam suatu organisasi.
Bodnar dan Hopwood (1995 : 1) memandang akuntansi sebagai sistem informasi, diungkapkan bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang mengidentifikasikan, mengumpulkan, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi.
.cKonsep Sistem Informasi Akuntansi
AIS is a unified structure within in entity, such as a business
firm, that employs physical resources and other components to
transform economic data into accounting information, with the
purpose of satisfying the information needs of a variety of users
Bodnar and Hopwood (1995 :10) mengartikan SIA adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan dimana untuk mewujudkan perubahan ini dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi.
Ada dua kelompok utama pemakai informasi yang dihasilkan oleh SIA, yaitu pihak intern dan pihak ekstern organisasi. Pihak intern organisasi adalah manajer organisasi tersebut, yang memerlukan informasi yang berbeda-beda tergantung pada tingkat posisi mereka dalam organisasi atau tergantung pada fungsi-fungsi tertentu yang mereka lakukan. Manajer tingkat atas menggunakan informasi yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian strategi jangka panjang dan umumnya informasinya bersifat singkat dan jelas. Berbeda dengan manajer tingkat menengah yang memerlukan informasi yang lebih rinci. Manajer tingkat bawah menggunakan informasi untuk kegiatan operasional organisasi dan membutuhkan informasi yang lebih rinci.
masa yang akan datang, dan memperoleh informasi lain-lain tentang keadaan organisasi.
.dRuang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Harnanto (1987: 45-47) menyebutkan, penyajian informasi yang dihasilkan dari mekanisme sistem dan prosedur akuntansi memberikan ruang lingkup dari sistem dan prosedur akuntansi yang meliputi:
a. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pokok
Sistem dan prosedur akuntansi pokok yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang ditujukan untuk menghasilkan informasi yang bersifat umum (Neraca, Laporan Perhitungan Laba Rugi, dan Laporan Perubahan Posisi Keuangan). Sistem dan prosedur akuntansi yang pokok tidak banyak dipengaruhi oleh sifat dan jenis usaha perusahaan. Perusahaan yang manapun tidak mungkin dapat menghindarkan dirinya dari penyelenggaraan sistem dan prosedur akuntansi yang pokok, yang terdiri dari :
1. Klasifikasi
rekening-rekening pembukuan
Yaitu penggolongan rekening-rekening ke dalam dua kelompok rekening yang terdiri dari rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba.
Yaitu kumpulan rekening pembukuan baik rekening-rekening yang akan disajikan dalam laporan keuangan atau rekening buku besar, maupun rekening-rekening yang digunakan untuk mencatat perincian informasi yang terdapat dalam rekening–rekening buku besar atau rekening-rekening buku besar pembantu.
3. Buku Jurnal
Yaitu catatan pertama atas transaksi-transaksi yang terjadi (Books of original entries).
4. Formulir-formulir sebagai bukti dan dokumen pendukung transaksi
Jenis dan jumlahnya, prosedur dan proses pembuatannya dilakukan dalam rangka pelaksanaan dan tergantung pada fungsi-fungsi pokok dalam perusahaan.
b. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung
Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang diselenggarakan dalam rangka pengelolaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi pokok perusahaan. Sifat dan ruang lingkup sistem dan prosedur akuntansi pendukung berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Pada perusahaan jasa disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(b) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja, penggajian, dan pengeluaran kas.
Pada perusahaan dagang disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(a) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas. (b) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
(c) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian. Pada perusahaan manufaktur, disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya yang terdiri dari :
(a) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas. (b) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
(c) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian. (d) Sistem dan prosedur produksi dan akuntansi biaya.
.eTujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Willkinson dan Cerullo (2000 : 5). Tujuan utama dari AIS adalah untuk menyediakan informasi akuntansi untuk berbagai macam pengguna dimana mungkin internal users seperti manajer atau
external users seperti pelanggan. Tiga tujuan spesifik yang dapat membantu tercapainya tujuan utama tadi adalah :
a. U
b. U ntuk mendukung pembuatan keputusan yang dilakukan oleh pengambil keputusan intern.
c. U
ntuk memenuhi kewajiban sehubungan dengan pengelolaan.
Dalam Mulyadi (1997 : 19) dinyatakan tujuan umum pengembangan sistem adalah sebagai berikut :
a. Untuk Menyediakan Informasi Bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. Perusahaan manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang lengkap, sejak dari sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva tetap, dan sistem akuntansi pokok. Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan oleh perusahaan baru.
Informasi, khususnya informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan : relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah dimengerti, dan lengkap sesuai kebutuhan manajemen.
c. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern
Sistem Akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Selain itu sistem akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap sedemikian rupa sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan harta milik organisasi (Narko, 2002 : 7).
d. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Tujuan-tujuan butir di atas harus dicapai dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.
4) Sistem Informasi Akuntansi Produksi
SIA produksi dirancang untuk menangani pengawasan produksi, pengawasan biaya, dan pengendalian persediaan. Sistem pengawasan produksi dilaksanakan agar kegiatan produksi mampu menepati skedul dengan kualitas yang diinginkan. Sistem pengawasan biaya dilaksanakan agar semua kegiatan dapat dilakukan dengan efisien. Sedangkan pengendalian persediaan dilaksanakan untuk meminimalkan total biaya persediaan karena dalam perusahaan manufaktur persediaan merupakan pos yang memiliki implikasi biaya produksi (Mulyadi, 1997 :417).
Menurut Boockholdt sistem yang berinteraksi membentuk siklus produksi yaitu :
a. Payroll systems atau sistem pembayaran
Tujuannya untuk menghitung pembayaran kepada tenaga kerja, pembelian bahan baku dan bahan penolong dan BOP.
b. Inventory systems atau sistem persediaan
Tujuannya untuk memelihara catatan persediaan dan menunjukkan kepada manajer perusahaan mengenai tingkat persediaan.
c. Cost accounting systems atau sistem akuntansi biaya
Tujuannya untuk menentukan biaya produk yang dihasilkan dan mencatat biaya-biaya tersebut ke dalam catatan akuntansi.
5) Sistem Pengawasan Produksi dan Akuntansi Biaya
Sistem pengawasan produksi menurut Mulyadi (1997:417) terdiri dari jaringan prosedur yang mengawasi order produksi yang dikeluarkan agar terjadi koordinasi antara kegiatan penjualan, penyediaan bahan baku, fasilitas pabrik, dan penyediaan karyawan untuk memenuhi order tersebut.
Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh Departemen Produksi. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan dari pembeli, order produksi erat hubungannya dengan order yang diterima oleh Bagian Order Penjualan.
Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi biaya merupakan jaringan prosedur untuk mengumpulkan dan menyajikan biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya administrasi dan umum
prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya meliputi :
a. prosedur order produksi.
b. prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
c. prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung. d. prosedur produk selesai dan pencatatan pembebanan biaya
e. prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada pada SIA pengawasan produksi dan akuntansi biaya menurut Mulyadi (2001 : 430-435) adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi.
2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya.
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi. 4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi. 6. Bukti pemesanan material diotorisasi oleh kepala fungsi produksi
yang bersangkutan.
7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi pencatat utang. 8. Daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi dibuat oleh
fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
Praktik yang Sehat
10. surat order produksi, bukti pemesanan material, bukti kas keluar, bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.
11. secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening kontrol biaya dalam buku besar.
12. secara periodik dilakukan penghitungan persediaan yang ada di gudang untuk dicocokkan dengan kartu persediaan.
6) Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu, persediaan barang dagangan.
Terdapat dua metode pencatatan persediaan (Mulyadi 1997 : 417) : metode mutasi persediaan (perpetual inventory method), dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, dan metode persediaan fisik (physical inventory method), dimana hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat.
akuntansi. Bagian gudang menggunakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang, sedangkan bagian akuntansi mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang.
B. Sistem Pengendalian Intern
1) Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1997 :165). Pengertian Sistem Pengendalian Intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai sehingga pengertian Sistem Pengendalian Intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
2) Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Dari pengertian sistem pengendalian intern dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :
a. Untuk menjaga
kekayaan organisasi.
b. Untuk mengecek dan
c. Untuk mendorong efisiensi.
d. Untuk mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
3) Klasifikasi Sistem Pengendalian Intern
AICPA dalam statement on Auditing Procedure no. 29 menyatakan bahwa pengawasan-pengawasan dapat dibedakan sebagai:
a. Pengawasan Akuntansi
Terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan, dan berhubungan langsung pada, pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan finansial. Pengawasan akuntansi biasanya mencakup pengawasan-pengawasan seperti sistem pengesahan dan persetujuan, pemisahan tugas di antara pihak-pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak pelaksana atau penyimpan aktiva, pengawasan fisik atas aktiva dan internal auditing.
b. Pengawasan Administratif.
4) Elemen Sistem Pengendalian Intern
Menurut Arens dan Loebbeck ( 1996: 261) elemen Sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut :
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian dan pentingnya terhadap satuan usaha tersebut. Sub-sub elemen dari lingkungan pengendalian adalah :
a) Integritas dan nilai-nilai etika. b) Komitmen terhadap kompetensi. c) Falsafah manajemen dan gaya operasi. d) Struktur organisasi.
e) Dewan komisaris dan komite audit.
f) Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. g) Kebijakan dan prosedur kepegawaian.
b. Penetapan Risiko
perancangan dan pengoperasian sistem pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan.
c. Sistem Informasi dan Komunikasi Akuntansi
Kegunaan sistem akuntansi satu satuan usaha adalah untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi satu satuan usaha dan untuk mengelola akuntabilitas atas aktiva terkait.
d. Aktivitas Pengendalian
Aktifitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi tujuannya untuk pelaporan keuangan.
a) Pemisahan tugas yang cukup.
b) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktifitas. c) Dokumen dan catatan yang memadai.
d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. e) Pengecekan independen atas pelaksanaan. e. Pemantauan
Penilaian efektifitas rancangan operasi struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
Sistem informasi akuntansi mencakup sumber daya keuangan sebuah perusahaan. Sumberdaya-sumberdaya ini (contohnya : kas dan persediaan) harus dilindungi dari kegiatan merugikan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan. Perlindungan aktiva memerlukan pengembangan dan implementasi dari sistem pengendalian intern. Selain itu, sistem pengendalian intern juga menyelenggarakan fungsi lain, seperti membantu memastikan proses keakuratan data akuntansi dan membantu meningkatkan efisiensi secara operasional dalam perusahaan.
Untuk menghasilkan data akuntansi yang bermutu dan dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan, data haruslah diproses secara
valid atau sah. Keabsahan data dapat diakui apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan memadai.
Sistem informasi Akuntansi merupakan salah satu unsur dari sistem pengendalian intern, oleh karena itu apabila dalam suatu perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai, maka sistem pengendalian intern yang ada sudah berjalan dengan baik.
C. Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
1. Analisis Sistem yang Ada
Langkah ini dimaksud untuk mengetahui apa adanya sistem yang berlaku sekarang kelebihan maupun kelemahannya. Analisis yang tepat akan menolong perancang sistem untuk membuat perancangan yang benar-benar perlu saja. Analisis ini dilakukan dengan penelitian (survey). Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah :
a. Struktur organisiasi. b. Klasifikasi rekening. c. Jurnal.
d. Prosedur.
e. Formulir-formulir.
Analisis ini dilakukan dengan melaksanakan :
a. Analisis Terhadap Laporan Keuangan yang Disediakan Oleh Sistem yang Digunakan Sekarang Ini
Analisis ini dilakukan untuk menemukan informasi apa yang dibutuhkan oleh manajemen akan tetapi tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sedang digunakan.
b. Analisis Transaksi
Analisis transaksi meliputi analisis terhadap formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi. c. Analisis Catatan Pertama.
dan memepertimbangkan kemungkinan perancangan kembali jurnal yang ada atau perancangan jurnal-jurnal baru.
d. Analisis Catatan Terakhir
Catatan terakhir dalam sistem akuntansi adalah buku besar dimana analisis ini dilakukan dengan tujuan menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar yang ada atau pun perancangan yang baru.
2. Desain Sistem
Atas dasar semua data yang dihasilkan pada tahap analisis, kemudian dilakukan perancangan sistem. Langkah ini merupakan pekerjaan menyusun rancangan sistem yang baru atau mengubah sistem yang lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan.
Terdapat dua pendekatan yang digunakan dalam penyusunan sistem baru yaitu top down approach dan bottom up approach. Top Down approach adalah pekerjaan penyusunan sistem yang dimulai dengan mengidentifikasi informasi yang diperlukan, dilanjutkan dengan alat-alat yang diperlukan untuk menghasilkan informasi itu. Langkah-langkahnya adalah identifikasi informasi, identifikasi rekening dan kode, perencanaan jurnal, perencanaan bukti transaksi termasuk rencana prosedur.
perencanaan jurnal, klasifikasi rekening dan kodenya dan diakhiri dengan informasi yang dihasilkan (termasuk bentuk laporan).
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan alur pemikiran pendekatan atas ke bawah (top down approach) dimulai dari perancangan informasi yang dibutuhkan, kemudian diikuti perancangan cara-cara menghasilkan informasi tersebut.
3. Implementasi Sistem
Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk menggantikan sistem yang lama. Hal tersebut dapat diartikan sebagai pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bengkel King’s Baru merupakan Perusahaan keluarga Bp. Pono Budi Sularko yangdidirikan pada tahun 1967 dan berlokasi di Kepatihan Wetan. Pada mulanya perusahaan ini bergerak di bidang permesinan otomotif yang melayani pengerjaan seperti : korter silinder, gerinda crank shaft, dan sebagainya. Perusahaan ini mulai berkembang setelah menerima kontrak kerja dari PT. ASTRA FEDERAL untuk pembuatan Bikelift sepeda motor HONDA. Dengan adanya kontrak ini pengadaan fasilitas mesinpun mulai meningkat dan perusahaan ini mulai berani menerima order diluar bidang otomotif. Dari sinilah kemudian didirikan perusahaan Mesin Industri yang dapat menangani permesinan umum. Seiring dengan permintaan pesanan yang kian meningkat maka perusahaan ini mulai dapat mendirikan bangunan lain pada tahun 1980 yang kini berada di Banyuanyar. Fasilitas mesin yang kian menunjang membuat perkembangan perusahaan ini semakin baik dari tahun ke tahun.
B. Lokasi Usaha
Kantor Bengkel King’s berlokasi di Jalan Kepatihan No.4 Surakarta, Jawa Tengah. Sedangkan Pabrik Bengkel King's Baru berlokasi di Jalan Adi Sumarmo No. 253 Banyuanyar, Surakarta.
C. Bidang Usaha
Bidang usaha yang ditangani oleh bengkel King's meliputi : a. Pekerjaan otomotif mobil, antara lain :
2) Slyp Cylinder Head. 3) Rebuild Stang Metal.
4) Korter dan Verbus Cylinder Block.
5) Bubut Gardan. 6) Slyp Tromol. 7) Slyp Roll Karet.
b. Pembuatan spare part yang dikerjakan dengan komputer, antara lain : 1) Spare Part Mesin Rokok.
2) Spare Part Mesin Kubota. 3) Pen Angsang Drying.
4) Spare Part mesin untuk pengerjaan logam.
c. Pembuatan spare part yang dikerjakan secara manual, antara lain : 1) Spare Part Mesin Tekstil.
2) Spare Part mesin untuk Pengerjaan logam. 3) Spare Part mesin Makaroni.
4) Cetakan mesin genteng.
5) Pembuatan dan Perbaikan alat Cetak Sablon. 6) Pembuatan dan Perbaikan Cetakan Beton. 7) Mesin Industri.
d. Pembuatan Mold, antara lain : 1) Pembuatan Cap Cologne.
2) Pembuatan Mold Botol Cologne.
4) Pembuatan Core Resin.
5) Pembuatan Intake New Shogun.
6) Machining Dies UB ANF/KEVF. 7) Machining Dies Blank UB KEVF.
8) Pembuatan Cetakan Rubber Roll. 9) Pembuatan Mold Botol Pertamina.
D. Sruktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang baik diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem Organisasi ini menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola-pola tetap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
King’s Baru sebagai suatu unit usaha untuk mencapai tujuannya mempunyai struktur organisasi. Dalam penjelasan tugas dan tanggung jawab ini hanya disampaikan penjelasan yang singkat dan global saja. Hal ini disebabkan karena tugas dan tanggung jawab masing-masing sangat luas. Berikut ini penjelasan dan tugas masing-masing jabatan :
1. Direktur
memegang tanggung jawab tertinggi, baik di kantor pusat maupun di pabrik. Wewenang dan tanggung jawab :
Merencanakan dan menentukan kebijakan dalam memimpin perusahaan.
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan antar bagian
perusahaan.
Menerima dan membina kegiatan serta hubungan keluar.
2. Bagian Keuangan Tugas dan wewenang :
Mencatat setiap order penjualan.
Menandatangani slip order, slip tanda terima dan slip nota.
Menangani semua urusan administrasi perusahaan.
Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang.
Menangani transaksi pembelian termasuk pembayaran kepada suplier
atas pembelian bahan baku dan bahan penolong.
Menangani transaksi penjualan (menangani fungsi pemasaran).
Menangani urusan kepegawaian, membayar gaji dan upah karyawan.
Menyerahkan semua bukti transaksi perusahaan kepada bagian akuntansi
setiap bulan untuk keperluan pencatatan.
3. Bagian Teknik
Melaksanakan fungsi umum pabrik, air dan listrik, reparasi dan pemeliharaan mesin-mesin dan inventaris pabrik.
Melakukan pencatatan setiap transaksi perusahaan pada catatan akuntansi
seperti membuat jurnal dan buku besar.
Menyiapkan rekapitulasi pembukuan perusahaan setiap akhir periode
akuntansi.
Mengolah catatan akuntansi perusahaan untuk menghasilkan laporan
keuangan.
Mengatur dan mengawasi pembukuan serta surat menyurat perusahaan.
Mengarsip semua dokumen bukti transaksi perusahaan.
4. Bagian Produksi Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab terhadap lancarnya proses produksi.
Memberi otorisasi terhadap bukti-bukti transaksi yang dikeluarkan oleh
bagian produksi.
Melakukan pengawasan terhadap mesin-mesin yang digunakan selama
proses produksi.
Membuat rencana proses produksi dan pemakaian bahan baku.
Mengatur dan mengawasi proses produksi untuk memenuhi rencana
produksi serta pesanan-pesanan khusus yang masuk.
Mengadakan pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas hasil produksi.
Divisi ini meliputi mesin-mesin konvensional yang khusus melayani pekerjaan pembuatan spare part dan pembuatan mesin sederhana. Sebagian besar produk dalam divisi ini adalah pesanan yang tidak tetap, artinya pembuatan barangnya tidak selalu sama dalam kurun waktu tertentu. Namun kadang divisi ini hanya membuat barang tertentu dalam waktu yang relatif lama, contohnya dalam pembuatan satu unit mesin
b. Divisi Las dan Konstruksi
Pada awalnya divisi ini didirikan khusus menangani pembuatan bikelift yang sebagian besar pengerjaannya menggunakan las serta potong brander. Pembuatan bikelift mulai berkurang sehingga divisi ini mulai menangani pengerjaan las dan konstruksi. Divisi las tidak terlalu monoton dalam menangani pekerjaan las dan konstruksi, karena pekerjaan las dalam Bengkel King’s Baru tidak sebanyak dalam divisi lainnya. Oleh karena itu divisi ini kadang merangkap sebagai perakitan dan pemeliharaan mesin.
Barang yang telah selesai proses permesinannya dari divisi lain kadang memerlukan penyelesaian akhir yang hanya bisa dilakukan oleh ketrampilan manusia. Maka proses tersebut diarahkan ke divisi ini untuk proses penyelesaian akhir ini Pada divisi meliputi juga bagian pemotongan material.
Divisi ini masih baru terbentuk karena sumber daya manusia yang dimiliki bengkel King belum benar-benar terkoordinasi dengan benar. Namun Divisi ini sampai saat ini telah mampu menghasilkan berbagai produk yang cukup membanggakan serta mampu menarik minat
customer yang cukup banyak. Bahkan sekarang telah memproduksi part-part yang terus menerus dibuat dalam memenuhi produksi suatu perusahaan multinasional.
Dalam divisi ini ada 2 macam mesin CNC, yaitu CNC bubut dan CNC Milling. Sebagian besar pekerjaan CNC bubut adalah produk massal dalam jumlah yang relatif besar. Sedangkan CNC Milling
menangani produk yang tidak dapat dibuat dengan mesin konvensional dengan tingkat kesulitan yang tinggi seperti pembuatan cetakan plastik baik injeksi atau blow.
d. Divisi Gambar
Divisi ini mutlak berhubungan dengan semua divisi karena proses awal dalam suatu pekerjaan memerlukan suatu perencanaan. Oleh karena itu segala pesanan serta produksi dalam bengkel King’s selalu melalui proses gambar, kecuali pekerjaan tetap yang mungkin hanya memerlukan satu proses gambar.
Divisi ini dibagi 2 macam menurut jenis gambar yang ditangani :
1. Divisi gambar spare part & konstruksi sederhana : Menangani gambar permesinan konvensional dan konstruksi, biasanya hanya meliputi gambar kerja 2 dimensi.
Menangani gambar kerja permesinan CNC dan pembuatan program CNC yang bisa ditransfer melalui computer ke mesin. Biasanya memerlukan penggambaran 3 dimensi dalam membantu pembuatan program manufaktur.
e. Divisi Molding.
Dalam divisi ini segala pekerjaan pembuatan mold dilakukan, mulai dari proses poles hingga perakitan. Produk yang telah selesai diproses dari CNC maupun konvensional masuk ke divisi ini untuk dibenahi dan dirakit. Tidak menutup kemungkinan bila produk telah masuk ke divisi ini kembali diproses ke divisi lain lagi karena dalam proses perakitan kadang timbul masalah yang mungkin hanya dapat diselesaikan dengan me-machining lagi.
5. Bagian Gudang
Tugas dan wewenang :
melayani permintaan bahan dari bagian produksi dalam rangka
memenuhi kebutuhan bahan mentah dan bahan penolong.
Menerima Bahan Baku dan Bahan Penolong yang dibeli dari pemasok.
Mencatat mutasi persediaan.
Struktur organisasi King’s Baru untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 1.
Laporan keuangan dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi yang tersusun dari informasi-informasi yang terdapat pada catatan sebelumnya. Saat ini laporan yang dihasilkan berupa Laporan Keuangan : Laporan Laba Rugi, dan Laporan Arus Kas, serta Laporan Lain yaitu : Laporan Penjualan , dan Analisa Usia Piutang.
Klasifikasi Kode Rekening
Klasifikasi rekening di perusahaan King’s Baru disusun untuk memenuhi dan mengantisipasi transaksi-transaksi yang terjadi dan mungkin akan terjadi.
Buku Besar dan Buku Pembantu
Data-data akuntansi diposting ke buku besar berdasarkan dokumen sumber. Buku pembantu menggambarkan antara lain rekapitulasi beberapa penggunaan barang yang ada di gudang seperti pemakaian insert dan harga pokok pesanan yang diproduksi. Perusahaan tidak menyelenggarakan buku pembantu kartu biaya untuk merekam besarnya biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan tertentu.
H. Jurnal
Perusahaan menggunakan dokumen sumber sebagai jurnal dan langsung atau secara periodik diposting ke buku besar.
Dokumen yang dapat diperoleh dari Bengkel King’s Baru dapat dilihat pada lampiran. Dokumen dan formulir tersebut adalah sebagai berikut :
Slip Order
slip order disediakan untuk semua order dari pembeli yang masuk ke perusahaan. Pada perusahaan slip order ini diisi oleh bagian administrasi dan keuangan. Untuk pesanan yang dibayarkan tunai, slip order ini dapat langsung diotorisasi oleh bagian keuangan, sedangkan untuk pesanan yang dibayar kredit harus diotorisasi terlebih dahulu oleh direktur. Slip ini juga berfungsi sebagai order produksi.
Surat Jalan
Merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat keterangan pengiriman kepada pelanggan yang dilaksanakan oleh bagian pengiriman yang dalam struktur organisasi King’s Baru dilaksanakan oleh bagian administrasi dan keuangan. Dalam surat jalan ini sudah dicantumkan harga dan dibuat rangkap 3 oleh bagian keuangan.
Bukti Pemesanan Material
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh bagian produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.
Surat Pengerjaan Barang/ Working Order
memproduksi barang tertentu yang tidak bisa ditangani sendiri oleh bagian produksi perusahaan.
Kartu hadir atau Kartu Jam Kerja
Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi.
Surat Pengantar Pengiriman Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi produksi sebagai bukti bahwa pesanan barang telah dikirimkan kepada bagian pengiriman untuk selanjutnya diserahkan kepada pemesan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti selesainya produksi pesanan tertentu.
Purchase Order
Dokumen yang merupakan bukti pesanan pembelian
bahan.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang dibayar lewat kas.
Daftar Upah
Dokumen ini merinci daftar upah yang diterima oleh
karyawan.
Kartu Stok
Dokumen ini berisi catatan mengenai persediaan yang
masih terdapat di gudang.
Dokumen ini merupakan buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat harga pokok pesanan yang diproduksi.
Jadwal Kegiatan
Dokumen ini merupakan rincian urutan kegiatan produksi
untuk memenuhi pesanan tertentu.
Faktur/Nota Penjualan
Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan Bengkel King’s Baru baik tunai maupun kredit.
J. Sistem Informasi Akuntansi Bengkel King’s Baru Siklus Produksi 1. Sistem Pengawasan Produksi dan Akuntansi Biaya
Pengawasan produksi dilakukan oleh kepala bagian produksi/supervisor. Ia bertanggungjawab terhadap proses produksi. Order dari pelanggan didiskusikan bersama dengan direktur utama untuk mengetahui berbagai kendala atau kesulitan yang mungkin dihadapi untuk mewujudkan pesanan dari pelanggan.
a. Unit Organisasi yang Terkait 1) Fungsi Order
2) Fungsi Produksi
Fungsi produksi menerima order produksi untuk melaksanakan produksi sesuai surat pesanan. Fungsi ini juga bertugas membuat laporan produksi harian sesuai dengan jenis pekerjaan tiap divisi. 3) Fungsi Gudang
Dalam sruktur organisasi Bengkel King’s Baru, fungsi ini ditangani oleh bagian gudang. Fungsi ini bertanggungjawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong, dan barang lain yang digunakan dalam proses produksi untuk memenuhi pesanan. Fungsi ini juga bertugas untuk menerima barang dari supplier.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang digunakan untuk memproduksi pesanan kemudian merekap data-data akuntansi dan memposting ke buku besar dengan dasar dokumen sumber.
b. Sistem Otorisasi Dalam Pelaksanaan Transaksi
c. Prosedur Pelaksanaan Transaksi
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem 1) Prosedur Order Produksi
Dokumen dan Catatan yang Digunakan a) Surat pesanan rangkap 4.
b) Jadwal Kegiatan.
c) Bukti Pemesanan Material. Deskripsi Kegiatan
a) Pesanan dari pembeli diterima oleh fungsi order.
b) Slip order/surat pesanan tersebut akan berfungsi sebagai surat order produksi yang akan didistribusikan kepada pembeli, bagian produksi, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. c) Surat pesanan yang diterima oleh bagian produksi digunakan
untuk merencanakan proses produksi guna memenuhi pesanan sesuai yang tercantum di dalamnya. Perencanaan proses produksi meliputi rencana kegiatan yang menghasilkan dokumen jadwal Kegiatan, dan perencanaan kebutuhan bahan yang dituangkan dalam dokumen Bukti Pemesanan Material. Kemudian bagian produksi melaksanakan kegiatan produksi guna memenuhi pesanan.
a) Bukti Pemesanan Material rangkap 2. b) Kartu Stok.
Deskripsi Kegiatan
a) Bagian produksi atau yang meminta barang melakukan permintaan bahan dengan menyerahkan bukti pemesanan material kepada fungsi gudang.
b) Bagian gudang menerima bukti pemesanan material dan menyerahkan barang kemudian mencatat mutasi persediaan pada kartu stok dan mengarsip bukti pemesanan material. c) Bagian produksi menerima barang dari bagian gudang,
mencocokkannya dengan bukti pemesanan material.
d) Bagian produksi membuat laporan pemakaian material dan mengarsip bukti pemesanan material.
3) Prosedur Pengembalian Barang Gudang
Pada proses produksi, perhitungan kebutuhan material dianggap benar-benar tepat sesuai kebutuhan sehingga selama ini tidak pernah ada bukti pengembalian barang ke gudang dan tidak ada prosedur pengembalian barang ke gudang, bila hal tersebut terjadi hanya merupakan transaksi/ kegiatan secara lisan.
4) Prosedur Pencatatan Jam Kerja dan Biaya Tenaga Kerja Langsung
Dokumen dan Catatan yang Digunakan a) Kartu Hadir/ Kartu Jam Kerja.
c) Bukti Kas Keluar.
d) Kartu Harga Pokok Produk. Deskripsi Kegiatan
a) Bagian produksi mencatat jam kerja tenaga kerja langsung ke dalam kartu jam kerja dan menyerahkannya kepada bagian keuangan.
b) Bagian keuangan menerima kartu jam kerja dan mengadakan perhitungan upah tenaga kerja langsung berdasarkan jam hadir, jumlah produk yang dihasilkan dan jumlah karyawan.
c) Bagian keuangan membuat daftar upah tenaga kerja langsung dan membuat laporan biaya tenaga kerja langsung kemudian menyerahkannya ke bagian akuntansi.
d) Bagian Keuangan menyiapkan bukti kas keluar rangkap 2, lembar 1 untuk kepentingan pembayaran upah dan lembar 2 diserahkan kepada bagian akuntansi.
e) Bagian akuntansi menerima Daftar Upah, Bukti kas keluar lembar 2, dan laporan biaya tenaga kerja langsung dari bagian keuangan. Kemudian mencatat daftar upah ke dalam kartu harga pokok produk, dan mengarsip ketiga dokumen tersebut menurut nomor urut.
5) Prosedur Pencatatan Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya yang berasal dari Pengeluaran Kas
.aDokumen dan Catatan yang digunakan a) Nota pembelian.
c) Buku besar.
Deskripsi Kegiatan
a) Bagian keuangan membuat bukti kas keluar 3 lembar berdasarkan dokumen pendukung yaitu nota pembelian dari pemohon.
b) Mencatat bukti kas keluar pada laporan Bon perusahaan. c) Bukti kas keluar didistribusikan kepada pemohon dan bagian
akuntansi, serta satu lembar diarsip oleh bagian keuangan. d) Bagian akuntansi menerima bukti kas keluar dan melakukan
posting ke buku besar atas transaksi pengeluaran kas.
6) Prosedur Pencatatan Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya yang berasal dari Penyusutan
Dokumen dan Catatan yang Digunakan a) Daftar depresiasi aktiva tetap.
b) Jurnal Umum. .bDeskripsi kegiatan
a) Setiap bulan akuntan perusahaan mengisi besarnya depresiasi untuk setiap aktiva tetap perusahaan pada daftar depresiasi aktiva tetap.
b) Besarnya penyusutan periode tersebut dijurnal di jurnal umum. c) Secara periodik jurnal diposting ke buku besar.
Selama ini belum diselenggarakan suatu sistem informasi akuntansi persediaan yang memadai pada perusahaan. Metode pencatatan persediaan yang digunakan oleh perusahaan adalah metode mutasi persediaan untuk dapat mengetahui saldo persediaan yang ada di gudang.
Perusahaan tidak membuat laporan harga pokok penjualan, tidak diselenggarakan prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, dan sistem penghitungan fisik persediaan tidak dilakukan secara komprehensif.
Catatan persediaan hanya meliputi persediaan bahan baku, tidak diselenggarakan pencatatan persediaan produk jadi. Perusahaan belum melakukan stock opname terhadap persediaannya dan hanya mempercayakan kepada bawahannya untuk melakukan perhitungan fisik persediaan.
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
A. ANALISIS SISTEM 1. Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang
Laporan akuntansi yang saat ini dihasilkan yaitu Laporan Laba Rugi dan Laporan Arus Kas, serta laporan lain yaitu Laporan Penjualan dan Laporan Analisa Piutang. Laporan Laba Rugi yang ada saat ini tidak memenuhi format pelaporan yang seharusnya karena tidak memasukkan unsur harga pokok penjualan, selain itu perusahaan belum menyelenggarakan laporan keuangan yang lengkap seperti Neraca, dan Laporan Perubahan Modal. Laporan keuangan yang sekarang dihasilkan belum bisa mencerminkan kondisi yang sesungguhnya dan belum dapat memberikan informasi yang mudah dipahami dan sangat dibutuhkan untuk mengelola kekayaan perusahaan.
2. Analisis Transaksi
Analisis transaksi yang dilakukan pada Bengkel King’s Baru meliputi unit organisasi yang terkait, formulir yang digunakan, sistem otorisasi, catatan akuntansi yang digunakan, dan prosedur pelaksanaan transaksi.
Di dalam struktur organisasi Bengkel King's Baru masih belum terdapat pemisahan fungsi dan wewenang dengan jelas.
Beberapa catatan yang perlu diperhatikan antara lain :
1) Bagian keuangan merangkap fungsi pembelian yang bertugas melakukan mencari dan melakukan transaksi dengan pemasok. 2) Dalam struktur organisasi Bengkel King’s Baru tidak terdapat
bagian penjualan maka fungsi penjualan dilakukan oleh kepala bagian produksi langsung yaitu penerimaan order dari pembeli. 3) Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi dipegang langsung
oleh bagian produksi. Sehingga terjadi perangkapan fungsi yaitu fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan fungsi produksi. 4) Fungsi gudang yang seharusnya dilakukan oleh bagian gudang
terkadang masih bercampur dengan bagian produksi. 5) Fungsi pengiriman dilakukan oleh fungsi keuangan.
6) Tidak terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara bagian keuangan dan bagian akuntansi.
b. Formulir yang Digunakan
1) Formulir yang digunakan oleh Bengkel King’s Baru belum lengkap, belum semua transaksi terekam dalam formulir.
c. Sistem Otorisasi.
Beberapa transaksi keuangan dapat terjadi tanpa otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan.
Catatan akuntansi yang digunakan Bengkel King’s Baru untuk mencatat transaksi masih sangat kurang. Belum terdapat jurnal yang memadai untuk mencatat transaksi yang terjadi. Bengkel King’s Baru menggunakan dokumen sumber sebagai jurnal. Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi. Tiap hari atau tiap bulan diadakan rekapitulasi terhadap dokumen-dokumen sumber tersebut untuk menghasilkan laporan.
e. Prosedur Pelaksanaan Transaksi
Prosedur yang digunakan Bengkel King’s Baru dalam pelaksanaan transaksi dapat dikatakan masih kurang memadai.
Adapun hasil analisis transaksi pada Bengkel King’s Baru adalah sebagai berikut :
1) Sistem Pengawasan Produksi dan Akuntansi Biaya Prosedur Order Produksi
a. Terdapat perangkapan fungsi penjualan, fungsi produksi dan fungsi perencanaan dan pengawasan produksi. Fungsi order penjualan dilakukan oleh bagian produksi.
b. Tidak ada bagian khusus yang menangani fungsi perencanaan dan pengawasan produksi.
c. Dokumen surat pesanan juga berfungsi sebagai surat order produksi.
d. Tidak ada dokumen daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi. Dokumen yang ada berupa jadwal kerja dengan format yang kurang memadai.
Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang a. Terdapat perangkapan fungsi perencanaan dan pengawasan
produksi dengan fungsi produksi. Keduanya dilakukan oleh bagian produksi mulai dari perencanaan hingga operasionalnya.
b. Fungsi produksi dan fungsi gudang tidak dipisahkan secara tegas. Tidak ada otorisasi bukti transaksi dari pihak yang benar-benar berwenang melakukan otorisasi.
c. Permintaan bahan langsung dilakukan oleh kepala bagian produksi kepada fungsi gudang dan seringkali dilakukan secara lisan tanpa otorisasi yang memadai.
