MENYIAPKAN INFORMASI DAN LAPORAN PELATIHAN
MENGIDENTIFIKASI DATA YANG BERKAITAN DENGAN PENYELENGGARAAN PELATIHAN
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mengidentifikasi Data yang Berkaitan dengan Penyelenggaraan Pelatihan
1. Macam dan Kegunaan Metode Pengumpulan Data a. Macam-macam Metode Pengumpulan Data
1) Metode Kualitatif
Metode kualitatif adalah proses pengumpulan data pada umumnya menilai fakta atau gejala sosial yang diteliti tidak menggunakan angka, melainkan cukup menggunakan standar mutu atau kualitas yang dinyatakan dengan kata kata, misalnya:
a) rendah, sedang, tinggi; b) kurang, cukup, banyak; c) jelek, bagus, bagus sekali;
d) sebagian kecil, sebagian besar, pada umumnya.
Karena menggunakan penilaian relatif atau tidak pasti, maka ada yang mengatakan hasil penelitian kualitatif itu tidak objektif. Untuk menghindari hal itu, maka diupayakan tidak hanya menggunakan analisis kualitatif, tetapi juga analisis kuantitatif.
Pengumpulan data kualitatif pada umumnya mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a) Penyusunan proposal lebih mudah dengan variabel sederhana. b) Alat pengumpul data sudah disusun lebih dahulu.
c) Bila menggunakan sampel dapat secara purposive. d) Fakta (data) diperoleh langsung dari sumber pertama. e) Analisis data dilakukan secara kualitatif.
2) Metode Kuantitatif
Metode kuantitatif adalah proses pengumpulan data pada umumnya menilai fakta dan gejala yang diteliti dengan menggunakan angka.
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 6 dari 33
Pengumpulan data kuantitatif pada umumnya mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a) Penggunaan beberapa faktor yang dianggap mewakili atau menjelaskan fenomena dan pencarian hubungan non-kausal atau kausal antar faktor tersebut (deterministik).
b) Pengumpulan data hanya dilaksanakan pada faktor yang dianggap mewakili atau menjelaskan fenomena, dan sebagai konsekuensinya data yang dikumpulkan tersebut akan membatasi kemungkinan temuan analisis. Dengan kata lain, lingkup temuan analisis dibatasi oleh data yang dikumpulkan, tetapi temuan penelitian itu sendiri tergantung pada jenis analisis yang digunakan.
c) Pengumpulan data terlebih dahulu membuat perencanaan pengumpulan lingkup dan jenis data, serta jenis analisis kuantitatif yang akan digunakan.
3) Metode Gabungan Kualitatif dan Kuantitatif
Metode gabungan kualitatif dan kuantifatif adalah proses pengumpulan data dengan menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif dengan tujuan agar data kualitatif bisa diukur berdasarkan data kuantitatifnya setelah data kualitatif dibuat kriteria kuantitatifnya.
b. Kegunaan Metode Pengumpulan Data
1) Metode Kualitatif, untuk mengukur sejauh mana manfaat dari fasilitas latihan, proses pembelajaran, isi program pelatihan (kurikulum/silabus), perilaku peserta pelatihan, pendapat peserta terhadap pelatihan yang diikutinya dengan cara melakukan observasi, wawancara, dan mempelajari himpunan dokumen.
2) Metode Kuantitatif, untuk mengukur jumlah dengan cara melakukan tabulasi, tes,daftar cek, dan himpunan dokumen
3) Metode Gabungan Kualitatif dan Kuantitatif, untuk memperoleh data kualitatif dan kuantitatif dengan cara melakukan mempelajari dokumen, menyampaikan kuesioner, tes, menggunakan cek lis, pengamatan langsung, dan wawancara.
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 Kode Modul
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 7 dari 33
2. Cara Menyiapkan Metode Pengumpulan Data
Berdasarkan macam dan kegunaan metode pengumpulan data di atas maka ketiga metode tersebut perlu digunakan untuk memperoleh data dalam rangka penyiapan informasi dan laporan pelatihan. Dengan demikian, macam-macam alat pengumpulan data yang perlu disiapkan tentunya mengacu pada setiap macam metode pengumpulan data tersebut. Ada pun alat pengumpulan data yang perlu disiapkan sebagai berikut:
1) Himpunan Dokumen
a) Mencatat dokumen apa saja yang diperlukan
b) Menghubungi unit kerja tempat dokumen-dokumen tersebut disimpan c) Memperoleh dokumen yang diperlukan dari tempat penyimpanan
dengan mengikuti prosedur peminjaman dokumen. 2) Kuesioner
a) Mempelajari pedoman membuat kuesioner sebagai berikut:
(1) Kuesioner hendaknya memiliki pengantar, petunjuk mengisi jawaban, stem dan opsi
(2) Ciri-ciri kuesioner yang baik:
(a) Stem ditulis dengan menggunakan kata-kata, istilah, atau kalimat yang jelas, tegas, sederhana, sopan, dan mudah dimengerti oleh responden
(b) Setiap stem dikemukan secara khusus, mengandung satu pengertian sehingga tidak rancu bagi responden
(c) Setiap pertanyaan/pernyataan tidak mengandung unsur sugesti sehingga responden seakan-akan merasa diarahkan untuk memilih suatu jawaban tertentu
(d) Opsi dikemukakan dengan tegas, mengandung daya pembeda yang jelas antara satu pilihan yang satu dengan pilihan yang lainnya, setiap pilihan jawaban berdekatan atau serumpun dan homogen
(e) Format dan isi kuesioner menarik perhatian responden. b) Menetapkan siapa yang akan menjadi responden atau sasaran
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 8 dari 33
c) Menetapkan poin-poin yang akan diperoleh datanya d) Menetapkan pola pengolahan datanya
e) Menjabarkan poin-poin yang sudah ditetapkan ke dalam kalimat pernyataan atau pertanyaan.
f) Mengujicobakan kepada orang lain terlebih dahulu sebelum digunakan kepada responden untuk mendapatkan tingkat reliabilitas dan validitas materi kuesioner.
g) Lakukan perbaikan berdasarkan hasil uji coba. Contoh Kuesioner lihat di Lampiran 1
3) Tes
Untuk melakukan tes diperlukan instrumen tes untuk mengukur kemajuan kompetensi peserta pelatihan secara individu, baik untuk mengukur pengetahuannya maupun keterampilannya setelah mengikuti proses pelatihan. Ada dua bentuk materi tes pengetahuan, yaitu tes obyektif dan tes subyektif. Untuk proses pelatihan lebih tepat menggunakan bentuk obyektif tes karena pengukurannya lebih obyektif dibandingkan bentuk subyektif. Data hasil pengukuran kemajuan kompetensi peserta pelatihan ini akan digunakn sebagai bahan penyusunan laporan pelatihan.
4) Cek-Lis
Adalah deretan pernyataan yang responden/obyek yang dinilai tinggal membubuhkan tanda cek () sesuai dengan kehendaknya terhadap setiap pernyataan atau pertanyaan yang disampaikan kepadanya.
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 Kode Modul
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 9 dari 33
Tabel 1
Cek-lis untuk Persyaratan Peserta Pelatihan
NO. URAIAN YA TIDAK
1 Apakah pendidikan terakhir yang dipersyaratkan telah dipenuhi (dibuktikan dengan fotokopi ijasah) 2 Apakah batasan usia yang dipersyaratkan telah
dipenuhi
3 Apakah pengalaman kerja minimal yang
dipersyaratkan telah dipenuhi (dibuktikan dengan surat keterangan pengalaman kerja)
4 Apakah persyaratan kesehatan telah dipenuhi (dibuktikan dengan medical report)
5 Apakah kompetensi dan pelatihan sebelumnya yang dipersyaratkan telah dipenuhi (dibuktikan dengan RCC dan RPL)
5) Observasi/Pengamatan Langsung
Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang tidak menggunakan perkataan atau tidak disertai dengan komunikasi lisan. Ada pun langkah-langkah melakukan observasi sebagai berikut:
a) Menetapkan tujuan observasi
b) Menentukan subyek atau kelompok yang akan diobservasi c) Mendapatkan ijin atau persetujuan untuk melakukan observasi d) Memperoleh penerimaan baik dari subyek
e) Melakukan observasi terhadap subyek dan merekam catatan-catatan lapangan dalam kurun waktu tertentu
f) Menyelesaikan peristiwa kritis seperti meluruskan kekeliruan subyek yang memandang evaluator sebagai mata-mata
g) Mengakhir kegiatan observasi h) Menganalisis data
i) Melakukan pelaporan yang mencakup penyusunan laporan dan penyerahannya kepada pihak-pihak terkait.
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 10 dari 33
1) Wawancara
a) Mempelajari pedoman melakukan wawancara sebagai berikut:
b) Kenalkan diri anda sebelumnya kepada responden dan jelaskan maksud dan tujuan kunjungan anda;
c) Yakinkan responden bahwa informasi yang diberikan akan bersifat konfiderasi, yang diambil hanya angka dan bukan nama;
d) Laksanakan wawancara secara biasa dan jangan diperlihatkan tanda setuju atau tidak setuju dengan jawaban yang diberikan responden; e) Ajukan semua pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner/pedoman
wawancara dan jangan mengajukan pertanyaan yang tidak ada kaitan dengan responden;
f) Usahakan agar wawancara dapat terlaksana dalam waktu yang singkat dan jawaban yang lengkap dengan suasana yang akrab serta usahakan adanya kemungkinan untuk pertemuan lanjutan;
g) Ajukan semua pertanyaan dengan cermat agar responden memahami kata/istilah yang digunakan sehingga maksud pertanyaan dapat diterima sesuai dengan yang dimaksudkan
h) Membuat pedoman wawancara sebagai panduan waktu melakukan wawancara yang isinya merupakan kalimat untuk memperoleh data. 3. Sumber yang Valid dalam Penylenggaraan Pelatihan
Untuk mengetahui sumber yang sahih dalam penyelenggaraan pelatihan maka harus tahu terlebih dahulu mengenai alur kegiatan penyelenggaraan pelatihan. Ada pun alur penyelenggaraan pelatihan dapat dilihat seperti gambar skema di bawah ini.
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 Kode Modul
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 11 dari 33
Gambar 1
Alur Penyelenggaraan Pelatihan
Selanjutnya untuk mengetahui unit-unit mana yang menangani setiap kegiatan tersebut di atas, di bawah ini disampaikan penjelasannya.
Tabel 2
Kegiatan dan Unit yang Menangani Penyelenggaraan Pelatihan
KEGIATAN UNIT YANG MENANGANI
1. Pendaftaran/penerimaan calon siswa 1. Pemasaran/Pemberdayaan Lembaga, Keuangan 2. Seleksi calon siswa 2. Pemasaran/Pemberdayaan
Lembaga, Penyelenggaraan Pelatihan, Instruktur,
Perlengkapan, Program dan Evaluasi, Keuangan
3. Hasil seleksi calon siswa 3. Pemasaran/Pemberdayaan Lembaga
4. Her Registrasi 4. Pemasaran/Pemberdayaan Lembaga, Keuangan 5. Pembukaan Pelatihan 5. Semua Unit
6. Pelaksanaan Pelatihan 6. Penyelenggaraan Pelatihan, Instruktur, Perlengkapan, Program dan Evaluasi, Keuangan PENDAFTARAN/ PENERIMAAN CALON SISWA SELEKSI CALON SISWA HASIL SELEKSI
CALON SISWA REGISTRASI HER
PEMBUKAAN PELATIHAN PELAKSANAAN PELATIHAN PENGOLAHAN DATA HASIL PELATIHAN SIDANG KELULUSAN PENUTUPAN PELATIHAN LULUSAN ASESMEN TENAGA KERJA KOMPETEN
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 12 dari 33
7. Pengolahan Data Hasil Pelatihan 7. Instruktur
8. Sidang Kelulusan 8. Penyelenggaraan Pelatihan, Instruktur, Program dan Evaluasi, Perlengkapan, Keuangan
9. Penutupan Pelatihan 9. Semua Unit
10. Asesmen 10. Penyelenggaraan, Program
dan Evaluasi, Instruktur, Perlengkapan
4. Cara Memperoleh Data yang Berkaitan dengan Penyelenggaraan Pelatihan
a. Menyiapkan alat pengumpulan data yang sesuai dengan data yang dibutuhkan
b. Menghubungi bagian/unit tempat data disimpan atau didapatkan dengan cara:
1) Intercommunication Media 2) LAN (Local Area Network) 3) Kunjungan langsung.
c. Menggunakan alat pengumpul data yang sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Khusus untuk himpunan dokumen caranya:
1) Mempelajari dokumen yang sudah diperoleh, baik dari unit sendiri maupun dari unit lain
2) Mencatat poin-poin yang diperlukan sebagai bahan informasi.
d. Membuat rekap seluruh data yang sudah diperoleh dan diklasifikasikan sesuai dengan kelompok/jenisnya masing-masing.
5. Cara Mengolah Data Menjadi Informasi
Sebelum menguraikan bagaimana caranya mengolah data menjadi informasi, terlebih dahulu perlu dipahami bagaimana alur mengolah data tersebut. Di bawah ini dikemukakan skema mengolah data menjadi informasi.
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 Kode Modul
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 13 dari 33
Gambar 2
Skema Alur Mengolah Data Menjadi Informasi
Data diperoleh dari sekumpulan fakta, bukan nonfakta. Data yang diolah harus valid. Agar data valid, data itu harus ada relevansinya dengan kegiatan yang akan dikerjakan yang diperoleh dari sumber yang jelas atau ahlinya, selanjutnya dilakukan check and recheck sehingga data itu dapat dipercaya (reliable).
Dalam pengolahan data menjadi informasi pada dasarnya bisa dilakukan oleh manusia tanpa komputer, tetapi selama proses pengolahan tersebut bisa dilakukan oleh komputer akan lebih baik karena prosesnya akan lebih efisien dan hasilnya akan lebih akurat. Jadi, ada sebagian proses yang sebaiknya dikerjakan oleh manusia dan ada sebagian lainnya sebaiknya dikerjakan oleh komputer. Oleh sebab itu, dalam hal ini perlu adanya interaksi antara manusia dan komputer melalui operasi on line sehingga akan lebih mempermudah dan mempercepat proses disiapkannya informasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Mengapa data harus valid? Data yang valid akan menghasilkan informasi yang valid juga sejauh dikerjakan oleh SDM yang qualified. Informasi
yang valid akan menghasilkan keputusan yang valid juga.
DATA ANALISIS DATA INFORMASI
VALID: 1. Relevan 2. Jelas Sum-bernya 3. Teliti Ulang 4. Dapat Dipercaya BERUPA: 1. Jawaban atas pertanyaan 2. Saran 3. Laporan 4. Surat 5. Alternatif keputusan PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Memilih/memilah data 2. Klasifikasi/Kompres/ penyaringan data 3. Telaah data: - Membandingkan - Cek benar-salah - Mengurai
FAKTA
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 14 dari 33
Dengan demikian, tujuan yang telah ditetapkan akan dapat dicapai sesuai dengan yang diinginkan. Demikian pula sebaliknya. Kalau data tidak valid, akan menghasilkan informasi yang tidak valid dan akan berdampak pada keputusan yang dihasilkan juga tidak valid, artinya penyelenggaraan pelatihan akan banyak masalah dan kendala.
Tabe 3
Contoh mengolah data menjadi informasi:
DATA ANALISIS DATA INFORMASI
Calon siswa sebanyak 83 orang, terdiri atas: - Tekmek 23 orang - Otomotif 37 orang - Sekretaris 23 orang Jadwal Pelatihan 10 hari
lagi
Materi tes seleksi sudah ada
Ruangan seleksi ada Instruktur terkait ada
Memeriksa berkas calon siswa terutama kelengkapan
persyaratan, baik dari pendidikan formal maupun persyaratan lainnya
Mengalokasikan kegiatan 10 hari untuk proses seleksi dan pascaseleksi dengan rincian 3 hari digunakan pemanggilan calon siswa, 1 hari koreksi, 4 hari pengumuman dan her registrasi
Memeriksa materi tes apakah sesuai dengan kondisi awal peserta
Kondisi calon siswa telah memenuhi persyaratan untuk diseleksi
Waktu cukup sampai jadwal dimulai pelatihan Materi tes layak
diguna-kan
Ruangan aula memadai untuk seleksi sebanyak 83 orang
Instruktur yang ada memenuhi persyaratan, baik dari jumlah maupun kemampuan menyeleksi
Mencek ruangan yang akan digunakan untuk seleksi apakah muat 83 orang
Memperoleh data
instruktur apakah pernah melakukan seleksi calon siswa
Mencek jadwal mengajar dan mengkonfirmasikan kepada yang bersang kutan
Secara umum pemakaian sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikemukakan di bawah ini.
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 Kode Modul
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 15 dari 33
Tabel 4
Pemakaian Umum Sistem Informasi Manajemen
SUBSISTEM
FUNGSIONAL POKOK BEBERAPA PEMAKAIAN UMUM
Pemasaran Ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisis pelanggan
dan penjualan
Produksi Perencanaan dan penjadwalan produksi, pengendalian biaya,
analisis biaya
Logistik Perencanaan dan pengendalian pembelian, stock barang, dan
distribusi
Personalia Perencanaan kebutuhan personel, menganalisis prestasi,
administrasi gaji
Keuangan Analisis keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal,
perhitungan pendapatan
Pengolahan informasi Perencanaan sistem informasi, analisis biaya/efektivitas
Menajemen puncak Perencanaan strategis, pengalokasian sumber daya
Gambar 3
Sistem Informasi Dikaitkan dengan Kegiatan Administrasi
INFORMASI Jawaban atas pertanyaan Saran Laporan Surat Alternatif keputusan MENGHIMPUN MEMILAH MENCATAT MENGOLAH MENGGANDAKAN MEDISTRIBUSIKAN MENYIMPAN DATA VALID: Relevan Jelas sumbernya Teliti ulang Dapat dipercaya FAKTA
HASIL PELAKSANAAN KEPUTUSAN PELAKSANAAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN PIMPINAN PUNCAK DATA TATA USAHA
Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan
Buku Informasi Versi: 2013 Halaman: 16 dari 33
6. Cara Menetapkan Data Sebagai Informasi Penyelenggaraan Pelatihan a. Mempelajari alur kegiatan penyelenggaraan pelatihan
b. Memperoleh data dari setiap unit dari alur kegiatan penyelenggaraan pelatihan
c. Menganalisis data yang diperoleh tersebut item 2) melalui kegiatan: 1) Mengklasifikasikan data
2) Memilih dan memilah data menjadi kelompok yang sejenis
3) Menelaah data melalui membandingkan, meneliti benar-salahnya, mengurai data sehingga memperoleh data yang valid.
d. Hasil analisis data disajikan melalui media penyajian dalam bentuk: 1) Surat
2) Laporan (tertulis atau lisan) 3) Tabel
4) Diagram
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Mengidentifikasi Data yang Berkaitan