Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menetapkan Data Hasil Analisis Sebagai Bahan Informasi Penyelenggaraan Pelatihan

MENYIAPKAN INFORMASI DAN LAPORAN PELATIHAN

MENETAPKAN DATA HASIL ANALISIS SEBAGAI BAHAN INFORMASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menetapkan Data Hasil Analisis Sebagai Bahan Informasi Penyelenggaraan Pelatihan

1. Cara Menetapkan Data Sebagai Informasi Penyelenggaraan Pelatihan

Berdasarkan uraian di atas terutama diruntut dari aliran penyelenggaraan pelatihan maka data yang disiapkan dianalisis dengan menggunakan tabel sebagai berikut:

a. Pendaftaran Calon Siswa

Tabel 4

Contoh Menetapkan Calon Siswa dari Hasil Pendaftaran

DATA ANALISIS

 Jadwal penyelenggaraan

pelatihan satu tahun ^{ Dicek kebenarannya dan} dikomfirmasi-kan ke unit perencanaan pelatihan

 Arsip pengumuman

penyelenggaraan pelatihan a.l. berupa brosur, selebaran, leaflet, dan lainnya

 Dicek apakah media

pengumuman tersebut yang digunakan dan dipahami isinya

 Perlengkapan yang digunakan untuk pendaftaran

 Dicek satu per satu apakah masih memadai dan sesuai dengan SOP

 Program pelatihan yang akan

dilatihkan ^{ Dicek dan dicocokkan dengan isi} pengumuman

 SOP pendaftaran  Dicek apakah merupakan SOP

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 18 dari 33}

b. Seleksi Calon Siswa

Tabel 5

Contoh Menetapkan Seleksi Calon Siswa

DATA ANALISIS

 Calon siswa sebanyak 83 orang, terdiri atas:

- Tekmek 23 orang

- Otomotif 37 orang

- Sekretaris 23 orang

 Memeriksa berkas calon siswa terutama kelengkapan

persyaratan, baik dari pendidikan formal maupun persyaratan lainnya

 Jadwal Pelatihan 10 hari lagi  Mengalokasikan kegiatan 10 hari untuk proses seleksi dan

pascaseleksi dengan rincian 3 hari digunakan pemanggilan calon siswa, 1 hari koreksi, 4 hari pengumuman dan her registrasi

 Materi tes seleksi sudah ada  Memeriksa materi tes apakah sesuai dengan kondisi awal peserta

 Ruangan seleksi ada  Mencek ruangan yang akan

digunakan untuk seleksi apakah muat 83 orang

 Instruktur terkait ada  Memperoleh data instruktur apakah pernah melakukan seleksi calon siswa

 Mencek jadwal mengajar dan mengkonfirmasikan kepada yang bersangkutan

 Jadwal seleksi  Memeriksa apakah pengaturan

waktunya sudah sesuai dengan kondisi yang ada

 Surat panggilan calon siswa  Memeriksa isi surat

 Perlengkapan seleksi  Memeriksa dengan menggunakan

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 ^{Kode Modul}

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 19 dari 33}

c. Hasil Seleksi Calon Siswa

Tabel 6

Contoh Menetapkan Hasil Seleksi Calon Siswa

DATA ANALISIS

 Berkkas hasil tes calon siswa  Mengelompokkan per jenis pelatihan

 Mencocokkan dengan daftar hadir peserta seleksi

 Kunci jawaban  Mencek ulang kesesuaian dengan

materi tes seleksi

 Undangan rapat kelulusan  Memeriksa kesesuaian isi undangan dengan tujuan rapat kelulusan

 Daftar peserta rapat  Mencek apakah seluruh pihak

terkait sudah terdaftar

 Ruang rapat  Memeriksa ruangan rapat apakah

sudah memenuhi kebutuhan rapat kelulusan seleksi

 Komputer dan printer  Mencek apakah berfungsi dengan

baik

 Daftar hadir peserta seleksi  Memeriksa apakah sesuai dengan fakta seleksi

 Notulis  Mengkonfirmasi kesiapan yang

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 20 dari 33}

d. Her Registrasi

Tabel 7

Contoh Menetapkan Her Registrasi Calon Siswa

DATA ANALISIS

 Daftar peserta seleksi yang dinyatakan lulus

 Memeriksa apakah memang sudah sesuai dengan hasil rapat dengan cara mecocokkannya dengan BA sidang kelulusan seleksi

 Arsip pengumuman hasil seleksi  Memeriksa apakah isinya sesuai dengan pelaskanaan seleksi yang meliputi tanggal pelaksanaan seleksi, jenis pelatihan, rentang waktu daftar ulang

 Arsip Berita Acara sidang kelulusan seleksi

 Mencek kesesuaian isi Berita Acara dengan fakta seleksi

 Petugas her registrasi ada 2 orang

 Mengkonfirmasi kesiapan yang bersangkutan

 Petugas keuangan ada 2 orang  Mengkonfirmasi kesiapan yang bersangkutan

 Perlengkapan administrasi her registrasi

 Mencek satu per satu apakah sudah lengkap macam dan banyaknya

 Ruang her registrasi di Front Office ditambah kursi setiap meja 2 kursi

 Memeriksa kesiapan ruangan apakah sudah memadai untuk pelaksanaan her registrasi

 Ruang tunggu bagi calon siswa  Memeriksa ruang tunggu apakah sudah memadai untuk pelayanan prima calon siswa yang

menunggu giliran untuk her registrasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 ^{Kode Modul}

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 21 dari 33}

e. Pembukaan Pelatihan

Tabel 8

Contoh Menetapkan Pembukaan Pelatihan

DATA ANALISIS

 Daftar calon siswa yang sudah her registrasi

 Mencek kembali secara teliti apakah daftar calon siswa sudah sesuai dengan hasil seleksi dan dipastikan keikutserta-annya mengikuti pelatihan

 Ruang aula untuk pembukaan ada

 Mencek apakah aula yang akan digunakan pembukaan siap dan memadai serta tidak digunakan untuk acara lain

 Susunan acara pembukaan ada  Memeriksa apakah susunan acara yang sudah disusun sudah sesuai dengan kondisi dan kebutuhan upacara pembu-kaan

 Para pelaku acara pembukaan ada

 Memastikan apakah pelaku yang telah disiapkan sudah sesuai dengan kebutuhan upacara pembukaan dan tidak ada kegiatan lain

 Naskah laporan pembukaan  Memeriksa apakah isi laporan sudah sesuai dengan isi upacara pembukaan

 Naskah sambutan pejabat yang membuka

 Memeriksa apakah naskah sambutan sudah sesuai dengan tujuan dan misi LPK serta up to date

 Hari dan tanggal pembukaan sudah ditetapkan

 Memastikan hari dan tanggal tersebut tidak ada acara bersamaan

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 22 dari 33}

f. Proses Pelatihan

Tabel 9

Contoh Menetapkan Pelaksanaan Pelatihan

DATA ANALISIS

 Alat dan bahan pelatihan siap sebanyak kebutuhan pelatihan

 Memeriksa apakah alat dan bahan sudah sesuai dengan kebutuhan unit kompetensi yang akan dilatihkan dan dijamin ketersediaannya

 Ruang teori dan praktik setiap jenis pelatihan tersedia

 Memeriksa apakah ruang teori dan praktik sudah memadai dengan kebut-tuhan pelatihan

 Jadwal pelatihan sudah tersusun  Memeriksa apakah sudah sesuai dengan rencana jam pembinaan dan kalender

 Instruktur yang akan melatih siap  Mengkorfirmasi kesesuaian kompetensi

 Modul pelatihan tersedia

sebanyak siswa ^{ Mencek kesesuaian modul} dengan unit kompetensi yang dilatihkan

 Media pembelajaran tersedia  Memeriksa ketersediaan alat peraga dan media pembelajaran, berfungsi dengan baik

 Keperluan administrasi pelatihan, ATK, perlengkapan siswa tersedia

 Memeriksa kesiapan dan

kelengkapan lembar-lembar isian keperluan pelatihan seperti daftar hadir siswa/instruktur, lembar penilaian, ATK siswa dan pelatihan

 Tenaga yang menangani administrasi pelatihan tersedia

 Mengkonfirmasi apakah semua tenaga yang menangani adm. Pelatihan siap

 Tenaga yang melayani bahan dan peralatan pelatihan tersedia

 Mengkonfirmasi apakah semua tenaga yang menangani bahan dan peralatan siap

 Peralatan K3 tersedia  Memeriksa ketersediaan peralatan

K3 dan berfungsi dengan baik

 Prasarana pelatihan seperti

locker, toilet, tempat cuci tangan, kantin, ruang waktu istirahat, dll. tersedia

 Memeriksa apakah semua prasarana pelatihan layak dan berfungsi dengan baik

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 ^{Kode Modul}

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 23 dari 33}

g. Pengolahan Hasil Proses Pelatihan Tabel 10

Contoh Menetapkan Hasil Proses Pelatihan

DATA ANALISIS

 Berkas hasil proses pelatihan berupa daftar nilai formatif/buku kerja, hasil sumatif, hasil

penugasan lainnya

 Mengkonfirmasi kesiapan berkas-berkas hasil proses pelatihan

 Instruktur yang melakukan

asesmen ^{ Mengkonfirmasi kesiapan} instruktur sebagai narasumber h. Sidang Kelulusan

Tabel 11

Contoh Menetapkan untuk Sidang Kelulusan

DATA ANALISIS

 Daftar nilai akhir hasil pengolahan

proses pelatihan dan lampirannya ^{ Mencek kesiapan daftar nilai akhir}

 Daftar pernonel yang diundang

rapat ^{ Memeriksa apakah personel yang} diundang sudah sesuai dengan kebutuhan sidang kelulusan

 Undangan rapat dan buku

ekspedisi ^{ Memeriksa kesesuaian isi} undangan

 Ruangan rapat yang digunakn sidang kelulusan dan

kelengkapannya

 Memeriksa kesiapan ruangan rapat yang akan digunakan untuk sidang kelulusan

 Komputer dan printer  Memeriksa apakah berfungsi baik

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 24 dari 33}

i. Penutupan Pelatihan

Tabel 12

Contoh Menetapkan Penyelenggaraan Penutupan Pelatihan

DATA ANALISIS

 Laporan penyelenggaraan pelatihan  Memeriksa isi laporan apakah sudah

sesuai dengan kondisi yang sebenarnya terutama dengan hasil sidang kelulusan

 Peserta pelatihan yang sudah selesai

mengikuti pelatihan ^{ Mengkonfirmasi kesiapan peserta untuk} hadir

 Daftar peronel yang diundang

penutupan ^{ Memeriksa apakah sudah sesuai dengan} pihak yang terkait dengan pelatihan

 Undangan penutupan pelatihan  Memeriksa isi undangan apakah sudah

benar

 Pelaku acara penutupan  Mengkonfirmasi para pelaku yang

diperlukan untuk memenuhi acara penutpan

 Naskah sambutan  Memeriksa isi naskah sambutan apakah

sudah memadai dengan kondisi pelatihan yang mau ditutup

 Ruangan yang digunakan penutupan

dan kelengkapannya ^{ Memeriksa kesiapan ruangan rapat dan} kelengkapannya

j. Asesmen

Tabel 13

Contoh Menetapkan Penyelenggaraan Asesmen/Sertifikasi

DATA ANALISIS

 Daftar peserta yang akan mengikuti

asesmen ^{ Memeriksa apakah daftar peserta} asesmen sudah benar

 Daftar unit kompetensi yang akan

diujikan ^{ Memeriksa apakah unit kompetensi} sudah sesuai dengan yang dikuasai oleh

peserta asesmen

 Asesor dari LSP  Mengkonfirmasi kesiapan dengan

menghubungi LSP-nya

 Materi asesmen  Memeriksa dan mengkonfirmasi

kesiapan materi asesmen

 Sarana dan prasarana asesmen  Memeriksa kesiapannya kepada para

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Bidang Tenaga Pelatihan PLK.TL02.006.01 ^{Kode Modul}

Judul Modul Menyiapkan Informasi dan Laporan Pelatihan

Buku Informasi Versi: 2013 ^{Halaman: 25 dari 33}

2. Cara Memilih Data Hasil Analisis Sebagai Informasi

a. Memilih data yang benar-benar telah menjawab atau sesuai dengan kebutuhan analisis

b. Mengkompilasi data tersebut

c. Mengkonfirmasi hasil pilihan tersebut kepada pihak terkait untuk dimintai masukannya

d. Berdasarkan hasil masukan dari pihak terkait disiapkan sebagai informasi guna pengambilan keputusan untuk tindakan selanjutnya.

B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menetapkan Data Hasil Analisis