27 5 Merencanakan pembagian dan
PENJAMINAN MUTU AKADEMIK DAN PENGELOLAANNYA
Manajemen mutu akademik STT Pelita Hati mengikuti pola kerja ”Siklus Deming”. Siklus ini terdiri dari empat komponen pokok, yaitu Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check (evaluasi), Action (tindakan lanjutan). Dengan menjalankan proses ini akan tercapai satu kondisi yang stabil dan terukur serta peningkatan mutu secara berkesinambungan.
PERENCANAAN
· Visi & Misi
· Kebijakan & Peraturan · Tujuan & Rencana Strategis
· Penentuan/Penyesuaian Standar
IMPLEMENTASI & PENGAWASAN
· Masukan · Proses · Keluaran EVALUASI INTERNAL/DIRI · Masukan · Proses · Keluaran EVALUASI EKSTERNAL
· Tinjauan Pakar Sejawat
· Akreditasi TINDAKAN · Perbaikan Mutu · Peningkatan Mutu · Penyesuaian Prosedur 5.1. Perencanaan
Kegiatan perencanaan merupakan bagian terpenting dari fungsi manajemen. Kegiatan ini mencakup penyusunan perencanaan, penyusunan strategi dan penyusunan pelaksanaan.
Penyusunan Perencanaan
Langkah penyusunan perencanaan adalah: 1. Menetapkan arah atau sasaran 2. Menentukan skala prioritas. 3. Menetapkan target.
Penyusunan Strategi
Penyusunan strategi meliputi: 1. Melakukan pemetaan.
2. Menetapkan struktur dan prosedur pelaksanaan. 3. Menentukan unit-unit kerja
4. Menentukan tugas masing-masing unit (job description)
5. Menentukan aturan-aturan (role of the game) akuntabilitas. 6. Menentukan mekanisme kerja dan koordinasi.
7. Menentukan mekanisme pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan.
30
Hal-hal yang perlu direncanakan adalah: 1. Siapa yang melaksanakan. 2. Bagaimana melaksanakannya. 3. Kapan dilaksanakan.
5.2. Pelaksanaan
Pembentukan unit penjaminan mutu akademik di tingkat STT diputuskan melalui Surat Keputusan Ketua dan diberi nama Badan Penjaminan Mutu Akademik (BPMA). Di Tingkat Prodi diberi nama Gugus Penjaminan Mutu (GPM) yang dibentuk oleh Ketua dan Senat yang berfungsi sebagai penyelenggara penjaminan mutu akademik di tingkat Prodi. Unit ini yang bekerja di bawah Ketua program Studi dan berfungsi sebagai penyelenggara penjaminan mutu akademik di tingkat Departemen.
Untuk melaksanakan kegiatan evaluasi penjaminan mutu, perlu dibentuk satu unit yang mandiri (independent). Kalau memungkinkan anggota dari unit ini adalah mereka yang tidak menduduki jabatan struktural di STT. Akan tetapi kalau hal ini tidak memungkinkan, maka seorang pejabat boleh menjadi anggota dengan ketentuan yang bersangkutan tidak boleh mengevaluasi unit yang dipimpinnya. Unit kerja ini disahkan oleh Ketua dengan sebuah Surat Keputusan.
Mekanisme koordinasi antara Ketua, Pembantu Ketua dan Program Studi
a. Ketua Program Studi melaporkan kepada Waket I dan BPMA evaluasi proses pembelajaran yang telah dilaksanakan bersama UPM.
b. Wuket I menerima laporan audit mutu internal. Selanjutnya laporan tersebut diteruskan ke Senat STT. c. Senat STT akan mempelajari laporan dari Waket I. Kemudian untuk meningkatkan mutu pendidikan,
Senat STT dapat menentukan kebijakan serta peraturan baru untuk Prodi.
d. Senat memberikan laporan penyelenggaraan akademik Prodi kepada Ketua dan BPMA dua kali dalam setahun, yaitu selambat-lambatnya sebulan setelah semester berakhir.
e. BPMA meminta surat perintah kepada Ketua untuk melakukan klarifikasi/evaluasi kepada Program Studi.
f. Hasil klarifikasi/evaluasi disampaikan kepada Ketua, Senat dan Program Studi.
Mekanisme Penentuan Kebijakan
Kebijakan dan sistem pengelolaan penyusunan kebijakan hingga pengambilan keputusan adalah pedoman stratejik yang berfungsi sebagai penunjuk arah dalam pengembangan institusi. Kebijakan diperlukan untuk memberi petunjuk tentang kegiatan yang harus dilakukan segera untuk mencapai keadaan yang lebih baik di masa depan. Kebijakan yang dihasilkan harus mendukung visi, misi, dan tujuan institusi serta dipahami secara baik oleh anggota institusi, dengan tetap mengedepankan penjaminan mutu, baik itu mutu pendidikan, penelitian maupun pengabdian pada masyarakat.
Kebijakan institusi ditujukan agar tatalaksana institusi terlaksana dengan baik sesuai dengan tujuan STT itu sendiri. STT sebagai institusi yang berfungsi melaksanakan pendidikan dan penelitian, memerlukan tata laksana yang terprogram agar dapat melaksanakan pendidikan dan penelitian yang mendukung cita-cita lembaga secara konsisten, efisien dan efektif untuk menghasilkan lulusan yang bermutu dan profesional yang berdaya saing tinggi. Tata kelola disusun untuk memberikan arah dalam pelaksanaan, pengembangan dan menjaga jalannya institusi agar tetap sesuai dengan tujuan dan misi utamanya. Tata kelola diatur dalam suatu kebijakan. Kebijakan ditujukan baik kepada pelaksana institusi (pamong), anggota institusi dan kepada elemen pendukung lainnya.
Dalam struktur lembaga STT Pelita Hati, kebijakan akademik merupakan tugas dan wewenang Ketua atas usulan Senat. Kebijakan yang diambil harus mendapat persetujuan Yayasan sebelum diimplementasikan.
Jenis kebijakan
Kebijakan merupakan instrumen dalam suatu sistem organisasi, sistem dapat berjalan sesuai tujuan atau misi utamanya jika dikelola dengan kebijakan-kebijakan yang searah dengan tujuan dan cita-cita lembaga. Kebijakan di tingkat STT antara lain adalah kebijakan yang terkait dengan:
1. Sumber daya akademik, non-akademik dan mahasiswa serta materi pendukung lainnya. 2. Tata kelola proses pendidikan dan penelitian yang menjadi misi utama STT.
31
3. Standar administrasi keuangan dari seluruh proses pendidikan dan penelitian di STT. 4. Kebijakan moral dan etika STT yang harus menjaga akuntabilitas perannya di masyarakat.
Dalam menentukan kebijakan, manajemen akademik bertugas merumuskan arah dan dasar pemikiran kebijakan itu seperti yang tertuang dalam Statuta STT, mendokumentasikan dan mensosialisasikan kebijakan dan meningkatkan komitmen untuk melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan.
5.3. Evaluasi Diri Penjaminan Mutu
Evaluasi Internal mencakup analisa dari jalannya proses akademik serta mempelajari laporan evaluasi diri institusi. Hal tersebut ditindaklanjuti dengan pemeriksaan di lapangan untuk melakukan verifikasi data dan isi laporan evaluasi diri, baik yang terkait dengan proses penyelenggaraan maupun hasil kinerja institusi. Kegiatan verifikasi data disebut sebagai kegiatan audit, asesmen dan diakhiri dengan evaluasi. Kegiatan audit, asesmen dan evaluasi disajikan terpisah dari buku pedoman ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi diri adalah seperti di bawah ini.
Pengertian
Evaluasi Diri dalam penjaminan mutu adalah satuan langkah evaluasi internal yang diupayakan oleh STT Pelita Hati demi mendapatkan suatu gambaran yang jelas dan menyeluruh tentang kondisi internal kebijakan dan penentuan kebijakan, perencanaan, kepemimpinan, dokumentasi, mekanisme kerja dan kinerja setiap unit serta sistem monitoring terhadap penyelenggaraan kegiatan akademik dan kegiatan lainnya.
Evaluasi Diri menghasilkan perspektif mendalam tentang tujuan dan sasaran dari STT dan seberapa jauh telah tercapai. Hal tersebut berkaitan dengan pertanyaan di bawah ini:
1. Mengapa kita melakukan apa yang kita buat? Apakah kita telah melakukan hal yang benar ? 2. Apakah kita melakukan hal yang benar dengan cara yang benar ?
3. Apakah kita mempunyai instruksi yang jelas dan rinci tentang proses/mekanisme demi mewujudkan apa yang sesungguhnya kita inginkan ?
4. Apakah kita telah benar-benar mencapai apa yang kita inginkan ?
Unit Pelapor
1. Tingkat Program Studi... ... Ketua Program Studi 2. Tingkat Senat/Lembaga ...Ketua Senat/Waket 3. Tingkat STT ...Ketua STT
Jadwal Pelaporan Evaluasi Diri
1. Tingkat Program Studi ... 2 x setahun, awal semester dan di akhir semester 2. Tingkat Senat/Lembaga ...1 x setahun, di awal tahun akademik baru 3. Tingkat STT ...2 x setahun, di awal dan di akhir tahun.
5.4. Sistem Monitoring dan Evaluasi Kebijakan Analisis Komponen Mutu Manajemen Akademik
1. Setiap komponen mutu di atas dianalisa dan dibandingkan dengan kriteria dan indikator maupun mekanisme kerja yang tertera dalam bab IV Standar Mutu Manajemen Akademik.
2. Analisa kekuatan dan kelemahan dari masing-masing komponen mutu
Hal-hal yang perlu diperbaiki
Penemuan kelemahan dari hasil analisa komponen mutu tersebut di atas, perlu diperbaiki dan dalam bab ini memuat rangkuman komponen-komponen mutu yang perlu diperbaiki
Rencana Perbaikan Komponen Penjaminan Mutu
Memuat rencana perbaikan mutu berdasarkan hasil analisa tentang butir-butir mutu yang perlu diperbaiki disertai jadwal kegiatan dan personalia penanggung jawab kegiatan dan rencana anggaran belanja.
32
Daftar Isi Laporan Evaluasi Diri Penjaminan Mutu
1. Tim Penyusun 2. Kata Pengantar
3. Deskripsi Komponen Penjaminan Mutu 4. Analisa Komponen Mutu
5. Rencana Perbaikan Mutu (jadwal kegiatan, pelaksana dan rencana biaya pelaksanaan) 6. Lampiran
5.5. Perbaikan dan Penyempurnaan
Setelah dilakukan analisa mengenai kekuatan dan kelemahan dari masing-masing komponen manajemen mutu, maka akan diadakan penyusunan perencanaan kembali sebagai perbaikan. Komponen-komponen mutu yang perlu diperbaiki sesuai dengan renstra serta bepedoman pada visi, misi dan tujuan STT Pelita Hati. Dengan demikian akan tercapai perbaikan secara berkesinambungan
BAB VI PENUTUP
Penjaminan mutu pada STT Pelita Hati berpedoman pada prinsip pelayanan akademik dan pendukungnya yang dilakukan sesuai standar, permintaan dan kepuasan para stakeholders serta diselenggarakan dengan prinsip efektifitas dan efisiensi. Adanya penyelenggaraan penjaminan mutu yang efektif dan efisien, STT Pelita Hati berusaha memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pihak terkait dan membangun atmosfer akademik untuk mencapai visinya sebagai lembaga pendidikan Teologi yang dapat berkontribusi nyata bagi bangsa dan negara khususnya kalangan gereja dengan menghasilkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan profesional dalam artian tenaga-tenaga siap pakai dan menjawab kebutuhan.
Mengingat pentingnya sistem penjaminan bagi penjaminan mutu akademik dan kegiatan lainnya, maka dipandang perlu meningkatkan peran serta BPMA (di tingkat STT), GPM (tingkat Senat/Lembaga) dan UPM (di tingkat Prodi) agar lembaga dalam hal ini STT Pelita Hati dapat eksis bahkan maju dan berkembang baik secara kuantitas maupun kualitas.