Analisa tingkat integrasi dalam sistem ini terdiri dari regulasi penyediaan, penyimpanan, diagnistik dan terapi, serta sumber daya seperti yang dijelaskan di bawah ini :
1. Regulasi penyediaan, penyimpanan, diagnostik dan terapi
Penyediaan farmasi dan alat kesehatan yang digunakan untuk pelayanan HIV khususnya dan penunjangnya diatur melalui sistem regulasi penyediaan, penyimpanan, diagnostik dan terapi yang belum terintegrasi penuh antara sistem dan program. Mekanisme pengadaan melalui Unit Layanan Pengadaan (ULP) untuk setiap fasilitas Pelayanan Kesehatan baik Puskesmas maupun Rumah Sakit, tetapi belum mencakup keseluruhan yang menunjang progarm ART misalnya reagen, CD4 dan pemeriksaan VL.
Pendistribusian dan penyimpanan untuk farmasi dan alat kesehatan dilakukan oleh unit kerja melalui unit farmasi masing – masing dimana melalui sistem yang dirancang setempat. Pendanaan obat dan alkes bersumber pada APBD disesuaikan dengan perencanaan yang telah dibuat.Realisasi dan pendistribusian dilakukan secara desentralisasi melalui unit kerja masing – masing. Dikarenakan PKM dan RSUD di daerah DKI telah berbentuk BLUD, maka pengadaan obat dan alkes diatur secara langsung oleh unit kerja terkait. Pencatatan pelaporan dilakukan langsung oleh unit kerja dengan cara berjenjang melalui sudin yang selanjutnya ke dinkes.
Perencaan ditingkat unit kerja dilakukan dengan melihat tren bulanan jumlah yang menggunakan. Kebijakan setempat mengenai perancanaan di unit kerja dilakukan oleh masing – masing unit farmasi sesuai dengan data SIHA yang dilaporkan ke dinkes. Jumlah yang direncanakan harus sesuai dengan laporan melalui SIHA sehingga rencana kebutuhan obat berdasarkan kenyataan kebutuhan bulanan. Mekanisme perencanaan dilakukan tiap bulan melalui permintaan yang dihitung berdasarkan jenis obat dan
jumlah pasien yang menggunakan. Perencanaan obat - obatan HIV menggunakan format yang telah ditetapkan oleh SIHA.
Melalui sistem yang telah berjalan ini terdapat permasalahan keterlambatan pengiriman akibat adanya informasi yang kurang tepat dengan pusat terkait input data SIHA sehingga akan berdampak kepada jumlah yang diterima. Kondisi tersebut terjadi karena akan diberikan sesuai dengan jumlah pasien yang diinput keadalam sistem sehingga apabila terjadi suatu kesalahan maka akan berdampak langsung kepada distribusi, sehingga salah satu cara untuk mengantisipasi hal tersebut adalah dengan tetap melakukan pelaporan manual. Pada salah satu rumah sakit pusat sebelum menggunakan SIHA mekanisme pengadaan obat ART berdasarkan perencanaan dari jumlah pasien perbulan dengan buffer simpanan obat tiga bulan dan menghitung jumlah kunjungan pasien, melalui sistem amprah permintaan ruangan dan input ke gudang melalui farmasi sesuai resep, dihitung dari data laporan dan kunjungan pasien.
Untuk kemerataan distribusi tidak ditemukan masalah karena tidak ada kendala akses maupun sistem informasi di DKI Jakarta, hal ini sesuai dengan informasi berikut:
“Distribusi sepertinya tidak ada masalah, distribusi ART kita dibantu pusat. Koordinasinya yang harus baik sekali, jika ada informasipun pastinya akan diinfokan melalui surat atau kadang non formal. Misalnya ada pengiriman obat lgs di bagi 5 wilayah + kepulauan seribu + Buffer (buat persediaan kita). Untuk obat selain ART fasyankes bisa mengadakan sendiri sesuai kebutuhan.” (wawancara mendalam dengan Dinkes DKI Jakarta, September 2015).
2. Sumber daya
Sumber pengadaan alkes dan farmasi untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka penanggulangan masalah kesehatan adalah melalui pengadaan unit pengadaan masing – masing unit kerja dan pendanaan melalui APBD. Unit lain sebagai stakeholder dari unit farmasi yang sebagai pemegang regulasi dan kontrol di puskemas dan rumah sakit. Untuk reagen dan obat didapatkan dari pusat, tapi saat ini sudah ada sharing
cost sehingga tidak hanya bergantung pada pusat saja. Mekanisme pengadaan reagen
dari pusat secara online. Sumber daya penyediaan farmasi dan alkes belum terintegrasi secara penuh antara sistem dan program. Pengadaan obat ARV yang didapatkan dari pusat dan distribusi dilakukan dengan cara berkoordinasi ke dinas kesehatan untuk perencanaan jumlah dan pendistribusiannya.
Obat ART di distribusikan oleh dinas kesehatan dikelola melalui propinsi dan tidak ada biaya distribusi obat. Cara pendistribusiannya petugas pelayannya sendiri yang mengambil ke sudin setiap bulannya. Dinas kesehatan dalam pendistribusian obat-obatan bekerja sama dengan pihak luar yaitu kimia farma dan dilakukan dengan cara desentralisasi. Biaya distribusi obat HIV di tanggung pusat termasuk biaya distribusi baik saat terjadi pengiriman ulang ketika terjadi kekurangan obat. Terkadang pihak layanan mengambil sendiri ke pusat jika sifatnya sedang butuh cepat dengan biaya anggaran masing – masing unit kerja.
“Ga ada itu stcock out. Oleh karena itu dari pusat untuk menghindari stock out maka di serahkan ke dinas masing2 daerah, DKI tidak ada kejadian ini. Bnatun GF itu sampai 2015 berakhir ya, inya kita harus mempersiapkan untuk 2016 di bidang farmasi sudah harus menganggarkan.Hitungannya harus betul2 tepat ya jangan sampai ada kekosongan obat, bisa bahaya.Kami tidak membenarkan adanya obat ART keluar dengan mekanisme pinjam meminjam, karena itu aturan pusat jadi bisa dikatakan hukumnya “haram” melakukan pinjam meminjam ART.Ga boleh pinjam obat, kalo obat udah keluar ya sudah dianggap keluar ga ada namanya pinjam.”(wawancara mendalam dengan Dinkes DKI Jakarta, September 2015).
Masalah yang timbul apabila adanya keterlambatan distribusi dan kekurangan jumlah obat yang diterima adalah terjadinya stock out. Peraturan yang ditetapkan oleh dinas kesehatan DKI Jakarta adalah tidak boleh ada stock out dan pinjam meninjam obat. Karena semestinya dengan sistem yang berjalan saat ini jumlah obat terdistribusi sesuai yang dibutuhkan. Tetapi pada pelaksanaannya sering sekali tejadi stock out, sehingga apabila terjadi kekurangan obat maka yang dilakukan adalah meminjam ke faskes atau meminjam sesama populasi kunci. Apabila yang dalam kondisi mendesak harus meminjam obat, makan beberapa faskes memberlakukan harus mengembalikan sesuai jumlah dan jenisnya. Sedangkan ada kebijakan lain yang juga diberlakukan oleh salah satu faskes yaitu tidak ada mekanisme pinjam meminjam obat ketika terjadi
stock out, melainkan mereka akan merujuk ke rumah sakit lain untuk mendapatkan obat yang dibutuhkan. Kebijakan lain yang diberlakukan setempat apabila terjadi stock out yaitu dengan cara memberikan obat secara bertahap atau mengurangi jumlah obatnya dan diminta datang kembali untuk mengambil sisa kekurangnnya, sesuai dengan informasi :
“kita tetep 7 hari, Cuma kalo mau abis kita udah permintaan ke ke sudinnya,. Jadi kalo memeang memang miisalnya belum dateng ya, kita kasih itu aja dulu”.(wawancara mendalam dengan PKM Tebet,19 Agustus 2015).
“ini ya pinjemm hehehe”. (wawancara mendalam dengan RSUD Budi Asih).
Pada faskes yang baru saja memulai operasional klinik HIV-nya belum pernah mengalami stock out. Berbagai usaha dilakukan oleh fasyankes untuk mengatasi stock out dengan tujuan untuk menghindari terjadinya putus obat. Obat obatan HIV tidak dijamin oleh BPJS tetapi melalui program yang diberikan secara gratis kepada, tetapi untuk obat – obatan yang berhubungan dengan IO ditanggung oleh BPJS.