BAB II TEORITIS
2.3. Penyimpanan Arsip Statis
Salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan ialah masalah ruangan atau tempat penyimpanan arsip. Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinan- kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik. Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing System).
Filing sistem adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan atau perawatannya untuk digunakan secara aman.
2.3.1 Sistem Penyimpanan Arsip Statis
Menurut Sugiarto (2015: 4) Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu dibutuhkan. Pusdiklat ANRI, (2007: 24) dalam menyimpan arsip diperlukan pengaturan dokumen, pelabelan, pengemasan serta penyimpanan dalam boks.
a) Pengaturan dokumen dapat dilakukan dengan cara menangani arsip dengan baik, memastikan tangan bersih saat memegang arsip, menggunakan pensil serta baliklah halaman dengan hari-hati. Selain itu gunakanlah kertas untuk penanda halaman dan jangan gunakan selotape serta penjepit berkarat.
b) Pelabelan yang jelas pada boks atau pembungkus lainnya dapat mengurangi pengaturan arsip yangditerima.
c) Pengemasan dilakukan untuk setiap jenis arsip. Jika terdapat arsip yang terlepas, kemaslah dengan selotape dari kapas. Boks arsip harus sesuai dengan ukuran arsip.
d) Penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara meletakkan bagian punggung dokumen pada bawah boks, dokumen yang tersendiri dapat diletakkan secara datar pada bagian bawah boks, beri dokumen penyangga jika dokumen telah rapuh. Jangan mengisi boks terlalu penuh atau kosong.
Menurut Wursanto (2004: 87) Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.
Menyimpan arsip harusnya di tempat yang memenuhi syarat.
Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup.
Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Karena hal ini akan memudahkan udara bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
(Barthos, 2007:57).
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis Pasal 14 ayat (1)(2)(3):
1. Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Privinsi, dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.
2. Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksankan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3. Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Menurut Liang Gie (2000) sistem penyimpanan arsip ada 4, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad, yaitu cara menyimpan arsip menurut abjad nama orang, organisasi, atau wilayah..
b. Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal, yaitu jika pokok masalah sangat luas dapat dipecah menjadi masalah dan sub masalah.
c. Sistem penyimpanan arsip menurut nomor, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan angka dari angka 1 terus meningkat ke angka yang lebih besar.
d. Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan tanggal, metode ini digunakan untuk menyimpan arsip yang memperhatikan jangka tertentu.
Menurut Agus ( 2015: 45) sistem penyimpanan arsip ada 6, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan abjad dari kata nama dokumen tersebut.
b. Sistem geografis yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau system tempat.
c. Sistem subjek yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan atau subjek.
d. Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filing system).
e. Sistem Kronologi yaitu sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, dekade atau abad.
f. Sistem warna yaitu penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.
Menurut Amsyah (2003: 64) langkah Penyimpanan adalah memeriksa, mengindeks, memberi tanda atau kode, menyortir dan menyimpan.
Menurut Kristina (2008) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan ada berbagai macam, tergantung pada tujuan dan anggaran yang disediakan.
Adapun langkah-langkah kerja atau prosedur penyimpanan arsip dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengumpulkan
Yaitu kegiatan mengumpulkan surat atau warkat baik surat masukataupun surat keluar dalam perusahaan yang bersangkutan.
2. Memeriksa
pertama semua surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakah semua benar-benar sudah harus disimpan, hal ini perlu dilakukanuntuk menghindari surat-surat atau arsip yang masih dalam proses atau masih harus diedarkan ke unit-unit kerja lain.
3. Menggolongkan
merupakan suatu kegiatan dimana surat-surat tersebut diklasifikaikan menurut golongan masing-masing yaitu sesuai dengan kegunaannya dan masa daya lakunya.
4. Mengindeks
mengndeks adalah memilih kata tangkap untuk petunjuk pada label-label map.
5. Mengkode
mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks atau menambah kata tangkap baru yang sebelumnya tidak terdapat pada arsip.
6. Menyortir
jika surat yang dipinjam cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran terlebih ddahulu untuk memindahkan pekerjaan penempatannya ditempat penyimpanan.
7. Penyimpanan
menyimpan surat-surat ataupun warkat menurut penggunaannya.
Apakah surat tersebut masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penyimpanan arsip statis dapat dipergunakan pada dokumen, agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan untuk penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat ditemukan dengan cepat.
2.3.2 Alat-Alat Perlengkapan Arsip Statis
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas
peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumya menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, aluminium, besi, plastik maupun bahan kuat lainnya. Fungsi peralatan tersebut yaitu sebagai sarana penyimpanan arsip, alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan dan sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip dapat bertahan lama. Peralatan arsip yang baik tentunta akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.
Menurut Wursanto (2000: 32) pada umumnya peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan statis adalah sebagai berikut :
1. Filing cabinet
Peralatan ini merupakan peralatan yang paling dikenal dalam kearsipan, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan yaitu 4 dan 5 laci. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.
2. Rotary ( alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
3. Guide (Petunjuk dan Pemisah)
Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
4. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsipdapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam lemari atau tumpukan secara mendatar.
5. Rak Arsip
Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak arsip. Kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
6. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tempat penyimpanan arsip perlu di perhatikan untuk keselamatan arsip-arsip agar terhindar dari berbagai serangan faktor kerusakan arsip. Ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga mendukung keawetan arsip.