BAB II TEORITIS
2.2. Pelestarian Arsip Statis
2.2.1. Preservasi Arsip Statis
Preservasi arsip secara sederhana dapat dikatakan adalah semua usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan (Suhardi dan Daryan, 1998:141).
Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip.
Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak terutama pada arsip statis yang yang terekam dalam media kertas atau arsip konvensional. Pemeliharaan arsip statis juga dapat dilakukan dengan menyimpanan arsip pada ruangan khusus atau lemari besi. Sistem penyimpanan dengan cara tersebut dimasukkan agar arsip tetap terpelihara dengan baik dan tidak merusak fisik dari arsip ataupun isi yang terdapat didalamnya. Pemeliharaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 63 preservasi arsip statis sebagai berikut:
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif.
Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.
a. Preservasi Preventif
Preservasi Preventif merupakan upaya pemeliharaan dengan melakukan tindakan preventif dan menghindari dari semua bahaya yang akan mengancam kelestarian arsip. Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Menurut Zega (2014) Pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut:
a) Pemilihan Sarana Simpan
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, sarana simpan arsip statis harus diperhatikan agar arsip dapat tetap terjaga dan tersimpan dengan baik.
Sarana simpan yang perlu diperhatikan adalah almari arsip, boks arsip, kertas bungkus (casing) yang layak dan memenuhi standar penyimpanan arsip statis.
b) Pengaturan Pencatatan Suhu dan Kelembapan Pengaturan suhu dan kelembapan berfungsi untuk mencegah kerusakan arsip dari berbagai faktor. Kelembapan dalam ruangan yang terlalu tinggi, dapat menyebabkan udara menjadi lebih dingin dan arsip menjadi mudah sobek. Selain itu kelembapan tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya biota seperti jamur dan hama perusak arsip seperti tikus. Sebaliknya jika kelembapan terlalu rendah, udara dalam ruangan menjadi kering dan menyebabkan arsip menjadi kering, rapuh, ruangan berdebu dan arsip cepat hancur.
c) Pengaturan Cahaya dan Sirkulasi Udara
Cahaya matahari yang masuk secara langsung dalam Depo arsip dan cahaya tambahan yang berlebihan dapat merusak fisik arsip karena radiasi sinar Ultraviolet mempercepat kekeringan kertas. Alat yang digunakan untuk menjaga sirkulasi udara dalam Depo arsip adalah
blower (exhaustfan) yang dipasang di dinding depo arsip dan dinyalakan selama 24 jam. Selain membantu sirkulasi udara, alat ini juga berfungsi untuk menyaring debu dan mengeluarkannya dari dalam depo arsip, dan menghilangkan dan mencegah bau kertas dalam depo arsip.
d) Pencegahan Hewan Perusak Arsip
Kelalaian dalam sebanyak 3-5 butir di dalam boks arsip dan drowing ube pada arsip kartografi. Pemberian silica gel berfungsi untuk menyerap kadar air yang ada dalam boks arsip dan drowing tube pada arsip kartografi.
e) Pembersihan Lingkungan
Debu dapat merusak fisik arsip, jika tidak dilakukan pembersihan secara berkala dapat menyebabkan fisik arsip kotor dan terkikis secara perlahan.
b. Preservasi Kuratif
Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan/perawatan terhadap arsip yang mulai/ sudah rusak, kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang umur arsip.
Menurut Sugiarto: (2015) perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Preservasi kuratif terdapat beberapa kegiatan yaitu : laminasi arsip, enkapsulasi arsip, reproduksi arsip.
a. Laminasi Arsip
Laminasi arsip merupakan kegiatan memperbaiki atau restorasi fisik arsip konvensional yang rusak seperti sobek, pengaruh faktor usia kertas, bagian kertas dimakan serangga dan sebagainya. Sehingga selain memperbaiki fisik arsip, tujuan lain dari laminasi adalah untuk mengawetkan arsip agar tahan lama serta tetap menjaga keutuhan isi dari arsip tersebut. Proses laminasi arsip adalah menambal bagian arsip yang sobek atau rusak menggunakan lem MC dan kertas tisu jepang pada bagian depan atau belakang arsip agar lebih kuat dan dapat menyatu dengan sempurna.
b. Enkapsulasi Arsip
Enkapsulasi merupakan kegiatan perawatan arsip dengan menggunakan pelindung untuk menghindari dari kerusakan yang bersifat fisik, dengan teknik setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyster dengan bantuan double tape. Kegiatan enkapsulasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara manual dan prosesnya sangat mudah dan cepat.
Tujuan enkapsulasi hanya untuk melindungi fisik arsip, tidak ada unsur lain untuk memperbaiki fisik arsip.
c. Reproduksi Arsip
Reproduksi arsip merupakan perawatan arsip dengan cara melakukan penciptaan dengan ulang arsip dalam bentuk media lain.
d. Menambal danMenyambung
Yaitu mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada kertas, dengan menggunakan kertas tisu, perekat dan sarana lainnya.
e. Penjilidan
Yaitu memperbaiki atau mereparasi arsip-arsip dalam bentuk buku atau bandelan yang rusak agar arsip tidak bercerai berai.
Sedangkan menurut Dewi, (2007) Ada tiga tujuan utama melakukan reproduksi, yaitu :
Mengawetkan gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk batas waktu yang lama. Menentukan keamanan dan melindungi informasi jika aslinya rusakatau hilang. Membuat duplikasi sebagai pengganti yang asli agar tidak cepat rusak karena sering dipinjam dan digunakan.
Bedasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip agar tidak terjadi kerusakan terhadap arsip.
2.2.2 Konservasi Arsip Statis
Konservasi arsip statis merupakan kegiatan perawatan arsip yang dilakukan oleh arsiparis untuk melindungi arsip-arsip dari kerusakan, baik disebabkan kerusakan internal maupun kerusakan eksternal.
Konservasi adalah sebuah konsep yang mencakup konservasi preventif (pencegahan) yang bermaksud mengurangi risiko penurunan : kontrol lingkungan, perawatan dan perlindungan rutin koleksi arsip dengan menggunakan penanganan yang memadai, sarana anti pencurian dan membuat dokumen tiruan bagi dokumen asli yang sering digunakan.
Menurut Daryana, dkk (2007:15) juga menjelaskan bahwa kegiatan perawatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan langsung dengan tata cara perawatan arsip yang mengalami degradasi baik oleh karena factor internal arsipnya itu sendiri atau disebabkan oleh faktor eksternalnya. Perawatan arsip merupakan proser kerja yang tugasnya meliputi pelaksanaan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan, pengaturan arsip-arsip untuk kepentingan penelitian dan pelayanan umum (Suhardi dan Daryan, 1998:107).
Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Daryan, 1998:130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur kerusakan arsip.
Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan preservasi dan konservasi sangat diperlukan untuk pelestarian arsip statis guna untuk melindungi arsip-arsip dari kerusakan. Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Pada pemeliharaan terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu memperhatikan pendinginan 24 jam, fentilasi udara dan pencahayaan pada ruangan. Pada fisik arsip pemeliharaan yang dilakukan yaitu membersihkan arsip secara berkala, melakukan fumigasi, menghilangkan noda, penghilangan asam pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.
2.3 Penyimpanan Arsip Statis
Salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan ialah masalah ruangan atau tempat penyimpanan arsip. Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinan- kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik. Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing System).
Filing sistem adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan atau perawatannya untuk digunakan secara aman.
2.3.1 Sistem Penyimpanan Arsip Statis
Menurut Sugiarto (2015: 4) Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu dibutuhkan. Pusdiklat ANRI, (2007: 24) dalam menyimpan arsip diperlukan pengaturan dokumen, pelabelan, pengemasan serta penyimpanan dalam boks.
a) Pengaturan dokumen dapat dilakukan dengan cara menangani arsip dengan baik, memastikan tangan bersih saat memegang arsip, menggunakan pensil serta baliklah halaman dengan hari-hati. Selain itu gunakanlah kertas untuk penanda halaman dan jangan gunakan selotape serta penjepit berkarat.
b) Pelabelan yang jelas pada boks atau pembungkus lainnya dapat mengurangi pengaturan arsip yangditerima.
c) Pengemasan dilakukan untuk setiap jenis arsip. Jika terdapat arsip yang terlepas, kemaslah dengan selotape dari kapas. Boks arsip harus sesuai dengan ukuran arsip.
d) Penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara meletakkan bagian punggung dokumen pada bawah boks, dokumen yang tersendiri dapat diletakkan secara datar pada bagian bawah boks, beri dokumen penyangga jika dokumen telah rapuh. Jangan mengisi boks terlalu penuh atau kosong.
Menurut Wursanto (2004: 87) Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.
Menyimpan arsip harusnya di tempat yang memenuhi syarat.
Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup.
Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Karena hal ini akan memudahkan udara bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
(Barthos, 2007:57).
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis Pasal 14 ayat (1)(2)(3):
1. Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Privinsi, dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.
2. Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksankan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3. Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Menurut Liang Gie (2000) sistem penyimpanan arsip ada 4, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad, yaitu cara menyimpan arsip menurut abjad nama orang, organisasi, atau wilayah..
b. Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal, yaitu jika pokok masalah sangat luas dapat dipecah menjadi masalah dan sub masalah.
c. Sistem penyimpanan arsip menurut nomor, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan angka dari angka 1 terus meningkat ke angka yang lebih besar.
d. Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan tanggal, metode ini digunakan untuk menyimpan arsip yang memperhatikan jangka tertentu.
Menurut Agus ( 2015: 45) sistem penyimpanan arsip ada 6, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan abjad dari kata nama dokumen tersebut.
b. Sistem geografis yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau system tempat.
c. Sistem subjek yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan atau subjek.
d. Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filing system).
e. Sistem Kronologi yaitu sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, dekade atau abad.
f. Sistem warna yaitu penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.
Menurut Amsyah (2003: 64) langkah Penyimpanan adalah memeriksa, mengindeks, memberi tanda atau kode, menyortir dan menyimpan.
Menurut Kristina (2008) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan ada berbagai macam, tergantung pada tujuan dan anggaran yang disediakan.
Adapun langkah-langkah kerja atau prosedur penyimpanan arsip dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengumpulkan
Yaitu kegiatan mengumpulkan surat atau warkat baik surat masukataupun surat keluar dalam perusahaan yang bersangkutan.
2. Memeriksa
pertama semua surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakah semua benar-benar sudah harus disimpan, hal ini perlu dilakukanuntuk menghindari surat-surat atau arsip yang masih dalam proses atau masih harus diedarkan ke unit-unit kerja lain.
3. Menggolongkan
merupakan suatu kegiatan dimana surat-surat tersebut diklasifikaikan menurut golongan masing-masing yaitu sesuai dengan kegunaannya dan masa daya lakunya.
4. Mengindeks
mengndeks adalah memilih kata tangkap untuk petunjuk pada label-label map.
5. Mengkode
mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks atau menambah kata tangkap baru yang sebelumnya tidak terdapat pada arsip.
6. Menyortir
jika surat yang dipinjam cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran terlebih ddahulu untuk memindahkan pekerjaan penempatannya ditempat penyimpanan.
7. Penyimpanan
menyimpan surat-surat ataupun warkat menurut penggunaannya.
Apakah surat tersebut masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penyimpanan arsip statis dapat dipergunakan pada dokumen, agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan untuk penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat ditemukan dengan cepat.
2.3.2 Alat-Alat Perlengkapan Arsip Statis
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas
peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumya menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, aluminium, besi, plastik maupun bahan kuat lainnya. Fungsi peralatan tersebut yaitu sebagai sarana penyimpanan arsip, alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan dan sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip dapat bertahan lama. Peralatan arsip yang baik tentunta akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.
Menurut Wursanto (2000: 32) pada umumnya peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan statis adalah sebagai berikut :
1. Filing cabinet
Peralatan ini merupakan peralatan yang paling dikenal dalam kearsipan, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan yaitu 4 dan 5 laci. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.
2. Rotary ( alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
3. Guide (Petunjuk dan Pemisah)
Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
4. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsipdapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam lemari atau tumpukan secara mendatar.
5. Rak Arsip
Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak arsip. Kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
6. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tempat penyimpanan arsip perlu di perhatikan untuk keselamatan arsip-arsip agar terhindar dari berbagai serangan faktor kerusakan arsip. Ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga mendukung keawetan arsip.
2.4 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip Statis
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari dalam. Sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.
Faktor penyebab kerusakan arsip menurut Sugiarto (2005: 84) dapat dibedakan menjadi dua yaitu faktor intern dan faktor ekstern.
Pertama, faktor intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
Kedua faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar arsip, yaitu lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia, faktor ekstern dapat merusak arsip berasal dari faktor fisika, biota, penggunaan dan penanganan yang salah dan faktor bencana alam.
2.4.1 Faktor Kerusakan Dari Dalam (Internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur unsur kertas, tinta, pasta atau lem.
1. Kertas
Unsur-unsur yang terdapat dalam kertas antara lain:
a. Bahan Baku Kertas
Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas,dan kayu.
Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.
b. Air
Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas kemungkinan air yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri merusak kertas.
c. Bahan Lapisan Kertas
Untuk membuat kertas menjadi halus, licin dipergunakan bahan-bahan seperti: kanji, cuka, garam mineral, dan sebagainya yang akan menimbulkan masalah-masalah itu sendiri.
2. Tinta
Tinda atau ink atau ink (Belanda) adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan di atas kertas.
3. Pasta atau Lem
Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah lem atau perekat yang baik, jangan mempergunakan lem atau perekat yang terbuat dari getah arab atau Cellulose tape.
Dari penjelasan di atas dapat dinyatakan bahwa faktor kerusakan dari dalam misalnya kualiatas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain sebagainya. Kertas dibuat dari bahan campuran mengandung unsur-unsur kimia.
Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan kerusakan. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.
2.4 Faktor Kerusakan Dari Luar (Eksternal)
Selain faktor internal, faktor eksternal juga mempengaruhi kerusakan pada arsip statis. Menurut Rusidi (2014: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami mengenai penyebab kerusakan arsip. Adapun faktor penyebab
kerusakan yang berasal dari luar benda arsip antara lain:
a. Faktor Biologis
Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan.
b. Faktor Fisika
Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan photochemical pada kertas atau keasaman kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi menyebabkan arsip menjadi rapuh, sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip.
c. Faktor kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. Zat kimia yang merusak ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dantinta.
d. Faktor Lingkungan
Seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi.
Kerusakan akibat serangan dari luar juga bisa berupa berupa:
a. Kelembapan udara
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak kertas arsip.
Berdasarkan penjelasan di atas, arsip-arsip yang mengalami kerusakan disebabkan kurangnya perhatian khusus dari arsiparis yang melakuakan tugas
sebagai perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada. Oleh sebab itu, arsiparisharus melakukan tugasnya dengan baik agar arsip dapat terawat dan terpelihara dengan baik. Untuk perawatan dan pemeliharaan yang baik, arsiparis harus mengetahui prosedur-prosedur dalam perawatan dan pemeliharaan arsip denganbenar.
2.5 Nilai Guna Arsip Statis
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya. Arsip merupakan sumber informasi bagi organisasi dalam rangka menjalankan usaha, maka arsip juga memiliki nilai guna.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003) menjelaskan bahwa nilai guna
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003) menjelaskan bahwa nilai guna