BAB I PENDAHULUAN
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Agar penelitian ini tetap terarah, maka ruang lingkup dalam penelitian di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara dibatasi dan difokuskan pada pelestarian arsip statis meliputi : preservasi dan konservasi arsip statis,dan penyimpanan arsip statis.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur, disusun, dan ditata berdasarkan sistem tertentu sesuai dengan kegunaan dan tipe berkas yang bersangkutan. Penataan berkas adalah kegiatan mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis, agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal. Tujuan penataan arsip adalah menyimpan arsip secara sistematis dan logis, setiap saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan lengkap.
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Lebih lanjut Siahaan (2013: 26) menjelaskan bahwa :
Arsip dapat digunakan sebagai media pembentukan dan pembangunan karakter bangsa melalui pembelajaran arsip, antara lain yang pertama, arsip yang ditulis menjadi sejarah mengajarkan kita untuk mencontoh nilai-nilai luhur, kebaikan dan nasionalisme. Yang kedua, arsip yang ditulis menjadi sejarah mengajarkan kita untuk mencontoh nilai-nilai perjuangan para pahlawan nasional untuk membebaskan diri dari penindasan bangsa asing.
Selanjutnya menurut Zulkifli (2003: 3) :
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai
arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah salah satu faktor penting yang menunjang kelancaran penyelenggaraan aktivitas suatu organisasi/instansi, arsip tersebut berupa suatu dokumen, tulisan, rekaman, atau surat-surat yang memiliki nilai sejarah yang disimpan selamanya dan dilestarikan agar nilai kesejarahan dari arsip-arsip tersebut tidak hilang. Arsip mempunyai tujuan sebagai memori kolektif suatu instansi, arsip harus dikelola dengan baik agar fisik dan informasi arsip dapat terhindar dari segala kerusakan. Selain itu, agar informasi dalam arsip tersebut dapat berguna sebagai bahan rujukan informasi utama yang dibutuhkan oleh instansi penciptanya. Maka dari itu perlu dilakukan penyelamatan arsip yang disebut sebagai preservasi dan konservasi arsip statis.
2.1.1 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Barthos (2000:12) ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dari arsip secara fungsional yaitu :
a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional /pemerintah.
Menurut Sulistyo Basuki (2003:13), “arsip dinamis adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakkan sebagai bukti aktifitas tersebut”.Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua :
a. Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
b. Arsip dinamis Inaktif
Arsip dinamis in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa arsip statis adalah sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi yang memiliki nilai kesejarahan, yang tidak secara langsung digunakan untuk kepentingan organisasi dan sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, pertanggungjawaban dan penilaian, arsip statis juga merupakan arsip yang bersifat dipermanenkan.
Arsip statis sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan di simpan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Arsip juga disebut sebagai pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
2.1.2 Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat dan berdasarkan fungsinya.
Menurut Hasugian (2003: 2) Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi perkantoran.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan padakegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsilembaga/instansi pencipta arsip. ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas:
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau Arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
5. Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
6. Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
7. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti:
naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita
rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non- esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa,dsb.
Berdasarkan jenis-jenis arsip di atas yang membahas tentang arsip sudah melengkapi standar arsip yang dibutuhkan dan penjelasan jenis jenis arsip statis.
Menurut Sugiarto dan wahyono (2014: 53) jenis jenis arsip terdiri dari beberapa dimensi sebagaiberikut:
1. Arsip menurut subjek atau isinya, ada bermacam-macam arsipyaitu:
a. Arsip keuangan, contohnya; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian, contohnya: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan rekamanresensi.
c. Arsip pemasaran, contohnya; surat penawaran, surat perjanjian pesanan, surat pesanan dan daftar pelanggan.
d. Arsip pendidikan, contohnya; kurikulum, satuan pelajaran, transkip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat, contohnya; naskah perjanjian, laporan tabel dan sebagainya.
b. Gambar, foto, peta.
c. Compact Disk (CD),DVD.
d. Mikrofilm, disket,dll.
3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya
Menurut nilai dan kegunaannya, ada bermacam-macam arsip yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contohnya;
pemberitahuan, pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
b. Arsipbernilai administrasi, contohnya; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat
e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya; hasil penelitian f. Arsip bernilai keuangan, contohnya; kuitansi,
bon penjualan, laporan keuangan.
g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya, ada bermacam-macam arsip yaitu:
a. Arsip tidak berguna (nonesensial),contohnya;
surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya; presensi pegaai, surat permohonanizin.
c. Arsip penting, contohnya; surat keputusan, daftarkepegawaian.
d. Arsip vital. Contohnya; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai.
5. Arsip menurut fungsinya
Arsip menurut fungsinya, ada dua jenis arsip sebagai berikut;
a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari.
b. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari.
6. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya
Arsip menurut tempat/ tingkat pengelolaannya, dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusatorganisasi.
b. Arsip unit yaitu arsip yang berada diunit-unit dalam organisasi.
7. Arsip menurut keasliannya
arsip menurut keasliannya dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip asli yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama).
b. Arsip tembusan yaitu merupakan dokumen yang biasanya bersamaan dibuat dengan arsip asli atau dokumen utama, namun ditujukian kepada pihak berkepentingan selain pihak petama.
c. Arsip salinan yaitu merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara duplikasi.
d. Arsip petikan merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip sebagian dari dokumen lain.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
Arsip menurut kekuatan hukum terbagi dua macam, sebagai berikut:
a. Arsip Otentik yaitu arsip yang di atasnya terdapat tandatangan
asli dari tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dijadikan bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tandatangan asli dengan tinta. Arsip ini merupakan fotocopy, film dan mikrofilm.
2.1.3 Tujuan Arsip Statis
Arsip statis tentu mempunyai tujuan. Beberapa tujuan arsip statis menurut para ahli, sebagai berikut:
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa tujuan kearsipan ialah:
Untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Tujuan arsip statis pada umumnya yaitu:
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali ketika dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban suatu organisasi tentang pelaksanaan pengelolaan kegiatan organisasi tersebut.
Salah satu tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan dan pelaksanaan. Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis ialah untuk menjaga, merawat dan menyelamatkan arsip dari kepunahan, karena arsip-arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan sebagai sumber ingatan yang harus dijaga dan digunakan kembali untuk kepentingan kebangsaan dan kemasyarakatan.
2.1.4 Strategi Pengaturan Arsip Statis
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi (2010: 4) adalah :
1. Ilmu Kearsipan (Archival Science)
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.
Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik.
2. Standar Deskripsi (Description Standard)
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapiharus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadii sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
3. Koordinasi(Coordination)
Koordinasi (coordination) adalah proses sinkronisasi dan pembentukan hubungan fungsional antar unsur-unsur darisuatu sistem atau sub-sistem, untuk mencapai tujuan tertentu (Soekamto,1983:69).
Koordinasi, merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit diimplementasikan.
4. Ruang Pengolahan (DescriptionRoom)
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis.
5. Peralatan (Tools)
Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya boks, amplop, can, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan.
6. SDM (Human Resources)
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa : a. pengaturan arsip tidak semata-mata dari aspek fisik atau
otentisitasnya, melainkan justru terutama pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik untuk arsip konvensional maupun audio visual atau pun arsipelektronik,
b. pengaturannya harus ditekankan padapengelompokan berdasarkan unit-unit informasi kegiatan yang siap pakai (ready to use) untuk kepentingan akses dan mutu layanan kepada publik.
Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsip karena berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya.
Untuk mendukung aspek fungsi kultural arsip statis tersebut, maka sangat diperlukan SDM kearsipan yang profesional untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kerja. Penerapan strategi pengaturan arsip statis yang didasarkan atas konsep pengelolaan arsip statis (archives management) pada hakekatnya adalah bagaimana menempatkan Lembaga Kearsipan pada strategi yang tepat, yakni menciptakan posisi Lembaga Kearsipan sebagai organisasi yang unik (rareness) dan bernilai (value). Karena dalam menjalankan fungsi dan perannya, Lembaga Kearsipan sangat memahami apa yang harus dilakukan, mampu melakukan trade-off dalam berkompetisi, bertindak dengan ukuran-ukuran, bekerja didasarkan konsep dan standar, senantiasa menciptakan keharmonisan kerja, melayani mayarakat/publik, dan memperhatikan kepentingan stakeholders.
2.2 Pelestarian Arsip Statis
Secara konsep, istilah pelestarian arsip sering disebut juga dengan istilah Preservasi (Preservation) arsip. Preservasi atau pelestarian arsip adalah perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak. Pelestarian arsip langsung adalah menyediakan sarana dan prasarana perlindungan arsip, termasuk bangunan, metode, penyimpanan arsip dan perbaikan fisik. Pelestarian tidak langsung adalah mengusahakan alih media dari arsip kertas ke mikrofilm, kaset video, kaset rekaman suara dan sebagainya. Pada umumnya, Preservasi dan konservasi sebenarnya sama yaitu sama-sama menjaga, merawat, melindungi, atau melestarikan. Bedanya preservasi digunakan untuk objek yang tidak digunakan oleh subjek, sedangkan konservasi masih digunakan oleh subjek sehingga jika tidak dilestarikan objektersebut bisa rusak atau musnah karena digunakan oleh manusia. Menurut Erviantono (2014) pemeliharaan dan perawatan arsip sebagai berikut:
Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan peleslarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha/perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.
Menurut Dewi (2007) ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelestarian arsip, yaitu :
Mempertahankan otentisitas dan reliabilitas arsip, arsip permanen, Menyimpan arsip berdasarkan medianya, Ruang penyimpanan yang bersih dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil, serta AC selama 24 jam per hari dalam setahun, Melakukan perawatan terhadap arsip yang rapuh atau rusak dengan hati-hati.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pelestarian arsip statis harus dilaksanakan agar tidak terjadi kepunahan arsip.
2.2.1 Preservasi Arsip Statis
Preservasi arsip secara sederhana dapat dikatakan adalah semua usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan (Suhardi dan Daryan, 1998:141).
Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip.
Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak terutama pada arsip statis yang yang terekam dalam media kertas atau arsip konvensional. Pemeliharaan arsip statis juga dapat dilakukan dengan menyimpanan arsip pada ruangan khusus atau lemari besi. Sistem penyimpanan dengan cara tersebut dimasukkan agar arsip tetap terpelihara dengan baik dan tidak merusak fisik dari arsip ataupun isi yang terdapat didalamnya. Pemeliharaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 63 preservasi arsip statis sebagai berikut:
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif.
Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.
a. Preservasi Preventif
Preservasi Preventif merupakan upaya pemeliharaan dengan melakukan tindakan preventif dan menghindari dari semua bahaya yang akan mengancam kelestarian arsip. Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Menurut Zega (2014) Pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut:
a) Pemilihan Sarana Simpan
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, sarana simpan arsip statis harus diperhatikan agar arsip dapat tetap terjaga dan tersimpan dengan baik.
Sarana simpan yang perlu diperhatikan adalah almari arsip, boks arsip, kertas bungkus (casing) yang layak dan memenuhi standar penyimpanan arsip statis.
b) Pengaturan Pencatatan Suhu dan Kelembapan Pengaturan suhu dan kelembapan berfungsi untuk mencegah kerusakan arsip dari berbagai faktor. Kelembapan dalam ruangan yang terlalu tinggi, dapat menyebabkan udara menjadi lebih dingin dan arsip menjadi mudah sobek. Selain itu kelembapan tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya biota seperti jamur dan hama perusak arsip seperti tikus. Sebaliknya jika kelembapan terlalu rendah, udara dalam ruangan menjadi kering dan menyebabkan arsip menjadi kering, rapuh, ruangan berdebu dan arsip cepat hancur.
c) Pengaturan Cahaya dan Sirkulasi Udara
Cahaya matahari yang masuk secara langsung dalam Depo arsip dan cahaya tambahan yang berlebihan dapat merusak fisik arsip karena radiasi sinar Ultraviolet mempercepat kekeringan kertas. Alat yang digunakan untuk menjaga sirkulasi udara dalam Depo arsip adalah