BAB IV KONDISI UMUM
ABSENSI TENAGA KERJA HARIAN PERIODE : (KANTOR ESTATE)
5.1 Perencanaan Program Pemeliharaan .1 Pembagian Kawasan Pemeliharaan
Permasalahan yang sering dihadapi dalam pembangunan lanskap adalah kurangnya perencanaan pemeliharaan. Seringkali setelah terbangun, taman/lanskap terbengkalai. Kawasan perumahan dirawat secara rutin baik hard material maupun soft material, agar setiap saat bisa menampilkan kondisi lanskap yang prima. Area pemeliharaan diklasifikasikan menjadi tiga bagian berdasarkan sifat dan intensitas penggunaan area masing-masing. Ketiga area tersebut dideskripsikan sebagai berikut.
1. Area pemeliharaan intensif
Area yang diklasifikasi menjadi area pemeliharaan intensif adalah sepanjang
boulevard dan lingkungan marketing office. Area-area tersebut menjadi
prioritas utama karena intensitas penggunaan yang sangat tinggi. Area ini menjadi cerminan bagi kesan keseluruhan kawasan sehingga kondisi lanskapnya selalu dijaga agar tetap optimal.
2. Area pemeliharaan semi intensif
Area pemeliharaan semi intensif adalah area yang membutuhkan perawatan yang berkelanjutan untuk menjaga kualitas lingkungan sesuai dengan standar yang ingin dicapai. Area yang termasuk kedalam pemeliharaan semi intensif yaitu semua area perumahan, taman publik, club house, dan area perkantoran. 3. Area pemeliharaan non-intensif
Area pemeliharaan non-intensif adalah area yang tidak membutuhkan perawatan. Area yang dikategorikan pemeliharaan non-intensif adalah area yang belum dibangun.
Luas wilayah pemeliharaan berbeda-beda, sehingga mempengaruhi perencanaan pemeliharaan seperti tenaga kerja, bahan dan alat serta anggaran biaya pun berbeda-beda pada masing-masing wilayah. Penentuan jumlah tenaga kerja pada masing-masing wilayah ditentukan berdasarkan banyak atau sedikitnya kavling kosong di wilayah tersebut. Semakin banyak kavling kosong semakin sedikit jumlah tenaga kerjanya. Menurut Arifin dan Arifin (2006), adanya pembagian zona kerja dan penempatan seorang mandor pada setiap zona membantu kelancaran kerja dan mencapai efektivitas yang baik.
Permasalahan dalam pembagian wilayah adalah cakupan wilayah yang terlalu banyak sedangkan tenaga kerjanya kurang sehingga menyebabkan kegiatan pemeliharaan kurang optimal. Kendala juga terjadi pada pengelolaan tenaga kerja karena tidak ada keseimbangan antara jumlah tenaga kerja dan banyaknya pekerjaan yang dilakukan, sehingga terdapat area yang tidak dapat dikerjakan sesuai waktunya. Namun secara teknis kegiatan pemeliharaan di lapang sudah cukup baik walaupun terdapat beberapa kesalahan kecil dikarenakan kurangnya pengetahuan yang dimiliki para tenaga kerja, karena itu diperlukan training atau
transfer informasi baik sebelum para tenaga kerja diterjunkan ke lapang atau setelah kegiatan pemeliharaan dilaksanakan.
5.1.2 Jadwal Pemeliharaan
Pembuatan rencana kerja Departemen Estate dibuat pada awal tahun untuk menjabarkan kegiatan-kegitatan yang akan dilaksanakan oleh Departemen Estate. Rencana kerja tersebut mencakup kegiatan umum, iuran pemeliharaan lingkungan (IPL), kebersihan, pemeliharaan lanskap, infrastruktur, dan utilitas. Jadwal yang dibuat oleh manajer estate mempertimbangkan jumlah dan jenis elemen yang ada di taman, kapasitas kerja per orang dalam setiap jenis pekerjaan, dan juga durasi kerja.
Jadwal pemeliharaan yang dilakukan termasuk pekerjaan yang rutinitas dan hanya sebagian yang merupakan pekerjaan non rutin. Pemeliharaan rutin yang dikerjakan adalah seperti penyiraman, pendangiran, pemangkasan rumput dan semak, pemupukan dan penyiangan. Pemeliharaan yang tidak rutin meliputi pemangkasan pohon, penyulaman, pengecetan ulang pada elemen keras, dan perbaikan lampu. Frekuensi pemeliharaan dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jadwal dan Frekuensi Pemeliharaan Lanskap Perumahan Danau Bogor Raya
No Kegiatan Frekuensi
Pemeliharaan /hari /minggu /bulan /tahun Insidental
1 Penyiraman 1 kali
2 Pemangkasan rumput 2 kali
3 Pemangkasan semak 2 kali
4 Pemangkasan pohon 1 kali
5 Pendangiran 1 kali
6 Penyiangan gulma 1 kali
7 Pemupukan 4 kali
8 Pengendalian hama Jika terjadi
serangan
9 Penyapuan 1 kali
10 Kebersihan saluran 1 kali
11 Pergantian lampu Jika lampu
mati Sumber :PT Bogor Raya Development 2011
Tidak semua wilayah mendapatkan perlakuan sama karena jadwal dibuat berdasarkan wilayah yang diprioritaskan. Pada perumahan DBR wilayah yang diprioritaskan adalah jalur utama, kemudian wilayah yang berpenghuni banyak, dan prioritas akhir adalah wilayah yang belum berpenghuni/hanya terdiri dari kavling kosong.
Metode yang digunakan dalam pemeliharaan rutin adalah metode preventif yaitu mencegah sebelum terjadi sedangkan metode untuk pemeliharaan non rutin lebih banyak menggunakan metode korektif, karena banyaknya pemeliharaan non rutin dilakukan karena adanya keluhan/complain dari warga sekitar. Pada setiap bulannya hasil kegiatan pemeliharaan rutin maupun non rutin dilaporkan dalam rapar Direksi, General Manager, dan Manager pada masing-masing Departemen.
Pengaturan jadwal pemeliharaan Danau Bogor Raya sudah ada, namun diperlukan revisi tiap tahunnya karena kondisi yang terjadi di lapang maupun di dalam perusahaan itu bisa saja berubah. Hal yang terjadi di perumahan DBR adalah adanya keterbatasan dana sehingga pihak pengelola mengatasi hal tersebut dengan mengurangi tenaga kerja atau waktu jam kerja.
Menurut para pekerja, salah satu kendala dalam pelaksanaan pemeliharaan adalah tidak adanya jadwal kerja yang pasti, sehingga sewaktu-waktu mereka dipindahtempatkan ke area lain walaupun pekerjaan dilokasinya belum selesai, sehingga pekerjapun pada akhirnya kurang maksimal. Pengefektifan jadwal kerja dan jadwal pelaksanaan dapat memudahkan dalam melakukan monitoring kegiatan pelaksanaan.
5.1.3 Pengelolaan Anggaran Biaya
Penyusunan anggaran biaya dilakukan oleh pihak estate yang dibuat setahun sekali pada bulan Desember oleh Manajer Estate. Penyusunan anggaran biaya ini dibuat berdasarkan jenis pekerjaan di setiap lokasi, alat dan bahan yang dibutuhkan, jenis dan volume tanaman, serta luasan lahan yang akan dipelihara. Dalam menganalisis pihak estate juga mengantisipasi adanya kenaikan harga bahan dan alat, serta THR para tenaga kerja.
Keuangan Estate Departement berasal dari iuran pemeliharaan lingkungan (IPL) dari warga. Iuran pengelolaan lingkungan (IPL) adalah sejumlah uang yang
wajib dibayar oleh pemilik atau penghuni kepada pihak pengelola sehubungan dengan penggunaan dan pemanfaatan fasilitas dan lingkup pengelolaan lingkungan. Setiap penghuni wajib membayar IPL yang telah ditetapkan oleh pengelola. Pembayaran IPL mulai terhitung sejak tanggal lunas pembayaran atau serah terima rumah/kavling. Pelayanan pengelolaan lingkungan yang diberikan meliputi perawatan lingkungan, pembersihan sampah rumah tangga, perawatan PJU, dan keamanan.
Pengembang menentukan tarif yang berbeda-beda pada setiap unit kavling tergantung dari luas unit-unit kaviling dan tipe-tipe rumah setiap permukiman. Pembayaran IPL dapat dilakukan dengan cara transfer ke salah satu Bank atas nama PT Bogor Raya Development. Tarif pembayaran ini tercantum di dalam buku Ketentuan Lingkungan Kepenghunian dan Pendirian Bangunan. Jika terjadi keterlambatan dalam pembayaran IPL maka akan mendapat peringatan berupa surat yang dikirimkan dari Estate. Surat. Apabila keterlambatan pembayaran IPL tersebut tidak dilakukan setelah menerima surat peringatan setidaknya 14 hari setelah menerima surat peringatan maka bila penghuni tidak akan menerima jasa pemeliharan seperti pengangkutan sampah dan Estate tidak menerima complaint
yang diajukan oleh penghuni tersebut.
Pemasukan Estate Departement tahun 2010 dari IPL ini telah mencapai Rp 147.327.000,00. Selain IPL, Estate mendapatkan pemasukan dari Fee jalur logistik, jalur utama (KGBR), pengangkutan sampah (KGBR dan Novotel), dan pembayaran air bersih WTP (Residental, KGBR, dan Novotel). Pemasukan tersebut tidak sebanding dengan pengeluran Estate untuk menutupi biaya yang dikeluarkan, berasal dari hasil penjualan rumah. Rincian pengeluaran oleh Estate pada tahun 2010 disajikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Biaya Estate Departemen Tahun 2010 Jenis Pengeluaran Nominal (Rp.) Total PT. GBR PT. BRD Biaya Estate Landscape 690 000 220 417 000 221 107 000 Kebersihan 38 822 000 323 549 000 362 371 000 Jalan Umum 8 256 000 192 662 000 200 918 000 Sungai - - - Utilitas 129 127 000 105 057 000 234 184 000 Rumah - - - WTP - 195 124 000 195 124 000 Biaya Administrasi Biaya Karyawan - 276 760 000 276 760 000 ATK - 3 436 000 3 436 000
Repemil Gedung Kendaraan,
Inventarisasi - 6 345 000 6 345 000 Biaya Kantor - 6 768 000 6 768 000 Biaya Security Biaya Karyawan 175 137 000 1 159 281 000 1 334 418 000 ATK - 8 801 000 8 801 000 Repemil - 198 283 198 283 Biaya Kantor 119 543 000 1 637 951 000 1 757 494 000 Sumber: PT. Bogor Raya Development 2010
Dari tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa alokasi biaya paling besar yaitu membayar biaya kebersihan. Hal tersebut terjadi karena banyaknya tenaga kerja yang dikerahkan dalam mengelola lanskapnya.
Dalam menganalisis biaya pemeliharaan taman, departemen estate mengkonversikan seluruh biaya yang harus dikeluarkan dalam satuan rupiah/m²/hari. Penggunaan satuan biaya ini memudahkan perhitungan biaya pemeliharaan yang dibutuhkan. Satuan ini efektif dalam menghitung anggaran biaya yang diperlukan jika terjadi kenaikan harga alat-alat dan bahan pemeliharaan lanskap atau kenaikan gaji pegawai. Contoh perhitungan analisis biaya tersebut adalah sebagai berikut:
Kegiatan penyiangan gulma pada semak a) Kemampuan 84 m²/hari
b) Efektivitas kerja dalam sebulan : 30 hari c) Upah pegawai : Rp 39.800,-/orang/hari
Harga upah pegawai setiap m² adalah:
Rp 39.800,-/orang/hari : 84 m²/orang/hari = Rp 473,80,-/m² d) Alat yang digunakan:
Kored dengan harga Rp 25.000,-/periodik Kekuatan alat 1 tahun (365 hari)
Harga alat dikonversikan ke m² adalah:
Rp 25.000,-/periodik : 365 hari : 84 m²/hari = Rp 0,82,-/m²
Harga setiap kali dilakukannya pemeliharaan taman tersebut berupa kegiatan penyiangan gulma pada semak adalah:
Rp 473,80,-/m² + Rp 0,82,-/m² = Rp 474,62,-/m².
Perhitungan biaya pemeliharaan seperti diatas dapat memantau setiap perubahan yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut. Dengan cara yang sama, perhitungan tersebut dapat digunakan untuk menghitung pekerjaan pemeliharaan lainnya.
Dalam menganalisis biaya departemen estate mengkonversikan seluruh biaya yang harus dikeluarkan dalam satuan rupiah/m²/hari. Penggunaan satuan biaya ini memudahkan perhitungan biaya pemeliharaan yang dibutuhkan. Satuan ini efektif dalam menghitung anggaran biaya akhir yang diperlukan jika terjadi kenaikan harga alat-alat dan bahan-bahan pemeliharaan lanskap atau kenaikan gaji karyawan.
Permasalahan anggaran biaya juga terjadi karena banyaknya warga yang tidak membayar Iuran Pemeliharaan Lingkungan (IPL) yang menjadi salah satu pendapatan anggaran biaya perumahan. Di antara warga yang sudah membeli kavling dan telah membangun bangunan terdapat warga yang tidak menempatinya dan tidak dapat dihubungi oleh pihak pengelola sehingga warga tersebut tidak membayar IPL yang telah ditentukan. Oleh karena itu, diperlukannya aturan yang tegas dari pihak pengelola unutuk penghuni kawasan perumahan dalam pembayaran iuran pemeliharaan lingkungan (IPL). Perhitungan anggaran biaya disesuaikan dengan kemampuan kerja karyawan dengan upah karyawan, harga alat dan jangka waktu ekonomisnya serta harga bahan yang digunakan.
5.2 Pengorganisasian Pelaksanaan Pemeliharaan Lanskap
Perumahan DBR merupakan perumahan yang besar sehingga dibuat struktur organisasi agar perumahan DBR dapat dikelola dengan baik. Pengelolaan Perumahan DBR berada di bawah wewenang dan tanggung jawab Direktur Operasional dan General Manager yang dibantu oleh Supervisor Estate
Departement. Untuk kegiatan pengelolaan di lapang, manager menyerahkan
wewenang penuh kepada Supervisor Estate Departement yang dibantu oleh paramandor dan staf lapang.
Pemeliharaan lanskap dikelola secara in house yang memiliki beberapa tenaga kerja harian dan pengawas lapang untuk seluruh area pemeliharaan. Pihak pelaksana juga berkoordinasi dengan kontraktor yang berkait.
5.2.1 Pengelolaan Tenaga Kerja
Kegiatan pemeliharaan lanskap ditangani sendiri (in house) oleh Estate
Departemen dengan memperkerjakan tenaga kerja harian. Berdasarkan status
karyawan ada dua jenis karyawan yaitu karyawan tetap dan karyawan harian. Jam kerja karyawan rata-rata 7 jam/hari mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.00 dari hari Senin sampai hari Sabtu dengan waktu istirahat pada pukul 12.00 sampai dengan pukul 13.00.
Karyawan tetap dimonitor setiap hari dengan mesin absen “amano”. Jika ada karyawan yang tidak hadir maka harus menggantikan jam kerja itu pada hari lain sedangkan tenaga kerja harian diabsensi dilakukan setiap hari oleh pengawas mandor dan diserahkan kepada supervisor (Lampiran 7). Jika ada tenaga kerja yang tidak masuk maka akan dipotong upahnya sebanyak jumlah hari yang ia tidak masuk. Jam kerja lembur diberikan apabila memang ada pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan pada saat jam kerja utama.
Rata-rata tenaga harian lembur selama 5 jam perhari dan upah lembur dibayarkan sesuai dengan upah yang sudah ditentukan oleh Estate. Spesifikasi pekerjaan meliputi pemeliharaan rutin yaitu penyiraman, pemupukan, pemotongan dahan/batang-batang pohon yang tidak diperlukan, penyemprotan hama, penggantian tanaman-tanaman yang mati, pemotongan rumput, renovasi
taman serta kegiatan kebersihan yang meliputi penyapuan jalan-jalan, membuang semua bekan pekerjaan taman, dan pembersihan saluran-saluran.
Jumlah tenaga kerja pemeliharaan harian berada pada naungan PT. Bogor Raya Development sebanyak 35 orang yang terdiri dari pekerjaan penanggung jawab jalur 1 dan 2 pos Aster sebanyak 6 orang, jalur 3 Klub Golf Bogor Raya blok E sebanyak 5 orang, dan kantor estate sebanyak 5 orang.
Biasanya satu area dikerjakan beberapa tenaga. Pada periode tertentu dilakukan pergiliran lokasi. Kinerja dari tenaga kerja melalui waktu kerja dalam menyelesaikan satu pekerjaan. Kapasitas dan efektifitas tenaga kerja pemeliharaan dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Kapasitas dan Efektifitas Tenaga Kerja Pemeliharaan
No Jenis Pekerjaan Kapasitas Kerja
(Unit/jam) Efektifitas Kerja (%) Pengamatan Pustaka* 1 Penyiraman 600 m² 700 m² 86 2 Pemangkasan rumput 500 m² 250 m² 200 3 Pemangkasan semak 28 m² 10 m² 280
4 Pemangkasan pohon 4 pohon 5 pohon 80
5 Penyiangan
groundcover
20 m² 40 m² 50
6 Penyiangan semak 12 m² 40 m² 30
7 Penyiangan pohon 10 pohon 7 pohon 142
8 Penyiangan rumput 20 m² 40 m² 50
9 Pemupukan semak 50 m² 100 m² 50
10 Pemupukan pohon 7 pohon 7 pohon 100
11 Pengendalian HPT 140 m² 500 m² 28
12 Penyapuan Boulevard 700 m² - -
13 Penyapuan pemukiman
700 m² - -
*Sumber: Arifin dan Arifin 2005
Dari hasil pengamatan dan perhitungan yang dilakukan, terlihat bahwa produktivitas dari para tenaga kerja pada beberapa jenis pekerjaan sudah cukup baik. Namun akan lebih baik apabila para pekerja lebih memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Karena yang menjadi masalah bahwa tidak tertibnya para tenaga
kerja mematuhi waktu jam kerja, khususnya memakan waktu istirahat yang cukup lama sehingga waktu efektif bekerja berkurang.
Penurunan kapasitas tenaga kerja dapat dipengaruhi oleh beberapa hal berikut.
1. Faktor alam
Hal ini merupakan kendala yang cukup besar bila datangnya musim penghujan dimana gulma-gulma baik di tanaman maupun di paving tumbuh dengan cepat namun waktu yang dibutuhkan untuk bekerja menjadi berkurang karena datangnya hujan. Namun, positifnya adalah tanaman-tanaman yang penyiramannya kurang mendapatkan cukup penyiraman.
2. Faktor tenaga kerja
Kemampuan fisik dari tenaga kerja harian yang melakukan pekerjaan pemeliharaan tidak dapat diandalkan 100% dalam ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan pemeliharaan. Kapasitas dapat menurun kerena kondisi fisik dari tenaga kerja yang tidak dalam kondisi sehat. 3. Faktor bahan dan alat
Faktor ini sering menjadi kendala dalam pekerjaan pemeliharaan. Yang menjadi kendala adalah ketika adanya kerusakan alat pada mesin potong rumput dan penyediaan alat dan bahan yang cukup lama prosesnya. Hal ini mempengaruhi kapasitas tenaga kerja karena ketidaknyamanan alat yang digunakan membuat pekerjaaan sedikit tidak lancar dari biasanya. Beberapa masalah yang terjadi di lapang adalah tidak tertibnya beberapa tenaga kerja memenuhi waktu jam kerja sebaiknya pengawasan karyawan lapang perlu ditingkatkan lagi agar karyawan lebih intensif dalam melaksanakan pekerjaannya. Secara teknis kegiatan pemeliharaan di lapang sudah cukup baik walaupun terdapat beberapa kesalahan kecil. Hal ini dikarenakan kurangnya pengetahuan yang dimiliki para tenaga kerja, karenanya diperlukan training atau transfer informasi baik sebelum para tenaga kerja diterjunkan ke lapang atau setelah kegiatan pemeliharaan dilaksanakan.
5.2.2 Kontraktor
Kontraktor yang menangani penyediaan bahan dan pemeliharaan proyek ditangani oleh kontraktor-kontraktor yang telah ditunjuk oleh Estate Departement.
Kontraktor-kontraktor yang diperkejakan oleh Estate menggunakan sistem perorangan. Jika akan melakukan proyek pembuatan atau renovasi taman sebelumnya Estate meminta persetujuan kepada Direksi perusahaan untuk pembuatan atau renovasi taman setelah disetujui maka akan dilakukan pembuatan Surat Permintaan Barang/Pembelian (Lampiran 4) dan penawaran harga kepada kontraktor-kontraktor tersebut dan dilanjutkan pembuatan surat perintah kerja (SPK) kepada kontraktor yang dipilih. Dalam pelaksanaan pekerjaan, kontraktor akan menerima surat berupa SPK yang berisikan mengenai nama, lokasi, macam pekerjaan, tanggal waktu dimulai dan selesai pekerjaan/pengiriman, dan sistem pembayaran. Pada kegiatan renovasi/pembuatan taman apabila kontraktor tidak dapat memenuhi jadwal maka kontraktor tersebut akan diganti oleh kontraktor lainnya.
Spesifikasi pekerjaan yang tercantum dalam SPK dapat meliputi bahan-bahan soft material, jasa dan tenaga kerja, dan maintenance tiga bulan yaitu berupa penyiraman, penyiangan, pemangkasan, hama penyakit, dan penggantian tanaman yang mati, selanjutnya kegiatan pemeliharaan akan dilakukan oleh tenaga keja Estate.
5.2.3 Pengelolaan Pengadaan Bahan dan Alat
Kebutuhan bahan dan alat untuk kegiatan pemeliharaan sudah dianggarkan tiap tahunnya dalam Rencana Anggaran Pemeliharaan. Rencana Anggaran ini diharapkan cukup untuk membiayai kegiatan pemeliharaan dalam satu tahun anggaran.
Pengadaan bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan pemeliharaan telah dipersiapkan oleh pihak pengelola. Untuk alat-alat berupa mesin pemangkas rumput, alat penyemprot, gunting rumput, mesin pemangkas pohon, dan mobil tangki penyiraman disimpan di kantor departemen estate, peralatan tersebut
diambil setiap akan digunakan. Peralatan seperti sapu, kape, clurit, ember dan peralatan lainnya merupakan tanggung jawab masing-masing pekerja.
Bahan dan alat yang telah disediakan oleh pihak Depatemen Estate didapatkan melalui permohonan bahan dan alat pada waktu tertentu kepada pihak
Purchasing and General Affairs (GA) Departemen. Pihak GA kemudian
membawa surat permohonan berupa Surat Permintaan Barang/Pembelian untuk disetujui General Manager dan bagian Finance. Setelah permohonan tersebut disetujui maka GA segera membeli peralatan yang dibutuhkan dan kemudian diserahkan kepada departemen estat. Adapun rincian jenis seta masa efektif peralatan alat-alat yang digunakan dalam Tabel 7.
Tabel 7. Jenis dan Masa Efektif Peralatan
No. Jenis Alat Masa efektif
Bogor Raya Pustaka*
1 Cangkul 6 bulan 6 bulan
2 Mesin pemotong rumput Kondisi 3 tahun
3 Kored 1 tahun 6 bulan
4 Golok Kondisi 6 bulan
5 Arit Kondisi 6 bulan
6 Parang Kondisi 6 bulan
7 Alat-alat penyemprot Kondisi 3 tahun
8 Sapu lidi 1 bulan 1 bulan
9 Kape 1 bulan 2 tahun
10 Garpu 6 bulan 6 bulan
11 Mobil tangki air 5000 ml Kondisi 4 tahun
12 Mobil tangki air 4000 ml Kondisi 4 tahun
13 Truk pengangkut sampah Kondisi 5 tahun
Sumber: PT. Bogor Raya Development 2011 *Pustaka: Arifin dan Arifin 2005
Standar jangka waktu pemakaian yang ditetapkan oleh pihak pengelola lebih tinggi dari standar pustaka. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal, berikut.
1. Kondisi peralatan yang masih dapat digunakan, walaupun sudah tidak optimal, pihak pengelola akan menggantinya sampai alat tersebut tidak dapat digunakan sama sekali. Hal ini dilakukan karena biaya peralatan yang cukup mahal seperti mesin pemangkas rumput, alat penyemprot dan
2. Perusahaan ingin menekan pengeluaran dan salah satu upayanya adalah memperpanjang standar waktu alat yang memang rutin untuk digantikan. Pembelian barang secara langsung dapat dilakukan dengan meminta sebesar yang dibutuhkan atau hanya permohonan uang muka. Pemohon yang telah membeli barang diharuskan mengisi form Permohonan Dana dengan melampirkan kuitansi pembelian barang untuk ditandatangani manajer. Form ini diberikan kepada Finance and Accounting Div. (FA) dan diketahui oleh direksi.
Pemenuhan kebutuhan bahan dan alat secara umum masih kurang baik karena proses yang dilalui memakan waktu cukup lama dan untuk menerima bahan dan alat yang diminta juga memakan waktu cukup lama. Hal ini menghambat pekerjaan pemeliharaan karena alat yang sudah tidak maksimal untuk digunakan, juga karena penyediaan seringkali tidak tepat waktu. Permintaan penggantian alat pada pihak GA sebaiknya dilakukan jauh sebelum penggantian alat tersebut. Sehingga pemberian alat yang baru lebih tepat pada waktunya.
Permasalahan pengadaan barang dan alat dapat diatasi dengan mengorganisir pengadaan barang dan alat secara efisien. Permintaan barang dan alat sebaiknya tidak dilakukan ketika alat tersebut sudah tidak dapat digunakan kembali tetapi jauh sebelum masa pergantian alat tersebut.
5.3 Sistem Pelaksanaan Pemeliharaan
Dalam pelaksanaan pemeliharaan lanskap, sistem yang diterapkan oleh Departemen Estate adalah sistem pemeliharaan khusus. Sistem ini digunakan agar para pekerja terkonsentrasi pada satu jenis pekerjaan dan mempunyai tanggung jawab pada jenis pekerjaan di areanya masing-masing. Dalam hal pemeliharaan pihak DBR membagi tiga bagian yaitu bagian lanskap, bagian kebersihan, dan bagian infrastruktur. Bagian lanskap membawahi pekerjaan pemeliharaan fisik terhadap tanaman seperti penyiraman, pemangkasan, pemupukan, penyiangan dan pedangiran, pengendalian penyakit, dan penyulaman. Bagian kebersihan membawahi pekerjaan pembersihan area seperti penyapuan, pemangkasan rumput, dan kebersihan conblok. Sewaktu-waktu tenaga kerja dapat berubah jenis pekerjaan dikarenakan target pekerjaannya telah selesai dikerjakan, peralatan
kerjanya rusak atau bahkan pekerjaan yang memang tidak bisa dilaksanakan. Adapun jenis pekerjaan yang sering mengalami peralihan adalah penyiraman dan tenaga kerjanya biasanya membantu pekerjaan mencabut gulma pada conblok; dan pemangkasan semak perdu di mana ketika pekerjaan telah mencapai targetnya maka tenaga kerja tersebut membantu para pekerja lainnya. Bagian infrasturktur membawahi pekerjaan yang berhubungan dengan hard material seperti perbaikan jalan, pagar, lampu, dan telepon.
5.4 Kegiatan Pemeliharaan Lanskap
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang paling menentukan dalam keberlanjutan lanskap. Permasalahan yang sering dihadapi dalam pembangunan lanskap adalah kurangnya perencanaan pemeliharaan. Seringkali setelah terbangun, taman/lanskap terbengkalai.
Kawasan Perumahan Danau Bogor Raya dirawat secara rutin baik hard
material maupun soft material. Terdapat dua kelompok pembagian kegiatan
pemeliharaan yang meliputi jalur hijau, kavling kosong, dan rumah yang masih dalam masa garansi, yaitu pemeliharaan rutin dan pemeliharaan insidental. Pemeliharaan rutin meliputi penyiraman, pemangkasan rumput, pemangkasan semak, dan pengendalian gulma. Pemeliharaan insidental meliputi pemangkasan pohon, penyulaman, pemupukan, dan pengendalian hama penyakit.
5.4.1 Pemeliharaan Fisik
Pada pemeliharaan fisik berhubungan dengan kualitas elemen lanskap dan berpedoman pada tujuan dan desain yang telah dibuat sebelumnya untuk mengimbangi pemeliharaan secara ideal sehingga rapi, bersih, indah, asri, nyaman, serta aman. Pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan fisik meliputi pemeliharan soft material dan hard material.
Pemeliharaan soft material terdiri atas penyiraman, pemangkasan, penyiangan gulma (weeding) dan pendangiran, pemupukan, pengedalian hama