II. TINJAUAN PUSTAKA
2.5. Persediaan
Persediaan didefinisikan sebagai stok barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, dan produk jadi) yang menunggu untuk diproses, didistribusikan atau dijual. Russell dan Taylor (2006) mendefinisikan persediaan sebagai stok barang yang disimpan untuk memenuhi permintaan konsumen.
Persediaan diartikan juga sebagai aktiva suatu perusahaan, apakah dalam bentuk mentah (bahan baku) atau dalam bentuk sedang diproses atau dalam bentuk barang jadi (Ma’arif dan Tanjung, 2003). Dengan kata lain, persediaan dapat diartikan semua produk yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi untuk disimpan sementara yang menunggu untuk diproses lebih lanjut atau didistribusikan.
Sistem persediaan didefinisikan oleh Rangkuti (2000) sebagai serangkaian kebijakan dan pengendalian yang mengawasi dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem persediaan bertujuan untuk menentukan jumlah persediaan dalam kualitas dan pada waktu yang tepat dalam rangka untuk meminimalkan total biaya persediaan melalui penentuan jenis dan banyaknya produk serta melakukan pesanan secara optimal. Sistem persediaan dibedakan berdasarkan : ukuran kompleksitasnya, tipe dari produk yang disimpan, biaya yang terkait dalam pengelolaan persediaan, dan perilaku sistem persediaan (perilaku permintaan, parameter sistem, dan informasi yang tersedia).
Berdasarkan ukuran kompleksitasnya (posisi bahan dalam urutan pengerjaan produk), persediaan dikelompokkan dalam empat tipe yaitu : persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi (Russell dan Taylor, 2006). Berdasarkan perilaku sistem persediaan yaitu banyaknya jumlah persediaan dan kapan harus disediakan, Ma’arif dan Tanjung (2003), mengelompokkan persediaan dalam dua jenis yaitu : 1. Persediaan terikat (dependent demand), yaitu persediaan yang terikat dengan jadwal induk yang sudah dibuat. Persediaan jenis ini disebut juga MRP (Material Requirement Planning).
2. Persediaan bebas (independent demand), yaitu persediaan yang bebas yang berhubungan langsung oleh pasar. Jumlah persediaannya ditentukan oleh permintaan konsumen. Persediaan jenis ini disebut juga EOQ (Economic Order
Quantity).
Goyal dan Giri (2001), menjelaskan tipe produk yang berada dalam persediaan meliputi :
1. Produk yang mengalami keusangan (obsolescence), yaitu yang mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi yang cepat atau adanya produk baru dari pesaing. Keusangan mengakibatkan turunnya harga produk tersebut. Contohnya : suku cadang suatu kendaraan (mobil, pesawat, motor, dsb) akan menjadi usang saat terjadi pergantian model kendaraan tersebut.
2. Produk yang mengalami penurunan kualitas (deterioration) atau berupa kerusakan (damage), pembusukan (spoilage), kekeringan (dryness), dan penguapan (vaporization). Contohnya : yang tergolong dalam perishable
product (produk mudah rusak atau produk dengan umur simpan maksimum
yang dapat disimpan) yaitu bahan makanan, sayuran dan buah segar, darah, dan obat-obatan serta yang tergolong dalam decaying product (produk yang sudah habis umur simpannya karena membusuk atau rusak) yaitu alkohol, gasoline, dan bahan radioaktif.
3. Produk yang tidak mengalami keusangan (obsolescence) atau penurunan kualitas (deterioration) yaitu produk yang umur hidupnya tidak terbatas.
Alasan mengapa perlu adanya persediaan diantaranya adalah :
1. Secara fisik atau ekonomi perusahaan tidak mungkin dengan cepat dan tepat memperoleh produk pada saat pemesanan terjadi.
2. Khusus untuk buah segar dan musiman, persediaan bertujuan menyediakan produk musiman sepanjang tahun. Produk musiman dapat disimpan di dalam gudang saat waktu panen atau produksi dan dijual pada waktu berikutnya.
Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan adalah (Ma’arif dan Tanjung, 2003) :
1. Perkiraan pemakaian untuk membuat keputusan jumlah persediaan yang akan dilakukan untuk mengantsipasi masa mendatang.
2. Harga bahan.
3. Biaya –biaya dari persediaan.
4. Kebijakan pembelanjaan yang ditentukan oleh sifat bahan. Untuk bahan yang cepat rusak (perishable), tentunya tidak mungkin dilakukan penyimpanan terlalu lama, kecuali ada teknologi atau alat yang dapat memperpanjang umur simpan bahan tersebut, misalnya refrigerator atau ruang dengan pengontrol suhu dan pengatur komposisi udara ruang penyimpanan.
5. Pemakaian nyata dari tahun-tahun sebelumnya. Dari data pemakaian nyata tahun sebelumnya dapat dilakukan peramalan (forecasting) pemakaian tahun mendatang.
6. Waktu tunggu (lead time) mulai dari barang dipesan sampai barang datang. Sifatnya bervariasi, tergantung jumlah yang dipesan dan waktu pemesanan.
Biaya persediaan yang dapat menentukan keoptimalan dari masalah persediaan meliputi : biaya pembelian, biaya pengadaan bahan (biaya pemesanan dan biaya set-up), biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan bahan akibat tidak terpenuhinya kebutuhan konsumen (Tersin, 1994). Russell dan Taylor (2006) juga menjelaskan biaya-biaya yang terdapat dalam persediaan sebagai berikut :
1. Biaya pemesanan, yaitu biaya yang berkaitan dengan kegiatan pemesanan atau pengadaan barang hingga barang tiba di gudang persediaan, meliputi semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan pemesanan barang yaitu : biaya administrasi dan audit keuangan, biaya telekomunikasi (telepon, faksimili, internet), biaya pengangkutan dan pengantaran barang, biaya bongkar muat, biaya penanganan barang, biaya penerimaan dan pemeriksaan barang. Biaya pemesanan tidak tergantung pada jumlah barang yang dipesan. Besarnya biaya pemesanan berbanding terbalik dengan biaya penyimpanan. Semakin banyak jumlah barang yang dipesan dalam satu kali pemesanan, maka jumlah pemesanan semakin sedikit sehingga mengurangi biaya pemesanan. Namun, memesan sejumlah barang akan meningkatkan jumlah persediaan sehingga meningkatkan biaya penyimpanan.
2. Biaya penyimpanan, yaitu semua biaya yang berkaitan dengan penyimpanan barang sebagai stok di gudang meliputi : biaya fasilitas penyimpanan (sewa gudang, penerangan, pendingin, keamanan, pajak, asuransi), biaya penanganan bahan (perlengkapan dan alat-alat), biaya pekerja di fasilitas penyimpanan, biaya administrasi, biaya pinjaman untuk membeli barang persediaan (bunga pinjaman, pajak, dan asuransi), biaya risiko produk (kerusakan, kehilangan dan penyusutan produk selama penyimpanan). Secara umum, semua biaya yang meningkat secara linier seiring dengan bertambahnya jumlah persediaan merupakan biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan per periode semakin besar dengan semakin banyaknya tingkat persediaan dan semakin lamanya
waktu persediaan tersebut disimpan. Biaya penyimpanan dapat ditentukan dengan dua cara yaitu :
a. Menjumlahkan seluruh biaya individual yang ada dalam komponen biaya penyimpanan ke dalam basis per unit per periode waktu tertentu, misalnya bulanan atau tahunan. Contohnya : Rp 2.000 per unit per tahun
b. Dinyatakan dalam persentase dari nilai sebuah barang atau persentase dari nilai rata-rata persediaan. Umumnya, persentase biaya persediaan antara 10 - 40% dari nilai barang yang diproduksi.
3. Biaya kekurangan persediaan (stockout), yaitu biaya akibat kekurangan
persediaan baik secara internal maupun eksternal. Biaya kekurangan persediaan terjadi ketika permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi. Konsumen menjadi tidak puas dan hilang kepercayaannya pada perusahaan sehingga menyebabkan kehilangan konsumen dan penjualan di masa mendatang. Jika kekurangan persediaan tersebut menyebabkan kehilangan penjualan secara tetap, maka kehilangan laba penjualan tersebut termasuk ke dalam biaya kekurangan persediaan. Dalam beberapa kasus, keterlambatan atau ketidakmampuan memenuhi pesanan konsumen menyebabkan pemberian potongan harga atau diskon bagi pemasok. Kekurangan persediaan secara internal dapat menyebabkan terhentinya atau tertundanya proses produksi sehingga menimbulkan biaya akibat menganggurnya sumber daya. Biaya kekurangan persediaan mempunyai hubungan terbalik dengan biaya penyimpanan.
Siswanto (2002), menjelaskan bahwa berdasarkan dua karakteristik utama parameter permasalahan persediaan (tingkat permintaan dan periode kedatangan pesanan), maka model persediaan dibedakan menjadi dua yaitu : model persediaan deterministik dan model persediaan probabilistik. Ciri dari kelompok model permintaan deterministik adalah tingkat permintaan dan periode kedatangan pesanan untuk selang periode tertentu.dapat diketahui secara pasti sebelumnya. Ciri model permintaan probabilistik adalah jika tingkat permintaan dan atau periode kedatangan pesanan tidak diketahui secara pasti sehingga harus didekati dengan distribusi probabilitas. Perbedaan model deteministik dan probabilistik dapat dilihat pada Gambar 7.
Masalah Persediaan
Deterministik Probabilistik
1. P sistem 2. Q sistem 3. EOQ dasar
4. EOQ potongan harga 5. EOQ back order 6. EPQ Wagner dan Within
7. Silver dan Meal 8. MRP
1. Analisa marjinal 2. EOQ probabilistik 3. Simulasi
4. ABC
Gambar 7. Model deterministik Vs probabilistik (Siswanto, 2002)
Rafaat (1991) mengklasifikasikan model persediaan berdasarkan parameter yang terlibat dalam model, meliputi :
1. Single dan multiple item
2. Deterministic dan probabilistic demand 3. Static dan varying demand
4. Single period dan multiple period 5. Purchase dan production model 6. Quantity discount
7. No shortage dan shortage
Menurut Siswanto (2002), pada model persediaan probabilistik, ketika permintaan atau waktu tunggu tidak bisa diketahui pasti, maka ada tiga kemungkinan yang akan terjadi yaitu : persediaan habis ketika pesanan belum tiba, persediaan habis tepat pada saat pesanan tiba, dan persediaan belum habis saat pesanan tiba.
Hal mendasar yang terkait dalam sistem persediaan adalah : apa, kapan dan berapa? Apa merujuk pada apa yang harus disediakan. Kapan merujuk pada kapan melakukan persediaan dan kapan harus memesan ulang untuk menambah persediaan. Berapa merujuk pada berapa banyak yang harus dipesan. Persediaan produk segar hasil pertanian merupakan persediaan bebas (independent demand)
karena jumlah persediaannya ditentukan oleh permintaan konsumen dan berhubungan langsung oleh pasar. Persediaan independent demand sering disebut juga EOQ (Economic Order Quantity) atau Jumlah Pemesanan Ekonomis.