LANDASAN TEOR
3.8. Metode DMAIC dalam Six Sigma
3.8.1.3. Peta Aliran Proses
Peta aliran proses adalah suatu diagram yang menunjukkan urutan-urutan dari operasi, pemeriksaan, transportasi, menunggu dan penyimpanan yang terjadi selama satu proses atau prosedur berlangsung serta di dalamnya memuat pula informasi-informasi yang diperlukan untuk analisa seperti waktu yang dibutuhkan dan jarak perpindahan. Adapun kegunaan dari peta aliran proses adalah sebagai berikut:
a. Digunakan untuk mengetahui aliran bahan atau aktivitas orang mulai awal masuk dalam suatu proses atau prosedur sampai aktivitas terakhir.
b. Memberikan informasi mengenai waktu penyelesaian suatu proses atau prosedur.
c. Digunakan untuk mengetahui jumlah kegiatan yang dialami bahan atau dilakukan oleh orang selama proses atau prosedur berlangsung.
d. Sebagai alat untuk melakukan perbaikan-perbaikan proses atau metode kerja. e. Digunakan untuk mengetahui jumlah kegiatan yang dialami bahan atau
dilakukan oleh orang selama proses atau prosedur berlangsung.
Ada beberapa prinsip yang bisa digunakan untuk membuat suatu peta aliran proses yang lengkap, yaitu sebagai berikut:
a. Tulis judul pada bagian kiri atas yaitu “PETA ALIRAN PROSES”, yang kemudian diikuti dengan pencacatan beberapa identifikasi yaitu: nomor/ nama
14
Iftikar Z. Sutalaksana, Teknik Tata Cara Kerja, (Bandung : Penerbit ITB, 1979), hlm. 28-30
komponen yang dipetakan, nomor gambar, peta orang atau peta bahan, cara sekarang atau yang diusulkan, tanggal pembuatan, dan nama pembuat peta. Semuanya dicatat di kanan atas kertas.
b. Catat pada bagian kiri atas kertas mengenai ringkasan yang memuat jumlah total dan waktu total dari setiap kegiatan yang terjadi dan juga mengenai total jarak perpindahan yang dialami bahan selama proses.
c. Uraikan proses yang terjadi lengkap beserta lambang-lambang dan informasi- informasi mengenai jarak perpindahan, jumlah yang dilayani, waktu yang dibutuhkan dan kecepatan produksi. Jika mungkin, tambahkan juga dengan kolom analisa, catatan dan tindakan yang diambil berdasarkan analisa tersebut.
3.8.1.4.Value Stream Mapping .15
Value stream mapping adalah sebuah metode visual untuk memetakan jalur produksi dari sebuah produk yang di dalamnya termasuk material dan informasi dari masing-masing stasiun kerja. Value stream mapping ini dapat dijadikan titik awal bagi perusahaan untuk mengenali pemborosan dan mengidentifikasi penyebabnya. Menggunakan value stream berarti memulai dengan gambaran besar dalam menyelesaikan permasalahan bukan hanya pada proses-proses tunggal dan melakukan peningkatan secara menyeluruh dan bukan hanya pada proses-proses tertentu saja.
Dalam sistem Lean, fokus dimulai dengan value stream mapping, yang mana di dalamnya digambarkan seluruh langkah-langkah proses yang berkaitan
15
Michael L. George, Rowlands, David Rowlands, Mark Price dan John Maxey, The Lean Six Sigma Pocket Toolbook, , (New York : McGraw-Hill, 2005), hlm. 46-53
dengan perubahan permintaan pelanggan menjadi produk atau jasa yang dapat memenuhi permintaan dan mengidentifikasi berapa banyak nilai yang terdapat dalam setiap langkah ditambahkan ke produk. Segala aktivitas yang menciptakan fitur-fitur atau fungsi-fungsi yang memberikan nilai kepada pelanggan dinamakan dengan value-added, sedangkan sebaliknya dinamakan dengan non-value-added.
Value stream mapping menyediakan pandangan yang jelas mengenai proses yang terjadi dengan memvisualisasikan berbagai macam tingkatan proses, memberikan perhatian pada pemborosan yang terjadi dan penyebabnya serta membantu dalam menghasilkan keputusan sesuai dengan kondisi yang dihadapi. Pengetahuan yang diperoleh melalui penggambaran keadaan awal dari proses akan sangat membantu dalam membentuk value stream di masa mendatang untuk diimplementasikan dan mengidentifikasi kesempatan-kesempatan untuk melakukan perbaikan.
Pembuatan value stream mapping dimulai dengan membuat sketsa dari proses yang dilakukan perusahaan agar dapat membantu para karyawan untuk mengerti tentang aliran material dan informasi yang dibutuhkan untuk memproduksi barang atau jasa. Diagram yang dihasilkan biasanya memvisualisasikan aliran produk dari pelanggan sampai kepada supplier dan menggambarkan juga keadaan sekarang dan yang ingin dicapai. Dalam membuat value stream mapping dilakukan klasifikasi terhadap kegiatan dengan cara menanyakan serangkaian pertanyaan terhadap aktivitas yang akan diklasifikasikan. Berikut ini pertanyaan-pertanyaan yang digunakan untuk mengklasifikasikan. (George, 2002, hal.52-53)
A. Pertanyaan yang berkaitan dengan penambahan nilai kepada konsumen (Customer Value-Added) yaitu:
1. Apakah aktivitas yang dilakukan menambah bentuk atau fitur dari produk atau jasa yang dihasilkan?
2. Apakah aktivitas yang dilakukan memberikan keuntungan dalam persaingan (seperti harga yang lebih murah, pengantaran yang lebih cepat dan cacat yang lebih sedikit)?
3. Akankah pelanggan mau membayar lebih atau cenderung lebih memilih perusahaan ini apabila mereka mengetahui bahwa aktivitas ini dilakukan? B. Pertanyaan yang berkaitan dengan penambahan nilai dari segi bisnis (Business
Value-Added) yaitu:
Sebagai tambahan terhadap penambahan nilai pada konsumen, terkadang bisnis mengharuskan untuk melakukan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dari sudut pandang konsumen. Adapun pertanyaan yang berkaitan dengan nilai tambah ini adalah:
1. Apakah aktivitas ini merupakan syarat dari hukum atau aturan yang berlaku? 2. Apakah aktivitas ini mengurangi resiko finansial dari pemiliki bisnis?
3. Apakah aktivitas ini mendukung kebutuhan pelaporan finansial? 4. Apakah proses akan rusak apabila proses ini tidak dilakukan?
Bila di dalam proses produksi terdapat aktivitas-aktivitas seperti ini maka sebaiknya harus dilakukan penghilangan terhadap kegiatan ini atau bila tidak memungkinkan maka harus ada pengurangan biaya apabila hal ini tetap dilakukan.
C. Pertanyaan yang berkaitan dengan hal-hal yang tidak bernilai tambah (Non- Value-Added) yaitu:
1. Apakah kegiatan yang dilakukan termasuk dalam aktivitas seperti: menghitung, penanganan, inspeksi, transportasi, penundaan, penyimpanan,
ekspedisi, pengerjaan ulang dan tanda tangan yang melibatkan banyak pihak?
2. Dengan lead time yang lebih cepat maka berapa banyak distributor yang dapat dikurangai sehingga dapat meningkatkan keuntungan bagi pabrik? Setelah melakukan klasifikasi terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan, selanjutnya perlu dibuat value stream mapping berdasarkan hasil klasifikasi.
Berikut ini langkah-langkah yang perlu diterapkan dalam membentuk value stream mapping adalah:
1. Menentukan produk tunggal, atau keluarga produk yang akan dipetakan. Apabila terdapat beberapa pilihan dalam menentukan keluarga produk/ jasa, pilihlah sebuah produk yang memenuhi kriteria berikut ini:
a. Produk atau jasa mempunyai aliran proses yang hampir sama, sehingga produk atau jasa yang dipilih dapat mewakilkan keluarga produk tersebut. b. Produk atau jasa mempunyai volume produksi yang tinggi dan biaya yang
paling mahal dibandingkan dengan produk atau jasa yang lain.
c. Produk atau jasa tersebut mempunyai segmentasi kriteria yang penting bagi perusahaan.
d. Produk atau jasa tersebut mempunyai pengaruh yang paling besar terhadap konsumen.
2. Gambarkan aliran proses sebagai berikut:
a. Pelajari kembali simbol-simbol untuk memetakan suatu proses.
b. Mulailah pada akhir dari proses dengan apa yang dikirimkan kepada pelanggan dan tarik ke belakang.
d. Letakkan aktifitas-aktifitas tersebut dalam suatu urutan. 3. Tambahkan aliran material pada peta yang dibuat sebagai berikut:
a. Tunjukkan pergerakan dari semua material.
b. Gabungkan material bersama dengan aliran yang sama
c. Petakan semua proses pendukung dalam produksi, termasuk pula kegiatan- kegiatan inspeksi dan berbagai macam aktifitas pengetesan material ataupun proses.
d. Tambahkan pemasok-pemasok di awal dari proses.
e. Pelajari kembali simbol-simbol untuk memetakan suatu proses 4. Tambahkan aliran informasi sebagai berikut:
a. Petakan aliran informasi di antara aktifitas-aktifitas.
b. Dokumentasikan bagaimana komunikasi proses dengan konsumen dan pemasok.
c. Dokumentasikan bagaimana informasi dikumpulkan (elektronik, manual, dll).
5. Kumpulkan data-data proses dan hubungkan data-data tersebut dengan tabel- tabel yang terdapat dalam value stream mapping sebagai berikut:
a. Ikuti proses secara manual untuk mendapatkan hasil yang sesuai. b. Bila memungkinkan cobalah untuk mencari data-data berikut ini:
6. Masukkan data-data yang berhasil dikumpulkan ke dalam value stream mapping.
7. Dan kemudian lakukanlah verifikasi dengan meminta orang lain yang bukan termasuk dalam tim pembuat tetapi memahami proses yang terjadi untuk melakukan perbandingan antara value stream mapping yang dibuat dengan keadaan sebenarnya.
Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran value stream mapping dapat dilihat pada Tabel
Tabel 3.2. Simbol-simbol yang Digunakan dalam Value Stream Mapping
Simbol Proses dalam Value Stream Mapping
Simbol ini merepresentasikan Supplier bila diletakkan di kiri atas, yakni sebagai titik awal yang umum digunakan dalam penggambaran aliran
material. Sementara gambar akan
merepresentasikan Customer bila ditempatkan di kanan atas, biasanya sebagai titik akhir aliran material.
Simbol ini menyatakan proses, operasi, mesin atau departemen yang dilalui aliran material. Secara khusus, untuk menghindari pemetaan setiap langkah proses yang tidak diinginkan, maka simbol ini biasanya merepresentasikan satu departemen dengan aliran internal yang kontinu
Simbol ini menyatakan operasi, proses, departemen atau stasiun kerja dengan famili-famili yang saling berbagi dalam value-stream. Perkiraan jumlah operator yang dibutuhkan dalam value stream dipetakan, bukan sejumlah operator yang dibutuhkan untuk memproduksi seluruh produk
Tabel 3.2. Simbol-simbol yang Digunakan dalam Value Stream Mapping
(Lanjutan)
Simbol Proses dalam Value Stream Mapping
Simbol ini memiliki lambang-lambang di dalamnya yang menyatakan informasi/data yang dibutuhkan unuk menganalisis dan mengamati sistem. C/T adalah waktu siklus yang dibutuhkan untuk memproduksi satu barang sampai barang yang akan diproduksi selanjutnya datang. C/O adalah changeover time yang merupakan waktu pergantian produksi satu produk dalam suatu proses untuk yang lainnya. Uptime adalah persentase waktu yang tersedia pada mesin untuk proses.
Simbol ini menunjukkan keberadaan suatu inventory diantara dua proses. Ketika memetakan current state, jumlah inventory dapat diperkirakan dengan satu perhitungan cepat, dan jumlah tersebut dituliskan dibawah gambar segitiga. Jika terdapat lebih dari satu akumulasi inventory, gunakan satu lambang untuk masing-masing inventory. Lambang ini juga dapat digunakan untuk merepresentasikan penyimpanan bagi raw material dan finished goods.
Simbol ini merepresentasikan pergerakan raw material dari supplier hingga menuju gudang penyimpanan akhir di pabrik. Atau pergerakan dari produk akhir di gudang penyimpanan pabrik hingga sampai ke konsumen.
Simbol ini merepresentasikan pergerakan material dari satu proses menuju proses berikutnya.
Tabel 3.2. Simbol-simbol yang Digunakan dalam Value Stream Mapping
(Lanjutan)
Simbol Proses dalam Value Stream Mapping
Simbol ini melambangkan sebuah persediaan “hedge” (safety stock) yang mengatasi masalah seperti downtime, untuk melindungi sistem dalam mengatasi fluktuasi pemesanan konsumen secara tiba-tiba atau terjadinya kerusakan pada sistem.
Simbol ini berarti pengiriman yang dilakukan dari supplier ke konsumen atau pabrik ke konsumen dengan menggunakan pengangkutan eksternal (di luar pabrik).
Simbol Informasi dalam Value Stream Mapping
Simbol ini merepresentasikan operator. Lambang ini menunjukkan jumlah operator yang dibutuhkan untuk melakukan suatu proses.
Menyatakan informasi atau hal lain yang penting.
Menunjukkan waktu yang memberikan nilai tambah (cycle times) dan waktu yang tidak memberikan nilai tambah (waktu menunggu). Gunakan lambang ini untuk menghitung Lead Time dan Total Cycle Time.