SOX II : Indepensdensi Auditor
INTERNAL AUDITOR SEBAGAI KONSULTAN PERUSAHAAN
28.4 Praktik Konsultasi Terbaik
Konsultan adalah individu yang memberikan nasihat dan bantuan kepada klien dalam suatu tugas yang spesifik. Peran konsultan sedikit berbeda dengan auditor internal. Auditor internal memulai dengan mempersiapkan outlining area audit program untuk mereview atau menetapkan standard. Konsultan membuat struktur review kepatuhan berdasarkan dengan standard-standard yang ada, mendiskusikan masalah-masalah dengan manajemen dan mengembangkan solusi secara lebih kolaboratif.
Untuk menjadi konsultan internal yang efektif, auditor internal perlu untuk melakukan perubahan dan perlu untuk mengembangkan pendekatan baru. Langkah-langkah tindakan kunci untuk auditor internal yang berperan sebagai konsultan internal antara lain :
Oportunitas konsultasi internal datang kepada audit internal karena tiga alasan yang antara lain : i. Konsultasi dalam membantu mengimplementasikan rekomendasi laporan audit internal
setelah menyelesaikan review internal.
Berdasarkan arahan standar audit internal dan komite audit, mengharuskan manajemen auditee harus menanggapi temuan laporan audit dengan rencana tindakan perbaikan dalam waktu dekat. Dalam beberapa kasus, temuan audit menekankan kebutuhan untuk beberapa bentuk tindakan perbaikan di dalam manajemen, dimana mungkin memiliki sumber keahlian yang terbatas untuk mengimplementasikan adanya perbaikan yang disarankan.
Audit internal yang bertindak sebagai konsultan mungkin memiliki sumberdaya yang tepat untuk mengimplementasikan rekomendasi laporan audit. Hal ini terjadi ketika rekomendasi audit internal mencakup area perbaikan dokumentasi, memperbaiki prosedur pengendalian internal atau pelatihan staf di area yang berkaitan dengan pengendalian internal. Jika management auditee mengindikasikan bahwa mereka tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk mengiplementasikan rekomendasi dari audit internal, maka jasa konsultasi audit internal akan diperlukan. Selain itu apabia menggunakan konsultan dari luar mungkin akan lebih mahal dan penggunaan aktunya lebih lama. Ada beberapa area berbahaya untuk pekerjaan konsultasi yaitu :
1) Rekomendasi audit internal tidak boleh dikerjakan oleh audit internal itu sendiri sehingga membangun oportunitas konsultasi.
2) Harus ada independensi antara internal audit yang membuat rekomendasi dengan konsultan internal yang membantu menajemen untuk mengimplementasikan rekomendsi tersebut. ii. Kebutuhan konsultasi lain dalam perusahaan
Sering ada banyak daerah dalam suatu perusahaan di mana keterampilan audit internal dapat memenuhi kebutuhan dan menawarkan bantuan, serta keahlian. Auditor internal sering memiliki keterampilan yang luas untuk membantu menginstal perbaikan 156rofess internal bukan sebagai auditor internal tetapi sebagai konsultan manajemen.
iii. Manajemen konsultasi memerlukan bantuan konsultasi audit internal
Internal auditor memiliki keahlian dan pengetahuan yang luas. Di luar tugas audit internal berbasis risiko, audit internal seringkali dapat menyediakan bantuan di dalam area lain yang lebih luas, seperti membantu membangun penegendalian internal yang efektif untuk aplikasi IT baru atau membantu menyampaikan hotline fungsi etika.
Proyek audit internal ini bergantung pada kebutuhan manajemen, sumberdaya audit internal yang tersedia, dan persetujuan komite audit. Konsultan audit internal harus memperoleh pemahaman mengenai kebutuhan dan ketentuan dari proyek yang telah didiskusikan dengan grup manajemen.
Proses awalnya, mengharuskan audit internal untuk memperoleh informasi lebih banyak mengenai kemungkinan tugas tersebut untuk mengetahui ukuran dari suatu masalah. Apabila seluruh hal telah cocok, audit internal harus membuat aktivitas konsultasi internalnya menjadi formal dengan adanya surat perikatan konsultasi.
b) Surat Perikatan Konsultasi
Otoritas atau pemimpin dari tim konsultasi internal audit internal harus membuat surat formal mengenai pemahaman yang menggambarkan proyek konsultasi internal. Karena ini merupakan pemahaman internal perusahaan, sehingga tidal memiliki dasar hukum yang sama dengan yang dibuat oleh konsultan dari luar perusahaan. Surat perikatan ini, menjelaskan tujuan yang akan dicapai konsultan audit internal, siapa yang akan melakukan pekerjaan tersebut, waktu dan durasinya, dan outcome yang diharapkan dari proyek kon sulatsi ini.
Engagement letter yang disetujui akan menjadi dasar untuk proyek konsultasi internal audit. Proyek konsultasi internal harus terorganisir dan dilacak dengan cara yang sama sebagai audit internal normal. Perbedaan utamanya adalah bahwa subyek proyek konsultasi adalah permintaan dan prioritas manajemen intern perusahaan.
c) Proses konsultasi: Pendefinisian “As Is” dan “To Be”
Konsultasi proyek adalah hampir selalu berbeda dari audit internal, dimana auditor memulai dengan suatu program audit atau sekumpulan standar. Dalam sautu konsultasi proyek, local manajemen secara tipikal mempunyai suatu ide bahwa beberapa area dari operasi adalah salah atau dapat dilakukan lebihefektif atau efisien. Dengan konsep yang meluas, auditor internal sebagai konsultan diperlukan untuk meneliti materi dan mengembangkan suatu pernyataan masalah yang potensial untuk memulai latihan konsultasi.
Walaupun banyak pendekatan berbeda yang dapat digunakan, analisa sebab dan akibat adalah pendekatan yang bermanfaat untuk meneliti status saat ini dari beberapa area permasalahan. Seorang konsultan menampilkan suatu pernyataan masalah umum dan kemudian me-review informasi, menanyakan pertanyaan, dan mengamati lingkungan masalah untuk memecahkan masalah hingga bagian yang lebih kecil. Sebagai contoh, jika ada satu masalah potensial mengenai pelatihan, konsultan mungkin dapat mempertimbangkan apakah tanggung-jawab pelatihan secara formal ditetapkan, jika secara umum butuh untuk diidentifikasi, dan jika personil yang sesuai sedang membawa ke proses pelatihan.
Asumsikan bahwa konsultan auditor internal meminta untuk mengidentifikasikan permasalahan layanan pelanggan dalam satu operasi unit usaha. Konsultan menetapakan
permasalahan utama ialah sehubungan dengan kurangnya pelatihan, masalah perancangan sistem teknologi informasi pendukung, masalah pengawasan dokumen, dan kesulitan input pelanggan. Isu Ini mengidentifikasikan mungkin dapat terorganisir ke dalam satu diagram sebab akibat, seperti terlihat dalam tampilan 28.3. Suatu ide harus mengidentifikasikan kontribusi potensial masalah secara grafis dengan cara menyarankan sebab utama. Konsultan kemudian dapat menggunakan diagram untuk mendiskusikan masalah dan yang menyebabkan masalah dengan manajemen untuk memperoleh beberapa perjanjian umum terhadap masalah saat ini.
Seringkali jenis masalah potensial tingkat-tinggi menyebabkan hasil analisa secara berurutan “Sudahkah memikirkan . . . ?” pertanyaan yang mengirim balik konsultan untuk analisa lebih lanjut. Bagaimanapun, seperti kebanyakan analisa menunjuk konsultan 158rofess satu rekomendasi.
d) Menerapkan Rekomendasi Konsultasi
Konsultan harus berpikir rekomendasi mereka keluar cukup baik, mempertimbangkan dengan seksama biaya dan kesesuaian. Kebanyakan rekomendasi ialah dibuat setelah lebih banyak diskusi konsultatif dibandingkan terhadap audit internal. Perbedaannya mungkin saja bahwa suatu auditor internal melakukan suatu review pada satu draft audit dengan manajemen untuk mendiskusikan satu rekomendasi isu disekitarnya. Auditor internal kemudian mengeluarkan laporan audit dan mengharapkan respon manajemen mengenai rencana tindakan korektif.
Seorang konsultan dalam membuat suatu rekomendasi sering menghadapi suatu situasi sulit. Jika manajemen sepakat terhadap rekomendasi tersebut, manajemen sering menugaskan kepada konsultan yang sama untuk mengambil peran aktif dalam memimpin implementasi mereka. Sebagian besar auditor internal telah menemui situasi dimana manajemen tidak melakukan apa-apa sehubungan dengan rekomendasi auditor eksternal; sebagai konsultan, auditor internal harus membantu memelopori peran dalam menerapkan tindakan rekomendasi apapun. Hal ini adalah satu perbedaan signifikan dari banyak aktivitas atestasi audit internal.
e) Mendokumentasikan dan Melengkapi perikatan konsultasi
Bab 16 dan 17 mendiskusikan dokumentasi hasil audit internal melalui kertas kerja formal dan menggambarkan dalam satu laporan audit formal. Berkonsultasi proyek mempunyai persyaratan serupa tetapi yang agak berbeda. Di banyak contoh, konsultan internal auditor mungkin sudah menerapkan sekumpulan prosedur operasi. Sebuah bagian utama dari proyek konsultasi terdiri dari prosedur-prosedur dimana personil operasi dapat mengambil dan
menggunakannya berkelanjutan. Dalam kasus lain, konsultasi proyek harus didokumentasikan dalam satu cara dimana manajemen bisa melanjutkan dengan mendokumentasikan hasil dan fungsi atestasi audit internal akan mampu untuk menerima secara penuh pekerjaan konsultasi ini jika mereka mengaudit pengendalian internal nya.
Mungkin lebih jika dibandingkan untuk suatu proyek audit internal tradisional, dengan perikatan konsultasi, perhatian lebih harus berikan terhadap jam dan biaya yang dibutuhkan. Disana akan sering menjadi biaya silang langsung, dan manajemen dapat mengharapkan untuk melihat akuntansi rinci catatan yang mendukung permintaan biaya. Untuk suatu proyek audit internal normal, pihak yang diaudit dapat menerima komunikasi bahwa suatu audit akan diselesaikan setelah tiga minggu. Ketika auditor internal menyelesaikan dalam waktu empat atau lima minggu, manajemen pihak yang diaudit dapat ingin tahu kenapa waktu pengerjaanya panjang tetapi tidak ada permintaan biaya langsung untuk memperluas waktu.
Dalam konsultasi proyek audit internal, manajemen sering meminta untuk menyerap biaya pekerjaan. Ekspansi dari suatu proyek dari sekitar tiga minggu ke lima minggu yang 159rofes akan menghasilkan permintaan biaya silang ke buku besar pihak yang diaudit, dan di sana harus terdapat dokumentasi terperinci untuk mendukung aktivitas ini. Selain itu, untuk mendukung pemisahan tugas antara konsultasi audit internal dan aktivitas atestasi, hubungan konsultasi proyek harus diselesaikan dalam satu cara bahwa mereka selalu terpisah dari review atestasi audit internal.